製品を導入することになった背景

日工株式会社は、アスファルトプラントや生コンクリートプラントを製造する老舗プラントメーカーであり、国内シェア75％を占めるリーディングカンパニーです。しかし、全社の業務改善を目指し、約10年利用してきた他社グループウェアからクラウド版エンタープライズグループウェア「Garoon on cybozu.com」へのリプレイスが必要とされました。これにより、国内外約700名の社員が利用するコミュニケーション基盤として「Garoon」を導入し、業務効率化を図ることとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

日工株式会社は、営業部門のメンバーが効率的に業務を進めにくい状況にありました。稟議や申請書類は紙で運用されており、外出先からFAXで手配する必要があるなど、現場の負担が大きくなっていました。また、オフィスに戻らなければ進められない事務作業も多く、業務スピードが滞ることが増えていました。情報センターでは、10年間使い続けている他社グループウェアの運用とメンテナンス負担の大きさに課題を感じており、データ容量が少なく定期的なデータ削除作業が発生していました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するため、日工株式会社はシステムの見直しを行いました。特に、営業部門が外出先からも仕事に取り組める環境の整備、稟議・決済業務のワークフロー化、ペーパーレス化の推進が求められました。2014年12月には、グループウェアリプレイスのための組織横断プロジェクトを結成し、検討を進めることとなりました。

製品の導入により改善した業務

「Garoon」の導入により、日工株式会社は営業効率の大幅な改善を実現しました。外出先からも業務に取り組める環境が整い、営業部門の業務効率が向上しました。また、稟議・決済業務をワークフロー利用に切り替えることで、業務スピードが向上しました。情報センターにおいても、システムメンテナンスの負担が大幅に軽減され、効率的な運用が可能となりました。さらに、プラントの管理業務に「スペース」機能を活用することで、部門を超えた情報共有がスムーズに行われるようになりました。