給与計算ソフトを徹底比較｜導入メリット・デメリットやその他特徴

私たちが働いた対価としてもらえる給料を楽しみにしている方は多いのではないでしょうか。朝から晩まで激務に追われて、プライベートの時間もあまり確保できない生活を送っている人も多いと思います。会社にとっては給与計算も業務の１つとして認識されていますが、給与担当者も業務の執行に苦慮しているのです。

最近では、法令改正などによって税率が頻繁に変更されることに起因して給料計算に反映させなければならないことや、会計法などに則り適切に帳簿管理をしなければならないことなど、業務内容は多岐に渡ります。内部および外部監査等があればそれらに対応しなければならないため、ミスが許されない非常に神経を使う業務なのです。

このように、さまざまな会計業務に対応するためにはIT化の推進が喫緊の課題となっているのです。本記事では、そのような背景を踏まえて給与計算ソフトの概念や導入に伴うメリットおよびデメリットを解説します。

給与計算ソフトとは

給与計算ソフトとは、会社で働いている担当者の勤怠情報を基本として、各種必要な計算を自動で行ってくれるシステムのことです。給与計算では、超過勤務や休日勤務などの勤務状態に伴って割増賃金や各種手当が発生します。

また、給料という報酬に対して所得税といった税金に関連する項目についても自動計算してくれますので、業務効率の改善が大きく期待できるものとなっています。法令に基づいて決定されている税率などは、永年に渡って同様ではありません。法改正に伴って税率が変更されることは珍しくないのです。

そのため、法令によって税率が変更されるたびに給与計算へと反映させる必要が生じてきます。それらの変更についても、給与計算ソフトの種類によっては自動で反映してくれるものもありますので、非常に重宝することができます。

なお、給与計算ソフトの概念に該当するものとしては、エクセルなどの一般的なソフトウェアを活用するもの、パソコンに専用のソフトウェアをインストールするもの、インターネットを利用してクラウド型のソフトウェアを利用するものなどがあります。

給与計算ソフトの機能

給与計算ソフトにはさまざまな機能が搭載されており、どれも給与に関連する事務負担を軽減してくれるものとなっています。具体的な給与計算ソフトの機能は次のとおりです。

計算式
自動計算
明細書
法令改正
各種連携
年末調整
マイナンバー

計算式

会社で働いている担当者の雇用形態および労働契約に合わせて、給与を算出するための計算式をカスタマイズしなければなりません。それらに柔軟に対応できるよう、計算式に関する設定を適宜行うことができます。また、使用する頻度の高い計算式については、別途保存をして迅速に活用することも可能となっています。

自動計算

仕事の進捗などに起因して、定刻以降の超過勤務・夜間勤務・休日勤務などが発生するケースもあります。それらの多種多様な勤怠状況に柔軟に対応して、支給額・控除額・差引支給額を算出しなければなりません。これらの複雑な計算を自動で行ってくれます。

明細書

会社で働いている担当者に対して、給料がどのような算出根拠となっているのかを明示するために給与明細書を発行しなければなりません。給与計算ソフトでは、算出式に基づいて計算した給与情報を給与明細書の様式にてアウトプットするにあたり、ワンクリックで実行することが可能です。

また、給与計算ソフトには給与明細書のさまざまな雛形が登録されているものもありますので、自身の会社に適合した様式を作成できますし、電子給与明細書に対応しているものもあります。

法令改正

インストール型およびクラウド型の給与計算ソフトでは、法令改正に伴う税率変更などを自動で反映させてくれるものがあります。税率などは給与算出に対して大きな影響を与えるため、正確かつ迅速に給与計算へと反映させなければなりません。

各種連携

給与とは、会計法などとも深い関係性を持っています。会社で働いている担当者の正確な労働日数および労働時間などを記載するための賃金台帳などがそれに該当します。給与計算の細かい内容と密接に関わっているのが法定帳簿であり、これらと自動で連携できる機能とを搭載している給与計算ソフトがあります。

また、自社において既存で運用している違うシステムがあることも珍しくありません。新たに給与計算ソフトを導入するのであれば、他システムと連携できることによって更なる業務改善が期待できます。

