座席管理システムを自作する3つの方法を手順含めて徹底解説

座席管理システムを自作すると、業務の効率化やコスト削減に繋がります。しかし、どのような方法で構築するのが最適か迷う方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ExcelやGoogleスプレッドシート、Webアプリを活用した座席管理システムの自作方法を詳しく解説します。

座席管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 社員の座席状況をリアルタイムで把握できる
• フリーアドレス制のオフィス運用がスムーズになる
• 予約管理の手間を減らし、業務効率を向上させる

特に、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用すれば、低コストで手軽に導入できる点が魅力です。一方で、Webアプリを開発すれば、カスタマイズ性が高く、より高度な管理が可能になります。例えば、QRコードを活用したチェックイン機能を搭載すれば、社員がスマホで座席を簡単に予約・利用できるようになります。

本記事で具体的な方法を解説していくので、業務に最適な座席管理システムを構築し、オフィスの効率化を目指しましょう。

そもそも座席管理システムとは

オフィスの座席を効率的に管理するために、多くの企業が座席管理システムを導入しています。特にフリーアドレス制の環境では、座席の確保や従業員の所在を把握することが課題になりがちです。本セクションでは、座席管理システムの基本的な機能や解決できる課題について解説します。

座席管理システムの基本的な機能

座席管理システムは、オフィス内の座席の状況をリアルタイムで把握し、従業員がスムーズに座席を確保できるようにするツールです。主な機能として、次のようなものがあります。

機能	概要
座席予約機能	事前に座席を予約し、確実に確保できる
チェックイン・チェックアウト機能	QRコードやアプリを使い、着席状況を記録する
座席の可視化	フロアマップを活用し、空席や利用状況を一目で確認できる
データ分析機能	座席の使用状況を記録し、オフィスレイアウトの最適化に活用できる
外部ツールとの連携	OutlookやGoogleカレンダーと連携し、会議室予約と同期できる

例えば、フリーアドレス制のオフィスでは、社員がその日の座席を事前予約し、QRコードでチェックインすると、管理者がリアルタイムで出社状況を把握できます。これにより、出社率の分析やスペースの最適化が可能になります。

座席管理システムを活用することで、オフィスの無駄なスペースを削減し、業務の効率を向上できるのです。特にハイブリッドワークの普及により、座席の管理はますます重要になっています。

座席管理システムが解決できる課題

座席管理システムを導入すると、企業は様々な課題を解決できます。特に、従業員の座席確保やオフィススペースの最適化に大きな効果をもたらします。

課題	詳細
座席の確保が難しい	フリーアドレス制では、出社時に座席を確保できず、無駄な時間が発生する
出社状況の把握が困難	管理者がどの社員が出社しているのかを正確に把握できない
オフィススペースの無駄が発生	利用されていない座席が多いと、コストの無駄に繋がる
コミュニケーションの課題	チームメンバーがどこに座っているのか分からず、連携が取りにくい

例えば、座席の利用状況をリアルタイムで可視化することで、管理者は不要な座席を減らし、オフィスレイアウトを最適化できます。また、チームメンバーが近くに座れるよう調整することで、業務の効率化が可能になります。

座席管理システムは、企業の働き方改革を支援し、従業員の利便性を向上させる重要なツールです。特に、テレワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークが主流になる中で、その必要性はますます高まっています。

座席管理システムを自作するための3つの方法

企業のニーズに合わせて座席管理システムを導入する際、市販のツールを利用する方法と自作する方法があります。自作すれば、自社の要件に沿ったカスタマイズが可能で、不要な機能の排除やコスト削減が実現できます。具体的にどのような方法があるか見ていきましょう。

Excel & Power Automate

ExcelとPower Automateを活用すれば、比較的簡単に座席管理システムを自作できます。Excelで座席表を作成し、Power Automateを使って予約や更新を自動化することで、管理の手間を減らせます。

この方法のメリットは次の通りです。

• 低コストで運用できる（Microsoft 365を利用していれば追加費用が不要）
• Excelの知識があれば導入しやすい
• Power Automateで予約・更新・通知を自動化できる

