経費精算アプリで簡単精算！導入のメリット・デメリットから選び方まで

最終更新日：2023/01/09

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

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経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、経費精算の入力や承認作業をスマホやタブレットなどで行えるアプリのことです。アプリというとiOSやAndroidOSのモバイルアプリを連想するかもしれませんが、Webブラウザからアクセスして利用できる経費精算アプリも存在します。スマホやタブレットなどのデバイスを使ったツールのため、インフラ整備の必要がありません。

出張や接待の多い営業部門にとって経費精算は面倒な業務の1つです。従来であれば、紙に手作業するかExcelに入力して印刷して申請書を作成しなければなりません。

一方、経理部門にとっても、従業員ごとに提出される申請書を細かくチェックしなければならず、保管や作業の手間がかかります。そこで経費精算アプリを使えば、自動化できることが増えて申請する側もチェックする側も業務効率がアップします。余分な作業を減らすことで、手軽な管理・運用が実現するでしょう。

経費精算アプリの基本機能5つ

経費精算アプリの主な機能は、以下の5つです。それぞれどのようなシーンで活用する機能であるか、確認しましょう。

領収書・レシートの自動読み取り機能（OCR機能）
スマホで経費申請・承認
交通系ICカードの読み取り
入力規定・不備チェック
会計ソフト連携

1.領収書・レシートの自動読み取り機能（OCR機能）

領収書やレシートを自動で読み取ってくれるOCR機能があります。アプリからカメラを起動して領収書やレシートをかざすことで、内容を読み取ってくれます。自動で経費申請に必要な日付・金額・品目などがデータ化され、申請書に記載されます。

入力の手間が省けるうえに、ミスを大幅に軽減することが可能です。また、カメラで読み取った領収書やレシートはデータとして保存されます。そのため、原本を保管する必要がありません。ただし、原本を廃棄するまえに、正しい内容が反映されているか経理部が原本と申請書の内容を照らし合わせる作業は欠かせません。

2.スマホで経費申請・承認

経費精算のための申請・承認がスマホで完結できます。申請者は領収書やレシートから読み取ったデータや入力したデータを反映させた申請書をアプリ内で作成し、そのまま申請することが可能です。上司や経理部は申請を受け取るとポップアップ通知がくるため、即座に内容を確認し、承認できます。

スマホやタブレットで申請・承諾が完結するため、場所にとらわれずに承認作業が進められます。

3.交通系ICカードの読み取り

交通系ICカードを連携させれば、履歴から運賃と経路を読み取ってデータ化できます。今までであれば、1日に移動した駅や運賃を入力して交通費を申請しなければなりませんでした。外回りの多い営業部門や出張で外出の多い部門長にとって大きな手間と労力となっていたでしょう。

しかし、交通系ICカードの履歴を読み込ませることで、1日の動きが即座に申請書へ反映されます。あとから外出先の経路や運賃を調べる手間が省けます。

4.入力規定・不備チェック

入力規定・不備チェックを自動でおこなってくれる機能があります。入力規定・不備チェック機能を使えば、申請者が経費精算アプリで申請する際に、システム側で申請内容に不備がないかをチェックしてくれる機能です。不備や規定違反があれば、自動で申請者に差し戻されます。

経費精算書には、企業それぞれの入力規定が存在します。規定に反した内容があれば申請内容を承諾することができず、差し戻さなければなりません。チェックまでにも時間がかかり、経費申請後、一定時間が経過してから差し戻されて再度申請作業をすることは意外にも手間です。

経費精算アプリであれば経理部門や上司に届く前にシステムでチェックされるため、差し戻される可能性が低くなります。お互いが快適に申請・承認作業を進められるでしょう。

5.会計ソフト連携

経費精算アプリ内のデータを自動で会計ソフトに取り込み、仕訳される機能です。申請内容からそのまま勘定科目や税区分が振り分けられるため、仕訳作業をする必要がありません。製品によっては、立替金や仮払いの仕訳もできます。

