座席管理システム導入事例7選！事例から分かる効果まで徹底解説

オフィスのフリーアドレス化やハイブリッドワークの普及に伴い、座席管理の重要性が高まっています。従業員の在籍状況を把握しやすくしたり、スペースを有効活用したりするために、多くの企業や施設が座席管理システムを導入しています。

その理由は、従来の固定席やアナログ管理では、以下のような課題が発生しやすいためです。

• リモートワークの増加で空席が目立ち、座席の無駄が多い
• 社員がどこにいるか分からず、コミュニケーションの効率が低下
• Excelやホワイトボードでの管理は手間がかかり、予約や管理が煩雑になる

しかし、座席管理システムの導入に踏み出せていない企業も多いかと思います。そこで本記事では、7つの導入事例をもとに、座席管理システムがどのように課題を解決し、業務の効率化や快適な働き方を実現するのかを詳しく解説します。自社の課題解決に向けて、最適なシステムを検討する参考にしてみてください。

座席予約がスムーズになり、開館前の行列が解消（導入システム：Suwary）

神奈川大学図書館では、座席予約システム「Suwary」を導入することで、開館前に発生していた座席確保のための行列を解消しました。従来は「早い者勝ち」の運用だったため、特に人気の席を確保するために学生が長時間並ぶ状況が続いていました。しかし、Suwaryの導入により、アプリで簡単に座席を予約できるようになり、快適な学習環境が実現できたのです。

導入ツール：Suwaryについて

Suwaryは、オフィスや図書館などの座席管理を効率化するための予約システムです。スマートフォンやPCから簡単に予約・管理ができ、リアルタイムで座席の空き状況を確認できます。

主な機能は以下の通りです。

• 座席の事前予約機能で、確実に席を確保
• 空席状況をリアルタイムで確認可能
• QRコードを使ったチェックインで座席の利用を簡単に管理
• 座席利用データの取得・分析で、運用改善が可能

神奈川大学では、このSuwaryの機能を活用し、学生が快適に学習できる環境を整えました。

導入した神奈川大学図書館について

神奈川大学図書館は、学生の学習環境を支える重要な施設であり、多くの座席や学習スペースを提供しています。特にラーニングコモンズやサイレントルームなど、用途に応じたエリアが充実しており、日々多くの学生が利用しています。

以下は、神奈川大学図書館の概要です。

施設名	神奈川大学図書館
所在地	神奈川県横浜市
フロア構成	地上4階・地下2階
主なエリア	ラーニングコモンズ、サイレントルーム、個人ブース

同図書館では、学生の利便性を向上させるため、最新のデジタルツールを積極的に導入しています。

導入することになった背景

神奈川大学図書館では、座席管理に関して以下のような課題を抱えていました。

• 窓際の席やソファー席など「人気席」の確保のため、開館前に行列ができる
• 悪天候の日でも学生が外で並ばなければならない
• コロナ禍で館内の混雑状況を把握する手段がなかった
• 混雑状況の管理システムを導入するには高額な費用がかかる

特に、人気席の争奪戦は学生の負担になっており、また、図書館としても公平な座席利用のための仕組みを模索していました。こうした中、図書館の改修工事を進める過程で、Suwaryの存在を知り、導入を検討することになりました。

導入による効果

Suwaryの導入により、座席管理に関する課題が解決し、以下のような成果が得られました。

• スマートフォンから簡単に座席予約ができ、開館前の行列が解消
• 人気席の公平な利用が実現し、座席争奪のストレスが軽減
• 直感的な操作性により、学生への利用説明の手間が削減
• 図書館の混雑状況を可視化し、より快適な学習環境を提供

特に、Suwaryアプリの使いやすさが評価され、導入後すぐに多くの学生が活用するようになりました。現在では、2000名以上の学生がSuwaryを利用しており、管理側の負担も軽減されています。

今後は、授業時間割との連携や、大学独自のアプリとの統合など、さらなる改善を進めていく予定です。Suwaryの導入は、学生の学習環境の向上に大きく貢献した成功事例の一つと言えるでしょう。

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どこからでも在籍確認ができてストレス軽減（導入システム：せきなび）

大阪シーリング印刷株式会社では、在席管理システム「せきなび」を導入し、ハイブリッドワーク環境における社員の所在管理を効率化しました。フロアのフリーアドレス化や在宅勤務の増加により、社員の居場所を把握しづらくなっていた状況が、せきなびの活用によって大幅に改善されました。