例えば、Power Automateを使って、社員がフォームに入力した予約データをExcelに自動で反映し、満席の場合は通知を送る仕組みを作れます。これにより、手作業での管理が不要になり、業務の効率化が図ることが可能です。

ただし、ExcelとPower Automateを使った方法には、利用者が増えると処理速度が低下しやすく、リアルタイムの可視化には限界があります。そのため、小規模なオフィスやテレワーク向けの補助ツールとして適しています。

Google スプレッドシート & Google Apps Script

Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用すれば、無料で座席管理システムを構築できます。Google フォームと連携すれば、予約の受付やデータの自動更新も可能です。

この方法の利点は次の通りです。

• Googleアカウントがあれば、追加費用なしで運用できる
• 複数人で同時に編集・閲覧が可能
• Google Apps Scriptで予約の自動登録や通知を設定できる

例えば、Google フォームを使って座席予約を受付し、Google Apps Scriptでスプレッドシートに自動記録する仕組みを作れば、簡単な予約管理ができます。更に、スクリプトを活用してメール通知を設定すれば、予約完了時に確認メールを自動送信が可能です。

ただし、Googleスプレッドシートのセル数や処理速度には限界があります。Excel同様にデータ量が多い場合や、複雑な条件を設定したい場合は、動作が遅くなる可能性があります。こちらも小規模オフィスやスタートアップ企業向けの方法と言えるでしょう。

Webアプリを開発

本格的な座席管理システムを構築したい場合は、Webアプリを開発する方法が最適です。データベースを利用し、リアルタイムで座席の管理や分析を行えます。

この方法の特徴は次の通りです。

メリット	詳細
自由なカスタマイズ	自社の要件に完全に合わせたシステムを構築できる
拡張性が高い	利用者が増えても処理速度が落ちにくい
リアルタイム管理	座席の利用状況をリアルタイムで可視化できる

例えば、Reactでフロントエンドを作成し、LaravelでAPIを構築すれば、座席の予約・管理をWeb上でスムーズに行えます。更に、Leafletなどのマッピングツールを組み合わせれば、オフィスレイアウト上で座席の状況を可視化することも可能です。

ただし、Webアプリの開発には、プログラミングスキルやインフラの準備が必要です。特にセキュリティ対策を十分に考慮しなければ、外部からの不正アクセスのリスクが生じる可能性があります。そのため、社内にエンジニアがいる場合や、長期的に運用を考えている企業に向いています。

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次に、それぞれの方法について具体的にどのような手順で作成するのか見ていきましょう。

Excel & Power Automateで座席管理システムを自作する手順

ExcelとPower Automateを活用すれば、効率的な座席管理システムを自作できます。Excelで座席表を作成し、Power Automateで予約やチェックインの処理を自動化すれば、管理の手間を削減できます。具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1.Excelで座席表を作成する

まず、座席情報を管理するためのExcelシートを作成します。表形式にすることで、予約状況を直感的に把握しやすくなります。

座席表を作成する際のポイントは以下の通りです。

• 各座席に固有の番号を付与する
• 使用者の氏名、部署、利用時間を記録する列を設ける
• 条件付き書式を活用し、予約済みの座席を自動で色分けする

以下のようなフォーマットにすると、視認性が向上します。

座席番号	使用者	部署	利用開始時間	利用終了時間	ステータス
A1	田中 一郎	営業部	9:00	12:00	予約済み
A2	–	–	–	–	空席

「予約済み」のセルを赤、「空席」のセルを緑に設定すると、空席状況を一目で確認できるようになります。

ステップ2.Power Automateで自動更新フローを設定する

Power Automateを活用すれば、座席予約の入力・更新を自動化できます。特に、以下の処理を設定すると管理が容易になります。

• 予約フォームの入力内容をExcelに自動反映する
• 利用終了時間を過ぎた座席のステータスを「空席」に変更する
• 予約完了時にメールで通知を送信する

Power Automateの処理フローの例は以下の通りです。

処理	アクション
社員が予約フォームを入力	Microsoft Formsのデータを取得
予約情報をExcelに記録	Excel Onlineのテーブルにデータを追加
予約確定メールを送信	Outlookで自動通知
利用終了時間後にステータスを更新	Power Automateで「空席」に変更

