調達管理とは？手順や問題解消の方法を解説【2025年最新更新】

「調達管理とは何をするのか」「効果的に調達管理を行うためにはどのようにすればよいか」と悩む企業の担当者の方も多いのではないでしょうか。調達管理はプロジェクトにまつわる物資や人材、費用を調達し、管理する仕事です。関係部署との調整や仕入れ先との交渉など、業務内容は多岐にわたります。調達管理を効果的に実施すれば、円滑な業務に繋がります。本記事では、調達管理の概要や仕事内容をはじめ、業務遂行に必要なスキルや発生しやすい課題について解説します。

1.調達管理とは

「調達管理（Procurement Management）」とは、企業活動に必要なモノやサービスを、最適な条件で入手・管理する活動のことです。原材料、部品、設備、消耗品、システム、人材など、ありとあらゆる分野が対象となります。調達管理を効果的に実施すれば、業務の円滑化に繋がります。

2.調達管理で取り扱う範囲

調達管理が対象とするものは、以下の通りです。

有形材から無形材まで、かなり様々な分野を取り扱うことがわかります。範囲が広い分、しっかりと調達管理を行わないと、調達抜けや特定の物品の欠損に繋がります。

3.購買管理・生産管理との違い

調達管理に似た言葉に「購買管理」と「生産管理」があります。混同しないよう、それぞれの業務の範囲を理解しておきましょう。

4.調達管理の仕事内容5つ

調達管理の主な仕事内容は、以下の通りです。

• 1.調達計画の策定
• 2.仕入れ先の選定と交渉
• 3.関係部署との調整
• 4.調達状況の管理
• 5.契約履行の検収

1.調達計画の策定

まず、プロジェクトの進行において「どの工程でどの材料が必要か」「どのように資源を管理するか」などを検討し、調達品目を洗い出します。調達計画の策定には、関係部署からの意見や要望を聞くことも欠かせません。また、自社で人材や材料などの資源を内製・外注するかの検討も必要です。外注で確保する場合は、事前にサプライヤーのリソース状況やコストなどの情報を収集し、仕入れ方法・利用期間などを計画しましょう。

1つのサプライヤーのみに発注すると、必要なタイミングで資源の調達が困難になる恐れがあります。プロジェクトの失敗を回避するためにも、複数のサプライヤーを比較・検討し、安定的な調達ができるよう仕入れ先を確保することが重要です。

2.仕入れ先の選定と交渉

策定した調達計画に沿って、複数のサプライヤーに対して見積やコンペをしてもらい、仕入れ先を選定します。納期や価格が妥当かどうかを判断し、交渉のうえ合意契約を結びましょう。サプライヤーからの価格提案に対して適切な値段で仕入れるために、調達管理の担当者が市場価格や原価などを把握することが重要です。サプライヤーの提示が妥当でない場合は調整します。

ただし、あまりにも低価格や短納期など、サプライヤーに無理な要求をしないよう注意しましょう。安さを追求したあまり品質が条件に満たなければ、生産や開発に投入できず無駄になりかねません。サプライヤーのパフォーマンスを加味しつつ、双方にとって不利益のないよう調達先を選定し契約しましょう。

3.関係部署との調整

製造や開発部門と連携し、必要な資源の数量や納期を擦り合わせや、計画通り資材が利用されるよう調整します。調達管理が各部署の要望をヒアリングし、サプライヤーのリソースを確認します。なかには複雑な要望を受ける場合もあるため、正確に内容を把握したうえでサプライヤーと調整し発注しましょう。

また、納品された資源は関係部署に引き渡すほか、定位置に設置します。資源が不足しプロジェクトのスケジュールに影響しないよう、定期的に在庫状況をチェックしましょう。

4.調達状況の管理

仕入れが滞っていないか、資材を必要とする現場のスケジュールに変更はないかなど、調達状況を管理します。納品の遅延や、現場のスケジュールが前倒しになり納品時期が間に合わないなどの不足の事態が発生すると、プロジェクトの失敗を招きかねません。

また、「納品されないと思ったら発注が漏れていた」といったミスを防ぐことも大切です。長期や不定期での発注に限らず、短納期や定期的に発注する資源も、発注状況の可視化やサプライヤーにこまめに連絡するなど、状況を把握しましょう。

5.契約履行の検収

納品物の数量や品質を検収するのも調達管理の仕事です。物質の納品でない場合は、仕様や条件を満たしているかどうかを確認します。特殊な成果物を検収する場合は専門的な視点や知識が必要です。調達管理が必要な知識を備えていれば検収できますが、より正確に検品するために担当部署に確認を依頼することも忘れず実行しましょう。

