この導入事例のポイント
- 従業員数を2,000名ほど抱えていて、紙による年末調整の運用が負担となっていた
- アンケート形式で回答することで年末調整ができる「SmartHR」を導入
- 年末調整の案内から回収、進捗管理のそれぞれで時間短縮や業務負担の削減が可能に
この導入事例のポイント
- 入社手続きを紙で運用していて、常に正しいデータを維持できていない状態だった
- 急なテレワークの切り替えにも、SmartHRの導入でスムーズに業務を推進
- 入社手続きやその他の人事労務業務を効率化し、時間を短縮することに成功した
製品を導入することになった背景
株式会社FiNCTechnologiesは、予防ヘルスケア×AIに特化したヘルステックベンチャーとして、急速に成長を遂げてきました。その中で、システムの見直しや新規導入が進行中であり、2017年よりSmartHRを導入することとなりました。特に、紙での入社手続きが煩雑であり、従業員データベースが整っていない状況が背景にありました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社FiNCTechnologiesは、入社手続きを紙で運用していたため、業務が非常に煩雑でした。特に、月に2回の入社日が設定されていたため、一つの入社手続きを行っている間に次の入社手続きが待っているという状況が生じていました。また、従業員データのアップデートが追いつかず、正確なデータの維持が難しく、Excelを使用した手入力のデータベース管理によるミスも頻発していました。導入前の課題に対する解決策
SmartHRの導入を検討する中で、従業員マスタとしての利用が前面に出てきました。バラバラだった従業員情報を一元管理することで、データの正確性を保ちつつ、業務の効率化を図ることができると判断されました。特に、マイナンバーの管理や従業員の異動情報など、日常的に更新が必要なデータをリアルタイムで確認・更新できる点が、SmartHRを選択する大きな要因となりました。製品の導入により改善した業務
SmartHRの導入により、入社手続きにかかる業務は2～3日で完了するようになりました。また、健康保険の加入手続きも入社日に可能となり、保険証の受け取りまでの期間も大幅に短縮されました。さらに、年末調整の際にもスマートフォンを活用しての対応が可能となり、書類の収集がスムーズに行われるようになったことも大きな効果として挙げられます。
セキュリティ性の高い「労務の社内ポータル」。100名を超える学生インターンの従業員情報管理もスムーズに
※出典：株式会社キュービック『セキュリティ性の高い「労務の社内ポータル」。100名を超える学生インターンの従業員情報管理もスムーズに』｜SmartHR
この導入事例のポイント
- 入退社の手続きが多いことや、それに伴う従業員情報管理の煩雑さが課題となっていた
- 業務効率化や情報正確性の担保、セキュリティ強化などの観点からシステムの導入を決断
- マイナンバーを会社に持参することなく、本人が入力するだけで登録が可能に
- 以前は1人あたり60分かかっていた入社手続きの時間を30分まで短縮することに成功
製品を導入することになった背景
デジタルマーケティング事業を展開している株式会社キュービックは、設立から14年目を迎え、右肩上がりでの成長を続けています。しかし、その急成長に伴い、人事労務上の課題が増えてきました。特に、学生インターンの採用に力を入れている同社では、入退社の手続きが多く、それに伴う従業員情報の管理が煩雑となっていました。このような背景から、株式会社キュービックは効率的な人事労務管理のための手段としてSmartHRの導入を検討することとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社キュービックは、学生インターンの採用に注力しており、全体の約半数が学生インターンで構成されていました。このため、頻繁に入退社が発生し、それに伴う手続きや情報管理が増大していました。特に、労働者名簿をGoogle スプレッドシートで管理していたため、情報の正確性やセキュリティに関する課題が生じていました。導入前の課題に対する解決策
株式会社キュービックは、業務効率化、情報の正確性の担保、そしてセキュリティの強化を目指して、人事労務ソフトの導入を検討しました。その中で、SmartHRが提供する機能や利便性を高く評価し、導入を決断しました。特に、SmartHRの「労務の社内ポータルサイト」としての機能や、APIの公開による他の用途でのデータ利用が、同社の課題解決に役立つと判断されました。製品の導入により改善した業務
SmartHRの導入により、株式会社キュービックは「労務のポータルサイト」として、セキュリティを担保しつつ、最新かつ正確な人事情報を確認できるようになりました。また、入社手続きに要る時間が導入前の1/2に短縮され、労働者名簿の自動作成機能により、従来の手作業が大幅に削減されました。さらに、SmartHRのAPIを活用して、在籍表や座席表の作成など、他の業務にもデータを活用することができるようになりました。
分散した社員情報をSmartHRで一元管理。さらに電子申請の活用で業務時間が1/3に。
※出典：ALH株式会社『分散した社員情報をSmartHRで一元管理。さらに電子申請の活用で業務時間が1/3に。』｜SmartHR
この導入事例のポイント
- 人事データベースがなく情報が分散していたため、それらの情報を集約したかった