例えば、予約フォームから送信された情報をExcelに反映し、利用終了時間が過ぎると自動でステータスが「空席」に戻るように設定すれば、手作業の負担を減らせます。

ステップ3.SharePointと連携して複数ユーザーで共有する

ExcelをSharePointと連携すれば、複数の社員がリアルタイムで座席の予約・変更を行えます。特にフリーアドレス制のオフィスでは、座席の確保や利用状況の把握がしやすくなります。

SharePointと連携するメリットは以下の通りです。

• リアルタイムで共有できる
• データを一元管理できる
• アクセス権限を設定できる

実装手順は以下の通りです。

1. ExcelファイルをSharePointにアップロードする
2. Power Automateで自動更新フローを設定する
3. ユーザーごとにアクセス権を設定する（管理者は編集可能、従業員は予約のみ可能）

例えば、ローカルでExcelを管理すると、更新のたびに手動で保存が必要です。しかし、SharePointを活用すれば自動で変更が反映され、常に最新の情報を共有できます。

ステップ4.QRコードを使ったチェックイン機能を実装する

QRコードを活用すれば、スマートフォンで簡単に座席のチェックイン・チェックアウトができます。ExcelとPower Automateを連携することで、座席の使用状況を自動で記録する仕組みを構築できます。

QRコードを導入するメリットは以下の通りです。

• チェックインが簡単になる
• リアルタイムで着席状況を把握できる
• データ分析に活用できる

実装手順は以下の通りです。

①座席ごとのQRコードを作成する

• Excelの「ハイパーリンク」機能を使い、座席ごとのチェックインURLを作成する
• 無料のQRコード生成ツールを活用し、各座席のQRコードを作成する

②Power Automateでチェックイン処理を設定する

• QRコードを読み取ると、座席のステータスが「使用中」に変更されるようにする
• チェックアウト時の処理も同様に設定する

③管理者向けのダッシュボードを作成する

• Power BIを活用し、座席の使用状況をリアルタイムで可視化する

例えば、出社時に従業員が座席のQRコードを読み取ると、Excelの座席表に「着席済み」と記録されます。これにより、フリーアドレスオフィスでも、どの座席が空いているのかが一目で分かり、スムーズに業務を進められます。

Googleスプレッドシートで座席管理システムを自作する手順

GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用すれば、無料で座席管理システムを構築できます。Googleフォームと連携すると、予約の受付やデータの自動更新も可能です。クラウド上でリアルタイムに情報を共有できるため、テレワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワーク環境にも適しています。ここでは、具体的な手順を解説します。

ステップ1.Googleスプレッドシートで座席表を作成する

Googleスプレッドシートを使って座席表を作成し、予約状況を管理できるように設定します。表形式で整理することで、視認性が向上し、管理が容易になります。

座席表を作成する際のポイントは以下の通りです。

• 各座席に固有の番号を付与する
• 氏名、部署、利用時間を記録する列を設ける
• 条件付き書式を活用し、予約済みの座席を色分けする

Excel同様に、以下のようなレイアウトにすると、空席状況が直感的に把握できます。

座席番号	使用者	部署	利用開始時間	利用終了時間	ステータス
A1	田中 一郎	営業部	9:00	12:00	予約済み
A2	–	–	–	–	空席

条件付き書式を設定し、「予約済み」のセルを赤、「空席」のセルを緑にすることで、利用状況が一目で分かるようになります。

ステップ2.Googleフォームで座席予約を自動記録する

Googleフォームを活用すると、座席予約の情報をスプレッドシートに自動で記録できます。これにより、手動入力の手間を削減し、ミスを防ぐことが可能です。

Googleフォームを設定するポイントは以下の通りです。

• 座席の選択肢をプルダウンで設定する
• 氏名、部署、利用時間を入力する項目を作成する
• フォーム送信時に自動返信メールを送るように設定する

Googleフォームで予約を受け付けると、スプレッドシートには以下のように記録されます。

予約ID	氏名	部署	座席番号	利用開始時間	利用終了時間	ステータス
001	田中 一郎	営業部	A1	9:00	12:00	予約済み
002	–	–	A2	–	–	空席

