導入することになった背景
JA長野県グループ全体のシステム基盤の更改・統合が、帳票システム見直しの直接的な契機となりました。従来利用していた電子帳票システムは、データの保存期間が90日と非常に短く、過去の帳票を確認する際はDVDなどの外部媒体から手動で探し出す必要があり、業務の非効率性を招いていました。また、電子帳簿保存法への対応や、依然として紙への印刷を前提としていた業務フローのデジタル化も、組織全体の重要課題として認識されており、これらの問題を包括的に解決できる新たな帳票基盤の構築が求められていました。
「Paples」を選んだ理由
選定にあたっては、旧システムの機能を踏襲しつつ、山積する課題を解決できる統合的なプラットフォームであることが最重要視されました。Paplesは、データの長期保存はもちろん、電子帳簿保存法への対応、そして電子捺印やワークフローといった、業務のデジタル化を完結させるための機能が網羅されていました。また、自動仕分けやPDF配信といった多様な機能によって、将来的な拡張性や利便性の向上も期待できる点、さらにはシステム全体のコスト削減に繋がる点も高く評価され、次世代の電子帳票基盤として最適であると判断いたしました。
製品の導入により改善した業務
導入後、年間330万件に及ぶ大量の帳票が電子化され、グループ14団体が共同で利用する次世代の電子帳票基盤が構築されました。電子捺印とワークフロー機能の活用により、従来は紙への出力を前提としていた関連業務がデジタル上で完結するようになり、業務効率が大幅に向上しています。また、課題であった過去帳票の参照も、システム上で迅速に行えるようになりました。現在は、Web上の「組合員向けマイページ」へ帳票データを自動連携させる仕組みを構築中であり、これにより組合員への迅速な情報提供と利便性向上を実現し、サービス品質の強化にも貢献しています。
