【2024年最新版】物品管理システム比較18選｜選び方や注意点も解説

「物品管理システム」とは、企業の物品・備品を効率的に管理できるシステムです。近年、物品管理システムを導入するオフィスは増加しており、有名企業でも導入の例が見られます。また、一般的な企業のオフィスだけでなく、病院や学校など幅広い業界・業種で利用されており、実際に業務効率化や人的・時間的コストの削減に繋がったという多くの導入事例があります。

この記事では、社内の備品や物品の管理、棚卸しの作業に負担を軽減したいと考えている企業や病院、学校などに対し、物品管理を効率化できる物品管理システムの選び方やメリット・デメリット、おすすめの製品や特徴について、詳しく紹介します。

物品管理システムとは

物品管理システムとは、機器、備品、書類の位置・状態などをIT技術（RFID、QRコード、ビーコンなど）を活用して管理するシステムです。物品の何が、どこに、どういう状態にあるのかを記録・確認することを目的として使用されており、オフィス以外にも、工場や医療現場、学校でも広く使われています。

「物品」と「備品」の違い

「物品」は消耗品を含む、事業で使用するものです。「備品」は業務に必要で耐久年数が1年以上のものを意味し、主にPCや携帯、机などの繰り返し使用できるものを指します。物品管理システムでは、「物品」「備品」のどちらも管理できるものが多いです。

「在庫管理」と「物品管理」に違いはあるか？

「物品管理」と類似した言葉に「在庫管理」があります。「物品管理」は社内のモノ、事業で使用する備品や消耗品、機材を管理すること、「在庫管理」は顧客に提供する商品や製品を管理することで、管理する対象に違いがあります。しかし、物品管理システムと管理の流れや方法が似ているため、物品管理システムに在庫管理機能が付与されているものも多くあります。

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物品管理システムの種類と特徴

物品管理システムは、以下の３つのタイプが存在します。

1. RFID法式
2. バーコード・QRコード方式
3. 業界特化タイプ

それぞれの特徴や違いを見ていきましょう。

1.RFID方式

RFIDとは「Radio Frequency Identification」の略で、直訳すると「無線周波数識別」という意味になります。端的に言えば、電波（電気の周波数）の違いを認識する技術のことで、通常、受信機とデータの書き換えができる発信機（RFIDタグと呼ぶ）を組み合わせて使用します。身近な例では、駅の自動改札機が受信機、交通系ICカードがRFIDタグに当てはまります。RFID方式の物品システムは、この技術を応用し、割り振られたタグの電波を解析によってモノの識別や管理を行うことが特徴です。

RFID方式の最大の特徴は、タグに記録されたデータを非接触で読み書きできることです。これにより、管理する製品や物品の入れ替えが発生しても、タグの情報を簡単に変更できます。また、RFIDは情報の識別に電波を使用するため、タグの電波が受信できる限り、個数や範囲、収納方法に制限なくシステムを稼働させることができます。タッチレスでの自動通過ゲートや段ボールに梱包されたモノの識別に対応できるため、柔軟な運用で、人・モノの流動性向上が期待できます。

一方、RFID方式は費用面に課題があります。専用タグと専用端末を必要とするため、ほかの方式と比較すると費用が高額になる傾向があるようです。

そのため、管理するモノの量や種類が多い場合や、情報を一括で読み取りたい場合など、RFID方式の物品管理システムは、大型の倉庫や大規模組織への導入に適していると言えます。

2.バーコード方式・QRコード方式

ラベルに印刷したバーコードやQRコードを読み取る方式です。

バーコード方式・QRコード方式のメリットは、専用端末や機械を用意する必要がないことです。バーコードやQRコードは、専用アプリからスマートフォンで読み取ることが可能ですし、バーコードやQRコードの印刷に対応したテプラやプリンタを使えばラベルの自社発行も可能です。このように既存の設備や機能を活用することで、導入コストを削減できます。

