中小企業が知っておくべき！マイナンバー管理の方法とは？効率化の方法まで徹底解説

マイナンバーの適切な管理は、中小企業にとって法令を遵守するだけでなく、従業員の個人情報を守るためにも不可欠です。不適切な取り扱いをすると、情報漏洩のリスクが高まり、企業の信用を失う可能性があります。更に、マイナンバーの管理には厳格なルールが定められており、違反した場合には罰則が科されることもあるため、正しい運用が求められます。

マイナンバー管理を徹底するためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

• マイナンバーの取得・保管・廃棄の手順を明確にする
• 漏洩や不正利用を防ぐため、安全管理措置を講じる
• 業務の負担を軽減するため、管理システムの導入や専門家への委託を検討する

例えば、専用の管理システムを導入すると、マイナンバーの保管やアクセス制限を自動化でき、人的ミスを防ぐことが可能です。また、社労士や税理士に業務を委託すれば、法令遵守を徹底しつつ、管理負担を大幅に軽減できます。

本記事では、中小企業がマイナンバーを適切に管理するための具体的な方法について詳しく解説します。安全で効率的な管理体制を構築し、リスクを回避するためのポイントを押さえていきましょう。

マイナンバー管理システム9選と選び方を徹底解説

中小企業がマイナンバー管理について押さえておくべきポイント

マイナンバーの適切な管理は、中小企業にとって法令遵守だけでなく、従業員の個人情報を保護する上でも欠かせません。不適切な取り扱いをすると、情報漏洩や不正利用のリスクが高まり、企業の信用にも影響を与えます。特に、マイナンバーは税務や社会保険の手続きで使用されるため、正しく取得し、適切に保管する必要があります。ここでは、中小企業がマイナンバーを管理する上で重要な3つのポイントについて見ていきましょう。

従業員などのマイナンバーを確認しておく必要がある

マイナンバーを適切に管理するには、まず従業員の本人確認を正しく行い、正確な番号を把握することが重要です。誤った情報を登録すると、税務手続きや社会保険の申請に影響を及ぼす可能性があります。

マイナンバーの確認が必要な場面には、次のようなものがあります。

• 新規雇用時にマイナンバーを取得し、本人確認を行う
• 扶養控除申告時に扶養親族のマイナンバーを取得する
• 社会保険の加入手続きでマイナンバーを使用する

確認の際には、運転免許証やマイナンバーカードなどの公的書類と照合し、不正取得を防ぐことが大切です。特に、通知カードのみでは本人確認が不十分な場合があるため、顔写真付きの書類をあわせて確認すると安心です。

また、取得したマイナンバーは業務に必要な範囲でのみ使用し、厳重に管理する必要があります。社内で統一した手順を定め、従業員が適切に対応できる環境を整えましょう。

決められた目的以外でマイナンバーを使用するのはNG

マイナンバーの利用は法律で厳しく制限されており、企業が定められた目的以外で使用することは禁止されています。不適切な利用は、個人情報保護法違反となり、罰則が科される可能性があります。

マイナンバーの使用が認められるのは、以下のような場合です。

• 税務関連の手続き（源泉徴収票や支払調書の作成）
• 社会保険の加入・脱退手続き
• 雇用保険の資格取得・喪失手続き

例えば、社内の従業員番号としてマイナンバーを活用したり、業務の効率化を目的として利用したりすることは認められていません。また、取得したマイナンバーを本人の同意なく第三者に提供することも禁止されています。

適切に取り扱うためには、マイナンバーの使用目的を明確にし、管理体制を整えることが大切です。特に、情報システムを導入している企業は、アクセス制限を行い、関係者以外がマイナンバーを閲覧できないように対策を講じましょう。

マイナンバーが漏洩しないようにしっかりと管理する

マイナンバーの漏洩は、企業の信用を大きく損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。そのため、安全な管理体制を整え、不正アクセスや情報流出を防ぐことが重要です。

情報漏洩を防ぐための対策として、次のような管理を徹底しましょう。

• 人的管理を強化し、担当者に適切な教育を行う
• 物理的管理を徹底し、書類を鍵付きのキャビネットに保管する
• 技術的管理を強化し、データを暗号化し、アクセス制限を設ける

