【2024・比較表あり】予算管理システム26選をタイプ別に比較！選び方や機能も解説

「予算管理システム」は、企業の予算と実績を分析するためのシステムです。継続的な利益を出すことは、企業の事業継続と成長のために必要不可欠ですが、適切な予算管理を行うためには、予算編成や進捗管理などに多大な工数を要します。

予算管理システムを導入することで、煩雑な予算管理を効率的かつ正確に行えるようになります。一方で、予算管理システムは多種多様な製品が販売されているため、自社の導入目的や課題にマッチするものを選ぶことが重要です。

本記事では、予算管理システムのメリットや選び方に加えて、「デジタル化の窓口」が厳選したおすすめ製品も合わせて紹介します。予算管理に課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。

予算管理システムとは

予算管理システムとは、企業が毎年確保する予算を効率的に管理するためのツールです。各部署でローカルルールに従って管理されがちな予算データを、サーバで一元的に管理し、運用することで、予算管理全般の効率化を実現します。このシステムを導入することで、複数の従業員が同時に予算データを入力できるようになり、共通フォーマットの利用で集計データの計算が素早く行えるだけでなく、予算と実績の差分も一目で把握することができます。

予算管理システムの導入により、入力ミスの防止や集計・分析の自動化などのメリットが得られ、予算管理に関する作業の手間と時間を大幅に削減できます。特に、エクセルでの予算管理に時間を費やしている企業にとっては、効率的な予算管理方法として有効です。また、オンプレミス型やクラウド型のシステムがあり、企業の規模やニーズに応じて選択することが可能です。

予算管理システムを活用することで、企業全体で予算と実績の差分を把握しやすくなり、経営者や管理職が容易に意思決定を行える環境が整います。これにより、企業としての成長を支えるための継続的な利益確保が実現できます。

予算管理システム導入のメリット

企業が予算管理システムを導入すると、これまでExcelなどで手作業で行っていた予算管理を、専用のシステム上で効率的に行えるようになります。さらに、手作業や工数が減るため人為的ミスが減り、適切な経営戦略により従業員のモチベーションも向上します。本章では、下記3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

• 予算計画や編成を効率化できる
• 進捗状況の把握・分析ができる
• 適切なセキュリティ対策ができる

予算計画や編成を効率化できる

予算管理システムの導入により、従来のエクセルでの予算管理から脱却し、情報収集やデータ管理が格段に効率化されます。また、部門を横断した予算管理が可能となり、手動でのデータ統合が不要になるため、業務全体の効率が向上します。

予算編成は年間予算だけでなく、四半期ごとに計画を立て、実績に応じて修正が求められるため、日々の実績入力が重要となります。予算管理システムを導入することで、データに基づいた正確な予算管理が可能となり、次期の行動指針を明確にすることができます。企業の規模が大きくなるほど、外部への公表が義務付けられている場合もあるため、正確さや公表のスピード、分かりやすさが求められます。予算管理システムを利用することで、こうした要件にも対応できるようになります。

企業に適した予算管理システムを導入することで、必要な情報を迅速に入手でき、従業員のモチベーション維持にもつながります。使い勝手の悪いシステムを使い続けることはストレスの原因となりますが、予算管理システムは操作性にも優れており、従業員の負担を軽減します。

進捗状況の把握・分析ができる

予算管理システムを導入することで、リアルタイムでの進捗状況の把握が可能になります。手作業でのデータ更新や進捗状況の確認には時間がかかり、リアルタイムでの状況把握が難しいことが多いですが、システムを利用することで各部門の進捗を迅速に確認することができます。これにより、問題が発生した際の対応も迅速に行えるため、担当者の負担が軽減され、スムーズな進捗管理が実現します。

予算管理システムを使えば、計画的に事業が進展しているかどうかを確認することが容易になります。経営や運営においては、必要に応じて目標に合わせた業務改善を行うことが重要です。売上や利益などの財務諸表に現れる数値だけでなく、KPI（重要業績評価指標）を設定することで、変化に気づき、いち早く立て直すことが可能です。

さらに、財務指標や顧客数、客単価などのデータを基に最適な運営への切り替えを行いやすくなります。予算管理システムを利用することで、企業はリアルタイムでの進捗状況を把握し、迅速に対応することで、目標達成に向けた効果的な運営を実現することができます。

適切なセキュリティ対策ができる

予算管理システムの導入には、セキュリティ対策の面でも大きなメリットがあります。従来のエクセルによる予算管理では、ローカルファイルを作成し、他の担当者にメールでデータをやり取りするため、誤送信や情報漏えいのリスクが常に伴います。しかし、予算管理システムでは専門的なセキュリティ対策が施されており、データのやり取りにおいても暗号化が可能です。