予約情報が自動で記録されるため、手作業での入力ミスを防ぎ、管理の負担を軽減できます。

ステップ3.Google Apps Scriptでデータを自動更新する

Google Apps Scriptを使うと、予約時間が過ぎた座席のステータスを自動で「空席」に変更する処理が可能になります。これにより、リアルタイムで最新の情報を維持できます。

Google Apps Scriptで設定する処理は以下の流れです。

• 現在時刻を取得し、利用終了時間が過ぎた座席を「空席」に変更する
• 予約完了時に確認メールを自動送信する
• スプレッドシートのデータを整理し、過去の予約情報を履歴シートに移動する

スクリプトを定期実行するように設定すれば、利用時間が過ぎた座席が自動で「空席」に戻り、最新の情報を維持できます。

Webアプリで座席管理システムを自作する手順

Webアプリを開発すると、座席の管理をリアルタイムで行え、カスタマイズ性の高いシステムを構築できます。ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する方法と比較して、柔軟な機能追加や拡張ができる点が大きなメリットです。具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1.ER図を設計し、データ構造を決める

Webアプリを開発する前に、データ構造を整理することが重要です。ER（Entity-Relationship）図を作成し、座席やユーザー情報をどのように管理するかを決めます。

データ設計のポイントは以下の通りです。

• ユーザー情報（氏名、部署、メールアドレス）を管理する
• 座席情報（座席番号、ステータス、位置情報）を登録する
• 予約履歴を記録し、過去の利用状況を分析できるようにする

以下のようなテーブル構成にすると、データの管理がしやすくなります。

テーブル名	主な項目	説明
users	id, name, department, email	ユーザーの基本情報を管理
seats	id, seat_number, status, location	座席の状態と位置を記録
reservations	id, user_id, seat_id, start_time, end_time	座席の予約履歴を管理

このようにデータ構造を整理すると、予約システムの拡張性が向上し、リアルタイムの管理がしやすくなります。

ステップ2.Reactでフロントエンドを作成する

Webアプリのフロントエンドを開発するには、Reactが適しています。コンポーネントベースの設計が可能で、座席の可視化や動的なUIの作成が容易になります。

Reactを選択するメリットは以下の通りです。

• ユーザーインターフェースの更新が高速
• コンポーネントごとに機能を分割し、開発しやすい
• 状態管理ライブラリ（Reduxなど）を利用できる

開発する主な画面には以下のものがあります。

1. 座席一覧画面
   座席の空き状況をリアルタイムで表示できる
2. 予約画面
   ユーザーが座席を選択し、予約できる
3. 管理画面
   管理者が座席のレイアウトやユーザー情報を編集できる

Reactを活用すると、動的な座席管理画面をスムーズに開発できます。ユーザーがリアルタイムで空席状況を確認できるため、フリーアドレス制のオフィスにも適しています。

ステップ3.Laravelでデータベース管理とAPI実装をする

座席情報や予約データを管理するために、バックエンドにはLaravelを使用します。Laravelはデータベースとの連携が容易で、APIの開発に適しています。

Laravelを選択するメリットは以下の通りです。

• Eloquent ORMを活用し、データ操作をシンプルに実装できる
• APIルートを設定し、フロントエンドとスムーズに連携できる
• 認証機能（Laravel Sanctum）を導入し、セキュリティを確保できる

APIを実装すれば、Reactから座席情報を取得し、リアルタイムで表示できます。例えば、予約が完了すると座席のステータスが「使用中」に変更される仕組みを作れます。