例えば、従業員が退職した際、マイナンバーの情報をいつまでも保持していると、漏洩リスクが高まります。手続きが完了したら速やかに削除し、不要なデータの保管を避けることが大切です。また、書類を廃棄する際は、シュレッダーで裁断するなど、情報が復元できない方法で処分しましょう。

中小企業では、大企業のように専任の管理部門を設けることが難しい場合もあります。そのため、実行しやすいルールを策定し、社内全体で適切な管理を徹底することが求められます。

中小企業向けマイナンバーを管理する方法

マイナンバーを適切に管理するには、取得から保管、利用、廃棄までの各段階で適切な対応が求められます。誤った取り扱いをすると、情報漏洩や法令違反に繋がるリスクが高まります。特に、中小企業では専任の担当者がいない場合も多いため、管理方法をしっかりと定めることが重要です。ここでは、マイナンバーの管理における具体的な方法について解説します。

マイナンバーを取得・収集する場面

マイナンバーは従業員や取引先から適切に取得し、本人確認を行うことが求められます。正しく収集しないと、税務や社会保険の手続きに影響を及ぼす可能性があります。

マイナンバーを取得する主な場面は、次の通りです。

• 新入社員の採用時にマイナンバーを取得し、本人確認を行う
• 扶養控除申告時に扶養親族のマイナンバーを収集する
• 外部の個人事業主へ支払いを行う際にマイナンバーを取得する

マイナンバーの取得時には、必ず本人確認を実施する必要があります。具体的には、以下のいずれかの方法で確認します。

• マイナンバーカードを提示してもらい、本人確認と番号確認を同時に行う
• 通知カードと運転免許証などの本人確認書類を組み合わせて確認する

取得したマイナンバーは、紙やデジタルの記録として適切に管理し、不必要なコピーや第三者への提供を防ぐことが重要です。

マイナンバーを保管する場面

取得したマイナンバーは、安全に保管し、不要な流出を防ぐ必要があります。特に、中小企業では紙ベースの書類管理が多いため、保管方法を徹底しなければなりません。

マイナンバーを保管する際のポイントは、以下の通りです。

• 書類で保管する場合は、施錠可能なキャビネットに収納する
• 電子データで保管する場合は、アクセス制限を設ける
• 不要なマイナンバー情報は速やかに削除し、長期間の保存を避ける

例えば、給与計算ソフトなどのシステムを導入すると、デジタル管理が容易になり、情報漏洩のリスクを軽減できます。ただし、システムを利用する場合でも、適切なアクセス権限を設定し、管理担当者を限定することが必要です。

また、定期的に保管方法を見直し、不適切な管理が行われていないかチェックすることが大切です。

マイナンバーを取り扱う場面

マイナンバーを取り扱う際には、法律で定められた目的のみに限定し、不適切な利用を防ぐことが重要です。不正に使用すると、企業が法的責任を問われる可能性があります。

マイナンバーの主な利用場面は、以下の通りです。

• 源泉徴収票や支払調書の作成
• 社会保険や雇用保険の手続き
• 年末調整や扶養控除申告書の処理

例えば、従業員の給与計算を行う際に、税務手続きのためにマイナンバーを使用することは認められています。しかし、社内の社員管理番号として使用することや、本人の同意なく第三者へ提供することは違法となります。

適切に取り扱うためには、マイナンバーを扱う業務を明確にし、関係者以外がアクセスできないように制限することが必要です。特に、データを共有する際には、社内ルールを策定し、不必要な閲覧を防ぐ仕組みを整えることが重要です。

また、業務担当者にはマイナンバーの適切な取り扱いに関する研修を実施し、誤った運用を防ぐことが求められます。

マイナンバーを廃棄・削除する場面

マイナンバーは、必要な手続きが完了した後、法令に基づいて適切に廃棄・削除しなければなりません。不要な情報を長期間保管すると、漏洩リスクが高まるため、適切な処理が求められます。