特に、クラウド型の予算管理システムを利用する場合、クラウド環境における最新のセキュリティ対策が施された状態でデータを管理することができます。これにより、ITセキュリティにリソースを割くことが難しい企業でも、安全性を高めることが可能です。クラウドサービスを提供する企業は、常にシステムを最新の状態にアップデートしており、最新のセキュリティ技術を取り入れています。

セキュリティ面での信頼性が高い予算管理システムを導入することで、情報漏えいや誤送信のリスクを大幅に軽減でき、企業の機密情報を確実に保護しながら安心してデータを扱えるようになります。これにより、全体的な業務効率化だけでなく、情報の安全性も確保されるため、企業運営におけるリスク管理が強化されます。

予算管理システム導入のデメリット

• 初期導入費用
• 導入までの手間がかかる

初期導入費用

予算管理システムを導入する際のデメリットの一つは、初期導入費用の高さです。この費用には、ソフトウェアの購入費用、ハードウェアのアップグレード費用、カスタマイズやインテグレーションのための専門家の費用などが含まれます。また、導入に伴う従業員のトレーニング費用や、既存のシステムから新システムへの移行に必要な時間とリソースも考慮する必要があります。特に中小企業や予算が限られている組織にとって、これらの初期投資は大きな負担となり、導入を躊躇させる要因となることが多いです。さらに、初期費用が高い場合、投資回収までの期間が長くなる可能性があり、短期的なコスト効果を求める企業にとってはネガティブな要素となります。

導入までの手間がかかる

予算管理システムを導入する際のもう一つのデメリットは、導入までに多大な手間がかかることです。まず、新しいシステムの選定から始まり、適切なベンダーの選定、契約交渉など、多くの時間と労力が必要です。次に、システムの設置やカスタマイズ、既存のデータの移行などの技術的な作業が発生します。この過程では、システムの専門知識を持つ技術者の支援が不可欠であり、その調整やコミュニケーションも重要です。

さらに、導入後も従業員に対するトレーニングが必要となり、これにより一時的に業務の効率が低下する可能性があります。特に、新しいシステムに慣れるまでの間は、操作ミスや混乱が生じることがあり、それが業務に支障をきたすリスクも伴います。このように、予算管理システムの導入は多くの準備と調整を要するため、その手間と時間は無視できないデメリットとなります。

予算管理システムの主な機能

予算管理システムには、企業の予算管理を改善してくれるさまざまな機能が備わっています。本章では、予算管理システムでとくに重要な下記6つの機能を解説します。

• プランニング機能
• モニタリング機能
• シミュレーション機能
• 情報の一元管理機能
• フィードバック機能
• KPI設定

プランニング機能

予算管理システムの「プランニング機能」は、予算編成のプロセスを効率化するための機能です。予算編成を行うためには、企業全体の業績はもちろん、各部門のデータを集約する必要があります。従来の手作業による予算管理では、この工程に多大な労力を要しました。

しかし、予算管理システムでは全社の情報を一元管理するため、データの取りまとめもシステム上で簡単に行えます。最終的な予算の根拠となる各部門のデータ収集、予実管理表の作成の大半を自動化してくれるため、予算編成の作業効率が飛躍的に高まります。

さらに、予算管理システムでは入力項目を細かくカスタマイズできるため、経営計画に基づくKPIを部門担当者に周知させることも可能です。情報の入力もシステム上のフォーマットで行われるため、データの転記や調整も不要となり承認過程の透明性も高まります。

モニタリング機能

予算管理システムの「モニタリング機能」は、予算編成後の企業活動をモニタリングするための機能です。システムが自動的にモニタリングを行うため、業績をタイムリーに把握することができます。予算編成が適切なものだったかを判断すると同時に、目標達成に対するマイナス要因・ボトルネックも迅速に分析可能です。

さらに予算管理システムでは、予実管理表が自動的に作成され、予算と実績の比較と分析が行われます。予算編成時に想定していなかった変化が起きたときは、マイナス要因を踏まえて予算を再編成して対応できます。これにより、予算と実績の乖離を防ぎ、予算が「絵に描いた餅」になってしまう事態を防ぐことが可能です。

シミュレーション機能

「シミュレーション機能」は、策定した予算計画が適切なものか判断するために、システム上でシミュレーションできる機能です。予算計画の手法には、トップダウン方式・ボトムアップ方式などさまざまな手法があります。予算管理のシミュレーション機能を活用すると、PDCAサイクルを回して予算編成の精度を高めやすくなるので便利です。

情報の一元管理機能

「情報の一元管理機能」は、予算に関する情報を全社的に一元管理するための機能です。予算管理でとくに重要なのが「人件費」ですが、従来の手法では人事部が全社の人件費を把握するのは困難です。企業規模が大きいほど、拠点ごとの人件費の統合に工数がかかるため、正確な人件費を把握しづらくなります。