ただし、自動で仕訳された内容が必ず正しいとは限りません。とくに導入直後は、貸方・借方の内容が正しいかをチェックする必要があります。処理スピードが上がり、経理部門の業務効率化に役立ちます。

企業が抱える経費精算の課題3つ

企業が抱える経費精算の課題は、主に3つあります。これらの課題に寄り添って解決してくれるツールこそが経費精算アプリです。自社に課題が潜んでいないか確認していきましょう。

入力ミスが多く時間がかかる
営業部門の交通費精算の負担が大きい
領収書の紛失がある

1.入力ミスが多く時間がかかる

経費精算を手作業で行うと、どうしても入力ミスが発生します。社内の規定に従っていなかったり計算ミスが発生したりと、チェックに手間がかかってしまうでしょう。1つ1つチェックして差し戻し、修正作業や再計算をすることも手間です。このように、入力ミスが多いと経費精算に時間がかかってしまいます。

2.営業部門の交通費精算の負担が大きい

出張や外回りの多い営業部門は経費が多く、申請の項目や頻度も多いです。申請者にも経理部門にも負担がかかってしまいます。

特に、目的地までのルートを検索して駅名を書き出し、運賃を計算する作業は煩雑です。毎日3〜4件外回りをしている営業にとって、毎回交通費を計算して経費精算することは大きな負担です。本来やるべき顧客対応の時間が圧迫されてしまいます。

3.領収書の紛失がある

法人として、経費で支払ったものに対しては領収書やレシートを1枚も無くさずに保存することが求められます。しかし、従業員一人一人が1枚も無くさずに経理部門へ提出しているかといえば、そうではない企業が多いのではないでしょうか。

また、経理部門に提出されたあとも管理が大変です。コピー用紙に何枚か貼り付けてファイリングして管理する企業が多く、作業量や管理場所に悩んでいる企業は少なくありません。

経費精算アプリ導入の4つのメリット

経費精算アプリを導入するべきかどうか悩んでいる企業は、ぜひ経費精算アプリ導入のメリットを確認しましょう。さきほど解説した経費精算に関する課題を解決する方法に適していると理解できるはずです。

経費精算アプリ導入のメリットは、主に4つあります。順番に確認し、経費精算アプリ導入によって企業がどのように変わるのかイメージしてみてください。

申請・承認業務の効率化
不正申請・人為的ミスの防止
電子帳簿保存法に対応
社外からの申請が可能

1.申請・承認業務の効率化

経費経費アプリ導入の最大のメリットは、申請・承認業務の効率化にあります。

まず、申請書作成のための時間も削減可能です。領収書やレシートをカメラにかざしたり、交通系ICカードの連携によって自動でデータ化されるため、大幅に作業時間を短縮できます。営業先までの最短ルートを検索したり運賃を確認したりする作業が不要になるためです。

また、承認する側にとってもチェックの手間が省けます。自動でミスを指摘したり差し戻したりするため、ある程度完成度の高い申請書のみが提出されるためです。システムによる自動チェックによって、申請書のチェックポイントを大幅に減らせます。

両者の業務効率が効率化することで、申請内容が早期に承認され、経費精算から経費返金までのスピードも向上できます。

2.不正申請・人為的ミスの防止

経費精算アプリは、不正申請や人為的ミスを抑制することが可能です。あらかじめ経費精算の規則をアプリに反映させておけば、規定違反のある申請に警告を出したり差し戻したりできます。交通系ICカードからのデータ取り込みが自動化されれば、実際には訪問していない「空アポ」の交通費を不正申請することもできません。

さらに、領収書やレシートの自動読み取り機能を使うことで、入力ミスや計算ミスを引き起こす可能性は低くなります。人為的ミスによる差し戻しが減り、チェックする経理部の負担も差し戻されて再申請する申請者の負担も軽減することが可能です。