マイナンバーの廃棄・削除を行うべきタイミングは、以下の通りです。

• 従業員が退職し、税務・社会保険関連の手続きが完了した後
• 外部の個人事業主との取引が終了し、法定保存期間が過ぎた後
• 書類の保存期限（原則7年）が過ぎた後

紙媒体のマイナンバーは、シュレッダーで裁断し、復元できない状態にすることが必要です。電子データの場合は、単なる削除ではなく、復元不可能な形でデータを完全に消去する措置を取ることが求められます。

また、マイナンバーの廃棄・削除については、社内のルールを明確にし、担当者が適切に実施できるように整備することが重要です。誤って不要なマイナンバーを保管し続けることがないよう、定期的な確認を行い、管理体制を強化しましょう。

中小企業がマイナンバーを管理する際のリスク

マイナンバーの管理には、情報漏洩や法令違反といったリスクが伴います。特に、中小企業では専任の管理部門を設けることが難しく、適切な対応が取れないケースもあります。マイナンバーを適切に管理しないと、企業の信頼を損なうだけでなく、罰則の対象となる可能性もあるのです。そのため、事前にリスクを理解し、適切な対策を講じることが重要です。ここでは、主なリスクについて解説します。

マイナンバーの漏洩リスクがある

マイナンバーは個人情報の中でも特に厳格な管理が求められる情報です。しかし、不適切な管理によって情報が漏洩すると、企業の信頼が損なわれ、法的責任を問われる可能性があります。

情報漏洩の主な原因には、以下のようなものがあります。

• 書類の誤廃棄や紛失
• 不正アクセスやサイバー攻撃による流出
• 社内での誤った情報共有や管理ミス

例えば、従業員がマイナンバーが記載された書類を持ち出し、紛失した場合、外部に流出するリスクが高まります。また、電子データとして保管している場合、適切なアクセス制限を行わなければ、不正アクセスや情報改ざんの危険もあります。

情報漏洩を防ぐには、次のような対策を講じることが重要です。

• 書類は施錠可能なキャビネットに保管し、管理責任者を明確にする
• 電子データは暗号化し、アクセス権限を適切に設定する
• 従業員向けにマイナンバーの取り扱いに関する研修を実施する

特に、中小企業ではITセキュリティ対策が不十分な場合もあるため、ウイルス対策ソフトの導入や不審なアクセスの監視など、基本的なセキュリティ対策を強化することが求められます。

マイナンバーを漏洩した際に企業が負う責任

マイナンバーが漏洩した場合、企業は法律に基づく責任を負うことになります。情報漏洩が発生すると、企業の信頼が低下するだけでなく、罰則の対象となる場合もあります。

企業が負う主な責任には、以下の通りです。

例えば、ある企業でマイナンバーを含む従業員情報が外部に漏洩した場合、個人情報保護委員会の指導を受けるだけでなく、損害賠償を請求されることもあります。また、企業の信用が低下すると、新たな取引や採用活動に支障をきたす可能性があります。

企業が責任を負わないようにするためには、次のような対策を徹底することが重要です。

• マイナンバーの取得・保管・廃棄の手順を明確にする
• 定期的に管理状況をチェックし、不備を早期に発見する
• 電子データの暗号化やアクセス制御を徹底する

適切な管理を行うことで、マイナンバーの漏洩リスクを最小限に抑え、企業の信用を守れます。特に、中小企業では人的・技術的なリソースが限られているため、シンプルかつ実効性のある管理体制を構築することが求められます。

中小企業においてマイナンバーを安全に管理するための特例措置4つ

マイナンバーを適切に管理するためには、企業ごとに安全対策を講じる必要があります。特に中小企業では、リソースが限られているため、効果的かつ実行可能な措置を導入することが重要です。個人情報保護法やガイドラインに基づき、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を実施することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを抑えられます。

