製品を導入することになった背景

岡山県住宅リフォーム協同組合は、以前無料のスケジュール管理サイトを使用していましたが、そのサービスが中止となりました。新たな選択肢として、J-MOTTOのグループウェアが注目されました。使い勝手が以前のサービスとほぼ一緒であったため、手軽に導入が可能でした。

導入前に企業が抱えていた課題

職員の平均年齢が高く（55歳以上）、パソコンの導入はおろか、スマートフォン所持者も少ない状態でした。そのため、新しいシステムへの抵抗感が強く、導入意識を高めることが困難でした。また、紙ベースの日報が使われており、効率的な業務運営が難しかったのです。

導入前の課題に対する解決策

導入前の課題に対して、J-MOTTOのグループウェアはスケジュール管理、文書管理、購買予約など多機能を提供しています。特に、スケジュール管理機能は全スタッフの予定や行動を一元管理できるため、選定されました。導入に際しては、各職員に使い方のレクチャーを行い、紙ベースの日報を廃止すると発表しました。これにより、職員は真面目にシステムを利用するようになりました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入後、スケジュール管理が劇的に改善されました。全スタッフの予定を確認できるようになったため、電話で何度もつなぎ合わせる手間が省けました。また、文書管理機能を用いて社内回覧の資料を保存することで、連絡が徹底され、業務効率が向上しました。具体的には、お客様への対応速度が以前に比べて高まり、高評価を得ています。