製品を導入することになった背景

株式会社インフィニトラベルインフォメーションは、航空会社と旅行会社をオンラインでつなぐGDS（Global Distribution System）を提供しています。導入の背景としては、基本契約書の管理が非常に手間がかかっていたことが挙げられます。契約書は各部署で保管されており、それを都度探す必要がありました。このような状況を改善し、業務効率を高めるために電子契約の導入を検討しました。また、クラウド化によるBCP対策も考慮されました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、株式会社インフィニトラベルインフォメーションは契約書の管理に多くの時間と労力を費やしていました。各部署で保管されている契約書を探すのに時間がかかり、非効率でした。さらに、他部署から契約書を取り寄せる際も、どこに保管されているのかを毎回尋ねる必要がありました。

導入前の課題に対する解決策

導入前の課題に対する解決策として、電子印鑑GMOサインが選ばれました。この製品はクラウド型で提供されており、契約書の原本を社外に持ち出す必要がありませんでした。また、従来の業務フローを変えずに済む点も評価されました。特に、社内の承認を得る「ワークフロー」を設定できる機能があり、これが決定打となりました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、契約書の管理が大幅に効率化されました。文書名のルール化により、探している契約書を簡単に見つけられるようになりました。また、契約締結の進捗も簡単に把握できるようになり、催促する際の判断も容易になりました。コロナ禍による非接触の需要にも対応でき、お客様からの満足度も高まりました。契約書の社内回覧と承認の手順も大幅に時間短縮ができ、業務効率が向上しました。