製品を導入することになった背景

NTTデータ購買部では、原価を圧縮するための相見積もりを取るビジネスプロセスがありました。しかし、見積価格が相場に対して適切かどうかを調査するのには多くの時間と手間がかかっていました。そのため、各部門が取得した見積書を集め、製品やサービスごとに分類・データベース化する仕組みを整え、BIツールを通じて社内に公開することで、価格の比較・分析を容易にしました。このデータベース作成業務を効率化するために、2019年からAI-OCRとWinActor®を導入しました。

導入前に企業が抱えていた課題

NTTデータ購買部は、各部門からの見積書を収集し、それをデータベース化する業務を行っていました。しかし、見積書のフォーマットは各サプライヤーごとに異なるため、データベースへの登録作業には多くの時間とコストがかかっていました。また、データベース化された情報を活用して価格の比較・分析を行うための仕組みも必要でした。

導入前の課題に対する解決策

NTTデータ購買部は、データベース作成業務の効率化とコスト削減を目指し、AI-OCR「DX Suite®」とRPAツール「WinActor」を導入しました。DX Suite®を使用して、異なるフォーマットの見積書を標準化し、データベースに登録する作業を自動化しました。また、WinActorを使用して、データベースへの登録作業を効率化しました。これにより、データベース作成にかかる期間を1ヶ月から1週間に短縮することができました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、NTTデータ購買部は、データベース作成業務の効率化とコスト削減を実現しました。具体的には、データベース登録にかかる期間を1ヶ月から1週間に短縮し、外部委託していたデータ登録作業のコストも削減できるようになりました。また、データベースとBIツールの連携により、3～5日かかっていた価格調査を即座に実施することが可能となりました。これにより、全社的な調達コスト削減や業務の時短が実現されました。