出面表とは？管理方法、役割、おすすめのアプリを徹底解説！！

建設業や大規模な工事現場での作業管理に欠かせないツールの一つに「出面表」があります。これは、作業員の出勤状況や作業内容を記録し、労務管理や賃金計算、安全管理に役立てるための表です。出面表は単なる出勤記録にとどまらず、工事現場の効率化やコスト管理、さらには事故防止にまで広く関与しています。現場の適正な労働環境を維持するため、法定帳簿としての役割も担っており、プロジェクトの成功には欠かせないツールといえるでしょう。

しかし、紙やExcelでの管理は手間がかかり、ミスが発生するリスクも高いのが現状です。そこで注目されているのが、出面管理を効率化するためのデジタルツールやアプリの活用です。これにより、出勤記録の自動化やデータのリアルタイム共有が可能となり、作業現場の管理がよりスムーズに行えるようになります。

この記事では、出面表の基本的な概要からその重要な役割を解説するとともに、出面管理を効率化するためのおすすめアプリを詳しくご紹介します。現場の労務管理をよりスムーズに行い、ミスのない確実な管理体制を整えるために、ぜひ参考にしてみてください。

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1.出面表の概要と重要性

出面表とは、建設現場において作業員の出勤日数や勤務時間、作業内容などを記録するための表です。主に県施業で使われ、作業員がいつ、どこで、どのような作業を行ったのかを正確に把握するために欠かせないツールです。労務管理や賃金計算、安全管理など様々な業務における基礎データを扱っているため、出面表が適切に管理されないと、現場での人員配置や労務費のズレなどの問題を引き起こす可能性があります。

また、出面表は労働基準法に基づく法定帳簿の一部として利用されるため、法的な観点から見ても適切な管理が求められます。

2.出面表作成の目的

出面表を作成する主な目的は、労務管理、賃金管理、安全管理の観点から現場の状況を正確に把握することです。具体的に以下のような目的が挙げられます。

• 労務管理の効率化
• 賃金計算の効率化
• 安全管理の向上

労務管理の効率化

出面表は、現場で働く作業員の出勤日数や勤務時間を記録することで、労務管理を効率化します。だれがどの現場で作業しているのかを正確に把握できるため、人員配置の最適化や残業時間の把握に役立ちます。これにより、無駄な人件費を削減し、業務効率を向上させることができます。

賃金計算の効率化

出面表に記録されたデータは作業員の賃金計算の基礎となります。出勤日数や勤務時間、作業内容をもとに賃金が計算されるため、正確な記録が求められます。適切な記録がされていれば、賃金の支払いミスを防ぎ、公平で投影性のある賃金管理が実現します。

安全管理の向上

出面表を通じて、誰がいつどのような作業を行ったか明確になることで、安全管理の強化につながります。作業員の適切な休憩や休暇の管理ができるため、過労による事故の防止にも役立ちます。また、現場でのリスク管理や緊急時の対応も迅速に対応できる体制を整えることができます。

3.出面表の記載項目

出面表には、作業員の勤務状況や作業内容を正確に記録するために必要な項目が記載されます。一般的な出面表の記載項目とその具体例は以下の通りです。

• 作業員名・所属
• 出勤日数・勤務時間
• 休憩時間・残業時間
• 作業内容・作業場所
• 特記事項

作業員名・所属

各作業員の名前や所属部署名を記載します。これらは労務管理において、誰がどの現場で作業しているのかを特定するための基本情報となります。

出勤日数・勤務時間

各作業員の出勤日と勤務時間を記録します。これにより、出勤状況の把握と残業時間の管理が可能となり、賃金計算の基礎データとしても使用されます。

作業内容・作業場所

作業員が行った作業内容と、その作業が行われた場所を記載します。この情報は、安全管理や作業の進捗管理に役立ちます。例えば、「鉄筋組立作業」「第3現場」といった記載がされます。

休憩時間・残業時間

作業中の休憩時間や残業時間を記録することで、労働基準法に準じた適切な労働時間管理が可能になります。これは安全管理の観点からも非常に重要です。

特記事項

その日の作業において特筆すべきことや注意点を記載します。例えば、天候による作業中断や事故の発生状況などがここに記載されます。

4.出面表の作成方法

出面用を作成には、手書き、エクセル、専用ソフトの3つの方法があります。それぞれの手順を簡単に説明します。

手書きでの作成方法

手書きの出面表は現場での即時対応が可能で、作業員の勤務状況をその場で記録できるため、特に小規模な現場では便利です。必要な項目を手書きで記入し、日々の管理が簡単にできます。ただし、ミスや記録漏れが発生しやすいため、定期的な確認が必要とされます。

エクセルを使った作成方法

エクセルを使った出面表の作成は、デジタルでの管理が可能で、データの集計や分析がしやすくなります。テンプレートを活用することによって、入力作業を簡素化することができ、出勤日数や勤務時間の自動計算も可能です。エクセルは広く普及しているため、特別なスキルが無くても導入しやすい点が魅力的です。

専用ソフトでの作成方法

専用ソフトを利用することで、出面表の作成から管理、データの保存まで一括して行えます。クラウド上での管理できるソフトも多く、リアルタイムでの情報共有が可能です。自動的に賃金計算ができる機能がついている場合もあり、業務の効率化に大きく貢献します。ただしコストがかかる点や導入に当たってトレーニングが必要な場合もあるため。事前に検討が必要です。しかし、コストが比較的にかからない製品もあるため、出面表の作成を改善したい場合は一番お勧めできます。

