【2024年】歯科予約システム9選！比較表で料金や機能を徹底比較

歯科予約システムとは

歯科予約システムとは、インターネット環境を活用してオンラインで歯科クリニックおよび医院の受診を希望するかたが来院予約できるシステムのことです。現在においては、インターネット環境を活用できる媒体はパソコンだけに限定されません。令和4年度に総務省が公表しているデータらよると、2021年の情報通信機器の世帯保有率は、「モバイル端末全体」で97.3％であり、その内数である「スマートフォン」は88.6％であるとされています。そのため、大多数の人がスマホを用いて場所を限定されずに簡単にオンライン予約ができる環境にあるといえるのです。

参照：総務省｜令和4年版 情報通信白書｜総論

歯科予約システムを導入するメリット

歯科クリニックおよび医院への歯科予約システムの導入には多くのメリットがあると言えます。ここからは、具体的な歯科予約システムのメリットについて解説していきます。

1. 人材不足・経営の改善
2. 業務効率のアップ
3. 効率的な予約状況の確認
4. 来院者のストレス軽減
5. 情報総括管理
6. 情報収集および分析
7. 感染リスク軽減

1. 人材不足・経営の改善

日本全体で人口が減少し、それに伴い労働者も減少していることから、様々な業界で人材不足が深刻な問題となっています。歯科クリニックや医院も例外ではありません。この人材不足に対処し、事業を健全に維持するためには、限られた人員を最大限に活用できる仕組みが求められています。そのため、歯科クリニックや医院においては、IT化を進めるために歯科予約システムの導入が効果的です。これにより、従来手作業で行われていた業務を機械化し、業務の効率化を図ることが可能です。業務の改善が進むことで、歯科クリニックや医院の経営改善が期待できます。

2. 業務効率のアップ

歯科予約システムでは、インターネット環境を活用してオンラインで来院予約をすることが可能です。従来では歯科クリニックおよび医院で働いている人たちが遂行していた業務を歯科予約システムが機械的に行ってくれるため、主たる業務である診療行為に専念することが可能となります。これらのことから、歯科予約システムを導入することで多大な業務効率のアップが期待できるでしょう。

3. 効率的な予約状況の確認

歯科予約システムでは、さまざまなカテゴリにおいて予約状況を確認することが可能です。事例を挙げると、1日単位で予約状況を確認することができるため、各日においてどの程度の診療予約があるのかを的確に把握することが可能です。迅速に診療予約を確認できるため業務効率の最適化が期待でき、さらに、繁忙日および閑散日の把握ができることで最適な人員配置も可能となります。

4. 来院者のストレス軽減

歯科予約システムでは、来院希望者が自分がいつ頃診察室に呼ばれるのかをシステムを通じて確認することができます。そのため、自宅で自分が呼ばれる直前まで待機することが可能です。これにより歯科クリニックおよび医院で長時間待つ必要がなくなります。また、次回来院日時を予約する際も歯科予約システムを活用して行うため、歯科クリニックおよび医院で予約をするために対応を待つ必要がなくなります。このように、来院者の観点では非効率と捉えられがちな時間をなくすことができるため、来院者のストレス軽減が期待できるでしょう。

5. 情報総括管理

従来の手法では、受付担当などの来院者予約受付担当部署でしか予約状況を把握することはできませんでした。しかし、歯科予約システムを導入することで歯科クリニックおよび医院のどこの部署からでもパソコンやスマホを通じて予約情報を確認することが可能になります。全ての部署において予約状況をリアルタイムで的確に把握することが確認できるため、次の診療に備えた動きも事前に取ることができるでしょう。また、予約情報やさまざまな来院者の情報を総括管理することで、正確な情報共有が可能となり分業体制も構築しやすくなります。

6. 情報収集および分析

歯科予約システムでは来院希望者が簡単に予約を取ることができるだけでなく、歯科クリニックおよび医院側では予約した来院希望者のさまざまなデータ収集および分析することが可能です。事例を挙げると、どのような診療目的で来院しているのかや時間帯や曜日で繁忙状況および閑散情報を確認することができます。データを分析することで、適切な人材配置や診療内容を見直すことも可能となります。

7. 感染リスク軽減

歯科クリニックや医院では、待合室のスペースが限られているため、混雑時にはさまざまな感染症のリスクがあります。歯科予約システムを導入することで混雑状況を緩和させることが可能となり、来院者は感染リスクを低減でき、またクリニックや医院側も衛生的な診療環境を提供できるという双方にとって大きなメリットが生まれます。

