予算管理と予実管理の違いは？効率化のポイントや管理方法を解説

予算管理と予実管理は、企業の健全な経営に欠かせない業務です。予算管理と予実管理は言葉がよく似ており、違いを十分に理解できていない方もいるでしょう。

予算管理と予実管理は、どちらも企業の経営目標を達成するための取り組みという点で共通していますが、目的や役割には違いがあります。

本記事では、予算管理と予実管理の違いを中心に、業務のポイントや注意点を解説します。エクセルと専用の管理システムを使った場合のメリット・デメリットもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

予算管理と予実管理の違い

予算管理と予実管理は、企業の目標やミッションを達成するために欠かせない経営管理業務です。予算管理と予実管理を同じ意味合いで使う場合もありますが、目的や役割には違いがあります。

以下で、予算管理と予実管理の違いを3つの視点で解説します。

目的と役割の違い

まず、予算管理とは、経営目標を達成するために収益や支出などの予算計画を策定し、リソースを適切に活用するプロセスのことです。当初の予算編成に基づき、「進捗に問題がないか」「計画通りに業務が行われているか」などを確認します。

一方、予実管理は予算と実績の差異を分析し、適切な対策を講じるプロセスのことです。予算管理がリソースの適切な配分を目的とするのに対し、予実管理は経営目標の達成度を定量的に測るための役割を担います。

担当部署の違い

一般的に、予算管理と予実管理は担当部署が異なります。実際に、財務部が予算管理をし、経理部が予実管理を担うケースが多くあります。

予算管理を担当する財務部は、収入・支出・資産・負債などの財務データをもとに、組織全体のバランスを考えて予算を策定します。そして、月次や四半期ごとに実績データを収集し、進捗状況を確認します。

一方で、予実管理は経理部が担当するのが一般的です。具体的には、財務データをもとに予算と実績の差異を分析し、原因を特定したうえで適切な対策を提案します。

重要性に関する違い

効果的な予算管理と予実管理を実現できれば、組織全体の業績アップにつながります。予算管理と予実管理は、企業にとって次のような理由で重要です。

• 予算管理の重要性
• 企業の目標を数値化できる
• リソースを適切に配分できる
• 予実管理の重要性
• 企業の目標達成度を客観的に把握できる
• 意思決定に役立つ

つまり、組織としての成果を最大化するためには、予算管理と予実管理によるデータに基づく経営判断が不可欠だといえます。

予算管理・予実管理の手順

予算管理と予実管理は、役割や重要性に違いがあるものの、大まかな業務の流れは同じです。

以下で、予算管理・予実管理の手順を解説します。

予算目標を決める

予算管理・予実管理は、まず目標を決めることから始めます。

経営目標を達成するためには、現実的な予算計画が必要です。実際に、非現実的な目標は形骸化につながるほか、低すぎる目標を設定しても企業としての成長は見込めないでしょう。

また、予算目標を決める際は、経営者と現場の意思を擦り合わせることが大切です。企業のビジョンや方向性を明確にしたうえで予算目標を数値に落とし込んでいくと、組織全体で共通認識を持ちやすくなります。

具体的な数字を設定して実行する

予算目標が決まったら、次に具体的な数字を設定します。

目標や成果を定量化するためには、具体性が不可欠です。予算管理・予実管理においても、人件費や減価償却費などの経費をはじめ、原価や製造コストまで、予算を細かく数値化します。

そして、具体的な数字を設定したら、予算計画に沿って業務を進めます。なお、企業の規模によっては、部門ごとに予算が与えられるケースも少なくありません。この場合は、部門ごとに経営管理を行うのが一般的です。

月次決算を行う

業務を進めるうえで欠かせないのが、月次決算です。月次の財務会計が済んだら、予算と実績をチェックし、経営目標に対する進捗やリアルタイムの状況を把握します。

どれだけ優れた予算計画を立てても、実績までチェックしなければ意味がありません。予算と実績は、できるだけ短い間隔で確認するのが好ましいとされています。自社の状況に合わせて、適切なタイミングを決めましょう。

予算と実績を差異分析する

予算と実績を確認したら、差異を分析します。予算計画に沿って業務を進めていても、予算と実績にはギャップが生じるものです。

差異分析は、予算管理・予実管理において重要なプロセスの1つです。具体的には、ギャップが大きいものから分析していき、永久差異か一時差異なのかを判断していきます。そのうえで、必要な改善策を提案し、現状を経営目標に近づけていきます。