さらに、昨今ではインターネット環境が発達していることもあり、給与計算ソフトもクラウド型のものが普及しています。クラウド型の給与計算ソフトでは、スマホと連携しているものもありますので、多様性が広がっています。

最近では、働き方改革の影響もありテレワークが一般化しています。クラウド型の給与計算ソフトでは、インターネット環境が構築できていれば社外からのアクセスも容易であるため、多様化している働き方にも柔軟に対応することができるでしょう。

年末調整

年末調整は、会社で働いている担当者の給与に関するさまざまな情報を正確に把握していなければ算出することはできません。給与計算ソフトでは、担当者単位で該当する年間の給与および賞与に関する情報が登録されているため、年末調整に必要となる項目の入力だけで完了させることが可能です。

なお、給与計算ソフトの種類によっては給与計算ソフトと年末調整ソフトが分離されているケースもありますので、注意が必要です。

マイナンバー

日本政府として発行に力を入れている、マイナンバーを取得している人も少なくありません。これは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づいて、会社で働いている担当者の情報を管理することが可能です。

秘匿性の高い上であることを鑑み、マイナンバーに関連する情報は適切に取り扱わなければなりません。そのため、管理者だけに限定してアクセス許可を設定する機能や、退職者に関するマイナンバーの情報は迅速に削除するよう促される機能など、徹底した管理が求められます。

給与計算ソフトの種類

給与計算ソフトには、種類がいくつかあります。それぞれに特徴がありますので、自社が給与計算ソフトに対してどのような経過を求めているのかによって使い分けるべきでしょう。

給与計算ソフトには、特化型・包括型・ERP（総合業務システム）の３種類に大きく分類することができます。各種類でできることとできないことが分かれていますので、業務内容によって選定が必要です。ここからは、それぞれの種類について詳しく解説します。

特化型
包括型
ERP（総合業務システム）

特化型

特化型の給与計算ソフトは、文字通り給与計算に的を絞って機能を特化させています。給与計算と表現しても、ソフトが有する機能によっては次のようなものが挙げられます。

給与計算のみ自動で行う
給与明細書を電子化してペーパーレスを行う
法改正などに伴う税率変更などの更新を自動で行う
出退勤情報などを給与計算ソフトに自動で取り込みを行う

このように、給与計算に関連するさまざまな事象を包含する業務にも対応してくれる給与計算ソフトがあります。一般的には、特化型の給与計算ソフトでは会社で働いている担当者の就業時間および年次有給休暇日数などを情報管理する勤怠管理機能は搭載されていません。

また、社会保険手続きなどに関する労務管理機能も搭載されていないものが多くなっています。あくまで、給与計算に限定してそれらの業務をサポートしてくれるのが特化型の特徴です。

包括型

人事および給与に関する部分を全体的にカバーできる機能が搭載されているのが包括型の給与計算ソフトです。これに該当する給与計算ソフトでは、給与計算に関連する業務だけに限定されておらず、人事に関連する業務分野においても幅広く網羅されている機能が搭載されています。

包括型に搭載されている具体的な機能としては、労務管理・入退社管理・雇用保険・社会保険を含めた保険手続きなどが挙げられます。これらに対応可能な幅広い機能が搭載されているのです。

包括型の給与計算ソフトでは、給与計算に関連する業務以外に対しても幅広く対応することが可能ですので、給与計算を取り巻く他分野においても業務の効率化が期待できるのが特徴となっています。

ERP（総合業務システム）

ERPとは、Enterprise Resource Planningと表現され、その頭文字からERPと名付けられています。ERPは、業務の基幹部分を支えることを目的として統合されたパッケージシステムとなっています。そのため、上述した特化型および包括型の機能は基本的に網羅されています。

それらに加えて、会計・経費清算・人事評価・採用管理などの他分野業務についても取り込むことが可能です。このように、給与計算から派生するさまざまな業務分野にも対応した機能が搭載されていますので、会社全体の人事に関する内容が把握できるのが特徴となっています。

給与計算ソフトを導入するメリット3選

給与計算ソフトを導入することで、会社に対してさまざまなメリットが発生します。そのため、給与計算ソフトの導入を検討している会社は多いと言えるでしょう。ここからは、給与計算ソフトを導入することでどのようなメリットがあるのか解説します。