導入ツール：せきなびについて

せきなびは、オフィスの座席や在籍状況をリアルタイムで可視化できる在席管理システムです。出社・在宅勤務・営業所勤務など、様々な勤務形態に対応し、社員の所在を簡単に把握できる仕組みを提供しています。

主な機能は以下の通りです。

• 在宅勤務・出社・営業所勤務の状況をリアルタイムで表示
• フリーアドレス環境でも、誰がどこにいるかを簡単に把握可能
• プロフィール画像やステータス表示で、社員間のコミュニケーションを促進
• 内線番号や携帯番号の表示により、スムーズな電話取次ぎが可能

大阪シーリング印刷では、これらの機能を活用し、業務の効率化と社内のストレス軽減を実現しました。

導入企業：大阪シーリング印刷株式会社について

大阪シーリング印刷株式会社は、ラベルやパッケージフィルムの開発・製造・販売を手掛ける企業です。創業以来、高品質なパッケージ製品を提供し続けており、デザイン課を中心にクリエイティブな業務が行われています。

以下は、大阪シーリング印刷株式会社の概要です。

企業名	大阪シーリング印刷株式会社
業界	ラベル・パッケージフィルム製造
導入部署	デザイン課（フロア全体）
勤務形態	ハイブリッドワーク（出社・在宅・営業所勤務）

同社では、フリーアドレスの導入に伴い、社内の在席管理をより効率的に行うための仕組みが求められていました。

導入することになった背景

大阪シーリング印刷では、オフィス環境の変化に伴い、以下のような課題が生じていました。

• フリーアドレス化により、誰がどの席にいるのか分かりにくくなった
• 在宅勤務や営業所勤務の社員の状況が見えず、コミュニケーションが取りづらい
• 事務所の様子が分からないことがストレスになり、業務の進行に支障が出る場面もあった

これらの課題を解決するために、在席管理ツールの導入を検討する中で「せきなび」を知り、無料版「せきなび for Free」を試用した後、フル機能版の無料トライアルを経て、本格導入を決定しました。

導入による効果

せきなびの導入後、社内の在席管理が大幅に改善され、以下のような効果が得られました。

• 在宅勤務や営業所勤務の社員の状況をリアルタイムで把握できるようになった
• フリーアドレス環境でも、誰がどこにいるかひと目で分かるようになった
• プロフィール画像を自由に設定できることで、社員同士の会話のきっかけが増えた
• 内線番号や携帯番号が表示されることで、電話の取次ぎがスムーズに

特に、社員のステータスがリアルタイムで更新されることにより、在宅勤務時のストレスが軽減され、業務の円滑な進行に貢献しました。現在では、デザイン課を中心に、せきなびを活用した業務の効率化が進められています。

今後は、Googleカレンダーとの連携や、他のフロアへの導入拡大も視野に入れながら、さらなる活用を進めていく予定です。せきなびの導入は、ハイブリッドワーク時代の新しい働き方に適応するための重要な施策の一つとなっています。

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約3万席の在籍状況の可視化により、オフィス改善に繋がった（導入システム：SEATouch）

ソニーグループは、フリーアドレスの導入に伴い「誰がどこにいるのか分からない」「座席の空き状況が不明」といった課題を抱えていました。そこで、座席の在籍状況をリアルタイムで可視化できる「SEATouch」を導入。約3万席分のデータを活用することで、オフィスレイアウトの最適化や社員の利便性向上を実現しました。

導入ツール：SEATouchについて

SEATouchは、オフィスの座席管理を効率化するシステムで、社員がスマートフォンを座席のカードにタッチするだけで在席登録が可能です。QRコードの読み取りにも対応しており、簡単な操作で座席の使用状況を把握できます。

主な機能は以下の通りです。

• 座席の在席状況をリアルタイムで可視化
• 勤怠管理システムと連携し、タッチするだけで出勤打刻が可能
• データ分析を通じてオフィスレイアウトの最適化を支援
• 社内ポータルと連携し、社員同士の居場所を確認しやすく

ソニーグループでは、SEATouchの導入により、オフィススペースの有効活用と社員の働きやすさの向上を実現しました。

導入企業：ソニーグループについて

ソニーグループは、ゲーム＆ネットワークサービス、音楽、映画、エンタテインメント・テクノロジー＆サービス、イメージング＆センシング・ソリューション、金融など、幅広い事業を展開するグローバル企業です。

以下は、ソニーグループの概要です。

企業名	ソニーグループ株式会社
設立	1946年（昭和21年）5月7日
資本金	8,814億円（2024年3月31日現在）
連結従業員数	113,000名（2024年3月31日現在）
事業内容	ゲーム＆ネットワーク、音楽、映画、イメージング＆センシング・ソリューション、金融など