改善策を実施して軌道修正する

改善策を実施して軌道修正するまでが、予算管理・予実管理の一連の業務です。改善策を立案したら、優先順位が高いものから素早く現場で実施します。

改善策を立案しても、実施しなければ軌道修正は図れません。経営状況の悪化を防ぐためにも、予算管理・予実管理で目標と現状を定量的に把握したうえで、改善を繰り返していく必要があります。

予算管理・予実管理を成功させるためのポイント

予算管理・予実管理を成功させるためには、適切な計画と定期的な確認作業が欠かせません。

以下で、予算管理・予実管理で欠かせないポイントを解説するので、参考にしてください。

部門ごとのKPIを設定する

予算管理・予実管理を成功させるためには、部門ごとのKPIを設定しておくと効果的です。KPIとは、「Key Performance Indicator（キーパフォーマンスインディケーター）」の略称で、ビジネスにおける目標達成度を定量的に評価する指標を意味します。

企業の経営目標を達成するために、部門ごとに求められる行動は異なります。そのため、部門ごとにKPIを設定することで、それぞれの役割と求められる成果が明確になり、競争意識も高まるでしょう。

また、各部門の進捗状況や業績を客観的に評価できれば、組織全体で課題を共有しやすくなるメリットもあります。企業の目標を達成するためにも、部門ごとのKPIを設定して、組織力の底上げを図りましょう。

適切な予算を設定する

予算管理・予実管理を成功させるために重要なのが、適切な予算の設定です。予算目標を決める際は、過去のデータだけでなく、業界における平均値や競合他社の動向も参考にしましょう。予算を単なる数字で終わらせないよう、将来を見越した戦略を立てる必要があります。

予算を設定する際は、簡単に達成できないものの、努力すれば手が届くラインを見極めることが大切です。達成不可能な予算目標は、従業員にプレッシャーを与え、モチベーションの低下を招く可能性があるので注意してください。

定期的に状況をチェックする

効果的な予算管理・予実管理を実現するためには、定期的に状況をチェックする必要があります。予算計画に対する進捗状況をリアルタイムで把握していれば、課題の早期発見が可能です。

予算と実績の差異は、そのまま放置するとさらなる問題につながりかねません。最低でも月次で状況をチェックするようにし、可能であれば週ごとに実施してもよいでしょう。

なお、定期的な状況確認は、部門間のコミュニケーションを活発化させ、組織内の連携強化にもつながるメリットがあります。

PDCAサイクルを回す

予算管理・予実管理で欠かせないのが、PDCAサイクルです。PDCAとは、下表の英単語の頭文字をつなげた言葉で、業務効率を高めるための管理手法です。

• Plan（計画）：予算を計画する
• Do（実行）：計画に沿って具体的な取り組みを実行する
• Check（評価）：予算と実績の差異や取り組みの結果を評価する
• Action（改善）：評価に基づき改善策を実施する

PDCAは一度回して終わりではなく、改善策の結果を「Plan（計画）」に取り入れることで、新たなサイクルを繰り返します。PDCAサイクルを回すうちに、課題の早期解決や継続的な改善を実現し、企業の目標達成度を高めていけます。

予算管理・予実管理における注意点

予算管理・予実管理は、数字にこだわり、差異分析ばかりしていてもうまくいきません。以下で、予算管理・予実管理における注意点を解説するので、ぜひ参考にしてください。

予算にこだわりすぎる

企業にとっては目標の達成も大切ですが、予算にこだわりすぎないよう注意しましょう。なぜなら、数字に固執しすぎると、従業員のプレッシャーや実績をごまかすといった不正行為につながるリスクも考えられるためです。

予算と実績の差異があまりにも大きい場合は、予算が適切に設定されていない可能性も疑いましょう。ほかに、取引状況の変化や競合他社の動きによって影響を受けているケースも考えられます。数字に固執しすぎて業務に支障が出ないよう、必要に応じて目標の見直しを検討してください。

差異分析を目的にしてしまう

差異分析は、現状を把握して改善策を実行していくための手段であり、予算管理・予実管理の目的ではありません。

予算と実績になぜ差異が生じたか、原因を追求しているとつい細かいところにまで目がいきがちです。しかし、細かな差異に焦点を当ててばかりいると、予算管理・予実管理の本質を見失ってしまうので注意してください。

