【比較表】請求書作成ソフト31選を紹介｜Excelとの違いと選定ポイントを解説

請求書作成ソフトとは｜定義や重要視されている背景

請求書作成ソフトとは、企業やフリーランスなどがビジネスにおいて請求書を簡単に作成・管理するためのソフトウェアです。業務の効率化やミスの削減に役立ち、請求書の作成から送付までのプロセスを大幅に簡素化するため、多くの企業で利用されています。

従来、請求書は手書きやExcelなどで作成していたため、時間がかかり、誤入力のリスクもありました。しかし、請求書作成ソフトを使用することで、テンプレートを選んで必要事項を入力するだけで、迅速かつ正確に請求書を作成できます。

これらのソフトには、請求書のデザインやフォーマットを自動で整え、税金や振込先情報などを簡単に反映させる機能が搭載されています。さらに、過去の請求書をデータとして保存しておくことができ、再発行や履歴確認もスムーズに行えます。

請求書作成ソフトが重要視されている背景

現在では多くの企業が請求書作成ソフトを導入しています。それは下記3つの背景から請求書作成ソフトの重要性が増しているからです。本章ではそれぞれのポイントについて解説し、請求書作成ソフトの必要性を検討してみましょう。

1.電子帳簿等保存制度へ対応できるため

帳簿を電子データで保存して運用する場合、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存することを認める法律であり、ペーパーレス化を促進しています。現在は適用要件が緩和されているほか、令和３年度の改正では抜本的な要件見直しが行われました。電子帳簿保存法はこれからすべての事業者に関係してくる法律へと変化してきています。請求書作成ソフトでは法改正にも自動で対応してくれるため、負担も軽減されるでしょう。
参考：電子帳簿等保存制度特設サイト

2.クラウド化によるリモートワーク支援ができるため

請求書作成ソフトはクラウドで扱うのが一般的です。インターネット環境が整っていたらどこでも利用できるため、近年増加したリモートワークにも対応しています。さらに請求書の再発行依頼の電話を受けた場合でも、クラウドの請求書発行システムから再発行の処理をして、郵送代行の操作をすれば作業が完了します。

3.インボイス制度に対応するため

2023年10月からインボイス制度がついに始まりました。インボイスとは適格請求書という意味です。
インボイス制度では、売手である登録事業者は、買手である取引相手（課税事業者）から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません。（また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります）一方で買手は、仕入税額控除の適用を受けるために、原則として取引相手（売手）である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存等が必要となります。国税庁ーインボイス制度の特設サイト

この制度の施行から人為的な会計業務の負担が増加しています。請求書作成ソフトを活用すると、テンプレート機能で自動的に適格請求書を作成してくれます。これにより会計の負担を大幅に減らすことができます。

請求書作成ソフトの主な機能5選

請求書作成ソフトに搭載されている代表的な機能は下記の5つです。本章ではそれぞれの機能について、得られる効果や役立つ場面などについて解説します。

1.帳票作成機能

最も基本的な請求書発行機能で、ソフト上で請求書を作成します。作成方法はテンプレート型で、豊富なデザインから１種類を選び、必要事項を入力するだけで請求書を作成できます。作成した請求書をもとに注文書、検収書、納品書、支払明細などへ自動で変換し、書類を作成してくれる機能があります。大幅に負担を軽減できる機能なので、多くの書類を作成する方はこの機能が搭載された製品を導入しましょう。

2.帳票カスタマイズ(ロゴ・印影)

請求書の作成方法はテンプレート型とカスタマイズ型の２種類があります。カスタマイズ型ではソフト導入前に使用していた帳票の形式を残しながら、請求書を作成できます。帳票のレイアウトを変更可能なので、自社独自の請求書を作成しましょう。テンプレートの請求書はどの企業でも使えるようにシンプルな作りになっています。帳票に自社のロゴや印影を印刷する機能で、オリジナルの書類を作成可能です。

3.請求書送付機能

請求書を取引先に発行した後、ソフトからメールをダウンロード不要で直接送信することができます。もちろんダウンロードしたデータをメールに添付したり、郵送やFAXで送信したりもできます。さらに指定した日時に帳票を自動作成し、取引先に自動でメール送信することも可能です。同じ内容の請求書などを同一の相手先へ定期的に発行する場合に役立つでしょう。追加料金がかかってしまいますが、紙の請求書の印刷、封入、郵送までを依頼できる郵送代行サービスもあります。

4.請求書管理機能

過去に発行した請求書をシステム上で管理する機能です。保管した請求書は日付、取引先企業名、商品名、金額などで検索できます。定期的な取引がある企業の情報をあらかじめ登録しておくことで毎月の請求書の発行をスピーディーにできます。さらに取引先とのステータスを確認できる機能もあります。請求書の送付状況や取引先からの入金状況を把握できます。

5.外部システムとの連携機能

資料請求ソフトは他のシステムとも連携できます。例えば会計ソフトと連携すれば、請求書で入力した項目と振込費用を自動仕訳できます。他にも顧客管理システム、労務管理システム、営業支援システムなどの外部サービスとも連携できる製品があります。

最適な請求書作成ソフトを選ぶためのポイント

請求書作成ソフトを導入するときは、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。本章では下記４つの観点から、自社に最適な請求書作成ソフトを選定するポイントを解説します。

自社の事業形態に合ったシステムか

請求書の作成数がどれくらいかによって必要な機能は大きく変化します。取引先が少なく、請求書作成のみを効率化したいならば、作成と送付の機能に特化した安価なシステムから選ぶべきです。

一方で取引先が多く、データの取り込みや請求書の作成を自動化したい場合は、他の業務システムと連携できるソフトを導入するべきです。さらに請求書作成業務をすべて電子化でき、そのソフト１本で作成・管理できる機能があると良いでしょう。

セキュリティ性能が保証されているか

請求書管理はクラウド上で行われるため、情報漏えいを防ぐセキュリティ性能の高さが必要です。システムの信頼性は導入実績や導入企業数をもとに判断できるため、導入事例はぜひ参考にしましょう。

他のシステムとの連携は可能か

自社で導入しているシステムとの連携でさらなる業務効率化が期待できます。連携するための代表的な２つの方法があります。第一にデータをCSVファイルで抽出し、それを請求書ソフトにインポートする方法です。第二に他のシステムとAPIで直接連携する方法です。請求書の発行頻度が低い場合はCSVファイルによるデータ連携で十分な場合が多いですが、請求書の発行頻度が高い場合はAPI連携が可能なソフトを選ぶべきです。
※CSV…CSVファイルはExcelファイルと比較して互換性が高く、装飾・機能の自由度が低いのが特徴です。
※API…APIとはApplication Programming Interfaceの略称で、ソフトウェアからOSの機能を利用するための仕様またはインターフェースを表します。アプリケーションの開発を容易にするためのソフトウェア資源のことです。

取引先へのサポートは充実しているか

請求書の受け取りを紙媒体でしか受け付けていない企業も存在します。取引先の企業に対応してもらうためにも、取引先に対しても電子請求書導入のサポートを行う体制が整っているソフトを選びましょう。

また、不具合が発生した場合は請求書の作成ができなくなってしまいます。サポートが24時間対応しているのか、さらには365日対応しているのかも確認しておきましょう