近年、テレワーク化に伴い、オンラインでの資料管理や会議・打ち合わせが増え、個人だけではなく企業でもオンラインストレージの需要が高まっています。そのため、写真や動画、文章といったデータの保存だけでなく、データのバックアップ、ファイル共有、共同編集などに対応できる機能をもつオンラインストレージが普及しています。
そこで本記事では、「主な活用方法」から、「メリット・デメリット」、「比較ポイント」、「無料と有料の違い」、「おすすめのオンラインストレージサービス」について紹介していきます。
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、画像や動画、テキストなどのファイルといったデータをインターネット上に保存し、共有することができるサービスです。別名「クラウドストレージ」とも呼ばれます。
オンラインストレージの主な機能としては、
①自動バックアップ
②ファイル転送
③ファイル共有
の3つがあります。
本記事では上記の3つの機能を中心にオンラインストレージの主な活用方法を解説していきますが、それ以外の機能については下記の記事をご覧ください。
【2023】おすすめクラウドストレージ徹底比較｜法人向け・個人向け | デジタル化の窓口
オンラインストレージの主な活用方法4つ
個人向けの無料オンラインストレージでは、写真や動画、テキストといった「データの保存」が主な活用方法ですが、企業向けの有料オンラインストレージでは、「データのバックアップ」「ファイルの転送」「共同作業」といった活用方法にも対応できる機能が充実しています。
本章では、それぞれの活用方法について解説していきます。
データ保存
オンラインストレージの最も一般的な活用方法はデータの保存ですが、保存可能容量は無料版であれば2GBから15GB、有料版であれば100GBから1TBなど、様々です。
1TBとは約1000GB、そして1GB約1000MBなのですが、実際どれくらいのデータを保存できるのかわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
具体的には以下のようになります。
| 2GB | 15GB | 100GB | 1TB | |
|---|---|---|---|---|
| オフィスファイル (1枚1MB) | 約2000枚 | 約1万5千枚 | 約10万枚 | 約100万枚 |
| 画像ファイル (スマホ) (1枚2MB) | 約1000枚 | 約7500枚 | 約5万枚 | 約50万枚 |
| 画ファイル (デジカメ) (1枚4MB) | 約500枚 | 約3750枚 | 約2万5千枚 | 約25万枚 |
| 動画ファイル (フルHD) | 約20分 | 約2.5時間 | 約16時間 | 約166時間 |
| 音楽ファイル (1曲5MB) | 約400曲 | 約3000曲 | 約2万曲 | 約20万曲 |
製造業や建設業、デザイン系の業界など、業務で大容量のデータを扱い、転送・共有する機会が多い場合は、30GB~100GBあると事足りるケースがほとんどです。さらに映像制作や動画配信といった業務がある場合は、1TBまで増量可能なサービスを選べば基本的には問題ありません。
データのバックアップ
オンラインストレージはデータのバックアップをとることができます。バックアップ機能には、「同期型」「非同期型」の2つのタイプがあり、「同期型」はリアルタイム・定期的にファイルがバックアップされ、「非同期型」は手動でファイルを指定し、適宜バックアップすることが可能です。
バックアップ機能があれば、インターネット上にデータが保管されているため、機器の故障や破損によりデータを失うというリスクを大幅に減らすことができるでしょう。
社内外へのファイル転送
これまで、社内外のファイル共有はメールやFTP（ファイル転送プロトコル）が主流だったため、転送可能なデータ容量に制限があり、大きなデータを送信する際は圧縮や加工、分割などが必要でした。
しかし、ファイルをオンラインストレージに保存すれば、送りたい相手にダウンロードURLを送信するだけでファイルの転送ができ、これまで転送にかかっていた時間を大幅に減らすことができます。
また、ファイルのダウンロードに期限やパスワードを設定することができるため、セキュリティ面でも安心できます。
複数のデバイスで同時作業（ファイル共有）
ファイルをクラウドストレージに保存しておくことで、アクセス権限のある人がそのファイルにアクセスすることができます。さらに権限設定で、ファイルの閲覧だけでなく、編集を許可すれば、複数人が同時にアクセスして共同で編集することも可能です。