汎用性の高さ
正確性
導入のハードル

汎用性の高さ

給与計算ソフトは、すべて有料であると考える方もいらっしゃいますが、そのようなことはありません。無料で導入可能な給与計算ソフトとして代表的なのが、ほどんどのパソコンに初期ベースでインストールされてるいエクセルです。

さまざまな資料を作成するときに活躍しているエクセルですが、エクセルの機能を効果的に活用することで給与計算ソフトとして利用することができます。エクセルは、上述したようにMicrosoft本家のものや他社のエクセルと親和性の高いソフトがインストールされていれば給与計算ソフトとして利用可能です。そのため、イニシャルコストが安いことが大きなメリットとなっています。

また、エクセルは一度インストールすると月額使用料などのランニングコストがかからないため、永続的な利用を鑑みてもメリットは大きいと言えるでしょう。本格的な給与計算ソフトを導入するのであれば、多額のイニシャルコストや月額利用料などのランニングコストが発生しますが、こちらであれば費用面での心配はいりません。会社が小規模である場合では、会社で働いている担当者の数も少なくなっていますので、エクセルなどの活用で問題ないと言えるでしょう。

正確性

パッケージ型と呼ばれている、パソコンに専用の給与計算ソフトをインストールして使用するソフトでは、エクセルを活用した給与計算ソフトと比較すると、計算の正確性が高いといえます。これらの専門的な給与計算ソフトは、経理担当者および会計士といったお金に関する専門的な深い知識を持っている人が利用することを想定しています。

専門的な給与計算ソフトでは、毎月発生する給与に関する計算は当然として、年末調整に関する業務についてもカバーできる機能が搭載されています。また、会社で働いている担当者の出退勤などの勤怠情報を給与計算ソフトに自動で反映させることで、社内で既存構築されている他システムとのスムーズな連携が図れることから、更なる業務改善効果が期待できます。パッケージ型の給与計算ソフトの開発を手掛けている会社では、給与計算ソフト以外のシステム開発および販売を手掛けているところが多くなっています。

そのため、自社において給与掲載ソフトだけでなく経理に関連する業務を包括的にサポートできるシステムを導入することで、さらなる業務改善効果を発現させることが可能であるため、雇用者側の適切な労務管理や労働者側のワークライフバランスの確保などが期待できます。

なお、給与計算ソフトを開発している大手の会社であれば、法改正に伴う税制変更に伴うデータ更新・給与計算に関連するデータのバックアップ・操作方法などの問い合わせに対応するカスタマーサポートなどが充実しているところもありますので、それらを活用するのも良いでしょう。

導入のハードル

従来の給与計算ソフトは、エクセルやインストール型などのタイプが主流でした。しかし、昨今では高速インターネット環境が構築されていることから、クラウド型の給与計算ソフトも増えています。

クラウド型の給与計算ソフトにおける、最も大きなメリットは導入する際のハードルの低さです。エクセルでは本格的な給与計算ソフトと比較すると機能性が乏しいと言えます。

一方、パッケージ型の給与計算ソフトでは機能は充実していますが、導入時のイニシャルコストと運用するためのランニングコストに多額の予算が必要となります。そのため、これまでは本格的な給与計算ソフトを導入するのはハードルが高かったと言えるでしょう。

しかし、クラウド型は本格的な給与計算ソフトを気軽に導入できるといったメリットがあるのです。クラウド型の給与計算ソフトは、インターネット接続がされている端末であれば即利用可能です。また、エクセルやインストール型の給与計算ソフトは利用できる端末のOSに依存して限定的でしたが、クラウド型は端末のOSに依存した限定条件はありません。利用できる端末が幅広いことも、導入のハードルを下げている1つの要因と言えるでしょう。

法改正に伴う税制変更などにも迅速に対応できますので、エクセルなどのように労力を要することはありません。クラウド型では、データ共有が非常にスムーズに行えることから、他の既存構築されているシステムとの親和性が極めて高いといえます。条件によっては、税理士および社労士に対してリアルタイムに情報共有することが可能ですので、年末調整などの深い専門知識がないと対応できない業務を委託する際にも大変便利であるといえます。クラウド型では、インターネット環境が適切であればどこからでも利用可能です。