歯科予約システムを選定するうえでの着目点

歯科予約システムはさまざまなメーカーが開発していることから、歯科クリニックおよび医院においてはどのシステムを導入するのかを検討しなければなりません。やみくもに選定するのではなく、歯科クリニックおよび医院の規模や将来的な進展を考慮して適切な歯科予約システムを導入することが重要です。

ここからは、歯科予約システムを選定するうえで着目しなければならないポイントについて詳しく解説します。

1. 運用タイプ
2. 来院者のシステム操作性
3. 機能
4. 費用
5. ヘルプデスク
6. システム併用
7. システム運用に関する期間
8. レセプトコンピューターとの連携
9. デバイス
10. 決済システム

1. 運用タイプ

歯科予約システムの運用タイプは、オンプレミスタイプとクラウドタイプに大きく分類することができます。

オンプレミスタイプ

一般的にソフトウェア・ネットワーク機器・サーバーを歯科クリニックや医院内において確保したうえで構築するシステムです。歯科予約システムを運用するにあたって必須であるサーバーを自社管理するタイプであるため、来院者の個人情報を含めた重要管理情報を外部へ流出させないためのセキュリティー確保に優れているといったメリットがあります。しかしながら、歯科予約システムを導入するにあたってさまざまな機器を取り揃える必要があるため、導入時に発生するイニシャルコストが多額となる面も持ち合わせています。

クラウドタイプ

歯科予約システムを運用するためのソフトウェアを購入するタイプではなく、ネットワーク経由で利用するシステムとなっています。オンプレミスタイプと大きく異なる点は、歯科予約システムを利用している期間だけ年額や月額が発生する仕組みとなっていることです。そのため、導入時に必要となるイニシャルコストを大幅に削減できることが大きなメリットであると言えるでしょう。しかしながら、来院者の個人情報を含めた重要管理情報をインターネット経由で取り扱うこととなるため、セキュリティーが脆弱なシステムを採用してしまうと個人情報等の流出に繋がってしまうため注意が必要です。

このように、歯科予約システムではイニシャルコストやセキュリティー等が異なるため、どの項目を重要視するのかを検討してタイプを選定する必要があります。

2. 来院者のシステム操作性

歯科予約システムは、歯科クリニックおよび医院で働いている人たちが入力するのではなく、来院希望者が自ら歯科予約システム上において来院予約の手続きを取ることになります。そのため、システム操作が複雑であると来院予約日の誤入力などが発生する可能性があるのです。来院希望者が歯科予約システムを活用する際には、簡単に入力できるものを選定するようにしましょう。

3. 機能

歯科予約システムにはさまざまな種類の機能が備わっています。多機能である方がシステムにおいては柔軟性があると言えますが、使用しない機能を有していることは歯科予約システムが歯科クリニックおよび医院にとってオーバースペックであるとも言えます。そのため、自クリニックおよび医院において最適な機能を有している歯科予約システムを導入することが重要なのです。ここからは、歯科予約システムが備えている代表的な機能について詳しく解説します。

予約管理

来院者の多様なニーズに対応するためには、歯科予約システムが多機能であることが求められますが、その際に重要なのはシステムの主たる機能を明確にすることです。歯科予約システムは、名前からも分かる通り、歯科クリニックや医院の来院予約に特化したシステムです。したがって、各段階で来院情報を正確に把握できるかどうかが、そのシステムの優位性を判断する上で重要なポイントです。

メッセージ送信

来院予定者が何らかの理由で来院しなくなるという事象は少なくありません。その原因の1つは、予約を忘れてしまうことです。従来であればキャンセル予防のため、電話・メールなどを活用して歯科クリニックおよび医院で働いている人たちが対応しなければなりませんでした。そこで、来院予定者に対して予約日の直近になった段階でリマインドメールを自動で送信できる機能が備わっている歯科予約システムを導入すれば、歯科クリニックおよび医院で働いている人たちの業務軽減が期待できるだけでなく、キャンセルによる損失も回避できることとなります。なお、システムの種類によってはリマインドメールを1週間前や2日前など発信すタイミングを設定することやSMSメッセージおよびプッシュ通知などメッセージの種類を選択することも可能なものがあります。

