製品を導入することになった背景
株式会社にんべんは、1699年に創業し、2019年3月17日に320周年を迎えた老舗の企業です。鰹節や加工食品の製造販売を主業務としており、多岐にわたる業務を担当する総務部では、社会保険手続きや社員教育などの業務を行っています。総務部の担当者が業務を行っている中で、社会保険手続きの際に多種多様な帳票を手書きで提出することに多くの時間と労力がかかっていると感じました。また、社員からも総務部への紙の提出を減らすような声が上がっていました。このような背景から、業務効率化を図るためのシステムの導入を検討することとなりました。
導入前に企業が抱えていた課題
株式会社にんべんの総務部では、社会保険手続きの際に多くの帳票を手書きで提出していました。帳票の種類が多く、それぞれの帳票に何を記入するかを調べるのに時間がかかり、帳票の作成にも膨大な時間が必要でした。さらに、行政に提出する書類に間違いがあると、訂正や再提出が必要となり、さらに時間と労力がかかっていました。また、社員からの提出書類の取り扱いや、社員住所録の管理など、多岐にわたる業務を効率的に行うことが求められていました。
導入前の課題に対する解決策
総務部の担当者は、労務手続きを電子申請することで業務効率化ができるシステムの存在を知り、その中でも「オフィスステーション」に興味を持ちました。最終的に「オフィスステーション」を選択した理由として、社会保険労務士からの推薦、迅速な対応、30日間の無料トライアル、対応している帳票の豊富さ、導入コストの安さなどが挙げられます。また、「オフィスステーション」の導入により、多岐にわたる業務を複数名で担当する中での「多能工化」の実現が期待されました。
製品の導入により改善した業務
「オフィスステーション」の導入により、株式会社にんべんでは、雇用保険の資格喪失届や離職証明書、資格取得届などの書類作成時間が大幅に削減されました。具体的には、30分かかっていた書類作成時間が5分程度に短縮されたとのことです。また、従業員情報のデータベースとしての使用も進められ、従来の社員住所録のエクセル管理が不要となりました。これにより、情報更新作業も特に意識せずに行えるようになり、総務部全体での業務効率化が実現されました。