3.電子帳簿保存法に対応

ほとんどの経費精算アプリにおいて電子帳簿保存法に対応しているため、紛失しやすい領収書やレシート、申請書などの書類保管が簡単にできます。

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税に関連する帳簿などの電子データ保存を認める法律です。2022年1月1日に改正案が施行されたことで、紙で受領・作成した書類を画像データで保存することが認められるようになりました。ただし、書類のデータ化にあたって、文字サイズや画像の解像度などの要件をクリアしなければなりません。

そこで、電子帳簿保存法に対応した経費精算アプリを導入することで、電子データ保存のやめにスキャンし直すといった二度手間を省くことが可能です。

また、ペーパーレス化にも役立ちます。今までであれば、申請書を作成したら印刷をして紙ベースで承認を得なければなりませんでした。領収書やレシートも一緒に保管しなければならず、保管場所に困っている企業も多いでしょう。

経費精算アプリを使えば、申請書を印刷する必要がなくすべてアプリ内で完結します。上台や印刷代はもちろん、保管場所の削減につながります。

社外からの申請が可能

経費精算アプリを導入していれば、社外から経費申請が可能です。スマホやタブレットなどのデバイスとインターネット環境があれば経費の入力から申請、承認作業までが完結します。

今までであれば、承認者が出張や外出で社内にいない期間が続くと、申請は保留のままでした。決済までに時間がかかり、申請した経費がなかなか返ってこないことも。しかし、経費アプリを使えばそのような心配はなくなります。

もちろん、申請者側が外出先から申請できることは大きなメリットです。交通費申請の多い営業部は外回りの移動時間を使って申請できるようになります。経費精算のために出社・帰社する必要がなくなり、直行直帰が可能です。もちろん、長期出張であっても週1、月1の社内ルールに従って申請できるため、最短で経費が返ってきます。

経費精算アプリの3つのデメリット

経費精算アプリを導入するメリットに関して解説しましたが、同時にデメリットがあることも理解しておかなければなりません。経費精算アプリのデメリットとその対策方法を知っておくことで、導入すべきかどうかを判断できます。

経費精算アプリのデメリットは、主に以下の3つです。導入前にデメリットを確認し、導入する際にはデメリットをカバーする対策を実施しましょう。

セキュリティ面で心配が残る
領収書の読み取り精度が低いと手間が増える
従業員の定着に時間がかかる

1.セキュリティ面で心配が残る

経費精算アプリのセキュリティは万全だとは言い切れません。悪意ある第三者からの不正アクセスによって情報漏洩が起こる可能性があるためです。経費精算では重要な書類や情報を扱う機会があります。そのため、セキュリティを強化することが欠かせません。通信方法やサーバーの管理方法など、セキュリティ対策がどの程度取られているか確認するようにしましょう。

また、スマホやタブレットなどのデバイスを落とした場合やウイルス感染に対する対策も併せて必要です。経費精算アプリに限らず、従業員にデバイスを持たせる場合には運用ルールを定めなければなりません。あらゆる角度から外部に情報が漏れないための対策をしましょう。

2.領収書の読み取り精度が低いと手間が増える

領収書やレシートを読み取るOCR機能や、交通系ICカード読み取り機能によってデータ入力の手間を省くメリットがある一方で、領収書の読み取り精度が低いと二度手間になって作業量が増えてしまう可能性があります。アプリやカメラの性能が影響する場合は製品の選定時に注意すれば良いですが、以下のような場合だと読み込めないことが多いようです。

折り線やシワのついた領収書
手書きの領収書
色のついた領収書

カメラで読み取ってから間違いに気づくとスマホから入力しなければならず、作業量が増えてしまいます。読み取れないことが続くと「パソコンからのほうが入力しやすい」とアプリを使わなくなった例は少なくありません。高性能なOCR機能の経費精算アプリを選定するとともに、正しい使い方を伝え実践してもらうことが大切です。

また、領収書やレシートの内容とデータ化された内容があっているのか、正しい領収書なのかを確認する作業は企業として欠かせません。虚偽の申請によって、虚偽の確定申告をしてしまう可能性があります。領収書がデータ化されたとしても申請者から経理部門に提出し、チェックするという作業はなくせないでしょう。