一方、課題点は管理に手間と時間がかかることです。バーコードやQRコードを一つ一つ読み取る方式なので、管理するモノの量に比例して作業が増加します。

そのため、バーコード方式やQRコード方式の物品管理システムは、管理するモノの少ない比較的小さな倉庫や小規模組織への導入に適していると言えます。

3.業界特化タイプ

医療機関や学校などに特化した機能を備えているタイプです。

医療向けのシステムでは、使用した特定診療材料が電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかどうかをチェックできる機能や、病院担当者と卸担当者間で受注状況の報告・確認など、リアルタイムなやりとりができる機能が搭載された製品があります。また、学校向けのシステムでは、学校用備品管理の理振表出力ができる機能が搭載されている製品があります。

このように、特定の分野・業界に特化したタイプは、便利機能が豊富に搭載されていることが最大の特徴ですが、拡張性や用途の柔軟性には欠けます。そのため、管理する予定のモノや内容がある程度決まっている場合に適していると言えます。

物品管理システムの主な機能

一般的な物品管理システムには、多くの場合、以下の５種類の機能が搭載されています。

• 台帳管理
• 入出庫管理
• 貸借管理
• 棚卸し
• 在庫管理

それぞれ確認していきましょう。

台帳管理

登録物品の検索や備品情報の取得、点検や廃棄のタイミング登録を行う機能です。様々なカテゴリーの物品を一括管理でき、管理項目や並び順などをカスタマイズできる製品もあるので、物品の登録・編集作業を効率化することができます。

入出庫管理

物品の場所や入出庫状況、利用状況の確認と管理を行う機能です。入出庫の際に、QRコードやバーコード、RFIDなどを読み取って情報を登録します。物品のリアルタイムな位置検索ができる製品もあります。

貸借管理

物品の予約や貸出、貸出状況の確認、返却期限の登録などを行う機能です。返却/保守期限のアラート通知が可能な製品もあります。

棚卸し

RFIDやQRコード・バーコードなどのアタッチメントを、スマホや専用端末で読み取って棚卸しします。スマホや専用端末から棚卸し表を確認でき、他のデバイスと連携することでより効率的に棚卸しできます。

在庫管理

社内の物品だけでなく、商品在庫を管理できる機能です。仕入れの予測・分析ができます。在庫が既定の量を下回ると通知する機能や、自動で発注する機能を搭載した製品もあります。

物品管理システム導入によるメリット・デメリット

物品管理システムを導入することは、どのような効果や影響がもらたすのでしょうか。ここではメリット・デメリットについて確認していきましょう。

物品管理システムのメリット5つ

物品管理システム導入によるメリットは、以下の通りです。

1. 業務効率化
2. 情報の一元化・可視化
3. ヒューマンエラーの防止
4. セキュリティ対策
5. 長期的なコスト削減

順番に見ていきましょう。

1.業務効率化

煩雑な台帳管理業務や、膨大な時間のかかる棚卸し業務をシステム化し、大幅に効率化できます。また、貸し出し機能やステータス管理機能で物品のリアルタイムな所在、数量を確認可能です。

2.情報の一元化・可視化

情報を一元化することで物品の検索が簡単になるほか、漏れのない確実な管理が可能になります。「誰が」「いつ」「何を」持ち出したのかなど、情報が可視化でき、担当部署以外の社員も情報にアクセスしやすくなるので、属人化の解消にも繋がります。複数拠点を持つ病院や倉庫などでのマスター管理も可能な製品もあります。

3.ヒューマンエラーの防止

システムによって機械的に物品を管理し、棚卸しもRFIDタグやバーコード、QRコードを読み込んで行うため、人為的なミスの防止に繋がります。

4.セキュリティ対策

管理台帳の電子化、情報の可視化によって備品の盗難や私物化、不正の防止に繋がるほか、所在不明などのトラブルにも迅速な対応が可能です。また、アクセスできるアカウントの制限や二段階認証、IPアドレス制限などで従来の管理台帳よりも確実で強固なセキュリティを実現できます。

5.長期的なコスト削減

品物の稼働状況や貸出・返却の状態を正確に把握できるので、適切な量の在庫発注、デッドストックの防止、遊休資産の適切利用ができます。システム導入によって台帳管理業務にかかる時間が削減され、また棚卸しに要する人員もカットできるため、他の業務にさらなる人員を配置し、集中できるようになります。

