製品を導入することになった背景

株式会社ルミカは、化学発光分野でのトップメーカーとして、多岐にわたる事業を展開しております。しかし、書類による稟議や各種の申請業務において、問題が生じていました。特に、一人の社員が複数の事業や業務部門を兼務することが多く、その複雑さから、業務の効率化が求められていました。2008年に他社のワークフロー製品を導入しましたが、その機能の限界と運用の負荷が増大し、新たな解決策を必要としていました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社ルミカでは、承認フローが各支店や業務部門で独立しており、多岐にわたる事業分野によって、承認や確認を必要とするルートや担当者が異なる状況でした。既存のワークフロー製品では、承認者を役職で指定する際に部署毎に設定が必要で、ルート数が百を超えるなど、運用の負荷が非常に高かったです。また、人事異動があると、その修正作業に多大な労力が必要でした。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するため、株式会社ルミカは新しいワークフロー製品の導入を検討しました。その中で、X-pointが提案され、その機能に注目しました。X-pointは、承認ルートを役職で相対指定しても、該当する役職者がいない場合、上位の部署から承認者を検索する機能があり、処理速度の向上も期待できました。また、既に使用していたグループウェアとの連携性も評価されました。

製品の導入により改善した業務

X-pointの導入により、承認ルートの設定や変更が容易になり、メンテナンスにかかる時間が大幅に短縮されました。また、ルートの柔軟性が向上し、電子フォームの種類を増やすことができ、業務の効率化が図られました。特に、財務経理部門での業務改善の効果は顕著で、支払い申請の確認作業がスムーズに行えるようになりました。さらに、タブレットでの利用も可能になり、業務の柔軟性と効率性が向上しました。