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物品管理システム18選比較|運用方法や選び方も解説【2025年最新更新】

この記事で解説すること

「物品管理システム」とは、企業の物品・備品を効率的に管理するシステムです。この記事では、社内の備品や物品の管理、棚卸しが負担を抱えており、効率化を図りたいと考えている企業や病院、学校に向けて、物品管理を効率化できる物品管理システムの選び方やメリット、おすすめの製品や特徴について、詳しくご紹介します。

「物品管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 注目ポイント
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • アラートメール通知
    • IPアドレス制限
    • 専用端末で管理
    • サーバー情報の管理
    • PCで管理
    • リース契約・発注
    • スマホで管理
    • RFIDタグ対応
    • 履歴管理
    • QRコード対応
    • 外部システムと連携可
    • バーコード対応
    • 帳簿出力
    • ラベル発行
    • ステータス管理
    • 貸出状況確認
    • 棚卸し可
    • 関連ファイル添付可
    • 情報の自動更新
    • 複数デバイス対応
    • 台帳管理
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
製造業の業務効率化とコスト削減
初期費用 要相談
利用料金 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
RFID活用で資産管理楽々
初期費用 要相談
Light 40,000円 ~ 60,000円/月額
備考
管理対象資産数:1,000まで
Standard 60,000円 ~ 280,000円/月額
備考
管理対象資産数:1,000~50,000
Enterprise 要相談
備考
管理対象資産数:無制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
備考
※アクセスポイントは「MONISTOR」の標準パッケージには含まれておりません。
不明
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
トライアルプラン 月額(30日間)/0円
備考
まずは無料でフル機能を試したい方向け。
スタンダードプラン 月額/40,000円
備考
社内のあらゆる場面で利用したい方向け。座席/スペース管理、出退席(勤怠)、備品管理、郵便、社内決済、多言語対応。
プレミアムプラン1 月額/100,000円
備考
働き方の効率をより高めたい方向け。座席/スペース管理、出退席(勤怠)、備品管理、郵便、社内決済、多言語対応に加えて、グラフィック機能又はスケジューラーのどちらかを選択できる。
プレミアムプラン2 月額/150,000円
備考
全ての機能を利用できる。座席/スペース管理、出退席(勤怠)、備品管理、郵便、社内決済、多言語対応、グラフィック機能、スケジューラー。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
WELTHINGS-BASにWelThings基本パッケージと初期導入費用が含まれています。1ライセンスごとに1つパッケージが提供されます。
利用料金 要相談
不明
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
備考
※アクセスポイントは「MONISTOR」の標準パッケージには含まれておりません。
不明
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
不明
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
備考
担当者による、用途に合わせた個別見積もりとなります。
不明
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
備考
台帳に登録した物品数に対する課金とオプション費用で料金が決定されます。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
スタート 5,000円/月額
備考
企業規模・業界問わずまずは備品管理を始めよう!という
はじめの一歩プランです。登録アイテム数は200アイテムです。アカウント数、拠点数は無制限です。
スモール 要相談
備考
50人規模の企業・団体向けプランです。登録アイテム数は600アイテムです。アカウント数、拠点数は無制限です。
ミドル 要相談
備考
100名以上の規模の企業・団体向けプランです。登録アイテム数は1,500アイテムです。アカウント数、拠点数は無制限です。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
基本プラン 30,000円/月額
備考
管理物品上限数は1,000、利用人数は無制限のプランです。
※利用可能になるまで2営業日程度必要。
物品追加オプション 10,000円/月額
備考
管理物品上限数を追加するためのオプションです。1,000物品単位で受け付けています。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
備考
RFIDタグ/群管理ソフト/キャビネット内のアンテナは有料オプションです。
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
物品管理プラン 10,000円~/月額
備考
台帳管理/棚卸し機能/履歴管理機能(無制限)を利用人数無制限で使用できるプランです。1,000資産までは10,000円、100資産追加ごとに1,000円追加料金が発生します。
※月額の最低利用料金は月額基本料金となります。
※毎月の登録資産件数が請求対象となります。
棚卸専用プラン 5,000円~/月額
備考
台帳管理(機能制限あり)/棚卸し機能/履歴管理機能(過去6ヶ月間)を利用人数無制限で使用できるプランです。使った月のみ月額料金が発生するので、利用の休止が可能です。1,000資産までは5,000円、100資産追加ごとに500円追加料金が発生します。
※月額の最低利用料金は月額基本料金となります。
※毎月の登録資産件数が請求対象となります。
1ヶ月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
不明
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。(台帳や利用環境を構築する初期導入サポートは90万円~)
プラン1 55,000円/月額
備考
正式名称は「資産棚卸しスタートアプリ」。台帳機能/メール通知機能/ラベル発行機能/専用アプリスキャン機能+棚卸し機能(オプション)が装備されています。保守サポート付・データ件数制限なしで、ユーザーライセンスは1人分付与されます。
※棚卸し実施者はユーザーライセンスとは別に設定可能
プラン2 70,000円
備考
複数拠点・他部門でも使いたい方向けのプランです。「資産棚卸しスタートアプリ」+ユーザーライセンス5人分が付与されます。
※棚卸し実施者はユーザーライセンスとは別に設定可能
プラン3 100,000円
備考
棚卸し業務以外にも使いたい方向けのプランです。
「資産棚卸しスタートアプリ」+貸し出し機能/入出庫機能+ユーザーライセンス5人分が付与されます。
※棚卸し実施者はユーザーライセンスとは別に設定可能
3ヶ月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