物品管理システムのデメリット3つ

物品管理システム導入によるデメリットは、以下の通りです。

1. 管理対象の限定
2. 運用・メンテナンスする人員の確保
3. Excelや紙ベースでの管理と比較すると費用がかさむ

順番に確認していきます。

1.管理対象の限定

社内の物品を全て管理しようとすると、初期費用もかかり導入の手間が余計にかかります。まずはスモールスタートで、実際に使用する中で社従業員がシステムに慣れてきたり、業務効率化の効果を感じたりしたら、徐々に規模を広げるといった運用方法がおすすめです。

2.運用・メンテナンスする人員の確保

物品管理システム導入の際には、システム運用を行う人員や、メンテナンスに必要なスキルを持ったIT管理者やIT技術に詳しい社員がいるか確認しましょう。特に、導入の初期段階ではラベル貼付や物品の登録に多くの人手が必要で、時間もかかります。メンテナンスできる社員やITに詳しい社員がいない場合は、導入～運用までのサポートが手厚い製品を選ぶ必要があります。

3.Excelや紙ベースでの管理と比較すると費用がかさむ

初期費用は製品によって異なるが、20万円ほどかかるものもあります。また、Excelで台帳を作成すれば無料で利用できますが、物品管理システムの多くは有料です。利用料金は月額制の製品が多く、物品管理システムの導入によって毎月一定のコストがかかるようになります。

このように、物品管理システムにはメリット・デメリット両方があることが分かりました。システムの導入・運用にそれなりのコストがかかりますが、煩雑な物品管理作業を効率化することで、得られる利益や削減できるコストも多く、総じて物品管理システム導入の効果は大きいと言えます。短期的な利益だけでなく、中長期的な利益も考慮し、物品管理システムを導入すべきか否か、検討を進めましょう。

物品管理システムの選び方

ここでは、物品管理システムの選び方について解説します。物品管理システムを選ぶ際に重要なポイントは、以下の通りです。

• 効率性
• 目的に合った機能を搭載しているか
• 使いやすいか
• スマホ・アプリに対応しているか
• 費用は適切か
• 管理対象の数

順番に解説していきます。

効率性

初回導入時の登録作業や、ラベルの貼り付け、データ移行は煩雑で多くの人員を要します。Excel台帳などの既存のCSV形式の台帳をそのままインポートできる製品や、バーコードやラベルを読み取って情報を自動登録できる製品や、最初の導入を請け負うサービスを備えた製品もあります。

目的に合った機能を搭載しているか

物品のリースやレンタルをしているなら、契約管理ができる製品を選ぶと良いでしょう。物品管理と併せて在庫管理を実施したい場合は、在庫管理機能のあるものを選ぶのがおすすめです。また、アラートやリマインド機能があれば、返却や保守期限の通知ができるほか、既定の在庫数を下回ると通知が届く欠品防止アラート機能もあります。さらに、無料トライアルやデモサイトを公開しているサービスを試用すると、運用のイメージが掴みやすくなります。以上のように、自社の課題を明確にして、目的に合った製品を選ぶことが重要です。

使いやすいか

既存の会計システムや償却管理システム、BI・表計算ツールと連携できる機能を有した製品もあります。見やすくシンプルで、直感的に操作できる画面設計の製品だと、従業員への教育コスト削減に繋がります。また、画像や関連ファイルの添付機能があるものを選ぶと、管理者や入力者以外も物品の情報を確認しやすくなります。

スマホ・アプリに対応しているか

スマホで備品登録や棚卸し、貸借や台帳管理ができる製品だと、ハンディターミナルなどの専用端末を用意する必要がなく、より手軽に物品の状態を確認できるので導入しやすいというメリットがあります。

費用は適切か

物品管理システムは、月額5,000円から始められるものから数万円かかるものまで価格帯は幅が広いです。棚卸し専用など、機能が限定的な製品は比較的安価から始められ、月額5,000円から始められるものもあります。しかし、在庫管理やリース契約機能、タグ・バーコード発行、発注などマルチな機能を搭載しているものだと、その分月額費用も高額になります。また、RFID対応型はバーコード・QRコード対応型よりもコストがかかります。

