オンプレミス型の名刺管理ソフト4選！メリットや選び方を徹底解説

多くの企業にとって、名刺は営業活動するうえでの貴重な情報源。イベントや交流会で知り合った人と交換した名刺を、きちんとデータベース化できているか、必要な時に必要な情報を取り出せるかは、重要な課題です。

近年は、名刺管理ソフトをうまく活用して、厳重なセキュリティ管理のもと、あらゆる紙の名刺情報をデータベース化し、営業効率・能率を向上させる企業が増えてきています。

本記事では、数ある名刺管理ソフトのなかでも、オンプレミス型について解説します。クラウド型との違い、メリット・デメリット、おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフトの比較まで、網羅的に紹介するので、名刺管理ソフトを検討している方はぜひ参考にしてみてください。

ぜひ、自社にとって有益な名刺管理ソフトを導入し、無駄な作業を省き、売り上げ・利益に直結するような情報管理をしていきましょう。

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名刺管理ソフトとは

まずは名刺管理ソフトについておさらいしておきましょう。

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナまたはスマートフォンを使い、OCR（光学文字認識）により紙の画像をテキストデータ化し、一元管理するソフトのことを指します。名刺をデジタル化することによって、紙で管理をする必要が無くなるため紛失の心配をする必要がなく、手入力による打ち間違いも軽減できます。

またデジタルデータでの管理になるため社内での共有が容易になる、検索機能により必要なデータを簡単に探すことができるようになるといったメリットがあります。また、セキュリティの強固な名刺管理ソフトを導入することで、個人情報保護法にのっとった適切な運用・管理ができるでしょう。

名刺管理ソフトで営業力の向上や顧客の育成などを図りたい場合は、法人向けのサービスの導入を検討しましょう。自社で利用する機能が搭載されたサービスを比較・検討することで、費用を抑えつつ業務効率化を図ることができます。

名刺管理ソフトのメリット5つ

名刺管理ソフトを導入することのメリットを見ていきましょう。「今よりどれくらい業務が改善されるのか」が注目される点になります。名刺管理システムを企業が導入すると下記5つのメリットが得られます。

1. 大量の名刺を管理することが可能に
2. 検索機能で必要な名刺をすぐに見つけることができる
3. 名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる
4. 名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる
5. 社員同士の情報共有が簡単になる

1.大量の名刺を管理することが可能に

名刺管理ソフトを導入する一番のメリットは「名刺をデータ化し、ソフト上で一元管理することができる」ことにあります。管理する名刺数が多い場合、スペースの問題以外にも紛失や目的の名刺を探しづらくなるなどの問題も発生します。

名刺管理ソフトを活用すればスキャナーやスマートフォンから名刺を簡単に読み取ることができるため登録の手間を減らすことができます。また名刺情報は一度登録すればデータが消えることはないため紛失のリスクを防ぐことができ、より効率的な名刺管理が可能になります。

2.検索機能で必要な名刺をすぐに見つけることができる

管理する名刺が増えていくにつれ名刺がどこにあるのか分からず、探す手間や時間がかかり業務効率も下がっていきます。名刺管理ソフトを導入すれば氏名はもちろんのこと会社名や電話番号、部署名などでの検索が可能なため簡単に名刺を探し出すことができます。クラウドタイプの名刺管理ソフトではPC以外にもスマートフォンやタブレットなどで名刺情報を確認することが可能なため、訪問先でも簡単に名刺の内容を確認することができます。

3.名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる

名刺をExcelで管理している場合、名刺の内容を全て手入力することになるため登録時に非常に負担が掛かってしまいます。現在販売されている名刺管理ソフトの多くは名刺をスキャナーやスマートフォンなどでスキャンした後、名前などのデータを入力することなく名刺管理ソフトに登録されます。これは光学文字認識（ORC）を利用することで、利用者が入力しなくても記載されている情報が入力される仕組みとなっています。中には正しく名刺情報を読み取れなかった場合、オペレーターが手動で入力するサービスを用意しているソフトもあります。