目次

「物品管理システム」とは、企業の物品・備品を効率的に管理できるシステムです。近年は、一般的な企業のオフィスだけでなく、病院や学校など幅広い業界・業種で利用されており、実際に業務効率化や人的・時間的コストの削減に繋がったという多くの導入事例があります。

この記事では、社内の備品や物品の管理、棚卸しの作業に負担を軽減したいと考えている企業や病院、学校などに対し、物品管理を効率化できる物品管理システムの選び方やメリット・デメリット、おすすめの製品や特徴について、詳しく紹介します。

buppin_sys

物品管理システムの比較表を表示する

1.物品管理システムとは何か?

物品管理システムとは、機器、備品、書類の位置・状態などをIT技術(RFID、QRコード、ビーコンなど)を活用して管理するシステムです。の何が、どこに、どういう状態にあるのかを記録・確認することを目的として使用されており、オフィス以外にも、工場や医療現場、学校でも広く使われています。

「物品」と「備品」の違い

「物品」は消耗品を含む事業で使用するものです。一方、「備品」は業務に必要ものを意味し、主にPCや携帯、机などの繰り返し使用できるものを指します。備品管理システムでは、業務に物品管理システムでは、「物品」「備品」のどちらも管理できる点で、備品管理システムと異なります。

「在庫管理」と「物品管理」に違いはあるか?

「物品管理」と類似した言葉に「在庫管理」があります。「物品管理」は社内のモノ、事業で使用する備品や消耗品、機材を管理すること、「在庫管理」は顧客に提供する商品や製品を管理することで、管理する対象に違いがあります。しかし、物品管理システムと管理の流れや方法が似ているため、物品管理システムに在庫管理機能が付与されているものも多くあります。

<各システムの比較>

観点 物品管理システム 在庫管理システム 備品管理システム
管理対象 物品全般(消耗品+耐久品)。特に社内で消費する消耗品 商品・製品・原材料・部品などSKU単位の在庫 耐久品(長期利用する備品・機器・什器・IT資産)
主目的 欠品防止と社内払出の適正化 需要に見合った在庫水準の維持、入出荷と原価の統制 所在・責任者の可視化、貸出・点検・修理・廃棄までのライフサイクル管理
代表機能 発注点/自動発注、入出庫、社内申請・払出、棚卸、ロット/有効期限 受発注、入出荷、在庫引当、ロット/シリアル、ABC分析、需要予測、倉庫管理(WMS) 資産タグ/バーコード・RFID、貸出予約・返却、設置場所/利用者紐づけ、点検・保守、修理履歴、廃棄/売却、監査台帳
典型ユースケース 文具・トナー・作業消耗材・医療材料の在庫補充 小売・EC・製造での在庫最適化と物流オペレーション ノートPC・プロジェクター・椅子/机・計測機器・ネットワーク機器の管理
主に使う部門 購買・総務・現場 物流・生産管理・販売・購買・経理 総務・情シス・施設/設備管理・監査
主要KPI 欠品率、発注点遵守、在庫回転日数、滞留在庫 在庫回転率、在庫差異、欠品/過剰在庫、出荷精度、原価差異 所在率、棚卸差異、稼働率、貸出遅延、保守/故障率、監査適合
よく連携するシステム ワークフロー、購買/発注、会計 ERP(販売・購買・生産)、WMS、TMS、会計、需要予測 固定資産台帳、ヘルプデスク/ITSM、会計、ID管理