編集内容はリアルタイムで反映されるため、会議やミーティングの際にメンバーでファイルを共有し、共同で編集しながら話し合いを進めるといった使い方をするのも便利でしょう。
オンラインストレージ導入のメリット5つ
これまで解説してきたように、オンラインストレージを導入することで、様々な業務の負担を減らすことができます。本章では、オンラインストレージを導入するメリットを具体的に紹介していきます。
1.デジタル化・ペーパーレス化の推進ができる
近年、デジタル技術の発展により企業においても業務のデジタル化が推進され、業務の効率化が図られています。また、従来は紙で管理していた書類をデジタル化して、ペーパーレスを実現し、環境に配慮する企業も増えてきています。
このような時代の変化に適応するためには、インターネットを通じて使用するサービス（クラウドサービス）を導入することは必要不可欠です。クラウドサービスである、オンラインストレージを導入すれば、社内でサーバーを導入しなくても簡単にデジタルデータの保管場所の確保ができ、さらにペーパーレス化も推進できます。
これから、アナログをデジタルへ移行させ、新たなビジネスモデルを創出させようと考えている企業にとって、デジタル化やペーパーレス化の大きな助けとなるでしょう。
2.どこでも使用できる
オンラインストレージは、インターネットがつながる環境さえあれば、職場だけでなく自宅や出張先など場所を問わずファイルにアクセスできます。
そのため、オンラインストレージを利用すれば、リモートワークやオンライン会議中に、資料の作成・閲覧・共有したい時でも、出社せずにスムーズに行うことができ、働き方の多様化にも対応できるでしょう。
3.災害やトラブルに対応しやすい
オンラインストレージはインターネット上にデータが保存されているため、災害が起こったり、機器が故障したとしてもデータが破損することはありません。
万が一に備えたリスクマネジメントとしてオンラインストレージを利用するとよいでしょう。
4.コスト削減
オンラインストレージは、社内にサーバーを設置しなくていいので、導入の際に機器を購入したり、サーバーを管理・運用できる人材を確保したりする必要がありません。
もちろん、ストレージプランの大きさによっては有料のものがあり、データの保存可能容量が大きければ大きいほど費用も上がりますが、それ以外の管理費・人件費・機材費などは削減することができます。
デジタル化において、導入コスト・運用コストを大きく抑えることができるでしょう。
5.作業効率化
オンラインストレージを利用すれば、データの大きいファイルを転送したいとき、サイズが小さくなるよう加工しなくても、ダウンロードURLを送るだけで簡単に転送することができます。
また、複数人でファイルを共有しながら同時に作業もできるため、書類をその都度印刷するといった作業も省くことができます。バックアップの自動化なども合わせて効率的に作業を進めることができるでしょう。
オンラインストレージ導入のデメリット4つ
オンラインストレージは、導入コストや運用コストの軽減、作業効率の向上など多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。オンラインストレージの導入を検討する際は、メリットだけでなく、本章で解説するデメリットも把握しておくようにしましょう。
1.カスタマイズの柔軟性が低い
オンラインストレージは、サービス提供側がカスタマイズの仕様を設定しているため、自社に合わせて細かいカスタマイズをすることが難しくなってしまいます。
例えば、共有ファイルにコメント機能を付けたい場合、自社サーバーであればエンジニアに依頼して機能を追加できますが、パッケージ化されたオンラインストレージではカスタマイズすることができません。
オンラインストレージは低コストで導入できる反面、カスタマイズの柔軟性が低いため、導入前に、データ容量だけでなく、機能や操作性、対応デバイスなどをしっかり確認し、検討するようにしましょう。
2.障害時の対応が自社でできない
自社で管理・運用する必要がないオンラインストレージですが、その反面、何らかのトラブルが発生した際は、自社で対応することができず、サービスの運営会社任せになってしまい、復旧されるまで待たなければなりません。
サービス運営会社には、トラブルに対応できる設備が整えられているため、万が一障害がおきてサービスが使えなくなった時でも、ほとんどの場合すぐに復旧して使用できますが、万が一に備えて、特に重要なデータなどは社内でも保存しておくようにするとよいでしょう。
3.情報漏洩のリスクがゼロではない