ステップ4.Leafletを活用し、座席の位置をマップ化する

座席の配置を視覚的に管理するために、Leafletを活用すると効果的です。オフィスのフロアマップを背景にして、座席の位置をアイコンで表示できます。

Leafletを選択するメリットは以下の通りです。

• 座席の位置を地図上で可視化できる
• クリック操作で座席の詳細情報を表示可能
• 予約済みの座席を異なる色で示せる

Leafletを活用すれば、座席の位置を直感的に把握できるため、どこに座るかを簡単に決められます。特に、大規模オフィスではこの機能が有効です。

座席管理システムを自作するメリット2つ

座席管理システムを自作すると、既存の製品を導入する場合と比べて大きなメリットがあります。特に、自社の運用に最適化できる点や、費用を抑えられる点が魅力です。本セクションでは、自作することのメリットを詳しく解説します。

自作するツール自体は無料で使えるものが多い

座席管理システムを自作する最大のメリットは、基本的に無料のツールを活用できる点です。ExcelやGoogleスプレッドシート、Power Automate、Google Apps Scriptなどを組み合わせれば、高額なシステムを導入せずに座席管理を実現できます。

上記でも紹介した通り、無料で使えるツールの例は以下の通りです。

• Excel & Power Automate
• Googleスプレッドシート & Google Apps Script
• オープンソースのWebアプリ

例えば、Googleスプレッドシートを活用すれば、社員が簡単に座席の予約を入力し、リアルタイムで共有できます。また、Google Apps Scriptを利用すれば、予約データを自動更新し、業務の負担を軽減することが可能です。

このように、既存の無料ツールを組み合わせれば、コストをかけずに座席管理システムを構築できます。特に、少人数の企業やスタートアップにとっては、初期投資を抑えつつ運用できる点が大きなメリットです。

自社好みでカスタマイズがしやすい

座席管理システムを自作すると、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできます。市販のツールは多機能ですが、不要な機能が多く、逆に使いづらくなることもあります。一方で、自作すれば必要な機能だけを搭載し、シンプルな操作性を維持できるでしょう。

カスタマイズしやすいポイントは以下の通りです。

• 画面デザインを自社の業務に合わせられる
• 不要な機能を省き、業務フローを簡素化できる
• 独自の分析機能を追加し、利用状況をデータ化できる

例えば、フリーアドレス制を導入している企業では、社員ごとの座席履歴を記録し、利用頻度の高い席や低い席を可視化することが有効です。これにより、オフィスのレイアウトを最適化し、より効率的な働き方を実現できます。

また、Webアプリとして開発すれば、スマートフォン対応やQRコードを活用したチェックイン機能など、より高度なカスタマイズも可能です。自社の課題に合わせて最適な機能を実装できる点は、自作の大きな利点と言えます。

座席管理システムを自作するデメリット5つ

座席管理システムを自作すると、上記のようなメリットがありますが、デメリットも考慮する必要があります。具体的にどのようなデメリットがあるか見ていきましょう。

開発や運用の手間がかかる

座席管理システムを自作する場合、開発だけでなく、その後の運用やメンテナンスにも手間がかかります。特に、システムを継続的に運用するためには、トラブル対応や機能改善が必要になります。

発生しやすい手間は以下の通りです。

• 要件定義、設計、実装、テストなどのシステム開発
• データの更新、予約状況の確認、エラー対応などの運用管理
• 利用者の要望に応じた改善や新機能の追加

運用がスムーズに進むようにするには、システムの設計段階で拡張性やメンテナンス性を考慮することが重要です。また、社内にIT担当者を配置し、定期的にメンテナンスを実施することも検討すべきです。

長期的に見ると費用（人件費含む）がかかる

無料ツールを活用すれば、初期費用を抑えることは可能ですが、長期的には開発や運用にかかる人件費が発生します。また、クラウド環境を利用する場合は、ストレージやAPIの利用料金も考慮する必要があります。

自作と市販ツールのコストを比較すると以下の通りです。

項目	自作	市販ツール
初期費用	ほぼゼロ（無料ツール活用時）	数万円～数十万円
運用コスト	人件費、クラウド費用	月額料金（定額）
メンテナンス	自社で対応	ベンダーが対応