検収の結果、不備を発見した際は、サプライヤーと調整し調達をやり直します。調達のやり直しはプロジェクトの進行に多大な影響を及ぼすため、事前にサプライヤーや関係部署との綿密な打ち合わせが重要です。

5.調達管理の手順7ステップ

調達管理は、以下の7ステップを踏んで遂行します。調達を抜け漏れなく、かつ効率的に進めるために、一つずつ段階をこなすことが重要です。計画段階から保管までの全体が連動し、QCD（品質・コスト・納期）の最適化とリスク低減を両立できます。

• Step1.調達管理計画の策定
• Step2.サプライヤー選定
• Step3.見積もり・契約
• Step4.発注
• Step5.納期管理
• Step6.検収・支払い
• Step7.保管・移動

Step1.調達管理計画の策定

調達管理の最初のフェーズです。ここでは、「何を」「どれだけ」「いつ」「どのように」調達するかを明確にします。まず調達品目・必要量・期日といった基本仕様を整理し、内製か外注か判断します。外注を選ぶ場合は、調達マネジメント計画書や調達作業範囲記述書（SOW）などを作成し、取り扱い範囲を明文化します。また、サプライヤー選定の基準（品質・コスト・納期など）や契約の方式、見積依頼に用いるRFP/RFQ等の文書もこの段階で整備します。こうした計画を事前に整えることで、目的と要件がぶれずに後工程へ進められます。

Step2.サプライヤー選定

複数の候補先に声をかけ、見積もりを収集・比較します。集めた見積もりはQCD（品質・コスト・納期）の観点で評価し、必要に応じて設計部門や生産担当と連携して内容を確認・承認します。候補を絞ったら、リスクや供給安定性を考慮して最終的なサプライヤーを決定し、契約へと進みます。

Step3.見積もり・契約

サプライヤーを正式に選定後、見積依頼を行い、内容に応じた詳細な精査と交渉を進めます。価格だけでなく、品質仕様・納期・支払い条件など契約条件全般にわたって検討し、必要に応じて市場相場との比較や工場見学による実態確認も行います。交渉が整ったら、取引基本契約書や発注契約書を締結し、双方の合意事項を文書にて確定します。

Step4.発注

契約締結後は、内容に沿って発注書を正式に発行し、サプライヤーに送付します。この際、発注書に記載する数量・納期・品質・納品場所などを再確認し、漏れがないように注意します。発注後はシステム上で発注状況を管理し、後続の納期管理へスムーズにつなげる体制を整えます。

Step5.納期管理

発注後は進捗を継続的に確認します。期限が近づいた際には発送状況の確認やフォローを実施し、遅延が発生した場合は直ちに原因を把握して対策を講じます。契約条項と照合しながら、必要に応じて再交渉や生産スケジュールの再調整も行います。

Step6.検収・支払い

納品された品物が契約どおりであるかを、数量・品質・仕様の観点から入念に検品・検査します。不良や不足がなければ、受入検収書などの書類を整備し、サプライヤーへ提出します。その後、請求書内容と検収結果を照合し、問題なければ支払いを実行します。この一連のプロセスは、購買管理システムでのステータス管理も可能です。

Step7.保管・移動

検収後、納品物は適切な場所に保管し、必要に応じて生産現場や担当部署に移動させます。保管時には在庫状況やロケーション管理、消費期限の把握、劣化・紛失防止対策などにも配慮しましょう。

6.調達管理に必要なスキル3つ

調達管理を行ううえで、関係部署や仕入れ先とのコミュニケーション力・交渉力といったスキルが欠かせません。ここでは、調達管理に求められるスキルを解説します。

1.コミュニケーション力

調達管理は幅広い年代や立場の人と調整を行うため、コミュニケーション力が必要です。調達管理は関係部門の必要な資材をヒアリングしたり、調達するタイミングの連携を図ったりとコミュニケーションを取る機会が多いでしょう。適切なやり取りができない場合、連絡の行き違いや必要事項の確認漏れなどが起こりかねません。

また、仕入れ先との信頼関係の構築にもコミュニケーション力が求められます。コミュニケーションの質はプロジェクトの成否にも関わることを把握し、必要に応じて対人スキルを身につけましょう。

2.交渉力

調達管理に交渉力は欠かせません。仕入れ先を選定する際、調達計画に基づき納期や価格の交渉を行います。資源の品質を確保したうえでコスト削減を目指すためには、仕入れ先との関係を構築しつつ自社の意向を主張することが重要です。