オンラインストレージはセキュリティ対策がしっかりとされているものがほとんどですが、ハッキングによるデータの消失や流出などのリスクが全くないとは言えません。こういったリスクを避けるには有料かつ信頼できるオンラインストレージサービスを選定することで軽減されます。具体的には、選定の際に、「万が一の不正アクセスに備えてファイル暗号化機能があるか」、「ISO27001やJIS Q 27001といった第三者機関からの評価を取得しているか」を確認するとよいでしょう。
また、データが流出してしまう原因として、IDやパスワード管理の不十分などの人的ミスも多いため、社員のセキュリティ意識を研修などで定期的に高めておくことも必要です。
4.同期型サービスは混乱が生じる可能性がある
オンラインストレージのデータのバックアップ機能で解説したように、データのバックアップ（更新）には「同期型」のものと「非同期型」のものがあります。同期型のものはデータがリアルタイムで更新され、最新状態を保つことができますが、インターネットの環境が悪い場合などに混乱が生じる可能性があります。
例えば複数人でテキストファイルを同時編集していた際、インターネットの環境が悪かったり、接続が重いと相手の編集がすぐに反映されません。その結果、相手と同じところを編集してしまい混乱が生じる、といったケースがあげられます。
一方、非同期型であれば、データの自動更新による混乱は起こりにくいですが、バックアップの取り忘れによるデータの損失などの可能性も考えられます。そのため、同期型と非同期型のどちらが自社の業務に適しているか検討しましょう。
8つの比較ポイント
これまで、オンラインストレージのメリット・デメリット、無料版と有料版の特徴などを解説してきましたが、いざ導入をしようと思っても、数多くのサービスがあり、どれを選べばいいのかわからない、という方もいらっしゃると思います。
そこで本章では、8つの比較ポイント例を紹介します。特に「データ容量」「費用」「セキュリティ対策の内容」「自社の必要とする機能が搭載されているか」の4つを重点的にチェックしていきましょう。
1.データ容量
クラウドストレージにおいて、保存可能容量は最も重要です。保管したいデータが何GBくらいになるかを想定して選ぶ必要があります。
基本的に、Office系のファイルなど業務で使用する書類関係のものは大きくても2GBほどです。そのため、画像や動画など容量の大きいデータをどれだけ保存するかを想定することが重要になります。（詳しくは本記事内の「オンラインストレージの主な活用方法4つ」の「データ保存」をご覧ください）場合に応じて、途中からプランをアップグレードできるサービスを選定するとよいでしょう。
2.費用
有料のオンラインストレージの料金体系にはパターンがあり、主に以下の3つが挙げられます。
- 1つの容量を全員で分けて使う場合
- 利用人数でプランが区切られている場合
- 1人単位で料金が発生する場合
上記のように、サービスによって課金形態が異なるため、自社に最適なサービスを選定する必要があります。どのくらい容量が必要で費用がいくらかかるのかを月や年単位で見積もり、予算と照らし合わせて、中長期的な目線で運用可能な製品を選ぶとよいでしょう。
3.セキュリティ対策の内容
オンラインストレージは、IDとパスワードがなければファイルを開くことができないようになっており、アクセス制限などもあるため、管理者が共有設定をしない限り公開されることはないというのが基本です。
しかし、ハッキングや人的ミスにより情報漏洩が起きる可能性があります。そのため、ファイルの暗号化機能、ログ管理機能、端末認証機能、ウイルスチェック機能などが搭載されているかを確認するとよいでしょう。
4.自社の必要とする機能が搭載されているか
先ほどデメリットの面で紹介したように、オンラインストレージは、細かいカスタマイズを行うことが難しいです。そのため、サービスを選定する際は、自社のニーズに適した機能が搭載されているかどうかを確認する必要があります。
「office連携機能」「コメント機能」「復元機能」「ゲスト招待機能」「チャットツール連携機能」など、サービスによって搭載されている機能はさまざまであるため、業務で必要となる機能を想定しながら検討しましょう。
5.利用可能人数
オンラインストレージサービスの中には、利用可能人数に上限があるものや、利用人数の増加に伴い料金が発生する「従量課金制」が採用されているものがあります。そのため、今後の予定を確認し、利用人数が増える予定があれば、現在の利用可能人数にぴったり対応したプランでではなく、少し余裕を持ったプランを選定するとよいでしょう。
6.対応デバイス
オンラインストレージの中には、スマートフォンやタブレットなど、パソコン以外のデバイスにも対応しているものがあります。スマートフォン対応であれば、パソコンが手元にない場合や移動中などでも手軽にファイルの閲覧や編集が可能となるため、さらに業務効率化を図ることができるでしょう。
