製品を導入することになった背景

AI inside 株式会社は、誰もが手軽にAIを作成し、利用できる世界を目指しています。特に、高精度で文字を読み取りデジタルデータ化するAI-OCR「DX Suite」や、ノーコードでAIを作成できる「Learning Center」を提供しています。しかし、会社の急速な成長に伴い、契約件数が増加し、法務担当の増員が必要となりました。この増員により、情報共有の難しさや業務の標準化の課題が浮き彫りとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

AI inside 株式会社の法務は、会社規模が小さかった頃は一人で全ての案件を管理していました。しかし、会社の成長とともに契約件数が急増し、一人では対応しきれなくなりました。新たに法務担当として入社した小澤様は、案件の対応状況の把握や過去のやりとりの情報共有が難しいと感じました。特に、バージョン管理や命名ルールの統一が難しく、情報共有や業務の標準化に課題を感じていました。

導入前の課題に対する解決策

情報共有や業務の標準化の課題を解決するため、専用のシステムやツールの導入が必要と判断されました。クラウドストレージでの管理も試みましたが、運用上の難しさが残っていたため、専用のシステムが必要となりました。Hubbleを選択した理由として、Microsoft Wordをベースに契約書を修正して積み上げることができる点や、従来の業務フローを変えずに業務を管理できる点が挙げられます。

製品の導入により改善した業務

Hubbleの導入により、バージョン管理の課題は大幅に解消されました。Hubbleでの確認により、どのような変遷があったかが一目でわかるようになりました。また、Slackの「チャンネル連携機能」を利用して情報共有が行われ、法務担当間での連携が強化されました。さらに、ドキュメントリストを活用して仕掛状況の可視化が行われ、業務の効率化が進められました。これにより、契約調整の過程を管理する工数や、過去のやりとり履歴を検索する工数が削減され、より重要な業務に時間を割くことができるようになりました。