マイナンバー管理システムの導入事例6つ！事例からわかる導入効果を徹底解説

マイナンバー管理システムの導入は、業務の効率化やセキュリティの強化に繋がります。特に、手作業による管理では情報漏えいや紛失のリスクがあるため、安全かつ正確に処理するためのシステム化が求められています。

マイナンバーの管理は、企業にとって避けて通れない課題です。しかし、多くの企業では以下のような問題を抱えています。

• 手作業での収集・保管・提出に時間がかかるなど管理の手間が大きい
• 書類の紛失や不正アクセスの危険性がある
• 制度改正に伴い、最新のルールに適応する必要がある

これらの課題を解決するために、多くの企業がマイナンバー管理システムを導入しています。実際に導入した企業では、クラウド管理によって書類のやり取りが不要になったり、データの暗号化によってセキュリティが強化されたりするなど、大きな効果が得られています。

本記事では、実際の導入事例を紹介しながら、マイナンバー管理システムの導入効果について詳しく見ていきましょう。企業がどのように課題を解決したのかを知ることで、自社に合ったシステム選定の参考にしてみてください。

マイナンバー管理システム9選と選び方を徹底解説

労働生産性の向上を実現（導入システム：ProActive E²）

出典：導入事例　株式会社学研プロダクツサポート

導入企業：株式会社学研プロダクツサポートについて

株式会社学研プロダクツサポートは、学研グループの一員として、教育分野における様々な支援を行う企業です。主に学習教材の提供や、学習管理システム、教育用ソフトウェアの開発・販売を行っています。また、企業向けの研修プログラムや、教育機関向けのデジタル教材の提供にも力を入れています。

2009年に設立され、教育業界に携わってきた学研プロダクツサポートは、常に時代のニーズに応じた教育サービスを提供し続けており、技術革新を通じて教育のデジタル化を推進しているのです。今後も、学びの場を支える新しいソリューションの提供に取り組んでいます。

導入することになった背景

学研プロダクツサポートは、2003年から10年以上にわたって別のシステムを使っていました。しかし、以下を理由に煩雑になる業務が増えたことが要因で、システム変更を検討し始めました。

• システムの老朽化
• 機能の拡張性に乏しく、現状に対応できていない
• 手作業業務が増え、時間外勤務時間が増えていた
• グループ会社の分社化により、管理対象企業数が1社から10数社へ増加

また、上記と並行して新たな制度として始まったマイナンバー制度への対応も必要だったことから、マイナンバーの管理システムについても検討することとなったのです。

9社を比較検討し、最終的にProActiveに決まった理由は以下の通りです。

• 自社で抱えている課題を解決できること
• 提案力やプロジェクト推進面で、パートナーとなるSCSKが信頼できた
• 10年のTCOを比較して想定の範囲内であったこと

導入による効果

ProActiveを導入したことで、本来の目的であった生産性を向上させる業務プロセスの改善が実現できました。マイナンバー管理においては、システムのセルフエントリーが行えたので、定期的なマイナンバーを収集でき、制度開始にも間に合わせられました。

具体的な効果として、人事システムとして以下の効果が表れています。

• 連携データを作成する際のオペレーションが簡略化されたことで65%の時間を削減
• 出向者データ作成に限定すると90%時間を削減
• 総じて生産性の向上により、時間外労働が40%現象

マイナンバー制度は今後も変わっていくことが想定されるため、迅速な対応が期待されています。

＞詳細を見る

安全なマイナンバー管理が実現（導入システム：MJSマイナンバー Cloud）

出典：MJSマイナンバー管理システム

導入企業：長崎文化放送株式会社について

長崎文化放送株式会社は、長崎県を拠点にラジオ・テレビ番組の制作と放送を行っている地域密着型のメディア企業です。地域の文化や情報を積極的に発信することを大切にしており、県内の出来事や観光情報を取り上げる番組は多くの人々に親しまれています。

1988年に設立された長崎文化放送は、地域放送局として、県民との繋がりを大切にし、長崎の文化や歴史を守り育む役割を担っています。新しいメディア技術の導入にも積極的で、視聴者とのインタラクションを深めるためのプラットフォームを強化し続けています。

導入することになった背景

長崎文化放送では、放送局ならではの固定資産が多く存在しています。これらの固定資産を管理するために数年前から独自の固定資産管理の仕組みを利用していました。しかし、使い勝手や税制改正などへの柔軟な対応が難しかったことから、新たな固定資産管理の仕組みを検討することになったのです。

それと並行して、マイナンバー制度に対応するべく「MJSマイナンバーCloud」を導入することになりました。

導入による効果

「MJSマイナンバーCloud」を導入したことで、番組出演者やスポーツ解説者など支払調書対象者のマイナンバーをクラウド上で管理している状況です。具体的なポイントは以下の通りです。

