購買管理システム無料製品15選｜導入方法ごとに詳しく解説

購買管理システムの導入には、煩雑な購買管理業務の省力化や無駄なコストの可視化、サプライチェーンの安定供給など、様々なメリットがあります。しかし、実際に購買管理システムを導入・運用には、システム購入や環境構築といった初期費用、サブスクリプション契約更新やサーバー維持などの維持費用など、様々なコストが発生します。こうしたコスト面を理由に、購買管理システムの導入を諦めてはいませんか？ ここでは、無料で使える購買管理システムについて、タイプごとに詳しく解説します。

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1. 無料で購買管理システムを導入する方法

無料で購買管理システムを導入する方法は、以下の4種類が存在します。導入目的やシステムに求める要件により、最適な導入方法は異なります。短期的なメリットだけでなく、中長期的な運用計画も考慮して選定しましょう。

1. 無料プラン・無料版を導入する
2. フリーウェア・オープンソースを導入する
3. Excelテンプレートを導入する
4. 無料トライアルを利用する

1. 無料プラン・無料版を導入する

購買管理システムの一部には、有料プランと無料プランの両方を正式にリリースしている製品があります。無料版でも基本的な機能は搭載し、無料トライアルのような利用期間の制限は設定されていません。また、無料版を導入した後、有料版へ拡張する際も、同じシステムを使い続けることができるメリットもあります。

2. フリーウェア・オープンソースを導入する

フリーウェアやオープンソースの購買管理システムは、無料製品の中では最新機能の利用や取り扱い件数の制限が緩い傾向にあります。ただし、有料版と比べると、セキュリティ対策やアップデート、サポート体制に遅れや不備が懸念されます。システム導入前に、リソース元の情報や口コミなどを調べ、信用できるソフトウェアか否か、自社で使いこなせるシステムかどうかを、予め確認することが必要不可欠です。

3. Excelテンプレートを導入する

既にMicrosoft Officeを導入済みであれば、Excelのテンプレートをダウンロードすることで、無料で購買管理表のデジタル化ができます。列行数や色の変更など、Excel表の基本機能が自由に使えるため、新たに操作方法を取得する必要もありません。ただし、購買管理業務に専用に開発されたソフトウェアではないため、購買統制や外部連携といった便利機能はなく、手動での管理が残ります。

4. 無料トライアルを利用する

有料の購買管理システムでも、無料トライアルが設定されている場合があります。利用できる期間は限られますが、有料版の最新機能や便利機能を無料で試すことができます。継続的なシステム運用はできませんが、比較検討や効果測定の段階で、気軽に購買管理システムを導入して試したい場合に有効な選択肢となります。

2. 購買管理システムの無料版と有料版の違い

無料の購買管理システムは、有料版と比べて以下のような違いがあります。無料の購買管理システムを導入する前に、まずは無料版の特性をしっかりと理解しておきましょう。

1.機能面の違い【3点】

無料の購買管理システムは、有料版と比べると、やはり搭載搭載に制約を受けます。ここでは、多くの無料版に設定されている機能制限について説明します。

• 利用可能期間・利用可能回数
• 件数制限
• 便利機能の搭載状況
• 外部システムとの連携可否

利用可能期間・利用可能回数

一部の無料版では「最初の〇〇週間無料」「特定の機能は〇〇クレジットまで無料」のように、システムや機能を稼働できる期間や回数が決まっています。特に、無料トライアルは、あくまでも「お試し」であることから、短期間のみ無料で使用した上で、有料版を購入するか、購入しないかの判断を下す前提の設計です。また、フリーウェアやオープンソースでは、特定の機能で無料で使える回数が限られている場合もあります。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

件数制限

多くの無料版では「200品目まで」「在庫数100個以内」「3倉庫まで」のように、システムが取り扱える件数が限定されています。一方、有料版では、製品や契約プランにより差異がありますが、基本的に無料版ほど厳しい上限値は設定されていません。購買・調達する品目が多い場合や、抱える在庫数が多い場合、複数の倉庫や拠点を持つ場合は、無料版では取り扱い可能なキャパシティが不足する可能性があります。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

便利機能の搭載状況

多くの無料版では「過去数年間の購買データ分析」「在庫数減少アラート」「消費財の自動購買」のような、便利機能が搭載されていない、もしくは有料・別料金である場合が一般的です。一方、有料版では、システムに内包された多くの便利機能が、業務量削減を助長します。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

外部システムとの連携可否

多くの無料版では「他の業務システム連携」「〇〇形式でデータ出力」など、外部システムとの連携が非対応、もしくは選択肢が少ないことが一般的です。一方、有料版には、関連する外部システムや主要な業務ツールと連携できる製品が多く存在します。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

2.安全性・リスクヘッジの違い【2点】

無料版と有料版では、安全性の程度やリスクヘッジにも違いがあります。

• データの保存・復旧
• セキュリティ対策

データの保存・復旧

無料版は、PCやタブレットの内臓ストレージを使う場合が多く、保存のデータ安全性や破損データ復旧の可否は、使用環境に依存します。一方、有料版では、クラウドや外部サーバーへデータを保存するか、内臓ストレージを使う製品も、オートセーブや自動バックアップを併用することで、PCやタブレットで意図しない不具合や操作ミスが起きた際に、保存データが損なわれるリスクを低減する設計が一般的です。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

