製品を導入することになった背景

国立大学法人京都大学の情報環境機構は、学内のITサービスに関する企画・設計・運用を担当しています。この情報環境機構で、教職員12500名が利用するグループウェアとしてのIBM Notes/Domino（以下、Notes）の更新を進め、最終的に「Garoon」と「kintone」に移行することとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

2005年に職員向けのグループウェアとしてNotesを導入し、2009年には教員向けにも拡大して利用していました。しかし、多くのカスタマイズが進行し、その結果、維持が困難になってきました。特に、NotesDBによるカスタマイズが進んでいたため、改修のコストが増加していました。また、Notes専任の保守要員の確保も難しくなっていたことから、新しい環境への移行が必要となりました。

導入前の課題に対する解決策

新しい基盤として、利便性の高い標準的なクラウドサービスを求めていました。特に、Notesで使用されていた機能を再現できるサービスと、Shibboleth認証に対応できるサービスを選定基準として挙げました。この要件を満たすために、サイボウズの「Garoon」と「kintone」を組み合わせて使用することとなりました。

製品の導入により改善した業務

Garoonの導入により、サーバのメンテナンスが不要となり、開発者の人数を削減することができました。また、ブラックボックス化していたNotes環境からの脱却により、日常の運用がクリアになりました。さらに、事業継続の観点からも、SaaSへの移行により安心感が得られ、BCP環境の整備にも寄与しました。利用者からの反応も良く、グループウェアの利用率が向上し、本来のグループウェア的な使い方が浸透してきました。