2.物品管理システムの3つ種類と特徴

物品管理システムは、物品の増減を感知する手法によって以下の3つのタイプが存在します。

  1. RFID方式
  2. バーコード/QRコード方式
  3. 重量センサー方式

1.RFID方式

タイプ 感知媒体 読み取り 取扱許容量 汎用性 専門性 拡張性 コスト傾向
RFID 無線電波(発信機タグ) 自動(受信機) 多い 普通 低い 低い 高い

RFIDとは「Radio Frequency Identification」の略で、直訳すると「無線周波数識別」という意味です。電波(電気の周波数)の違いを認識する技術のことで、データの書き換えができる発信機(RFIDタグと呼ぶ)と受信機を併せて使用します。身近な例では、駅の自動改札機が受信機、交通系ICカードがRFIDタグに当てはまります。RFID方式の物品システムは、この技術を応用し、割り振られたタグの電波を解析によってモノの識別や管理を行うことが特徴です。

RFID方式の最大の特徴は、タグに記録されたデータを非接触で読み書きできることです。これにより、管理する製品や物品の入れ替えが発生しても、タグの情報を簡単に変更できます。また、RFIDは情報の識別に電波を使用するため、タグの電波が受信できる限り、個数や範囲、収納方法に制限なくシステムを稼働させることができます。タッチレスでの自動通過ゲートや段ボールに梱包されたモノの識別に対応できるため、柔軟な運用で、人・モノの流動性向上が期待できます。

一方、RFID方式は、専用タグと専用端末を必要とするため、ほかの方式と比較すると費用が高額になる課題もあります。そのため、管理するモノの量や種類が多い場合や、情報を一括で読み取りたい場合など、RFID方式の物品管理システムは、大型の倉庫や大規模組織への導入に適していると言えます。

2.バーコード方式/QRコード方式

タイプ 感知媒体 読み取り 取扱許容量 汎用性 専門性 拡張性 コスト傾向
バーコード ラベル(印刷) 手動(バーコードリーダー) 少ない 高い 低い 高い 低い
QRコード ラベル(印刷) 手動(タブレット端末) 少ない 高い 低い 高い 特に低い(読み取り専用機器不要)

ラベルに印刷したバーコードやQRコードを読み取る方式です。

バーコード方式・QRコード方式のメリットは、専用端末や機械を用意する必要がないことです。バーコードやQRコードは、専用アプリからスマートフォンで読み取ることが可能ですし、バーコードやQRコードの印刷に対応したテプラやプリンタを使えばラベルの自社発行も可能です。このように既存の設備や機能を活用することで、導入コストを削減できます。

一方、課題点は管理に手間と時間がかかることです。バーコードやQRコードを一つ一つ読み取る方式なので、管理するモノの量に比例して作業が増加します。

そのため、バーコード方式やQRコード方式の物品管理システムは、管理するモノの少ない比較的小さな倉庫や小規模組織への導入に適していると言えます。

【__current_year__】バーコード作成の方法とは?活用方法も詳しく解説!

3.重量センサー方式

タイプ 感知媒体 読み取り 取扱許容量 汎用性 専門性 拡張性 コスト傾向
重量センサー 重量(計測マット) 自動(重量計測) 多い 低い 普通 普通 中程度

物品の下に重量センサーを設置して、重量の増減で物品個数を管理する方式です。

RFID方式ほど導入費用が高額ではなく、バーコード方式やQRコード方式のような手動読み取りも必要なく、安く・全自動管理が実現できます。

一方、物品1個当たりの換算重量が固定される(重量が1kg増えるごとに1個増とカウントなど)ため、重量個体差の激しい物品では正確に個数をカウントできません。従って、重量センサー方式は、重量の個体差が少ない物品を管理したい場合に適した仕組みと言えます。

3.【知っておきたい】特殊用途や機能に特化した製品も存在

物品管理システムには、医療機関や学校などに特化した機能を備えている製品も存在します。

医療向けのシステムでは、使用した特定診療材料が電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかどうかをチェックできる機能や、病院担当者と卸担当者間で受注状況の報告・確認など、リアルタイムなやりとりができる機能が搭載された製品があります。また、学校向けのシステムでは、学校用備品管理の理振表出力ができる機能が搭載されている製品があります。

このように、特定の分野・業界に特化したタイプは、特定の分野に特化した便利機能が豊富に搭載されていることが最大の特徴ですが、拡張性や用途の柔軟性には欠けます。そのため、管理する予定のモノや内容がある程度決まっている場合に適していると言えます。