ここでは、マイナンバーの安全管理に必要な4つの特例措置について解説します。

組織的安全管理措置（管理責任者の選定）

マイナンバーを適切に管理するには、社内で管理体制を整えることが不可欠です。特に、責任者を明確にし、社内ルールを策定することで、不適切な取り扱いを防げます。

組織的安全管理措置として、次のような対応を取ることが求められます。

• 管理責任者を選任し、マイナンバーの適切な運用を監督する
• マイナンバーの取り扱いルールを策定し、社内に周知する
• 定期的な内部監査を実施し、管理状況を確認する

例えば、マイナンバーを取り扱う担当者が明確でない場合、不要な従業員が情報にアクセスし、不正利用のリスクが高まります。そのため、管理責任者を選定し、適切な管理が行われているかを定期的にチェックすることが重要です。

また、社内の管理ルールを明確にし、書面で残すことで、従業員が適切に運用できるようになります。特に中小企業では、管理者が複数の業務を兼務することが多いため、シンプルかつ実行しやすいルールを定めることが望ましいです。

人的安全管理措置（従業員教育の実施）

マイナンバーの管理を徹底するには、従業員一人ひとりが適切な知識を持ち、正しい取り扱いを理解していることが重要です。特に、情報漏洩の多くはヒューマンエラーによるものとされており、教育を通じてリスクを最小限に抑えることが求められます。

人的安全管理措置として、次のような施策を実施すると効果的です。

• マイナンバーの取り扱いに関する研修を定期的に実施する
• 取り扱いルールをマニュアル化し、従業員に共有する
• 新入社員に対して、マイナンバー管理の基本を指導する

例えば、書類の誤廃棄や誤送付といったミスは、適切な教育が不足していることが原因となることが多いです。そのため、定期的な研修を実施し、従業員が正しく理解できる環境を整えることが重要です。

また、マニュアルを用意しておけば、実務において迷った際にすぐに確認できるため、誤った運用を防げます。特に中小企業では、業務の属人化を防ぐためにも、誰が見ても分かりやすい資料を作成し、全社的に活用することが推奨されます。

物理的安全管理措置（書類・データの保管対策）

マイナンバーを適切に管理するためには、書類やデータを安全に保管し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ必要があります。物理的な管理が不十分だと、書類の紛失や盗難が発生し、重大なトラブルに繋がる可能性があります。

物理的安全管理措置として、講じる対策の例は以下の通りです。

• 書類は施錠可能なキャビネットや金庫に保管し、アクセスできる人を限定する
• 重要なデータはパスワード付きのファイルで管理し、不正アクセスを防ぐ
• 不要になった書類やデータは、シュレッダー処理や完全消去ソフトを使用して適切に廃棄する

例えば、従業員がマイナンバーの記された書類を机の上に放置していた場合、社内外の第三者に閲覧されるリスクがあります。また、電子データを適切に保護せず、USBメモリや外付けハードディスクで持ち運ぶと、紛失や盗難による情報漏洩の危険性が高まります。

このように適切な管理を行うことで、情報の流出を未然に防げるのです。特に中小企業では、専用の管理システムを導入する余裕がない場合も多いため、施錠保管やアクセス制限など、基本的な対策を徹底することが重要です。

技術的安全管理措置（アクセス制限・暗号化）

マイナンバーのデータを電子的に管理する場合、不正アクセスやハッキングによる情報漏洩を防ぐため、技術的な対策が必要です。データが外部に流出すると、企業の信用が損なわれるだけでなく、法的な責任を問われる可能性もあります。

技術的安全管理措置として、次のような施策を導入すると効果的です。

• マイナンバーのデータは、アクセス権限を設定し、必要な人のみ閲覧できるようにする
• システムには多要素認証を導入し、不正ログインを防ぐ
• マイナンバーを含むデータは暗号化し、安全なストレージに保存する

例えば、社内の共有フォルダにマイナンバーのデータを保存し、誰でもアクセスできる状態にしていた場合、不正利用や誤操作による漏洩のリスクが高まります。こうした事態を防ぐため、管理者のみがデータにアクセスできるように制限を設けることが重要です。

また、パソコンやクラウドストレージのセキュリティ対策を強化し、パスワードの定期変更や不正アクセスの監視を行うことで、安全性を向上できます。特に中小企業では、専任のIT担当者がいないケースも多いため、社内で簡単に実施できる対策を優先して取り組むことが重要です。