7.導入後のサポートの有無
無料のオンラインストレージや価格の安いオンラインストレージはサポートセンターが用意されていなかったり、対応に時間がかかる場合があり、業務に支障をきたす可能性があります。
特に重要なデータを扱う場合や、スピードが重視される業務を扱う場合には、24時間体制のサポートや、チャットやメール、電話など幅広いサポートが用意されているサービスを選定するとよいでしょう。
8.信頼できるサービスか
オンラインストレージを選定する際は、トラブル発生を防止するためにも、サービス運営会社が信頼できるかどうかを確認する必要があります。具体的には、先ほど紹介した、「ISO27001」や「JIS Q 27001」といった第三者機関からの評価を取得しているか、導入事例が多数あるかを確認しましょう。
無料と有料の違い
個人利用であれば無料のオンラインストレージ、企業での利用であれば有料のオンラインストレージを導入することが一般的ですが、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
本章では無料オンラインストレージ、有料オンラインストレージそれぞれの特徴について解説していきます。
無料のオンラインストレージの特徴
無料のオンラインストレージの特徴は以下のとおりです。
- 個人利用向け
- 容量は5GB~10GBのものが一般的
- データの一時保管に向いている
- セキュリティ機能や管理機能が最低限である
- 社内コンプライアンスやセキュリティの問題から、一部の企業において利用が禁止されている
- 保存可能期間に制限がある場合がある
- 利用可能人数が1人～3人のサービスが多い
無料のオンラインストレージでも、基本的な機能や、最低限のセキュリティ機能は搭載されています。個人事業主や数名での利用、保存したいデータが文書のみであれば、無料のオンラインストレージでも十分である場合があります。
容量や機能といったサービス内容を比較して選定するとよいでしょう。
有料のオンラインストレージの特徴
有料のオンラインストレージの特徴は以下のとおりです。
- ビジネス利用向け
- 1TB以上の大容量でも利用が可能
- データの長期保管に向いている
- セキュリティ機能や管理機能に優れている
- 利用可能人数が無料版に比べて多い
- 導入後のサポートが充実している
企業での利用では、強固なセキュリティ機能が備わっていて、アクセス権の設定やデータ復元機能など、様々な機能が多数搭載されている有料オンラインストレージを選定することをおすすめします。しかし、機能が多ければ多いほど良いというわけではないので、自社が必要とする機能は何かリストアップし、各サービスを検討するようにしましょう。
また、業務効率化のためには、操作性・検索性に優れた有料オンラインストレージを選定するとよいでしょう。
無料オンラインストレージおすすめ9選（個人向け）
| プラン名 | 保存容量 | 月額 料金 |
その他サービス | |
| Google Drive | 個人向け | 15GB | 無料 | モバイルアプリ対応 コンテンツの作成 メール機能 音声・ビデオ会議 |
| Amazon Drive | Amazon会員 | 5GB | 無料 | モバイルアプリ対応 |
| One Drive | OneDrive Basic | 5GB | 無料 | モバイルアプリ対応 ファイル共有 検索・分類機能 |
| Dropbox | Basic | 2GB | 無料 | モバイルアプリ対応 ファイル共有 共同作業 |
| MEGA | 無料プラン | 20GB | 無料 | モバイルアプリ対応 ファイル共有 チャット機能 |
| Box | Individual | 10GB | 無料 | モバイルアプリ対応 ファイル共有 二要素認証 |
| firestorage | 未登録会員 | 無制限（7日間） | 無料 | アップロード数無制限 メールグループ機能 |
| Yahoo!ボックス | Yahoo!一般会員 | ５GB | 無料 | 連絡先保存 |
| セキュアSAMBA | フリープラン | ５GB | 無料 | モバイルアプリ対応メールサポート |
有料オンラインストレージおすすめ15選（企業向け）
ファイル共有サービスオンラインストレージ
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 法人向けサービスは業務における大容量ファイル送信が可能
- 送受信機能を利用し、ファイルのやり取りをする相手が都度異なる場合に対処