4.【タイプ別】物品管理システム18製品を比較

物品管理システムのおすすめ製品をタイプごとに説明していきます。

1.【RFID・バーコード/QRコード両対応】マルチタイプ物品管理システム7選

以下は、複数のアタッチメントに対応する物品管理システムです。RFID方式とバーコード/QRコード方式の併用が可能なため、拡張性・柔軟性に富むことが特徴です。

製品名 価格 タイプ 特徴 無料トライアル
MONISTOR
600,000円~(50万~100万円) RFID・バーコード RFID/バーコード読み取り、棚卸・資産管理、貸出・返却管理、ラベル印刷、自動通知 なし
物品管理システム(日立システムズES)
要問い合わせ バーコード・RFID・ビーコン 貸出/返却スケジュール管理、保守履歴管理、アラートメール、台帳管理 なし
OPTiM Asset
月額30,000円~(追加10,000円/1,000物品単位) QRコード・バーコード・RFID・スマホスキャン Web/モバイル棚卸計画、台帳一元管理、利用状況監視、遊休品検出 なし
Assetment Neo
要問い合わせ RFID・QRコード・バーコード 備品・資産・IT機器管理、固定資産棚卸、リース/貸出管理、クラウド台帳一元管理 なし
Circurental
要問い合わせ RFID・バーコード・QRコード・スマホスキャン Teams/Office365連携、貸出/返却管理、AI予測、リマインド、柔軟カスタマイズ 要問い合わせ

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2.【RFID対応】自動カウントタイプ物品管理システム3選

以下は、RFID方式のみに対応する物品管理システムです。

製品名 価格 タイプ 特徴 無料トライアル
タグ衛門
要問い合わせ RFID 一括棚卸、持出/返却/予約、ゲート監視、履歴管理、オプション機能 なし
SSキャビネット
要問い合わせ RFID(ICカード) ICカード認証で持出/返却自動記録、リアルタイム履歴、遠隔管理、アラーム通知 なし
Traka
要問い合わせ RFID 鍵・ロッカー管理、アクセス権限制御、完全監査、メール通知、車両管理等 なし

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3.【バーコード・QRコード対応】簡単導入タイプ物品管理システム5選

以下は、バーコード方式・QRコード方式のみに対応する物品管理システムです。

製品名 価格 タイプ 特徴 無料トライアル
Colorkrew Biz(旧Mamoru Biz)
月額プランあり(詳細要問い合わせ) QRコード QRコード資産管理、座席管理、オフィスマップ、広告表示、セキュリティ準拠 あり(30日)
備品管理クラウド
月額5,000円~(登録200アイテムまで) QRコード 製品ラベル登録、備品・消耗品・固定資産管理、棚卸、貸出管理、リマインド通知、点検履歴管理 なし
fine asset
物品管理プラン:月額10,000円~、棚卸専用プラン:5,000円~ QRコード・バーコード 台帳管理、棚卸、履歴管理、貸出管理、スマホアプリ、CSVインポート/エクスポート あり
JoyPla
要問い合わせ GS1-128バーコード 受発注/在庫管理、GS1-128バーコードスキャン、可視化、コスト削減 デモ提供
WelThings
要問い合わせ バーコード・QRコード・OCR 在庫/入出庫・棚卸・発注管理、ロット/シリアル追跡、アラートメール、CSV出力 30日無料試用

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4-4.【重量センサー対応】自動カウントタイプ物品管理システム

以下は、重量センサーで増減を自動感知する物品管理システムです。

SmartMatCloud
要問い合わせ IoT重量マット 積載重量検知による自動在庫管理、発注アラート、データ分析 なし

4-5.【業界特化型】医療・学校向け物品管理システム

以下は、特殊な物品取り扱いの多い医療機関や学校向きに特化した物品管理システムです。

医療機関向け

製品名 価格 タイプ 特徴 無料トライアル
MONISTOR for メディカル
要問い合わせ RFID・バーコード 医療機器/滅菌管理、消耗品・購買可視化、クラウド対応 なし
MedicalStream
無料プラン・有料プラン バーコード 消費データ・在庫状況可視化、滅菌管理、機器管理、他システム連携 あり*無料プランのこと

学校向け

製品名 価格 タイプ 特徴 無料トライアル
学校用備品管理
要問い合わせ バーコード(オプション) 分かりやすいUI、帳票出力、バーコードラベル対応、台帳メンテナンスを効率化 要問い合わせ