• MJSが選択されたのは、データ保存の安全性やセキュリティ面が評価されている
• クラウド上で管理されたマイナンバーは法定調書を提出する際の書類に印刷・税務署に提出できるようになっている
• 従業員のマイナンバーは別システムで管理しているが、いずれはMJSマイナンバーに統合していく予定

このように、マイナンバー管理と合わせて固定資産を管理するようになったことで、業務の効率化に繋げています。

＞詳細を見る

従業員の年末調整が楽に（導入システム：SmartHR）

参考：SmartHR（スマートHR）｜シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

導入企業：ハミューレ株式会社について

ハミューレ株式会社は、作業用品や工具を取り扱う企業で、特に建築・製造業の現場で使用される高品質な製品を提供しています。主力事業としては、作業服や保護具、工具、機械設備などの販売が挙げられます。特に「プロノ」ブランドとして全国に展開する店舗やオンラインストアが広く認知されています。これらの製品は、現場作業者にとって欠かせないアイテムであり、安全性や作業効率を向上させることが目的です。

ハミューレ株式会社は、1980年に設立され、長年にわたり地域社会や業界のニーズに応え続けています。堅実な経営と高い技術力をもとに、業界で確固たる地位を築き上げ、今後も安全・安心な作業環境を提供し続ける企業として、業界の発展に貢献しています。

導入することになった背景

ハミューレ株式会社では、主に入社手続きの効率の悪さに課題を感じていました。具体的な課題の内容としては以下の通りです。

• 主に店長が入社予定者と入社手続きをしていたが、店長はシフト勤務のため総務部との連絡のやり取りで数日かかっていた
• 必要な書類が揃っているか店長が把握できていないことがあり、総務部で郵送された書類をチェックしていた
• 店長から共有された書類に不足がある場合、保険証の発行まで1ヶ月以上かかることもあった

上記と合わせて、マイナンバーの管理については、郵送の手続きでセキュリティ上の不安を抱えていました。SmartHRに決めた理由は、従業員がアンケート形式の質問に答えるだけで必要な情報を揃えられる利便性からです。

導入による効果

SmartHRを導入したことで、様々な業務をスピーディかつ安全な管理体制で行えるようになりました。マイナンバー管理においては、具体的に以下の効果が出ています。

• 以前は個別郵送していた書類が無事届いたかの確認作業が発生していたが、導入後はSmartHRでやり取りが完結
• マイナンバーは暗号化されるので、第三者に閲覧されることなく従業員が安心して提出できるように

このように、工数を削減しながらセキュリティ強化も実現できているのです。

＞詳細を見る

セキュリティが担保された管理を実現（導入システム：マネーフォワードクラウド）

出典：マネーフォワードクラウド　マイナンバー

導入企業：バルス株式会社について

バルス株式会社は、エンターテインメント業界における革新的なコンテンツ制作を手がける企業です。特にXR（Extended Reality）技術を駆使したバーチャルライブやインタラクティブな体験を提供しています。音楽、映像、ゲームなど、様々な分野で新しい形のエンターテインメントを創造し、仮想空間とリアルを融合させた体験型コンテンツをユーザーに届けています。また、CG制作や音楽制作、バーチャルキャラクターの活用など、クリエイティブな技術力を駆使して、エンターテインメント体験を次のレベルへと引き上げているのです。

2017年に設立されたバルス株式会社は、設立当初から映像や音楽、XR技術を活用した新しいエンターテインメントを提供しており、国内外で注目を集めています。技術革新と共に進化し、エンターテインメント業界の未来を切り拓く企業として、その存在感を高めています。今後も、デジタルとリアルを繋ぐ新しい価値を創造し続け、成長を遂げる企業です。

導入することになった背景

バルス株式会社は会社設立のタイミングでマネーフォワードクラウドを導入しました。主な目的としては、会社設立に伴い会計ソフトの導入が必要だったためです。人事労務総務を担うコーポレート部門で導入した以下複数システムや他の周辺システムとの連携のしやすさが決め手となったようです。

• マネーフォワード クラウド給与
• マネーフォワード クラウド年末調整
• マネーフォワード クラウドマイナンバー

コーポレート部門では、「ミスのない運用」を目標として掲げており、マネーフォワードはなくてはならない存在となっています。

導入による効果

マネーフォワードを導入して特に感じている特長がセキュリティが担保されているということです。マイナンバーは秘匿性が高く紙での管理はリスクだと感じたため、クラウドで管理できるマネーフォワードが非常に役立っています。

また、その他の具体的な効果として以下のようなものが挙げられます。

• CSVデータを取り込むことで従業員情報を一括登録・編集ができることに利便性を感じている
• リモート勤務など多様な働き方に柔軟に対応できている
• 日々新機能のアップデートや改善がされており、新機能も非常に役立っている
• システム間の連携がスムーズなため、手作業が削減してバックオフィス全体の効率化に繋がっている