差異分析の精度を高めるのも重要ですが、改善策を講じない限りギャップは埋められません。経営目標に近づくためにも、差異分析が目的にならないよう気をつけましょう。

予算管理・予実管理の方法と違い

予算管理・予実管理には、エクセルや専用システムを使用するのが一般的です。

以下で、エクセルと管理システムを使う場合のそれぞれのメリット・デメリットを解説します。

エクセルを使う

多くの企業にとって、エクセルは馴染みのあるツールの1つです。無料で使える管理表のテンプレートも多く、多くの企業が経営管理にエクセルを使っています。

エクセルを使うメリット

エクセルを使う主なメリットは、下記の2つです。

導入コストが低い
操作方法に馴染みがある

エクセルならテンプレートを活用して簡単に管理表を作成できるため、できるだけコストと時間をかけたくない場合におすすめです。また、多くの人にとって操作方法に馴染みがあるため、従業員への教育コストも抑えられます。

エクセルを使うデメリット

エクセルを使うデメリットは、下記の2つです。

データの共有や集計に時間がかかる
ミスが発生しやすい

エクセルは取り扱うデータが多くなるほど、管理や作業が煩雑になりがちです。そのうえ、情報の入力や集計が遅れると、リアルタイムの経営管理が難しくなります。また、エクセルは基本的に手作業で情報を入力するため、人為的なミスが起こりやすい点もデメリットだといえるでしょう。

予算管理・予実管理システムを利用する

近年は予算管理・予実管理のための専用システムが多く開発されています。実際に、より煩雑な業務にも対応できるよう、管理システムを利用している企業も増えています。

管理システムを利用するメリット

管理システムを利用する主なメリットは、下記の3つです。

• 財務データをリアルタイムで一元管理できる
• PDCAサイクルを素早く回せる
• 帳票や資料を自動で作成できる

予算管理・予実管理をシステム化できれば、エクセルと比べてデータを蓄積しやすく、関連する情報を一元管理できます。情報をリアルタイムで管理できれば、組織内でデータを共有しやすくなるほか、PDCAサイクルを素早く回せます。

管理システムのなかには、PDCAサイクルに役立つシミュレーション機能や、自動で関連データを抽出・集計できるレポート機能などを備えているものも珍しくありません。さまざまな機能をうまく活用できれば、管理業務の効率化を図れるでしょう。

管理システムを利用するデメリット

一方、管理システムを利用するデメリットとして、下記の2つが挙げられます。

• 導入コストがかかる
• エクセルと比べて汎用性が劣る

具体的な導入コストは管理システムによって異なりますが、多くの場合、初期費用や月額利用料金などがかかります。そのため、システムの導入は、費用対効果をよく検討したうえで判断することが大切です。

管理システムには、業務に役立つ機能が充実しています。しかし、基本的には予算管理・予実管理のための専用システムであるため、うまく活用できなければ利用する機会は限られるでしょう。

エクセルから管理システムに切り替えるタイミング

エクセルを使った予算管理・予実管理に難しさを感じている場合は、管理システムへの切り替えがおすすめです。どのタイミングでエクセルから管理システムに切り替えるべきか、最適なタイミングは企業によって異なります。

参考までに、多くの企業が下記のような理由から管理システムの導入を検討しています。

• 実績データの確認に時間がかかっている
• 効果的な分析ができていない
• 担当者が属人化している

経営管理における課題のなかには、システムを導入して解決できるケースも少なくありません。管理システムは、経営管理の効率化だけではなく、効果的な改善策の立案にも役立つでしょう。

予算管理・予実管理におすすめのシステム5選

予算管理システムの選び方やおすすめのツールは以下の記事にまとめていますので、もっとツールを知りたい方、比較検討したい方はぜひご覧ください。

まとめ

企業の経営目標を達成するためには、予算管理と予実管理が不可欠です。目的や役割などに違いはあるものの、どちらも管理方法や手順は共通しています。

本記事では、予算管理と予実管理の違いや成功のためのポイントを解説しました。予算は計画して終わりではありません。企業の健全な経営のためには、PDCAサイクルを何度も繰り返す必要があります。

より効果的な予算管理・予実管理を実現したい場合は、ぜひ専用システムの導入も検討してみてください。