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5.物品管理システムの主な機能5つ

一般的な物品管理システムには、多くの場合、以下の5種類の機能が搭載されています。

  • 5-1.台帳管理
  • 5-2.入出庫管理
  • 5-3.貸借管理
  • 5-4.棚卸し
  • 5-5.在庫管理

それぞれ確認していきましょう。

5-1.台帳管理

登録物品の検索や備品情報の取得、点検や廃棄のタイミング登録を行う機能です。様々なカテゴリーの物品を一括管理でき、管理項目や並び順などをカスタマイズできる製品もあるので、物品の登録・編集作業を効率化することができます。

5-2.入出庫管理

物品の場所や入出庫状況、利用状況の確認と管理を行う機能です。入出庫の際に、QRコードやバーコード、RFIDなどを読み取って情報を登録します。物品のリアルタイムな位置検索ができる製品もあります。

5-3.貸借管理

物品の予約や貸出、貸出状況の確認、返却期限の登録などを行う機能です。返却/保守期限のアラート通知が可能な製品もあります。

5-4.棚卸し

RFIDやQRコード・バーコードなどのアタッチメントを、スマホや専用端末で読み取って棚卸しします。スマホや専用端末から棚卸し表を確認でき、他のデバイスと連携することでより効率的に棚卸しできます。

5-5.在庫管理

社内の物品だけでなく、商品在庫を管理できる機能です。仕入れの予測・分析ができます。在庫が既定の量を下回ると通知する機能や、自動で発注する機能を搭載した製品もあります。

6.物品管理システム導入によるメリット・デメリット

物品管理システムを導入することは、どのような効果や影響がもらたすのでしょうか。ここではメリット・デメリットについて確認していきましょう。

6-1.物品管理システムのメリット5つ

物品管理システム導入によるメリットは、以下の通りです。

  • 業務効率化
  • 情報の一元化・可視化
  • ヒューマンエラーの防止
  • セキュリティ対策
  • 長期的なコスト削減

順番に見ていきましょう。

業務効率化

煩雑な台帳管理業務や、膨大な時間のかかる棚卸し業務をシステム化し、大幅に効率化できます。また、貸し出し機能やステータス管理機能で物品のリアルタイムな所在、数量を確認可能です。

情報の一元化・可視化

情報を一元化することで物品の検索が簡単になるほか、漏れのない確実な管理が可能になります。「誰が」「いつ」「何を」持ち出したのかなど、情報が可視化でき、担当部署以外の社員も情報にアクセスしやすくなるので、属人化の解消にも繋がります。複数拠点を持つ病院や倉庫などでのマスター管理も可能な製品もあります。

ヒューマンエラーの防止

システムによって機械的に物品を管理し、棚卸しもRFIDタグやバーコード、QRコードを読み込んで行うため、人為的なミスの防止に繋がります。

セキュリティ対策

管理台帳の電子化、情報の可視化によって備品の盗難や私物化、不正の防止に繋がるほか、所在不明などのトラブルにも迅速な対応が可能です。また、アクセスできるアカウントの制限や二段階認証、IPアドレス制限などで従来の管理台帳よりも確実で強固なセキュリティを実現できます。

長期的なコスト削減

品物の稼働状況や貸出・返却の状態を正確に把握できるので、適切な量の在庫発注、デッドストックの防止、遊休資産の適切利用ができます。システム導入によって台帳管理業務にかかる時間が削減され、また棚卸しに要する人員もカットできるため、他の業務にさらなる人員を配置し、集中できるようになります。

6-2.物品管理システムのデメリット3つ

物品管理システム導入によるデメリットは、以下の通りです。

  • 管理対象の限定
  • 運用・メンテナンスする人員の確保
  • Excelや紙ベースでの管理と比較すると費用がかさむ

順番に確認していきます。

管理対象の限定

社内の物品を全て管理しようとすると、初期費用もかかり導入の手間が余計にかかります。まずはスモールスタートで、実際に使用する中で社従業員がシステムに慣れてきたり、業務効率化の効果を感じたりしたら、徐々に規模を広げるといった運用方法がおすすめです。

運用・メンテナンスする人員の確保

物品管理システム導入の際には、システム運用を行う人員や、メンテナンスに必要なスキルを持ったIT管理者やIT技術に詳しい社員がいるか確認しましょう。特に、導入の初期段階ではラベル貼付や物品の登録に多くの人手が必要で、時間もかかります。メンテナンスできる社員やITに詳しい社員がいない場合は、導入~運用までのサポートが手厚い製品を選ぶ必要があります。