予算管理システムには、この人件費の情報を一元管理できる機能が備わっています。あらゆる情報をシステム上で管理するので、情報収集の手間がかかりません。言い換えれば、これまでより高精度な予算編成を、システム上でタイムリーに行えるということです。人事管理システムと連携するとより効果的です。

フィードバック機能

「フィードバック機能」は、予算の目標達成度を評価するための機能です。年度末など予算の設定期間が終了すると、予算と実績を比較してその差分を評価します。予算管理システムには、さまざまな分析ツールとレポーティング機能が搭載されており、予算と実績の差分を図表やフラグなどグラフィカルな形式で可視化できます。

適切な予算編成を行うためには、予算と実績の比較データを蓄積し、PDCAサイクルを回しながら改善していくことが重要です。予算が未達成の場合も、システムが原因を分析してくれるので、今後の予算プランニングに役立ちます。これらの機能を活用することで、見通しの精度が向上し、適切な経営判断が行えるようになります。

KPI設定

「KPI設定」は、組織やプロジェクトの業績を測定し、目標に対する進捗を評価するための主要な業績評価指標（KPI）を定義し、管理する機能です。この機能には、KPIの具体的な数値目標の設定、階層的なKPIの整理、進捗のリアルタイムモニタリング、アラートや通知の発信、そしてKPIに関する詳細な分析とレポーティングが含まれます。これにより、組織は予算の達成度を把握し、必要に応じて迅速に対策を講じることが可能となります。

予算管理システムの比較ポイント

予算管理システムにはさまざまな製品があり、機能性やコストなどが大きく異なります。そのため、予算管理システムの導入効果や成果を高めるためには、自社に合う製品を適切に選ぶことが大切です。本章では、予算管理システムの選び方としてとくに意識したい、下記9つのポイントを解説します。

1. 1. 導入目的に合う機能を備えているか
   2. 各種会計基準への対応ができているか
   3. 複数ケースのシミュレーションが可能か
   4. セキュリティ強度は万全か

1. サポート体制がしっかりしているか

1.導入目的に合う機能を備えているか

予算管理システムの種類は多様で、システムごとに対応できる業務範囲が異なります。そのため、導入目的に適合する機能を備えた、自社にマッチする製品を選ぶことが重要です。たとえば、全社的な予算管理だけを行いたい、部門やプロジェクトごとの予算管理も行いたいなど、企業が抱える課題によってシステムが対応する領域は異なります。

また、予算管理システムには複数の提供形態があります。1台のコンピューターでの運用を想定した「パッケージ版」や、自社サーバーで大規模に運用する「オンプレミス版」、ベンダーのサーバー上で運用できる「クラウド版」などです。近年注目を集めているクラウド版は、低コストかつ手軽に導入できるので、多くのケースでおすすめです。

2.各種会計基準への対応ができているか

企業では「会計基準」に従って、決算に必要な「財務諸表」を作成しており、予算編成はそれを基に行います。しかし、日本には複数の「会計基準」があるため、自社が採用している会計基準に対応している予算管理システムを選ぶことが重要です。

適合しない予算管理システムを選ぶと、予算の記載内容や計上方法が異なるものになります。将来的に上場を検討している企業の場合は、「日本会計基準」「米国会計基準」「国際財務報告基準」などに対応した製品を選んでおくといいでしょう。

3.複数ケースのシミュレーションが可能か

予算編成時はシミュレーションを行うのが一般的ですが、複数パターンをシミュレーションできると便利です。それぞれの結果を比較検討すると、利益の確保と実現可能性を両立した、理想的な予算計画が立てやすくなります。予算の再編成時にも役立つ機能なので、システム選定時は複数ケースをシミュレーションできるものを選びましょう。

4.セキュリティ強度は万全か

予算管理システムでは、企業経営に関する機密情報を扱います。近年では、サイバー攻撃によって企業の機密情報が狙われることが増えています。クラウド版の予算管理システムを導入する場合は、ベンダーのセキュリティ体制について確認しておきましょう。

クラウド版のシステムは、ベンダーのサーバー上で稼働するため、ベンダーのセキュリティに問題があるとサイバー攻撃に対して脆弱になります。もし情報漏洩が発生すると、企業経営に深刻なダメージが生じかねないため、ぜひとも意識したいポイントです。

5.サポート体制は万全か

現行の予算管理体制から、予算管理システムを活用したものへ移行する場合、システムの初期設定が必要不可欠です。社内に専門知識がある担当者がいない場合は、システムの導入や移行にあたって不明点やトラブルが発生するかもしれません。

