製品を導入することになった背景

NTTデータ ルウィーブ株式会社のiMeeting®-Rは、会議室の予約や管理を効率的に行うためのシステムとして導入されました。特に、空予約の問題や会議室の実稼働率の向上が求められていた中、このシステムの「仮予約」や「リマインドメール」、「予約の自動キャンセル」などの機能が注目され、その効果を期待しての導入となりました。

導入前に企業が抱えていた課題

特に空予約の問題に悩まされていました。確定していない“仮予約”ステータスのものは、一定期間を過ぎると自動キャンセルされる設定が必要であり、また“本予約”となった会議室についても、会議開催間近に届くリマインドメールにより、日程変更等の有無を再確認する必要がありました。これらの課題を解決するための効果的なツールが求められていました。

導入前の課題に対する解決策

iMeeting®-Rの導入により、空予約の問題や会議室の実稼働率の向上を目指すことができました。このシステムは、予約台帳と顧客カルテを一元化できるシステムであり、手書きでの管理からの脱却が可能でした。また、リマインドメールや自動キャンセル機能など、多くの便利な機能を提供しており、これにより会議室の適切な利用と効率的な活用が期待されました。

製品の導入により改善した業務

iMeeting®-Rの導入により、空予約が激減し、会議室の実稼働率と利便性が向上しました。特に、会議室入室時の“入室ボタン”により、正確な使用状況が把握できるようになりました。さらに、予約時間になっても会議室が利用されていなければ、“自動キャンセル”されるため、管理者側でのチェックが不要となりました。これらの改善により、会議室の適切な利用と効率的な活用が実現され、業務の効率化が図られました。