管理対象

管理対象となる物品の数が多く、一括で情報を読み取りたい、在庫管理も行いたい場合はRFID対応型を、物品の数が少ない場合、また、導入の初期費用を抑えたい場合はバーコード・QRコード対応型を選ぶと良いでしょう。また、学校や医療現場など管理対象が特殊な場合は、より専門性の高い業界特化型の製品を選ぶと良いでしょう。

物品管理システムの導入・運用の流れ

製品が決まったら、以下のような手順で物品管理システムを導入・運用していきます。

1. 物品管理台帳を作成する

「備品の名前」「購入日」「数量」「管理者名」「保管場所」「状態」などの項目を入力します。紙やExcelを使った管理台帳の作成が一般的ですが、物品管理システムではフォーマットやテンプレートが予め用意されていたり、ダッシュボード機能や検索機能が搭載されていたりして、より効率的に管理しやすくなっています。

2. 物品を分類、ラベリングをする

物品のカテゴリーや使用頻度によって分類し、ラベリングします。RFIDタグやICタグやバーコード付きのラベルを使用すると、スキャンするだけで物品の情報を把握できるようになります。

3. 物品の配置を決める

番号や分類名を記載したり、使用する頻度によって配置を変えたりして、使いやすいように工夫しましょう。物品管理システムには、物品のリアルタイムな所在を検索する機能や、貸借状況を管理できる機能もあるので、探し回る手間がかからずに済みます。

4. 定期的な棚卸しを実施する

定期的に棚卸しをすることで、台帳との内容や数量の差異や、故障など物品の状態が確認できます。文房具などの消耗品からPCや机などの備品まで棚卸しを実施しますが、棚卸しには多くの人員と時間を要します。しかし、物品管理システムには棚卸し機能が備わっているので、煩雑な棚卸しを効率化することができます。

5. 物品管理のルールを周知する

物情報の属人化を防ぐために、保管場所や貸借の際のルールや物品管理台帳への記入方法を周知したり、持ち出し規定な

どのマニュアル化を行いましょう。また、誰もが閲覧できる状態で共有することも重要です。物品管理システムでは、ひとつのシステムに物品情報を一元化・可視化できるので、属人化の解消ができます。

物品管理システム導入の導入効果は様々

ここまで述べてきたように、物品管理システムは、業務効率化や生産性向上に大きな効果をもたらします。そのため、近年は物品管理システムを導入する企業や団体が増加しています。

物品管理システムの導入事例は、企業の備品管理の現場に限りません。例えば、東京大学では、コロナ下で、研究室内の混雑を避けるため、学生向けにQRコード方式の物品管理システムを導入し、研究室内に滞在する人数を把握していました。物品管理システムは、モノだけでなく、人数把握や流動性確保に役立つことがあります。

【導入事例はここから】

物品管理システム導入で業務効率化へ

物品管理は紙やExcelでも実施できますが、本記事で紹介したような物品管理システムを導入することで、業務を効率化できると共に、ヒューマンエラーの防止が期待できます。それにより、元々物品管理や棚卸しに割いていた人的・時間的コストをカットできるため、本来業務にさらなる人員を配置し、集中できるようになります。また、情報の可視化・一元化により属人化の解消やセキュリティ強化に繋がります。物品管理システムは、RFIDに対応するものやQRコード・バーコードに対応するもの、またシンプルな機能で少額から始められるものや、在庫管理やQRコードの自社発行などマルチな機能を備え、本格的に業務効率化できる製品まで様々です。本記事を参考に、自社に合った製品を比較・検討してみてください。

【用途別】物品管理システムのおすすめ一覧

【RFID・バーコード・QRコード全対応】物品管理システム5選

以下は、複数のアタッチメントに対応する物品管理システムです。RFID方式とバーコード・QRコード方式の併用が可能なため、拡張性・柔軟性に富むことが特徴です。

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