今後、従業員数を増員する方針で働き方も多様化していく予定ですが、よりマネーフォワードクラウドを活用していきたいと考えています。

＞詳細を見る

役所に行く必要がなくなって、業務の生産性向上に繋がった（導入システム：オフィスステーションマイナンバー）

出典：オフィスステーションマイナンバー

導入企業：株式会社フォーラムジャパンについて

株式会社フォーラムジャパンは、観光業界に特化した人材サービスを提供する企業です。特に、添乗員や旅行事務、通訳案内士、MICE（会議・イベント）スタッフの派遣を主力事業としており、観光業の需要に応じた人材を提供しています。また、インバウンド事業や地域経済活性化に寄与するMICE事業にも力を入れており、観光立国の実現を目指して活動しています。

1992年に設立され、創業以来、観光業界の人材不足を解消するために尽力し、インバウンド需要の高まりに伴って多様なサービスを展開してきました。MICE事業や地域活性化に関する取り組みも行っており、日本の観光業の成長に貢献しています。

導入することになった背景

株式会社フォーラムジャパンでは、以下3つのシステムを導入・活用しています。

• オフィスステーション 労務
• オフィスステーション 年末調整
• オフィスステーション マイナンバー

オフィスステーションを使うようになったきっかけは、社会保険労務士事務所との委託契約の終了。それまで紙で申請書類を作成・提出していましたが、新しい社会保険労務士法人が利用している「オフィスステーション」を薦められたのが始まりでした。

導入による効果

オフィスステーションを利用することで様々な効果が出ています。具体的に出ている効果の例としては以下の通りです。

• 電子申請手続きをするようになって役所に行く必要がなくなり、業務の生産性向上に繋がった
• 作業量が1.5倍くらいになったにも関わらず、例年より早く年末調整業務を終わらせることができた

オフィスステーションは使える機能が沢山あるため、今後も活用していくようです。

＞詳細を見る

マイナンバーの管理が簡単に行えるように（導入システム：freee人事労務）

出典：freee人事労務

導入企業：株式会社クラウンベーカリーについて

株式会社クラウンベーカリーは、パンや菓子類を製造・販売している企業です。高品質で美味しい製品を提供することにこだわり、地域に根ざしたブランドを築いています。特に、地元の食材を活かした製品作りに力を入れており、地域貢献を重視しています。

1950年に設立され、長年にわたり地域社会と共に成長してきたクラウンベーカリーは、地元のお客様に愛される企業として、品質の維持・向上に努めているようです。地元経済への貢献と持続可能な事業運営を目指して、積極的に新しい取り組みを進めています。

導入することになった背景

株式会社クラウンベーカリーは、以前までは紙のやり取りを中心としたアナログな作業を行っていました。その中で抱えていた課題は以下のようなものです。

• 創業時からの紙の書類が沢山あり、どんどん増えていくので保管が大変
• 従業員全員分のタイムカードを集めて手作業で給与計算をしていてミスが多かった
• マイナンバー制度が開始し、マイナンバーの保管場所にも困って金庫に入れていた

上記のような課題を解決するためシステム導入を検討、5～6社に資料を取り寄せました。その中で、最終的にマイナンバーの管理や給与計算などを簡単に行えて、価格面でも予算に合うfreeeを導入しました。

導入による効果

「KING OF TIME」という勤怠管理システムと連携してfreee人事労務を使っています。結果的に150名超えの従業員の給与計算が10営業日から2営業日に短縮、具体的な変化として以下のようなものがありました。

このように様々な側面でfreeeを導入した効果を実感されています。

＞詳細を見る

まとめ

マイナンバー管理システムを導入することで、業務の効率化やセキュリティの向上が期待できます。実際、多くの企業が導入によって業務負担を軽減し、法令対応をスムーズに進めています。

マイナンバーの管理は、手作業によるミスや情報漏えいのリスクが高いですが、システムを活用することで、収集・保管・提出のプロセスを一元化し、安全かつ効率的に運用できるのです。特に以下の点で大きなメリットがあります。

• 業務の効率化
  データの自動処理やクラウド管理により、作業時間を短縮
• セキュリティの強化
  暗号化やアクセス制限によって、不正アクセスや情報漏えいを防止
• 法令対応の負担軽減
  制度改正にも迅速に対応できる仕組みを整備

実際の事例を見ても、システム導入によってマイナンバー管理の負担が軽減され、従業員の利便性が向上しています。例えば、クラウド型システムを導入した企業では、従来の郵送対応を廃止し、オンラインで安全に管理できるようになりました。また、人事システムと連携することで、給与計算や年末調整の作業を効率化した企業も多くあります。

このように、適切なシステムを選定し導入することで、マイナンバー管理の負担を軽減し、業務全体の生産性向上にも繋げられます。