- 充実の機能とデザインが分かりやすく使いやすそうだと感じた「SmartHR」を導入
- APIを活用し、分散した従業員情報をSmartHRに集約することができた
- 入社対応にかかっていた時間を効率化することで、3分の1まで短縮することに成功
製品を導入することになった背景
ALH株式会社は、様々な業界の企業の業務管理システムや基幹システムの開発・保守を手掛けるITソリューション、ITコンサルティング、ITアウトソーシング事業を展開しています。2017年4月に複数の会社が合併して誕生したALH株式会社は、約410名の従業員が在籍し、毎月10名前後の新入社員が加わるなど、順調に成長を遂げています。しかし、その成長の裏には、入社対応の手間や複数の人事データベースの存在という課題が潜んでいました。導入前に企業が抱えていた課題
ALH株式会社は、合併により複数の人事データベースが存在するという課題を抱えていました。また、人事情報が分散しており、入社時の手続きに多くの手間がかかり、半日を要するなどの状況が続いていました。給与計算ソフトやエクセル、一部の情報は書類にも分散しており、情報の所在が非常に把握しにくい状態でした。導入前の課題に対する解決策
ALH株式会社は、分散していた人事情報を一元化するための解決策としてSmartHRを導入しました。SmartHRのAPIを活用して、従業員情報を集約し、各種手続きを電子申請できるようにしました。SmartHRを選んだ理由として、必要な機能を満たしていることや、使いやすいデザインが挙げられます。また、従業員の個人ページをカスタマイズして情報を充実させることができ、情報のアクセスも容易になりました。製品の導入により改善した業務
SmartHRの導入により、3時間かかっていた入社対応が1時間に短縮されました。入社前にSmartHRを通じて情報を入力してもらうことで、入社時にはすでに情報が整っている状態となり、業務の効率化が実現されました。また、従業員自身が入力した情報がそのまま書類や申請データとして利用されるため、ミスの発生も大幅に減少しました。さらに、効率化により生まれた時間を利用して、社内制度や就業規則の更新・整備に取り組むことができるようになりました。
SmartHRの導入で労務にかける時間が3分の1に。生まれた時間で新人事制度を作り、社員6割の生産性向上に成功
※出典：株式会社クラウドワークス『SmartHRの導入で労務にかける時間が3分の1に。 生まれた時間で新人事制度を作り、社員6割の生産性向上に成功』｜SmartHR
この導入事例のポイント
- 労務の2人だけで年間100名以上の入社や各種労務手続きの対応をしていた
- 今まで労務が新入社員の書類を作成していたが、本人入力機能を利用し負担を削減した
- 本人入力によって効率化することで、労務にかかっていた時間を3分の1に短縮
- 200枚以上の給与明細を「手渡し」から「メールで一括配布」に変更し業務を効率化
製品を導入することになった背景
日本最大級のクラウドソーシングサービスを提供する株式会社クラウドワークスは、2011年11月に創業し、2014年12月にマザーズ上場を果たすなど、急速に成長を遂げてきました。その中で、急激な採用活動が行われ、新入社員の数は年間100名を超えることもありました。このような背景から、労務の現場は非常に多忙となり、特に紙ベースでの入社手続きや交通費の管理が大きな負担となっていました。このような状況を解消するための方法として、SmartHRの導入が検討されました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社クラウドワークスは、1年間で従業員数が2倍以上に増加し、業務が回らなくなる状況に直面していました。特に、新入社員の入社手続きや交通費の管理は全て紙ベースで行われており、新入社員からの個人情報を手書きで作成する必要がありました。このため、入社手続きのペースが新入社員の入社ペースに追いつかないという問題が発生していました。また、給与明細の配布にも手間とコストがかかっていました。導入前の課題に対する解決策
上記の課題を解決するために、SmartHRの「本人入力」機能を活用することで、従業員自身に情報の入力を依頼する方法が採用されました。これにより、誤りの少ない情報がスムーズに集まるようになりました。また、給与明細のメール配布機能を使用することで、経費の削減と労務の効率化が図られました。さらに、SmartHRのセキュリティ機能や権限管理機能も評価され、安心して導入が進められました。製品の導入により改善した業務
SmartHRの導入により、労務にかける時間が3分の1以下に短縮されました。手書きの作業がなくなったことで、従業員の負担も大幅に軽減されました。また、労務効率化によって生まれた時間を活用して、新しい人事制度「ハタカク！」を開始することができました。この制度により、社員の生産性が60%向上するなど、明確な効果が得られました。SmartHRは、株式会社クラウドワークスの業務効率化のための重要なインフラとして位置づけられています。
この導入事例のポイント
- 入社手続きの際にエクセルでの記入や書類の郵送などで時間がかかり、非効率だった
- 入社手続きやマイナンバーの収集などを一元で管理可能な「SmartHR」を導入
- 入力ミスにはアラートが出るためデータの間違いが減り、正しい情報の収集が可能に
- 社労士事務所とアカウントを共有することで郵送などの手間を削減し、作業を効率化