同社では、オフィスのフリーアドレス化を進める中で、新たな課題が発生したため、その解決策としてSEATouchを導入しました。

導入することになった背景

ソニーグループでは、コロナ禍を契機に在宅勤務が推奨され、一部の拠点で固定席を撤廃し、フリーアドレス制を導入。しかし、以下のような問題が浮上しました。

• 社員同士の居場所が分からず、コミュニケーションが取りづらい
• 座席の空き状況が不明で、スムーズに業務を開始できない
• オフィススペースの利用状況が不透明で、最適なレイアウトを組めない

特に、在宅勤務と出社のハイブリッドワークが進む中で、オフィスに出社した際に「どこに座れば良いのか分からない」「同僚とすれ違い、非効率になる」といった不満が寄せられていました。

また、総務部門でも「固定席の空き状況が分からず、フリーアドレス化を進める基準が不明」といった課題を抱えていました。そこで、SEATouchを導入し、座席状況の可視化を進めることになったのです。

導入による効果

SEATouchを導入したことで、以下のような成果が得られました。

• 約3万席分の在席状況をリアルタイムで可視化
• データを活用したオフィスレイアウトの最適化が可能に
• 座席の利用率が低いエリアを削減し、Web会議ブースの増設を実現
• 社員同士の居場所が分かることで、コミュニケーションの活性化

また、SEATouchのデータを活用することで、フリーアドレスの導入効果を数値で把握できるようになり、総務部門が具体的な改善提案を行えるようになりました。

社員からは「誰がどこにいるかすぐ分かるので話しかけやすくなった」「自分の座りたい席の空き状況をリアルタイムで確認できるのが便利」といった声が寄せられ、業務の効率化にも貢献しています。

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社員に直接話しかけやすくなった（導入システム：OFFTICKET）

ビー・ピー・ネット株式会社は、社員の多くがクライアント先に常駐している環境下で、コロナ禍をきっかけにリモート勤務を導入。これに伴い、フリーアドレス制を採用しました。しかし、「誰がどこにいるのか分からない」「座席の管理が難しい」といった課題が発生。そこで、座席予約に特化したシステム「OFFTICKET」を導入し、座席管理の効率化と社員同士のコミュニケーション活性化を実現しました。

導入ツール：OFFTICKETについて

OFFTICKETは、オフィスの座席予約と管理をシンプルに行えるシステムです。視覚的に分かりやすいレイアウトで、社員が自身の座席を簡単に予約できるだけでなく、他の社員の出社予定や座席状況も把握できます。

主な機能は以下の通りです。

• 座席の予約・管理をシンプルな操作で実現
• 社員の出社予定を可視化し、コミュニケーションを円滑に
• オフィスの座席レイアウトを図面通りに配置可能
• 手頃な価格で導入しやすく、問い合わせ後すぐに利用開始できる

ビー・ピー・ネット株式会社では、OFFTICKETを活用することで、社員の働きやすい環境を整えると同時に、チームワークの強化にも繋げました。

導入企業：ビー・ピー・ネット株式会社について

ビー・ピー・ネット株式会社は、IT・通信業界において、多様なサービスを提供する企業です。フリーアドレス制を導入し、柔軟な働き方を推進しています。

以下は、同社の概要です。

企業名	ビー・ピー・ネット株式会社
業界	IT・通信
座席数	100席未満

同社では、フリーアドレスの運用をスムーズに進めるために、座席予約の専用システムを必要としていました。

導入することになった背景

フリーアドレス制の導入に伴い、以下のような課題が発生しました。

• カレンダーアプリで座席管理を試みたが、誰がどこにいるのか把握できない
• 座席予約の仕組みがなく、社員が自由に座れるものの混乱が生じる
• 部屋単位の予約しかできず、座席の管理が非効率的

特に、リモート勤務が増える中で「誰がいつ出社しているのか」が分からず、出社時のコミュニケーションが取りづらいという問題が浮上。勤怠管理システムの変更は考えていなかったため、座席予約に特化したシステムを探し、最適なソリューションとしてOFFTICKETを採用しました。

導入による効果

OFFTICKETの導入後、以下のような成果が得られました。

• 社員の出社状況が可視化され、誰にでも気軽に話しかけられる環境に
• 部署を越えた座席配置により、社員同士のコミュニケーションが活発化
• 管理職もフリーアドレスを活用し、フラットな職場環境を実現
• キッチンやカウンター席も予約可能にし、働く場所の選択肢を増加