3.従業員の定着に時間がかかる

経費精算アプリの導入後、従業員の定着に時間がかかることを理解しておきましょう。

導入直後は「前の方が良かった」「操作が難しい」と不満が出るものです。しかし、活用することで作業が楽になることを従業員に理解してもらい、少しずつ慣れていってもらうしかありません。上手に定着できなければ、アプリを使う従業員と従来の申請方法を踏襲する従業員とに分かれてしまい、二重のフローを管理する必要が出てきます。

そのため、経費精算を行う従業員にはアプリの操作方法や申請ルール、承認フローなどをていねいに周知させなければなりません。もちろん、導入・運用のためのマニュアルを作成し、場合によっては研修を通して定着させていく必要があります。導入から完全運用までのスケジュールを定め、計画的に従業員へ定着させましょう。

トライアル	有り
サポート	電話　メール　チャット

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サポート	メール

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経費精算アプリの比較ポイント7つ

経費精算アプリで従業員の業務効率向上や企業の生産性向上を狙うのであれば、どの経費精算アプリを導入するかが非常に重要です。経費精算アプリ導入時には複数の製品を比較しましょう。

しかし、なかにはどのような部分を比較すれば良いかわからない場合もあるかもしれません。経費精算アプリ導入時に比較すべきポイントは、以下の7つです。1つずつ詳しく解説するので、しっかりとチェックしてくださいね。

自社に必要な機能があるか
入力の補助機能が充実しているか
既存システムと連携できるか
誰でも使いやすいか
カスタマイズしやすい仕様か
サポートが充実しているか
自社のスマホのOSに対応しているか

1.自社に必要な機能があるか

まず、自社の抱える課題を洗い出して自社に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。たとえば、外回りの多い企業であればICカードの自動読み取り機能、ペーパーレス化を目指す企業であれば電子帳簿保存法に対応した機能があると便利です。

もちろん、より多くの機能が備わっている方が役立ちますが、その分コストが高くなるケースは少なくありません。自社に必要な機能がすべて揃っていれば他の機能は不要だと割り切れます。選定前に自社の課題や解決方法について洗い出しましょう。

2.入力の補助機能が充実しているか

経費精算アプリ最大のメリットである入力の補助機能が充実しているかどうかは注目すべきポイントです。製品によって備わっている入力の補助機能は異なります。たとえば、経費精算の項目を入力するときに科目も選ばなければならないものがある一方で、領収書の撮影で完結するアプリもあります。

同時に、領収書の自動読み取りをするOCR機能の精度もチェックしましょう。精度が低ければ手作業で入力する手間が増えてしまうため、せっかく経費精算アプリを導入しても不便に感じます。経費精算アプリのメリットを最大限感じるためには、入力の補助機能が高性能であるかも確認することをおすすめします。

3.既存システムと連携できるか

既存の会計ソフトと連携できれば、従業員が入力したデータをそのままシステムに反映させられます。そのため、現在使っている既存システムとの連携ができるかどうかは確認すべきポイントです。

なかには独自で構築した基幹システムを使っている企業もあるでしょう。その場合、CSVでデータが取り出せるだけでも入力の手間を大幅に省けます。既存システムと自動連携ができなくても、CSVの入出力に対応している製品を選ぶことを覚えておきましょう。

4.誰でも使いやすいか

年代問わず誰でも使いやすい製品を選びましょう。経費精算は多くの従業員が行う作業のため、「見づらい」「操作しにくい」という不満が出てくると従業員に定着できません。できるだけ感覚的に操作できるレイアウトを選ぶことで、より早く従業員が使いこなせるようになります。

申請者が見る画面はもちろん、規定や承認フローを設定する管理画面の操作性も重要です。選定前に確認することを忘れないようにしましょう。

5.カスタマイズしやすい仕様か

企業ごとに経理に関する規則やルールは異なるため、カスタマイズしやすい仕様の製品を選びましょう。カスタマイズが柔軟にできれば従業員にとって使いやすく、経理部門で加える手間が減ります。自社使用の経費精算の申請・承認フローが実施できるか確認しておくと安心です。