紙ベースでの管理と比較すると費用がかさむ

物品管理システムの主要製品は基本的に有料です。利用料金は月額制の場合が多く、物品管理システムの導入によって毎月一定のコストがかかるようになります。なお、Excelテンプレートやフリーウェアなど、無料で使える手段も存在しますが、取り扱い個数やサポート体制の不足など、何らかの制約がある場合が一般的です。

物品管理システム無料|導入方法や運用コストを解説【__current_year__年最新版】

このように、物品管理システムにはメリット・デメリット両方があることが分かりました。システムの導入・運用にそれなりのコストがかかりますが、煩雑な物品管理作業を効率化することで、得られる利益や削減できるコストも多く、総じて物品管理システム導入の効果は大きいと言えます。短期的な利益だけでなく、中長期的な利益も考慮し、物品管理システムを導入すべきか否か、検討を進めましょう。

7.物品管理システム選定チェックリスト6項目

ここでは、物品管理システムの選び方について解説します。物品管理システムを選ぶ際に重要なポイントは、以下の通りです。

  • 7-1.効率化できる製品か
  • 7-2.目的に合った機能を搭載しているか
  • 7-3.使いやすいか
  • 7-4.スマホ・アプリに対応しているか
  • 7-5.費用は適切か
  • 7-6.取り扱い個数を満たすか

順番に解説していきます。

7-1.効率化できる製品か

初回導入時の登録作業や、ラベルの貼り付け、データ移行は煩雑で多くの人員を要します。Excel台帳などの既存のCSV形式の台帳をそのままインポートできる製品や、バーコードやラベルを読み取って情報を自動登録できる製品や、最初の導入を請け負うサービスを備えた製品もあります。

7-2.目的に合った機能を搭載しているか

物品のリースやレンタルをしているなら、契約管理ができる製品を選ぶと良いでしょう。物品管理と併せて在庫管理を実施したい場合は、在庫管理機能のあるものを選ぶのがおすすめです。また、アラートやリマインド機能があれば、返却や保守期限の通知ができるほか、既定の在庫数を下回ると通知が届く欠品防止アラート機能もあります。さらに、無料トライアルやデモサイトを公開しているサービスを試用すると、運用のイメージが掴みやすくなります。以上のように、自社の課題を明確にして、目的に合った製品を選ぶことが重要です。

7-3.使いやすいか

既存の会計システムや償却管理システム、BI・表計算ツールと連携できる機能を有した製品もあります。見やすくシンプルで、直感的に操作できる画面設計の製品だと、従業員への教育コスト削減に繋がります。また、画像や関連ファイルの添付機能があるものを選ぶと、管理者や入力者以外も物品の情報を確認しやすくなります。

7-4.スマホ・アプリに対応しているか

スマホで備品登録や棚卸し、貸借や台帳管理ができる製品だと、ハンディターミナルなどの専用端末を用意する必要がなく、より手軽に物品の状態を確認できるので導入しやすいというメリットがあります。

7-5.費用は適切か

物品管理システムは、月額5,000円から始められるものから数万円かかるものまで価格帯は幅が広いです。棚卸し専用など、機能が限定的な製品は比較的安価から始められ、月額5,000円から始められるものもあります。しかし、在庫管理やリース契約機能、タグ・バーコード発行、発注などマルチな機能を搭載しているものだと、その分月額費用も高額になります。また、RFID対応型はバーコード・QRコード対応型よりもコストがかかります。

7-6.取り扱い個数を満たすか

管理対象となる物品の数が多く、一括で情報を読み取りたい、在庫管理も行いたい場合は、RFID対応型を、物品の数が少ない場合、また、導入の初期費用を抑えたい場合はバーコード・QRコード対応型を選ぶと良いでしょう。また、学校や医療現場など管理対象が特殊な場合は、より専門性の高い業界特化型の製品を選ぶと良いでしょう。

8.物品管理システム運用の手順【5ステップ】

製品が決まったら、以下のような手順で物品管理システムを導入・運用していきます。

  • 8-1. 物品管理台帳を作成する
  • 8-2. 物品を分類、ラベリングをする
  • 8-3. 物品の配置を決める
  • 8-4. 定期的な棚卸しを実施する
  • 8-5. 物品管理のルールを周知する