マイナンバーの管理を効率化するための方法

マイナンバーの管理は慎重に行う必要がありますが、複雑な手続きや厳格な管理基準を満たすには、多くの時間と労力がかかります。特に中小企業では、専任の管理担当者を置くことが難しいケースも多いため、負担を軽減するための工夫が求められます。効率的な管理方法を導入することで、業務負担を減らしつつ、適切な管理体制を維持することが可能です。ここでは、管理を効率化する具体的な方法について解説します。

マイナンバー管理システムを導入する

マイナンバーの管理を効率化する方法の一つに、専用の管理システムを導入することが挙げられます。手作業での管理はヒューマンエラーのリスクが高く、情報漏洩の危険性もありますが、システムを活用すれば、安全かつ効率的に管理が可能です。

マイナンバー管理システムを導入するメリットは、次の通りです。

• 取得・保管・廃棄までのプロセスを一元管理できる
• アクセス制限や暗号化などのセキュリティ機能が強化される
• 手作業によるミスを防ぎ、業務の効率化が図れる

例えば、クラウド型の管理システムを利用すれば、インターネット経由でどこからでも安全にアクセスできるため、テレワーク環境にも対応しやすくなります。また、システムによっては、マイナンバーを暗号化して保存し、閲覧権限を細かく設定できるため、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できます。

一方で、システム導入にはコストがかかるため、自社の規模や業務量に応じて適切なサービスを選ぶことが重要です。無料で利用できるものから高度なセキュリティ機能を備えた有料システムまで、様々な選択肢があるため、自社に最適なものを検討すると良いでしょう。

管理を社労士や税理士に委託する

マイナンバーの管理を社内で対応するのが難しい場合、社労士や税理士に業務を委託する方法もあります。専門家に任せることで、法令遵守の確保や管理業務の負担軽減が可能になります。

社労士や税理士に委託するメリットは、次の通りです。

• 法改正への対応や最新の管理基準を遵守できる
• 書類の作成や提出業務を代行してもらえる
• 専門的な知識を活用し、適切な管理体制を構築できる

例えば、給与計算や年末調整などの手続きとあわせてマイナンバーの管理を委託すれば、業務の一括管理が可能になります。これにより、社内の担当者がマイナンバーの取り扱いについて深い知識を持っていなくても、安全な管理が維持できます。

ただし、外部に業務を委託する際には、情報漏洩のリスクにも注意が必要です。委託先が適切な管理体制を整えているか、契約書において守秘義務や情報管理に関する規定を明確にしておくことが重要です。

このように、マイナンバー管理の負担を軽減する方法はいくつかあります。社内での管理が難しい場合は、管理システムの導入や専門家への委託を検討し、効率的な運用体制を構築することが望まれます。

まとめ

マイナンバーの管理は、法令遵守だけでなく、企業の信頼を守るためにも重要です。不適切な取り扱いは、情報漏洩や罰則のリスクを高めるため、安全な管理体制を構築する必要があります。特に中小企業では、専任の管理担当者を置くことが難しいケースもあるため、実行しやすい管理手法を導入することが求められます。

マイナンバーを適切に管理するためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 従業員の本人確認を確実に行い、適切に取得・保管する
• 目的外の利用を避け、必要な業務のみに限定して使用する
• 漏洩リスクを抑えるため、書類やデータの保管・廃棄ルールを明確にする
• 組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を導入し、管理体制を強化する
• 管理業務の負担を軽減するため、システムの導入や専門家への委託を検討する

例えば、管理システムを導入すれば、マイナンバーの取得から廃棄までを一元管理でき、手作業によるミスを防ぐことが可能です。また、社労士や税理士に委託することで、専門的な知識を活用し、法令違反を防ぐこともできます。

このように、中小企業においては、限られたリソースの中で効率的に管理することが求められます。適切な管理手法を取り入れることで、安全性を確保しながら業務負担を軽減し、企業の信頼を守ることが可能です。

マイナンバー管理システムの製品比較記事や比較表もあわせて参考にしてみてください。

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