4.名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる

名刺管理ソフトは名刺をただ管理する以外にも活用方法があります。例として来社や打ち合わせなどの情報を記録することなどが挙げられます。紙の名刺の場合、名刺に情報を書き込むことはなく、来社などの記録は別の場所で管理する場合が多いと思われます。しかし名刺管理ソフトの活用次第では備考欄などに様々な情報を記録することができ、名刺以上の情報を登録することが可能です。来社履歴や打ち合わせ内容などの情報を全て名刺管理ソフト上で一元管理することができます。

5.社員同士の情報共有が簡単になる

紙の名刺は個人管理になり情報共有が難しいことから、社員の連携が上手くいかず販路拡大や会社全体の利益に影響を及ぼしてしまいます。名刺管理ソフトを導入することで社内の名刺情報を全社員に共有できれば、業務効率は向上し連携もより上手く取ることができるでしょう。社内での連携が高まることにより、未開拓だった販路の獲得や商談のセッティングなど思わぬビジネスチャンスを生み出すきっかけとなるかもしれません。

組織の営業力を高めるには「営業推進とは？組織営業力を高める方法や施策を解説！」もご覧ください。

名刺管理ソフトのタイプ【クラウド型・オンプレミス型】

名刺管理ソフトは大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの料金体系を把握し自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

クラウド型

クラウド型の名刺管理ソフトは提供する会社のサーバー上でシステムが動いており、名刺のデータなども同じ会社のサーバーに保存されます。クラウド型には以下のような特徴があります。

• 自社でサーバーを用意する必要が無いため初期費用がかからない
•  セキュリティに関しても提供会社が対応するため安心して利用できる
•  システムの運用や保守などは提供する会社が行うため利用者はメンテナンスの必要はない

クラウド型は基本的にサーバーの設置は不要なため初期費用が発生せず、比較的導入を検討しやすい傾向にあります。また、名刺は個人情報であるためセキュリティの心配がありますが、こちらも提供会社が対応するため専門的な知識もさほど必要なく安心して利用することができます。

オンプレミス型

簡潔にご紹介すると自社にサーバーを準備して設置し、そこに名刺管理ソフトをインストールして運用する方法になります。オンプレミス型には以下のような特長があります。

• 買い切りであるため利用者が増えても費用に変動が無い
• 企業内サーバでデータ管理を行うためセキュリティ面の安全性が高い
• 自社の利用用途に合わせて開発や機能カスタマイズが行える

クラウド型は1利用者につき費用が発生するのに対して、オンプレミス型の場合は買い切りであるため利用者が増えても費用に変動が無いという強みがあります。独自のカスタマイズを行いたい、個人情報をクラウドで扱うことに不安を感じるといった大企業におすすめのサービス形態です。

なお、オンプレミス型であっても月額の保守費用がかかる場合がありますので、事前に製品情報を確認しましょう。

オンプレミス型名刺管理ソフトの2つのメリット

では、名刺管理ソフトの中でも、オンプレミス型を選ぶことのメリットを見ていきましょう。ポイントは以下2点です。

1. 高いカスタマイズ性
2. 強固なセキュリティ環境

1.高いカスタマイズ性

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、企業の特定のニーズに合わせて高度にカスタマイズできます。例えば、独自のワークフローやデータベース構造を持つ企業でも、オンプレミス環境ならば柔軟に対応可能です。APIの統合やカスタムフィールドの追加、特定の業務プロセスに合わせたユーザーインターフェースの調整など、細部にわたるカスタマイズが可能です。その結果、業務効率を最大化し、他のシステムとのシームレスな連携が実現します。

2.強固なセキュリティ環境

オンプレミス型の最大のメリットの一つは、セキュリティ管理が自社内で完結する点です。データが外部のクラウドサーバーに保存されることがないため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。さらに、企業独自のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件に完全に準拠したセキュリティ対策を講じることが可能です。

例えば、ファイアウォールの設定やアクセス制御、データ暗号化など、自社のIT部門が直接管理・監視することで、最高レベルのセキュリティを維持できます。これに伴い、オンプレミス型名刺管理ソフトは、特にセキュリティやカスタマイズ性を重視する企業にとって非常に有効な選択肢となります。業界の専門知識を活かし、最適な解決策を導き出せるでしょう。

オンプレミス型名刺管理ソフトの選び方ポイント4点

オンプレミス型名刺管理ソフトは、操作性やカスタマイズ性、セキュリティなどを検討することで、自社に合ったシステムを選ぶことができます。以下の点に注意して製品選びをしましょう。