そのため、昨今の働き方改革で水深されているリモートワークなどでも活用することができます。これまでは、会社にあるパソコンでないと作業ができなかったことも、クラウド型であれば自宅にある端末からアクセスして作業することができるため、多様な働き方にも柔軟に対応できると言えるでしょう。

給与計算ソフトを導入するデメリット4選

給与計算ソフトを導入することで、非常にたくさんのメリットが享受できることをご理解頂けたと思います。しかし、給与計算ソフトの導入にあたってはデメリットの側面があることも忘れてはなりません。ここからは、具体的なデメリットについて解説します。

柔軟な対応が安易にできない
コスト
セキュリティ
処理速度

柔軟な対応が安易にできない

エクセルなどの初期ベースからインストールされている給与計算ソフトは、イニシャルコストが安価であり、ランニングコストがほぼ皆無という大きなメリットがあります。しかし、人が介入しなければならない部分が多いため、どうしてもヒューマンエラーが発生する頻度が高くなってしまいます。

エクセルを活用した給与計算ソフトでは、各項目を入力すると自動計算するようプログラムすることができます。しかし、自動計算させるためのプログラム入力を担当者が行うため、計算式の構築にミスがあると全てが否定されてしまいます。

また、計算式が各種セルや他シートに及んでいる場合、計算式が複雑化しています。ベースを作った担当者であれば計算式の構築を理解しているのですが、人事異動などに伴って別の担当者が該当するエクセルを確認すると、計算式を理解するだけで膨大な時間がかかってしまいます。

そのため、法改正に伴う税制変更が発生した場合、どこを変更すれば良いのか分からなくなってしまうのです。そうなってしまうと、部分変更といった柔軟な対応が困難となり、最悪のケースでは1からエクセルを作り直さなければならなくなってしまいます。このように、柔軟な対応を迅速に行えないことが大きなデメリットとなっています。

コスト

給与計算ソフトの導入を検討するうえで、コストの概念は切り離すことができません。特にコストの観点が顕著となるのが、インストール型の給与計算ソフトです。導入する給与計算ソフトの会社や自社に合わせてどれだけの機能を搭載するかなどによっても異なりますが、給与計算ソフトの導入時に発生するイニシャルコストは数万円～数十万円程度の予算が必要となります。

また、予算規模に合わせた結果で必要な機能が搭載されていないことや、逆に不必要な機能が搭載されていたことによりイニシャルコストやランニングコストが多額となってしまうケースもあります。そのため、本当に自社にとって何が必要で何が不必要なのかを慎重に判断する必要があるのです。

さらに、インストール型の給与計算ソフトでは法改正に伴う税制変更などにも対応しなければなりません。これらの随時発生する変更内容に対応する費用が、無料のところもあれば有料のところもあるのです。それらについても、どのような契約内容となっているのかしっかりと確認するようにしてください。

セキュリティ

給与計算に関連するデータは必ずバックアップを取っておかなければなりません。給与計算ソフトを提供している会社によっては、クラウドへ自動でバックアップをしてくれるところもあります。便利な機能ではありますが、秘匿性の高い需要情報であることからセキュリティ対策が万全であるかどうか確認しておく必要があると言えます。セキュリティが疎かであった結果、情報漏えいに繋がってしまうリスクがありますので、注意が必要です。

処理速度

クラウド型では、インターネットに接続されていれば場所を問わず利用できることが特徴です。しかし、インターネット環境によって大きく左右される給与計算ソフトであるとも言えるのです。インターネット環境に大きく依存する処理速度が、給与計算ソフトに与える影響が大きくなっています。

例えば、働き方改革で推奨されているリモートワークを自宅で行うことを想定した際、自宅のインターネット環境が処理速度の遅い脆弱な回線であった場合、アクセスが集中する時間帯などにおいては処理速度が遅延化します。端末で開いている画面の切り替わりが遅くなることや、エラーが発生してしまうことも懸念されます。このように、処理速度が遅いことによって作業の効率も悪化してしまう可能性があるのです。