- 共有機能により、企業間での継続的なファイル共有が楽
- 転送ファイルのウイルスチェック、アクセスログ管理で万全なセキュリティ対策
製品のおすすめポイント
- いつでも、どこでも、好きな端末で使えます
- 容量を気にせずすべてをバックアップできます
- お客様の大切なデータを守るために厳格な選定基準に合った国内データセンター
オンラインストレージ
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 誤送信が発生しても無効にできる安全なファイル送付
- 高度なセキュリティ環境、ユーザごとに制限が可能
- きめ細やかな管理者機能とセキュリティポリシー
製品のおすすめポイント
- オンプレミス専用のサーバーでの利用が可能
- 大量ユーザ、大規模環境にも耐えられる性能で、オンラインファイル編集も利用可能
- 専用モバイルアプリが、無料で利用可能です
製品のおすすめポイント
- ユーザー制御のエンドツーエンド暗号化を用いて設計
- あなたのビジネス用の安全なソリューション
- 要素認証と回復キーをエクスポートをご提供
オンラインストレージ
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- firestorage安心・安全への取り組み
- 「firestorage法人プラン」と「firestorage」との違い
- 法人向けオンラインストレージの中でfirestorage が選ばれる理由
製品のおすすめポイント
- 使い慣れた端末と画面で操作ができて、機能性も高い
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ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
- 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
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ファイル共有サービスオンラインストレージ
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- クラウドサービスが初めての方にも使いやすいシンプルな設計
- 充実したセキュリティ機能で大切な情報を保護
- 名刺をスキャンして、どこでも情報を参照できる
オンラインストレージ
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 高いセキュリティによりさまざまな不正アクセスから大切なデータを守る
- 利便性の高いクラウドストレージの設計がされている
- 管理者機能やAPIの実装により開発をサポート
- ユーザー数無制限で5プランから容量別に選択可能
ファイル共有サービスオンラインストレージ
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
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- 徹底した対策により高い安心と安全性を獲得
- ユーザーの視点に立ったサービス展開と高い機能性
製品のおすすめポイント
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- ユーザーとデータを一元管理し、インシデントの原因究明が可能
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製品のおすすめポイント
- 新バージョンと旧バージョンが選べる、使い勝手に優れたストレージシステム
- EFFICIENCY MANAGEMENT 極めて高い水準の安全性と運用性
- 社内組織、チーム内でのスムーズなファイル共有
- 通信経路および保管データの全てを強力に暗号化
オンラインストレージを使用して業務効率の向上を図りましょう
本記事では、オンラインストレージの活用方法や、メリット・デメリット、無料版と有料版の違い、比較ポイントなどを解説してきました。デジタル化やリモートワークが推進される近年において、オンラインストレージは欠かせないサービスとなってきています。業務の効率化や、様々なコストの削減ができるオンラインストレージですが、リスクも存在するため、導入を検討する際にはセキュリティ対策やサポート体制をしっかりと確認しましょう。
以下の記事では様々な機能について詳しく紹介しているので、こちらも参考にしていただき、オンラインストレージの導入を検討してみてください。