特に、出社予定や座席を事前に把握できることで、業務上の相談や雑談が自然と増え、他部署との連携もスムーズになりました。社員からは「以前より気軽に他部署の人にも話しかけやすくなった」「管理職ともコミュニケーションが取りやすくなった」といった声が多く寄せられています。

また、座席のイラストをカスタマイズすることで、より分かりやすく予約できるようになり、社員の利便性が向上しました。

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オフィスの有効活用のためのデータを取得できた（導入システム：WORK AGILE）

アズマックス株式会社では、オフィス移転に伴い、フリーアドレス制の導入を検討。しかし、現在のオフィスの稼働率や座席の利用状況が把握できず、新しいレイアウト設計が難航していました。そこで、オフィスの稼働率を可視化し、最適なスペース活用を可能にする「WORK AGILE」を導入。結果として、具体的なデータに基づいたオフィス設計が可能となり、より効率的なオフィス運営を実現しました。

導入ツール：WORK AGILEについて

WORK AGILEは、オフィスの座席やスペースの利用状況を可視化し、データをもとに最適なオフィス環境を実現するためのシステムです。QRコードを利用したチェックイン・チェックアウト機能を搭載し、社員の座席利用状況やオフィスの稼働率をリアルタイムで把握できます。

主な機能は以下の通りです。

• QRコードを利用したチェックイン・チェックアウト機能
• 座席・会議室の稼働状況を可視化
• ダッシュボードで分析し、オフィスの最適化を支援
• CSVデータとしてエクスポートし、詳細な分析が可能

アズマックス株式会社では、WORK AGILEを活用することで、オフィススペースの効率的な運用と移転後のレイアウト設計に役立てました。

導入企業：アズマックス株式会社について

アズマックス株式会社は、産業用工作機械向けの特殊金属製品を開発・製造・販売するメーカーです。近年では、半導体製造装置向けの部品開発にも注力しています。

以下は、同社の概要です。

企業名	アズマックス株式会社
業界	金属製品メーカー
従業員数	約200名（オフィス勤務は全体の30%）

オフィス勤務の社員が限られる中、オフィススペースの有効活用が求められていました。

導入することになった背景

日本橋オフィスの移転に伴い、フリーアドレス制の導入を検討していましたが、以下のような課題がありました。

• オフィスの稼働率が低く、適切な座席数やエリアの算出が困難
• フリーアドレス導入後の具体的な運用ルールが不透明
• 固定電話や書類管理の見直しが必要だが、適切な方法が分からない

特に、オフィスの利用実態が明確でないため、どの程度のスペースを確保すれば良いのか判断できない点が大きな問題でした。そこで、オフィスの稼働率を可視化し、適切な座席数を算出するために、WORK AGILEの導入を決定しました。

導入による効果

WORK AGILEの導入後、以下のような成果が得られました。

• 東京本社の平均稼働率が70%と判明し、スペース削減の方向性を決定
• 座席の使用状況をデータ化し、フリーアドレスの導入計画に活用
• オフィスレイアウトの最適化が可能に
• データに基づく説明ができるため、社内の合意形成がスムーズに

特に、「約70%の座席が常時利用されている」という具体的なデータを得たことで、執務エリアの面積を30%削減し、コミュニケーションやリラックススペースを増やすという具体的な改善策を立案できました。

また、フリーアドレス制の運用に関しても、データに基づいたシミュレーションを行うことで、適切な座席数や配置計画を策定できるようになりました。

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スマホで簡単に座席予約（導入システム：Nimway）

ソニーグループ株式会社では、オフィス移転に伴いフリーアドレス制を導入。しかし、座席の管理が煩雑になり、予約せずに座席を利用するケースが発生していました。そこで、スケジュール管理アプリと連携し、スマホから簡単に座席予約ができる「Nimway」を導入。結果として、スムーズな座席予約が可能となり、オフィス利用の効率が向上しました。

導入ツール：Nimwayについて

Nimwayは、オフィスの座席や会議室の予約を効率化するスマートオフィス管理ツールです。スケジュール管理アプリと連携し、スマホやPCから簡単に座席を予約できるため、フリーアドレス制の運用をスムーズに行えます。

主な機能は以下の通りです。

• スマホやPCからの簡単な座席予約
• スケジュール管理アプリとの連携による効率的な運用
• 座席の利用状況をリアルタイムで可視化
• センサーを活用した座席の利用状況の自動検知