リコール

歯科クリニックおよび医院に来院する人は、虫歯などを治療する事後保全だけでなく歯石除去などの予防保全で来られる方も少なくありません。そのため、診察する機会は1度だけの短期間だけでなく、定期的な診察も多いと言えるのです。そこで重要なのが、再来院を促すためのリコール機能です。リコール機能は、来院者の診察履歴や最終来院日をシステム内で考慮して、再来院を促すためのメッセージを自動で送信することができます。本機能を活用することで、歯科クリニックおよび医院の再来院率のアップに期待できます。

複合管理

歯科予約システムを導入したからといって、電話予約が完全になくなるというわけではありません。そのため、システムを利用した来院予約だけでなく電話を用いた来院予約についても複合的に管理できるシステムが良いと言えるでしょう。たとえば、電話を用いた来院予約と歯科予約システムを利用した来院予約もまとめて管理できるシステムなどがおすすめです。

4. 費用

歯科予約システムを運用するにあたって着目しなければならない費用は、導入時に発生するイニシャルコストとシステムを運用する間に発生するランニングコストです。ここでは、上述したシステムのタイプ別で費用について詳しく解説します。

オンプレミスタイプでかかる費用

オンプレミスタイプは、一般的にソフトウェア・ネットワーク機器・サーバーを歯科クリニックおよび医院内において確保したうえで構築するシステムです。そのため、システムを運用させるために必要なさまざまな機器等を準備しなければならないため、イニシャルコストは多額になる傾向にあります。また、機器等は経年劣化するため、最初に購入したものが永年に渡って使用できることはありません。セキュリティー対策についても必要に応じてバージョンアップする必要があります。これらの要素は運用時のランニングコストとして必要となるため注意が必要です。

クラウドタイプでかかる費用

クラウドタイプは、歯科予約システムを運用するためのソフトウェアを購入するタイプではなく、ネットワーク経由で利用するシステムです。そのため、歯科予約システム導入時におけるイニシャルコストはオンプレミスタイプと比較すると抑えることが可能です。しかし、歯科予約システムを運用し続ける限りランニングコストは永年に渡って発生します。月額払いや年払いなどの差異はありますが、基本的にはランニングコストが発生し続けるタイプがクラウドタイプの特徴と言えるでしょう。また、機能面が多様化するほどランニングコストが多額となる傾向があります。最低限の機能であればランニングコストを抑えることができますが、限定メニューやWEB問診などさまざまな機能を備えることで月額および年額が高くなる傾向にありますので、必然的にランニングコストが高額となってしまいます。そのため、自クリニックおよび医院にとって本当に必要な機能のみシステムに備えるようにすることが重要です。

5. ヘルプデスク

歯科予約システムは、パソコンなどのIT機器を使用して運用することとなります。そのため、情報通信機器を使う際に必要な知識や技術であるITリテラシーが求められることとなります。歯科クリニックおよび医院において歯科予約システムを活用する人達すべてがパソコンなどのIT機器に精通していれば問題ありませんが、そうであるとは限りません。中には、システムを効率的に活用できない人たちもいるでしょう。そこで重要なのが、歯科予約システムの開発メーカーなどが開設しているヘルプデスクです。ヘルプデスクでは、システム使用時における不明点や不具合等が発生した際の対応など、さまざまなサポートが展開されています。また、操作方法などの不明点が発生した際はヘルプデスクとシステム利用者が同じ画面を共有しながらリモート操作でサポートしてくれるものや、電話やメールなどを活用してサポートしてくれるものもあります。一方、ヘルプデスクに問い合わせるまでもないような事象が発生した時のために、Q&Aやマニュアル等があるかどうかも併せて確認しておくと良いでしょう。

6. システム併用

規模の大きな歯科クリニックおよび医院ほど、歯科予約システムに要求する機能が多機能である傾向にあります。状況によっては、機能に期待する内容が広範多岐に渡ることに伴い、1つのシステムでは網羅できない可能性もあります。そういった際は、1つのシステムだけに固執するのではなく複数のシステムを導入することも視野に入れると良いでしょう。歯科予約システムは、メーカーごとに強みがあるケースもすくなくありません。そのため、複数のシステムを導入することで各メーカーの良いとこ取りをすることが可能となります。また、状況によっては1つのメーカーで多機能とするより複数のメーカーで結果的に他機能とする方がコスト面においても優れているケースもあるでしょう。