8-1. 物品管理台帳を作成する

「備品の名前」「購入日」「数量」「管理者名」「保管場所」「状態」などの項目を入力します。紙やExcelを使った管理台帳の作成が一般的ですが、物品管理システムではフォーマットやテンプレートが予め用意されていたり、ダッシュボード機能や検索機能が搭載されていたりして、より効率的に管理しやすくなっています。

8-2. 物品を分類、ラベリングをする

物品のカテゴリーや使用頻度によって分類し、ラベリングします。RFIDタグやICタグやバーコード付きのラベルを使用すると、スキャンするだけで物品の情報を把握できるようになります。

8-3. 物品の配置を決める

番号や分類名を記載したり、使用する頻度によって配置を変えたりして、使いやすいように工夫しましょう。物品管理システムには、物品のリアルタイムな所在を検索する機能や、貸借状況を管理できる機能もあるので、探し回る手間がかからずに済みます。

8-4. 定期的な棚卸しを実施する

定期的に棚卸しをすることで、台帳との内容や数量の差異や、故障など物品の状態が確認できます。文房具などの消耗品からPCや机などの備品まで棚卸しを実施しますが、棚卸しには多くの人員と時間を要します。しかし、物品管理システムには棚卸し機能が備わっているので、煩雑な棚卸しを効率化することができます。

8-5. 物品管理のルールを周知する

物情報の属人化を防ぐために、保管場所や貸借の際のルールや物品管理台帳への記入方法を周知したり、持ち出し規定などのマニュアル化を行いましょう。また、誰もが閲覧できる状態で共有することも重要です。物品管理システムでは、ひとつのシステムに物品情報を一元化・可視化できるので、属人化の解消ができます。

explain-flow

8.物品管理システム導入の導入効果は様々

ここまで述べてきたように、物品管理システムは、業務効率化や生産性向上に大きな効果をもたらします。そのため、近年は物品管理システムを導入する企業や団体が増加しています。

物品管理システムの導入事例は、企業の備品管理の現場に限りません。例えば、東京大学では、コロナ下で、研究室内の混雑を避けるため、学生向けにQRコード方式の物品管理システムを導入し、研究室内に滞在する人数を把握していました。物品管理システムは、モノだけでなく、人数把握や流動性確保に役立つことがあります。

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9.最適な物品管理システムを導入して業務効率化へ

物品管理は紙やExcelでも実施できますが、本記事で紹介したような物品管理システムを導入することで、業務を効率化できると共に、ヒューマンエラーの防止が期待できます。それにより、元々物品管理や棚卸しに割いていた人的・時間的コストをカットできるため、本来業務にさらなる人員を配置し、集中できるようになります。また、情報の可視化・一元化により属人化の解消やセキュリティ強化に繋がります。物品管理システムは、RFIDに対応するものやQRコード・バーコードに対応するもの、またシンプルな機能で少額から始められるものや、在庫管理やQRコードの自社発行などマルチな機能を備え、本格的に業務効率化できる製品まで様々です。本記事を参考に、自社に合った製品を比較・検討してみてください。
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製造業の業務効率化とコスト削減 JoyPla

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在庫管理システム物品管理システム受発注システム物流管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 卸への一括発注、システムを通じた卸担当者とのやり取りも可能
  • グループ施設管理機能で本部の工数削減に、承認権限者も個別に設定可能
  • ラベル活用で受発注や棚卸しを簡素化、バーコードは国際標準に対応

RFID活用で資産管理楽々 Assetment Neo

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IT資産管理ツール物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • さまざまな業務に対応した専門的な機能が集まったクラウド型社内資産管理システム
  • 台帳管理をサポートする、汎用性・拡張性が高い機能が満載、
  • さまざまな管理業務に対応した社内資産の統合管理ソフト
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製品のおすすめポイント

  • RFIDタグで効率的な棚卸し、棚卸し結果は色分けで表示
  • 資産情報のデジタル化で、離れたフロアからでもリアルタイムで情報共有が可能
  • 貸借管理で資産の紛失防止に、資産予約機能でさらなる効率化

予約システム会議室予約システム勤怠管理システム座席管理システム物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • フリーアドレスやテレワークでどこにいるか分からない状況を簡単に可視化
  • 予定確認やアポ調整の時間を削減
  • アナログな資産/備品管理をアプリでスマートに工数削減
  • アナログな郵便物作業をDXでスマートに工数削減
  • 社内のあらゆる支払いをキャッシュレスに