6.サポートが充実しているか

サポート内容が充実しているかも比較したいポイントです。導入時や運用後まで、小さな疑問点が出てきたときに気軽に問い合わせられる窓口があれば、安心して設定したり運用を開始したりできます。

なかには導入時に管理画面の操作方法や従業員向けにデータ入力・申請方法を教えてくれるケースもあります。サポート内容は製品を開発しているメーカーよりも、実際に販売・導入をするITベンダーによって変わるケースがほとんどです。同じ製品を導入するにしてもサポート内容によってITベンダーを変えるという選択肢もあると覚えておきましょう。

7.自社のスマホのOSに対応しているか

最後に、自社のスマホのOSに対応しているかどうかも確認しましょう。部門や事業ごとに導入しているスマホやタブレットが異なるケースは少なくありません。従業員に配布しているデバイスの機種やストレージなどを確認し、全従業員のデバイスに対応している経費精算アプリを選定しましょう。

経費精算アプリ導入で失敗しないために実施すべきこと

経費精算アプリを上手に運用するために選定前から実施すべきことについて解説します。意識して実施すべきことは、以下の3つです。順番に確認していきましょう。

営業部門・経理部門で連携して決定する
無料トライアルを活用する
従業員に丁寧な研修を行って定着を図る

1.営業部門・経理部門で連携して決定する

経費精算アプリは、営業部門と経理部門とで連携して製品を選定しましょう。社内ルールに即してカスタマイズをしたり設定をしたりする担当は経理部門です。経理部門だけで選定したい気持ちはよく分かりますが、頻繁に経費申請する営業部門が納得しなければ社内での運用は難しいです。

一方、営業部門が経費精算の業務効率を高めるために経費精算アプリを導入したいと積極的に探すケースも少なくありません。しかし、勝手に決めてしまうと既存のシステムと連携できなかったり機能が不足していたりして業務効率向上に役立たない可能性があります。そのため、意見を出し合って両部門が納得のいく製品を選ぶことが大切です。

また、場合によっては情報システム部門と連携が必要なこともあります。情報システム部門がメインとなって基幹システムを構築・運用しているのであれば、選定前に意見を伺った方がスムーズに導入できるでしょう。

2.無料トライアルを活用する

実際の操作のしやすさやカスタマイズの柔軟性は、無料トライアルを活用して確認しましょう。アプリ画面を見ただけでは、本当の使い心地までは判断できません。自社仕様にカスタマイズして運用できるのか、直感的に操作できるのかについて実際に触ってみましょう。

可能な限り、使用頻度の高い営業部門と経理部門の両部門の実務者がトライアルすることをおすすめします。事前に気づいたことがあればメーカーに問い合わせ、疑問のない状態で導入しましょう。

3.従業員に丁寧な研修を行って定着を図る

従業員には経費精算アプリの使い方について、丁寧な研修を行って定着を図りましょう。操作方法や社内規定、承認フローについて理解してもらう必要があります。

研修以外にも、どのように従業員に定着させるかを考えておくとスムーズです。今の経費精算フローからアプリでの精算に完全移行する期限を決め、定着に向けた研修や問い合わせ窓口を作る必要があります。

まずは設定を完了させた上で経理部門だけで管理画面が扱えるようにしましょう。その後部門長、ほかの従業員と徐々に利用を浸透させていくと円滑に導入できます。

経費精算アプリを導入して従業員の負担を減らそう

経費精算アプリを導入すれば、経理部門を筆頭に従業員の負担を大きく減らすことが可能です。外出先から申請できることはもちろん、自動入力や連携によって業務効率が高まります。

ただし、導入するときには自社に必要な機能を見極め、従業員に定着させるための工夫が必要です。ぜひ、ご紹介した選定ポイントや導入時に実施すべきことを参考にしてください。経費精算アプリで社内全体の生産性を向上させましょう。

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