5.出面表の運用上の注意点

出面表の効率的な運用には、いくつか注意点があります。記録の正確性、定期的な更新と保管、プレイバシーの保護、そして現場全体での共有とフィードバックの活用が挙げられます。これらを押さえておくことで、より効率的な管理ができます。

• 記録の正確性を保つ
• 定期的な更新と保管
• プライバシーへの配慮

記録の正確性を保つ

出面表の記録内容は、賃金計算や労務管理に直結するため、正確性が求められます。記録漏れや誤記が無いよう。毎日の確認と定期的な見直しが重要です。特に出勤時間や作業内容の記載には注意し、間違いがあった場合は速やかに修正する必要があります。

定期的な更新と保管

出面表は定期的に更新し、サイン審の情報が反映されるように管理することが大切です。また、記録の保管期間を明確にし、適切な方法で保存することで、過去のデータを必要な時にすぐ参照できる状態にしておくとよいでしょう。紙での管理の場合は、紛失に注意し、デジタルデータでの管理の場合はバックアップを取ることを忘れないようにしましょう。

プライバシーへの配慮

出面表には個人情報が含まれるため、プライバシー保護に十分配慮する必要があります。情報の取り扱いや保管においては、セキュリティ対策を工事、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことが重要です。特にデジタル管理の場合、パスワード設定やアクセス権限の管理を徹底することが求められます。

6.出面表運用を改善する方法4選

出面表の運用をより効果的にするためには、継続的な改善が欠かせません。具体的に出面表の運用改善には、デジタル化の促進、テンプレートの活用、定期的な教育・トレーニング、そして現場からのフィードバックを積極的に取り入れることが改善の鍵です。この4つの方法を通して出面表をより効果的に使用できるようになり、現場の効率化につながります。

• デジタル化の促進
• テンプレートの活用
• 定期的な教育やトレーニング実施
• フィードバックの取入れ

デジタル化の促進

紙や手書きでの出面表管理は、現場の迅速な対応には便利ですが、集計や分析の面で効率が低下することがあります。エクセルや専用ソフトへの移行を検討することで、データの集計や自動化が進み、作業の効率が向上します。特にクラウド型のシステムを導入することで、リアルタイムの情報共有が可能になり、現場の意思決定を迅速化できます。

テンプレートの活用

出面表の入力を効率化するために、統一されたテンプレートを使用することが効果的です。テンプレートを活用することで、入力ミスを減らし、記録の一貫性を保つことができます。現場のニーズに合わせてカスタマイズされたテンプレートを使用することで、より実用的な出面表を作成できます。

定期的な教育やトレーニングの実施

出面表を正しく運用するためには、現場のスタッフ全員がその重要性を理解し、正しい記入方法を習得していることが重要です。定期的な教育やトレーニングを実施し、出面表の使い方や記入時の注意点を再確認することで、運用の質を向上させることができます。

フィードバックの取入れ

出面表の運用に関して、現場からのフィードバックを積極的に取り入れることが開園の鍵です。実際に運用している社員の意見を反映し、使いやすさや記録方法を見直すことで、出面表の効果を最大限に引き出すことが可能です。

7.出面表のデジタルツールの活用例

出面表のデジタル化は、単なる紙からの移行ではなく、業務全体の効率化や管理の精度向上を図る手段となります。ここでは、でづらひょうのｖデジタルツールの活用例を紹介します。スマートフォンアプリ、クラウドシステム、ＱＲコードやＩＣカードの利用など各現場のニーズに合わせたデジタル化の手法を導入することで、現場の運用を効果的に進めることができます。

• スマートフォンアプリの活用
• クラウドシステム
• QRコードやICカードの活用
• データ分析機能の活用

スマートフォンアプリの活用

近年では、スマートフォンを利用した出面表管理アプリが普及しており、現場での記録作業が簡単に行えるようになっています。これにより、出勤状況のリアルタイム更新や、現場から直接記録することが可能になり、手書き入力によるミスの削減にもつながります。また、GPS機能を活用すれば、作業員の正確な位置情報も取得でき、出退勤管理が一層簡便になります。

クラウドシステムの導入

クラウドベースの出面表システムを導入することで、現場とオフィス間でのデータ共有が円滑になります。クラウドシステムは、自動バックアップやアクセス制限の設定が容易で、情報のセキュリティも高められます。さらに、出勤情報の集計や分析も自動化でき、管理者の負担を大幅に軽減できます。

QRコードやICカードの利用

出面表の記録にQRコードやICカードを使用する方法もあります。作業員が専用端末にカードをかざすだけで出退勤が記録され、作業内容も簡単に入力できるため、記録のスピードと正確性が向上します。また、ICカードを使うことで、個人の識別が簡単に行えるため、出面表のセキュリティも強化されます。

データ分析機能の活用

デジタルツールには、出面表のデータを分析する機能が備わっているものが多くあります。これにより、出勤傾向や労働時間の偏りなどを把握し、労務管理の改善策を立てることができます。データ分析を活用することで、業務の最適化や人員配置の見直しが容易になり、無駄を減らすことができます。

8.おすすめの出面表アプリ6選

ここまで出面表の活用など出面表について詳しく解説してきました。ここでは、導入することで業務効率化が期待できる出面表のアプリを3つ紹介します。

1. ANDPAD
2. Anymore
3. BUILDYNOTE
4. ダンドリワーク
5. 現場一番
6. KANNA