また、材料の値上げや上層部からのコスト見直し要請など、イレギュラーが発生することもあるでしょう。その際、市場価格や今後の関係などを考慮しつつ、サプライヤーとの価格交渉が必要です。

交渉力が身についていないまま交渉すれば、相手の要求を鵜呑みにし、自社の利益を侵害しかねません。相手をよく観察しニーズを捉え、双方にとって有益な取り引きとなるよう交渉力を上げましょう。

3.情報収集・分析力

調達管理は正確な情報を収集する能力や、的確に分析する能力も求められます。資材の種類が膨大な場合、自社に最も合った仕入れ先を選ぶことが欠かせません。入念に情報収集を行ったうえで仕入れ先を選べば、納期や品質、価格のミスマッチを防ぎやすいでしょう。また、調達計画の立案には市場動向の分析も重要です。市場の動きを先読みした結果、仕入れ価格の高騰や供給量の減少といったリスクを回避できるでしょう。

プロジェクトを成功させるためにも、情報収集とデータ分析を適切に行い、戦略を立てて調達を行いましょう。

7.調達管理のよくある課題点3つ

調達管理を行うなかで「業務が煩雑化し担当者の負担が増えやすい」「ノウハウが共有されず属人化しやすい」などの課題が起こり得ます。ここでは、調達管理で考えられる課題を解説します。自社でも課題が発生する可能性を加味し、解決に向けて早期に取り組むことが重要です。

• 1.業務が煩雑化しやすい
• 2.属人化しやすい
• 3.各部門の動向を把握しにくい

1.業務が煩雑化しやすい

調達管理の課題として、見積書の発行や調達状況の管理といった定型業務が煩雑化・複雑化しやすい点が挙げられます。調達管理の業務は、定型的な書類作成から関係部署との調整、サプライヤーとの交渉まで多岐にわたります。特に、大きなプロジェクトに取り組む場合、品種や交渉・情報収集の範囲が広がり担当者の手間や負担が増えるでしょう。

業務の煩雑化を防ぐために、定型的な業務フローを見直し、効率化できる部分を抽出することが必要です。また、システムを導入し業務の無駄を省けば、調整や交渉などのより重要な業務にリソースを投入できるようになります。

2.属人化しやすい

業務のノウハウが個人に蓄積され、属人化しやすい点も調達管理の課題です。資源の管理やデータ分析の方法などを統一しておらず、個人の経験に依存してしまうケースがあります。また、書類や資源の管理方法が一人ひとり異なり、業務が円滑に進まない場合もあるでしょう。

知見や経験を共有していない場合、担当者の部署異動や退職により、調達業務が滞る可能性があります。情報を一元管理するほか、マニュアルの作成や定期的な研修などを行い、チームでノウハウを共有することが大切です。

3.各部門の動向を把握しにくい

調達フローが整理されていないケースや複数の部署が関わる場合、各部門の動きが把握できない可能性があります。調達フローが視覚化されていないと、どの時点でどのような部署との連携が必要なのか、把握できず、調達管理の難易度が上がります。また、各部門のスケジュール管理方法が統一されておらず、動向が不明瞭な場合、資源の投入時期や必要な数量などの調整がしづらくなります。結果的に、プロジェクトの遅延や失敗につながりかねません。

スムーズにプロジェクトを進行させるために、調達フローを洗い出し一覧化しましょう。社内で統一した様式でのスケジュール管理や一元管理も検討し、動向の可視化も効果的です。

8.購買管理システム導入・製品見直しで調達管理を円滑化！

「購買管理システム」は、発注から支払までの一連の購買業務をデジタル管理するシステムのことです。購買管理システムを導入すれば、調達管理業務のネックとなっているポイント、無駄なコスト、潜在的なリスクの可視化に繋がります。また、属人化の解消も可能で、人出不足に陥るリスクも低減できます。

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まとめ

本記事では、調達管理の仕事内容や課題のほか、求められるスキルやおすすめのシステムなどを解説しました。調達管理で業務フローを明確にすれば、関係部署との適切な連携や発注ミスの低減といったメリットにつながり、プロジェクトのスムーズな進行に寄与します。一方で、調達管理を行ううえで業務の煩雑化や属人化といった課題が発生する可能性があります。調達管理システムを活用すれば、状況の把握やノウハウの共有がしやすくなり、担当者の負担を軽減させることが可能です。必要に応じてシステムを導入し、調達管理の業務をより効率的に行いましょう。