例えば、Webアプリを開発する場合、システムの保守・運用にエンジニアを雇う必要があるため、人件費がかかります。また、クラウド環境（AWSやGoogle Cloud）を利用する場合は、サーバー維持費やデータベース利用料も発生します。

そのため、自作する際は初期費用だけでなく、長期的な運用コストも計算し、事前に予算を確保することが重要です。

セキュリティのリスクがある

座席管理システムでは、社員の出社状況や利用履歴などの個人情報を扱うため、セキュリティ対策が必要です。しかし、自作システムの場合、市販のツールと比べてセキュリティが脆弱になりやすい点が課題となります。

セキュリティの主なリスクは以下の通りです。

• 外部からの攻撃によりデータが漏洩する可能性がある
• パスワード管理が適切でないと、不正ログインのリスクが高まる
• 悪意のあるユーザーによる予約情報の書き換えが発生する可能性がある

例えば、Googleスプレッドシートを共有する場合、誤ってアクセス権を「全員編集可能」に設定すると、第三者にデータを改ざんされるリスクがあります。また、Webアプリを開発する場合、SQLインジェクションやクロスサイトスクリプティング（XSS）などの攻撃を防ぐために、適切なセキュリティ対策を施す必要があります。

安全に運用するためには、アクセス権限の設定を厳格にし、定期的にセキュリティチェックを行うことが重要です。

データのバックアップは別で考える必要がある

自作システムでは、データのバックアップ機能が標準で備わっていないことが多く、万が一のデータ消失時に復旧できないリスクがあります。そのため、定期的にバックアップを取る仕組みを構築することが必要です。

バックアップのポイントは以下の通りです。

• 自動でデータをバックアップするスクリプトを設定し、定期的に保存する
• Google DriveやOneDriveなどクラウドストレージにバックアップを保存する
• 複数の保存先を用意し、万が一の障害時に備える

例えば、Googleスプレッドシートを使用する場合、Google Apps Scriptを活用して定期的にデータをコピーし、バックアップ用のスプレッドシートに保存する方法が有効です。Webアプリの場合は、定期的にデータベースのスナップショットを取得し、クラウドストレージに保存する仕組みを導入すると安心です。

社員が使い慣れるかの課題がある

新しいシステムを導入する際には、社員がスムーズに使いこなせるかどうかが重要なポイントです。特に、自作のシステムは市販のツールと比べて操作が直感的でない場合があり、適切なトレーニングやマニュアルが必要になります。

導入時の課題は以下の通りです。

• 社員が新しいシステムに慣れるまで時間がかかる
• 使い方を分かりやすく説明する資料が必要になる
• 問い合わせ対応やトラブルシューティングの担当者が必要になる

例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する場合でも、関数やマクロの使い方に慣れていない社員にとっては、操作が難しく感じられることがあります。Webアプリを開発する場合は、UI/UX（ユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンス）を考慮し、直感的に操作できるデザインにすることが重要です。

まとめ

座席管理システムを自作すると、コストを抑えながら自社に最適なシステムを構築できます。一方で、開発や運用の手間がかかることや、セキュリティリスクへの対策が必要になるといった課題もあります。そのため、導入前にメリットとデメリットを十分に比較し、最適な方法を選ぶことが重要です。

自作するメリット	・無料のツールを活用し、初期費用を抑えられる ・自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる ・不要な機能を省き、シンプルな運用が可能
自作するデメリット	・システム開発や運用に手間がかかる ・長期的な運用コストや人件費が発生する ・セキュリティ対策やデータのバックアップが必要

例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用すれば、比較的簡単に座席管理システムを構築できます。しかし、利用者が増えると管理が複雑になり、運用の負担が大きくなる可能性があります。また、Webアプリを開発すれば、より高度な機能を実装できますが、開発や保守にかかるコストを考慮しなければなりません。

座席管理システムを自作する際は、自社の業務フローやリソースを踏まえ、どの方法が最適かを慎重に判断することが大切です。適切な設計と運用体制を整えることで、業務の効率化に繋がり、柔軟な働き方を実現できるでしょう。