セキュリティ対策

無料版は、必ずしもウイルスなどのセキュリティ対策が万全なわけではありません。特にフリーウェアやオープンソースは、企業ではなく有志や個人が作成・運営しているケースも存在し、セキュリティ対策の遅れが懸念される場合もあります。一方、有料版では、基本的に企業が商品として作成・運用しているため、セキュリティ対策についても厳重かつ迅速な対応が期待できます。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

3. サポート面の違い【2点】

無料版は、有料版と比べてサポート面や情報量にも制約があります。

• 電話やチャットなどの公式サポート
• 情報や口コミの流通量

電話やチャットなどの公式サポート

無料版は、自己解決を前提としたサポート体系になりがちです。製品によっては、公式のサポート窓口が存在しない場合や、有料別料金の場合があります。一方、有料版では運営会社が公式チャットやコールセンターを用意して、トラブル対応や相談に応じる体制が整えらえています。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

情報や口コミの流通量

無料版は、操作方法や導入事例などの情報、口コミの流通量が少ない場合があります。特にマイナーなフリーウェアやオープンソース、Excelテンプレートを使う場合は、事前に口コミなどで情報収集が難しい点に注意が必要です。一方、多くの有料版は、公式ホームページや比較サイト等で多くの導入事例や口コミが掲載されています。

＜タイプ別制約対照表＞

（*この表はあくまでも傾向です。詳細は各製品の公式ページをご確認ください。）

3. 無料の購買管理システムおすすめ15選【タイプごと比較】

無料で使える購買管理システムの主力製品を4つのタイプごとに選出し「向いている業界・規模感から違い」「制限・上限」「サポート」「期間」「有料版アップグレードの可否」の5つの観点から比較・紹介します。

1. 無料プラン・無料版（同一製品の有料プラン・有料版あり）【4選】
2. フリーウェア・オープンソース【4選】
3. 無料Excelテンプレート【4選】
4. 無料トライアルのある有料版【3選】

1. 無料プラン・無料版（同一製品の有料プラン・有料版あり）【4選】

有料版をリリースしている製品の中で、利用期間制限なしの無料プランが設定されている製品です。

2. フリーウェア・オープンソース【4選】

無料で使えるフリーウェアやオープンソースの主力製品です。これら製品はシステム自体は無料ですが、サポートやクラウド利用などは有料であることが一般的です。

3. 無料Excelテンプレート【4選】

Excelに導入できる無料テンプレートです。事前にExcelもしくはGoogleスプレッドシート（後述）が使える環境を構築する必要があります。

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4. 無料トライアルのある有料版【3選】

有料製品で期限が限定された無料トライアルが設定されている主力製品です。有料版の導入効果や機能を無料で気軽に体験できます。

4. 有料版への切り替えタイミング

ここまで無料で使える購買管理システムについて説明してきましたが、どの種類のシステムを導入しても、有料版と比べて様々な制約を受けざるを得ません。ここでは、将来的に有料版への切り替えを検討すべきタイミングについて説明します。

1. 上限到達が見えてきたら
2. 調達項目が拡大・購買業務の複雑化が問題になったら
3. 内部統制の厳格化が必要になったら
4. 丁寧なサポートの必要性が高まったら
5. 運用ルールが変わったら

1. 上限到達が見えてきたら

無料版の取り扱い個数や機能の上限に迫ってきたときは、有料版への移行の検討を開始するタイミングと言えます。有料版はコストがかかりますが、取り扱い件数が多ければ多いほど、導入の効果が高まります。今後も継続して購買管理個数や品目が増える見込みの場合は、有料版への移行を検討しましょう。

2. 調達先が複数・購買業務の複雑化が問題になったら

複数のサプライヤーからの調達、複数の倉庫や拠点への在庫分散など、複雑な購買管理業務となった場合は、有料版へ移行が現実的になるタイミングです。有料版は、様々な便利機能や連携機能が備わっており、購買管理業務の手続きが複雑になればなるほど、その威力を発揮します。導入コストを加味しても、機能や利便性が上回る可能性が高いと言えます。

3. 内部統制の厳格化が必要になったら

購買の承認プロセス厳格化、調達情報の可視化、最適コストの確認など、購買管理を厳格化したい場合は、有料版や上位プランへの移行を検証するタイミングです。有料版では、過去の購買データの遡り自動分析や幅広い購買プロセスの一元管理を通じて、購買管理担当の責任者へ情報を共有できます。まずは有料版の無料トライアルを活用して、機能と導入効果を検証し、製品を選定しましょう。

4. 丁寧なサポートの必要性が高まったら

導入直後の教育や不具合対応、制度変更時の設定見直しなど、サポートの厚みが必要と感じたら、有料プランやサポート契約を検討するタイミングです。有料版では、独自の手厚いサポート体制を売りにしているシステムも多く、安心してシステムを運用できるようになります。

5. 運用ルールが変わったら

業務マニュアルの変更や調達先の変更など、購買管理業務の手順やルールが変更になるタイミングは、有料版の導入に最適です。有料版は、無料版と比べて、カスタマイズの柔軟性に優れており、運用ルール変更と一体で導入すれば、一気に業務効率化を図るチャンスとなります。

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5.まとめ

ここまで無料で使える購買管理システムについて解説してきました。無料版は気軽に始められる一方、有料版と比べて制約を伴います。一度導入したシステムを将来的に変更すると、データ移行に膨大なコストと手間を要すことになりますので、短期的な視点だけでなく、中長期的使用な視点も欠かさず、最適な購買管理システムを無料で導入しましょう。