7. システム運用に関する期間

歯科予約システムを導入するにはある程度の期間が必要です。具体的には、システム選定・導入作業・システムの利用を適切に利用するための研修および周知などが挙げられます。また、上述したフローが終わった後も、実際にシステムを利用する人達が慣れるまでにはある程度の期間が必要となるでしょう。このように、システム運用に関するある程度の期間を考慮した導入計画を立案することが重要です。

8. レセプトコンピューターとの連携

歯科クリニックおよび医院は、健康保険組合などの機関に対して診療報酬を請求する際にレセプトコンピューター（以下、レセコンと称す）を利用しています。レセコンと歯科予約システムで管理しているさまざまな情報を連携することにより、さらなる業務効率化が期待できます。なお、一般的にはレセコンとの自動連携機能が付与されたシステムは利用料金が高くなる傾向にありますので、コスト面において注意が必要です。

9. デバイス

歯科予約システムでは、利用可能なデバイスについて確認する必要があります。また、歯科予約システムを使用できるデバイスも何台導入するのかによっても考え方は変わります。現在クリニックおよび医院で使用しているデバイスが、導入しようとしている歯科予約システムに対応しているのかどうかを事前に確認する必要があると言えるでしょう。システムの種類によっては、デバイスの台数によって利用料金が変わらないものや逆に利用料金が上がるものもありますので注意が必要です。

10. 決済システム

歯科クリニックおよび医院において、支払い時における多様性は重要であると言えます。現在においては、現金払いだけでなくクレジットカードや電子マネーなどさまざまな支払い形態が存在します。また、新型コロナウイルス感染拡大以降、現金での支払いに抵抗を覚える人も少なくありません。キャッシュレス決済システムと予約システムを連携させることにより、来院者情報と診療費および物販購入などさまざまな情報を複合的に管理することが可能です。このように、来院者とクリニックおよび医院の多様なニーズに対応するためにも、さまざまな支払い形態に対応できるシステムが良いと言えるでしょう。

歯科予約システムの比較9選

Apotool＆Box

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歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 業務を効率化しスタッフの負担軽減
• 患者リストの自動作成
• 画像や動画を一元管理

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EPARK歯科予約管理システム

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歯科予約システム

トライアル	無し
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• 直感的に理解のできる簡単操作
• 1日当たりの患者が増えやすくなる
• デジタル化により業務の効率化が期待できる

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ピスケスアポ

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歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• WEB予約で新患獲得とリコール率アップ
• 最新技術を駆使した使いやすいインターフェース
• インターネット接続なしでも楽々操作

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DentNet

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歯科予約システム

トライアル	無し
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 医療に専念できる顧客管理
• 患者様をサポートする予約システム
• 導入から保守までワンストップ

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Dentry byGMO

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歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• LINEの活用で利便性・満足度が大幅に向上
• 電話自動応答システムで予約受付の自動化
• 細かい処置内容に応じた予約枠管理が可能

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デンタマッププラス

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歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• 場所を選ばずいつでも管理ができる
• ネット予約で患者さまもスタッフも利便性UP
• シンプルで操作性の高いインターフェース

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ApoDent

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歯科予約システム

トライアル	無し
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• リアルタイムで情報共有
• キャンセルを確実に減らす
• 増患・患者さんのフォローアップ

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SELECTTYPE

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美容室予約システム診療予約システム予約システム飲食店予約システム歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 簡単で高機能、デザインも美しい、予約フォーム付きの予約システム
• 高度なデザイン調整機能でオリジナルデザインの予約フォームに
• 複数名のスタッフでご予約情報を分担管理できます

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STORES 予約

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美容室予約システム予約システム飲食店予約システム歯科予約システム

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 利用者とのタッチポイントが多く、オンライン予約がしやすい！
• 予約から決済、顧客管理まで一貫してサービスを受けられる
• 万全なサポート。セキュリティで運用中も安心！適切な運用のご提案も

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歯科予約システムを導入しましょう

ここまで、歯科予約システムの概念、導入時のメリット、歯科予約システムの選定に関する着目点、具体的な歯科予約システムについて詳しく解説しました。歯科クリニックおよび医院にとって、来院者の予約受付は顧客満足度に直結する重要な業務です。また、歯科予約システムを導入することで経営改善や業務効率アップなど、経営者および労働者双方にとって大きなメリットがあります。これらのことから、これまでに歯科予約システムを導入してしなかったクリニックおよび医院にとっては、多大なる恩恵が期待できるシステムであると言えます。本記事を参考に、スムーズな予約受付業務を実現しましょう。