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 棚卸しや入出庫のデータ連携、同社製アプリと接続可能なハンディターミナル
  • 複数部署が同一データを閲覧可能、操作履歴ログ/権限管理機能でセキュリティ対策も
  • 「在庫切れアラートメール機能」や「運送伝票用CSV発行機能」なども搭載

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 資産の利用状況はリアルタイムで確認、棚卸し機能導入で棚卸し時間が3/1に
  • 2つのボタンでスムーズな予約申請管理、ネット環境がなくても棚卸し可能
  • 導入後すぐに利用できるセット内容、オプションで資産分析機能も

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • タグ衛門Gateのアラート/動画撮影機能で重要物品の正確な管理が可能に
  • RFIDタグの一括読み取りで人件費削減/業務効率化を実現
  • 履歴データの閲覧/管理でセキュリティ強化、CSVやExcel出力も可能
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製品のおすすめポイント

  • 画面に沿って簡単に備品登録、理振表の出力も可能
  • 検索機能で備品台帳のメンテナンス時間を短縮、バーコードで棚卸も
  • 3ステップでスムーズな廃棄手続き、廃棄申請書も印刷可能
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製品のおすすめポイント

  • GUIで使いやすく、履歴管理やメモ機能で属人化を回避
  • SaaS提供でスモールスタートが可能、既存システムとの連携にも対応
  • RFIDやQRコードにも対応、探索機能でリアルタイムに状況を把握
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製品のおすすめポイント

  • シンプルなインターフェース、写真添付機能や棚卸し催促も可能
  • バーコードで自動で管理台帳作成、請求書や見積書も添付可能
  • 備品の初期登録代行など手厚い導入支援、セキュリティ面も充実

物品管理システム在庫管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 数百キロ〜約1トンの物品、冷蔵庫内でも管理可能なIoT重量計SmartMat
  • 用途に合わせた最適な発注を提供、Infomartなどにも対応
  • マットの応用でモノの流れを可視化、欠品防止アラート機能も

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • シェアNo.1「Optimal Biz」のノウハウを活用、物品管理が1つで完結
  • CSVが引き継げる「かんたんセットアップ機能」や専用アプリで棚卸し工数を2/1に
  • 履歴確認機能で内部統制に貢献、病院や小売り店舗でも活用可能

在庫管理システム物品管理システム物流管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ラベルによる物流管理システムで物品の状況を正確に把握、電子カルテ等との連携も
  • 滅菌管理システムの活用で迅速な器材状況の把握、ペーパーレス化を実現
  • 機器管理システムで購入情報・稼働状況の一元管理、夜間・休日が貸出可能に

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 高いデザイン性と3ステップで完了するシンプルな機能が時間短縮に貢献
  • 入力項目のテンプレート作成で時短、機能のカスタマイズも可能
  • AIによるリマインド機能、Microsoft365アカウントも利用可能
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製品のおすすめポイント

  • 持出し・返却時の自動記入により記帳の手間を削減
  • 重要物品を一元管理、ポップアップ表示や警告音でも通知
  • 社員証や交通系ICがそのままキーとして利用可能

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • マニュアル不要の操作性、専用スマホアプリでの棚卸が可能
  • 無料お試し/デモサイトで具体的な運用イメージが可能、csvインポートにも対応
  • 無料運用サポート付き、業界最安値の明確な価格設定

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • PINコードや生体認証も可能、堅牢なセキュリティ
  • TrakaWEBで一元管理、スタンドアロン機能も使用可能
  • タッチパネルで簡単操作、タブレットやPCの充電機能も

物品管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Excel・紙よりもわかりやすい柔軟な台帳機能
  • 専用アプリやICタグ・バーコードで棚卸しの工数削減
  • ガントチャートやアラートメールで貸出・返却の効率化

よくある質問

物品管理システムとは何ですか?

企業や病院、学校などで備品・消耗品の位置・状態をRFIDやQRコードで一元管理するシステムです。

物品管理システムと在庫管理システムとの違いは?

在庫管理は「販売用商品の管理」、物品管理は「社内備品や消耗品の管理」が目的で、対象が異なります。

物品管理システムの導入コストはどれくらい?

月額5,000円程度から、本格的なRFID対応は数十万円の初期費用がかかる場合があります。

小規模オフィスにはどの物品管理システムの方式が向いていますか?

管理対象が少ない場合はバーコード・QRコード方式、数が多い場合はRFID方式がおすすめです。

物品管理システムにおいて、スマホでの棚卸しは可能ですか?

多くの製品がスマホアプリに対応しており、専用端末なしで棚卸しや貸出管理ができます。

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