1. 名刺の取り込み精度が高いか
2. 名刺の取り込み方法で選ぶ
3. 外部ツールと連携が可能か
4. サポート体制が整っているか

1.名刺の取り込み精度が高いか

多くの名刺管理ソフトはスキャナーやスマートフォンのカメラから光学文字認識（OCR）技術により自動で読み込み、名刺情報を検索できるデータとして取り込みます。読み取った情報に誤りがあると修正作業が必要になってしまうため、名刺情報をいかにスムーズにシステムに登録できるかが大きなポイントになります。

特にOCR機能は各会社によって文字認識の精度が異なるため、無料トライアルで実際の使用感を試すことをおすすめします。また中には名刺情報をオペレーターが手動で修正するサービスを提供している場合があります。より正確な名刺情報がシステムに登録されるため法人利用では非常に役立つサービスになるでしょう。

2.名刺の取り込み方法で選ぶ

現在会社に配備されているスキャナーで名刺を取り込む場合、導入費用を抑えることができます。また会社のスキャナーでの取り込みが難しい場合にも、名刺管理ソフトによっては専用のスキャナーを提供している場合があります。より名刺の取り込みが簡易的なサービスもあるため、導入時には取り込み時の負担についても注目してみましょう。

また名刺取り込みの重要なポイントとして「スキャナーなどが無い環境でも取り込むことが可能であるか」が挙げられます。顧客の会社に来社する際など、近くにスキャナーが無い場合には名刺のスキャンを忘れてしまう可能性があります。しかしスマートフォンやタブレットによる名刺取り込みに対応した名刺管理ソフトを利用していれば、その場で登録が可能になるためスキャンし忘れる心配もありません。名刺を漏れなく管理することができ、かつクイックに登録が可能なため業務の効率化が図れます。

3.外部ツールと連携が可能か

名刺管理ソフトを法人用として利用する場合、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)との連携が可能であるかは大きなポイントになります。外部ツールとの連携が可能な商品を選ぶことで、人脈ツリーの可視化や打ち合わせ・商談情報の管理などが可能になるほか、名刺情報を他のシステムでも活用することができるようになるといったメリットがあります。例えば登録した名刺情報に商談の内容などを記録することで、商談の履歴を確認することができるほか、過去の内容からどのような部分を次回話し合うべきかなど営業活動をさらに強化することができます。

4.サポート体制が整っているか

万が一のトラブルへの対処やソフト導入時の使い方ヘルプなど、手厚いサポートを提供しているソフトを選びましょう。導入してある程度使い方が浸透してきた場合でも、名刺データの誤削除やシステムの不具合などの際にすぐにサポートを受けることができれば、利用者からすると非常に安心して使うことができます。

おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフト4選

オンプレミス型の名刺管理ソフトには様々な機能や特長をもった製品があります。今回は特におすすめしたい5つの製品を紹介していきます。

1. THE 名刺管理 On-premise
2. タントカードガリバー
3. WorldCard V8 Ultra Plus-Personal
4. 名刺えびす

1.THE 名刺管理 On-premise

1. 高精度認識によるスピーディなデータベース構築
2. 名刺情報を企業資産として一元管理・活用できる
3. 名刺データをセキュリティで守られた環境で安全に運用できる

1.高精度認識によるスピーディなデータベース構築

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」からボタン一つでサーバへのデータ転送が可能です。またオフィス内にある複合機またはスマホアプリからカメラ撮影して登録することも可能です。高性能なOCR機能で文字データ化されてデータベースに自動登録されます。また訂正サービス機能も提供されています。

2.名刺情報を企業資産として一元管理・活用できる

個人単位で管理していた名刺データを 「全社」「部」「課」レベルでの情報共有を実現し、顧客情報の有効活用が可能です。 さまざまな角度からのスピーディな検索に加え、指定した社名の名刺を持っているユーザーの一覧表示、メールリスト作成やDM発送など営業活動やマーケティング活動にも活用できます。

3.名刺データをセキュリティで守られた環境で安全に運用できる

Webサーバ（IIS）とDBサーバ（SQL）に分けて運用が可能なため、外部からの不正アクセスに対するセキュリティ強化が図れます。またクライアント端末には名刺データを一切残らないため、社外からスマートフォンでアクセスしたい時など、セキュリティを考慮した環境で安全に運用することができます。