ベンダーによっては専任の担当者によるコンサルティングなど、丁寧な導入サポートを受けられることがあります。最新のマニュアルやセミナーなど、幅広いサポートが用意されていることもあるので、必要に応じて利用してみましょう。

また予算管理システムを導入してから、運用中にトラブルが生じることもあります。たとえば、システムに障害が発生して機能しなくなるなどです。そのときに、ベンダーのサポート体制が充実していると、すぐに問題を解決できるので安心です。

Excel同様に使いやすい予算管理システム8選

これらの製品は、Excelとの使用感が類似しているだけでなく、Excelからデータを簡単にインポートできたり、双方を効果的に連携させることも可能です。従って、Excelらしい使い勝手や柔軟性を保ちつつ、新たな予算管理ツールへの移行をスムーズに行いたい場合や、既存の管理手法や業務フローを変更せずに導入したい場合にお勧めです。

このタイプの予算管理システムは、既存のExcelスキルを生かしつつ、自由度の高いデータの操作や分析が可能です。組織が変化する中でも柔軟に対応でき、利用者がすでに馴染んでいる環境で予算管理を行えるため、導入段階からの適応がスムーズとなります。

一元管理をしやすい予算管理システム5選

これらの製品は、従来のExcelなどとは異なり、直感的で洗練された入力画面やデザインが特長です。一元管理の手法を重視したシステムは、予算管理の機能性に優れており、これにより導入効果が著しく向上します。業務フローや管理方法が変更されても柔軟に対応できるため、組織が変化する状況にも迅速に対応できます。

特に、予算を一元管理したいというニーズに応えるために、画面構成や使用感が工夫されています。これにより、経営者や予算担当者は使いやすい環境で予算の作成や監視を行うことができます。結果として、シームレスな一元管理が実現され、企業は予算の透明性を高めつつ、迅速な意思決定と適切な資源配分を実現することができます。

業務の効率アップに特化した予算管理システム2選

これらの製品は、企業の予算作成と実績管理を迅速かつ効果的に行うための効果的なツールです。これらの製品は業務の効率アップに特化しているため、予算管理を効率的に行いたいと考える方におすすめです。直感的なインターフェースと柔軟なデータ表示機能により、部門ごとの透明性を高め、リアルタイムな分析が可能であり、これにより、迅速な意思決定と組織の生産性向上が実現します。

データ分析機能に長けている予算管理システム3選

これらの製品は、主に「BI（ビジネスインテリジェンス）ツール」から派生し、経営に関連するデータを詳細に分析することが得意です。これらの製品は、多岐にわたるデータソースやデータベースとの連携が可能であり、これにより、経営者や分析担当者が洞察深い意思決定を行うための重要な情報を得ることができます。

特に大量のデータを効果的かつ精密に分析したい場合に、このタイプの予算管理システムが非常に有益です。経営改善や経営戦略の最適化に向けて、データ駆動のアプローチを採用する企業にとって、これらの製品は強力なツールとなり得ます。データの可視化やパターンの発見を通じて、素早い対応と競争力の獲得が実現されるでしょう。

経営管理にも向いている予算管理システム4選

これらの製品は、経営管理システムとして提供されることもあり、多岐にわたる経営機能を網羅しています。また、企業の経営体制をサポートするために設計されており、予算の立案や実績の監視など、経営上の重要な業務を効果的にカバーしています。経営陣が意思決定に必要な情報を瞬時に取得すると同時に、柔軟性と拡張性を備えています。経営管理システムとして製品の導入を検討している方は、

経営管理システム11選を徹底比較！導入すべき理由と種類・選び方を解説の記事も参考にしてみてください。

万能で使いやすい予算管理システム3選

上記の製品のように、主な特徴はないものの、全体的な性能が優れた万能で使いやすい予算管理システムもあります。これらの製品は、経営陣や上級管理者から予算担当者、そしてExcelを使用しているユーザーまで、広範なニーズに応える理想的なツールです。多機能性、柔軟性、直感的なインターフェース、Excelとの親和性、そして高いセキュリティとデータ信頼性を兼ね備え、組織の変化に柔軟に対応しながら、効率的かつ安全な予算管理を実現します。これにより、万能性や業務の効率化を求める方々にお勧めします。

適切で迅速な経営判断には予算管理システムが必要不可欠

企業が予算管理システムを導入すると、予算編成に関わる業務を効率化し、適切な予算管理を実現できるようになります。高度な分析とレポート機能により、状況に応じた経営判断をスピーディーに行えるなど、収益向上と企業向上のためのメリットは計り知れません。

予算管理システムの選定時は、導入目的に合う機能を備えているか、Excelからのスムーズな移行と既存システムとの連携が可能かという点に注目しましょう。実際に予算を編成するときは、正確な情報と担当者の意見を基に実現可能な予算を策定することが大切です。