2.タントカードガリバー

1. 大量の名刺データを、安全に一元管理可能に
2. スキャナーでまとめてスキャン可能、簡単に名刺情報を登録
3. 専用のサーバーに名刺情報をアップロード、保守サポートも

1.大量の名刺データを、安全に一元管理可能に

タントカードガリバーは企業内の名刺情報を、セキュリティが保証されたサーバーで共有し一元管理可能するソフトです。閲覧自体は社内PCだけでなく、スマートフォンでどこでも確認可能なため業務の幅が広がります。文字認識技術によりスキャンするだけで簡単に名刺情報が登録できるため、日々の業務が楽になります。

2.スキャナーでまとめてスキャン可能、簡単に名刺情報を登録

複合機の場合はランダムに名刺を並べるだけで、自動的に文字認識し、名刺情報を正確かつ素早くデータ化します。名寄せ機能も搭載されているため、会社や名前の重複で現場を混乱することを防げます。ScanSnapを使用すれば更に効率よく名刺のスキャンが可能です。

3.専用のサーバーに名刺情報をアップロード、保守サポートも

取り込まれた名刺データは安全性の高い自社サーバーに保存され、流出の心配がありません。ブラウザを利用することでいつでも名刺情報の確認が可能です。導入のサポートだけでなく、有料で保守サポートを行うことも可能で、万一のトラブルにも迅速に対応できます。

3.WorldCard V8 Ultra Plus-Personal

1. サーバーで名刺情報を一元管理し、ブラウザで簡単に閲覧できる
2. スマホで名刺を撮影し、簡単にデータ登録できる
3. アプリ不要で、最適化ブラウザで名刺データを閲覧可能

1.サーバーで名刺情報を一元管理し、ブラウザで簡単に閲覧できる

社員一人ひとりが所持している名刺情報を安全なサーバ上でデータ管理することで、セキュリティ対策を講じることができます。また複数の名刺データの情報を一括で変更・削除でき、一括で管理できる情報は名刺データに加えて付加情報とタグ情報が管理できます。

2.スマホで名刺を撮影し、簡単にデータ登録できる

モバイルアプリを使えば、スマートフォンのカメラで名刺を登録することができます。また、アプリの名刺管理機能は、TantCard Gulliver同等の機能を持ち、名刺情報を検索・閲覧・編集することができます。名刺情報はサーバーにのみ保持されるため、外出先でも安全に名刺情報にアクセス可能です。

3.アプリ不要で、最適化ブラウザで名刺データを閲覧可能

登録した名刺データを様々なブラウザで閲覧する事ができます。 電話や地図アプリやメールアプリなどの連動も可能なので、外出先で名刺を検索し、名刺情報から電話を掛けたり、地図アプリを起動してナビゲーションするなど、営業訪問などに役立つ機能が搭載されています。

4.名刺えびす（オンプレミス型）

1. スキャナやスマートフォンを使って簡単に登録可能
2. 全文検索機能で、必要なデータを簡単に見つけられる
3. 名刺以外の情報やドキュメントも併せて管理可能

1.スキャナやスマートフォンを使って簡単に登録可能

推奨スキャナやスマートフォンアプリを利用して、大量の名刺を表裏一括で登録することができます。名刺えびすに登録された名刺画像はOCR処理され、名刺情報として自動登録されるため、面倒な項目の入力は不要です。読取った結果の編集やメモ書き等の追記も、名刺画像を参照しながら簡単に行えます。

2.全文検索機能で、必要なデータを簡単に見つけられる

全文検索機能を使用すれば、登録されている名刺情報から、指定したキーワードを含む名刺を素早く見つけることが可能です。またカレンダーでの登録日検索や、社名や氏名などの登録情報で絞込み、画像一覧や情報一覧での表示や並び替えなどの検索も可能で、名刺検索に費やしていた時間を大幅に削減できます。

3.名刺以外の情報やドキュメントも併せて管理可能

詳細画面では名刺画像と共に登録された名刺情報や人物情報も併せて閲覧できます。また、名刺情報に画像やPDF、ワード文書などのドキュメントファイルを添付し管理することもできるため、簡易的な顧客管理システムやドキュメント管理システムとしても利用可能であるという特長があります。