ソニーグループでは、これらの機能を活用し、オフィスの効率的な運用を実現しました。

導入企業：ソニーグループ株式会社について

ソニーグループ株式会社は、電子・電気機械器具・電子部品の設計・開発・製造・販売を行うグローバル企業です。

以下は、同社の概要です。

企業名	ソニーグループ株式会社
業界	電子機器・電気機械器具
従業員数	約113,000名（2023年3月31日現在）

同社は、オフィスの効率的な運用を目的に、フリーアドレス制の導入とNimwayの活用を決定しました。

導入することになった背景

ソニーシティみなとみらいのオフィスでは、コロナ禍による働き方の変化に伴い、以下のような課題が生じていました。

• オフィスの利用頻度が低下し、スペースの有効活用が求められた
• フリーアドレス制の導入後、予約せずに座席を利用するケースが発生
• 予約済みの座席が使われてしまい、トラブルになることがあった
• 出社時に適切な座席を確保しづらかった

特に、座席予約の仕組みが整っていないことが原因で、従業員の間で混乱が生じていました。そこで、スムーズな座席予約を実現するためにNimwayを導入しました。

導入による効果

Nimwayの導入後、以下のような成果が得られました。

• スマホから簡単に座席予約できるようになり、予約なしでの利用が減少
• 事前に座席の予約状況を把握でき、スムーズな出社が可能に
• 座席の間隔を調整できるため、感染症対策にも貢献
• オフィスに向かう途中で座席予約ができるため、従業員の利便性が向上

特に、スマホからの座席予約が簡単にできるようになったことで、予約をせずに座席を利用するケースが大幅に減少しました。更に、事前に座席の配置を確認し、対面を避けるなどの調整が可能となったことで、安心して出社できる環境が整いました。

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離職率ゼロ・社員数は約2倍に（導入システム：Acall）

株式会社コラボスタイルでは、フルリモートワークを基本としながらも、社員同士がリアルに交流できる場を重視し、会員制コミュニティスペースを開設。しかし、社員と会員が混在するオフィスでは、誰がどこにいるのかを把握しづらいという課題がありました。そこで、Acallの「スポットチェックイン」を導入し、オフィスの利用状況を可視化。結果として、社員が安心して出社できる環境が整い、離職率ゼロ・社員数約2倍という成果を実現しました。

導入ツール：Acallについて

Acallは、企業のフレキシブルな働き方を支援するワークスペース管理ツールです。座席予約やチェックイン機能を活用し、オフィスの利用状況を可視化できます。

主な機能は以下の通りです。

• スポットチェックイン機能で、オフィスの利用状況をリアルタイム把握
• QRコードを活用したシンプルなチェックイン・チェックアウト
• Slackなどの外部ツールとの連携により、スムーズな運用が可能
• 座席予約不要で、オフィス到着後に即チェックイン可能

コラボスタイルでは、これらの機能を活用し、社員とコミュニティ会員が安心してオフィスを利用できる環境を実現しました。

導入企業：株式会社コラボスタイルについて

株式会社コラボスタイルは、ワークフローのクラウドシステム「コラボフロー」の開発・提供を主軸とする企業です。

以下は、同社の概要です。

企業名	株式会社コラボスタイル
業界	法人サービス・広告・情報通信
従業員数	1〜100名

同社は、「ワークスタイルの未来を切り拓く」という理念のもと、多様な働き方を実現するためのオフィス環境整備を進めています。

導入することになった背景

コラボスタイルでは、以下のような課題を抱えていました。

• フルリモート環境でありながら、リアルな交流の場を確保したい
• 社員とコミュニティ会員が混在するため、オフィスの利用状況を把握しづらい
• 社員が「会いたい人に会える」環境を整えたい
• 安心して利用できるオフィスの仕組みを作りたい

そこで、オフィスの利用状況をリアルタイムで可視化し、安心して働ける環境を構築するためにAcallを導入しました。

導入による効果

Acallの導入後、以下のような成果が得られました。

• オフィスに誰がいるのかがリアルタイムで分かるようになり、安心して利用できる環境を実現
• 「会いたい人に会える」オフィスが実現し、社員のコミュニケーションが活発化
• フルリモートながらも、リアルな場での交流が促進され、社員のエンゲージメントが向上
• 結果として、離職率ゼロ・社員数約2倍の成長を実現

特に、「誰がオフィスにいるのかが分かる」ことが、社員同士の交流を促進し、出社のモチベーション向上に繋がりました。また、コミュニティ会員も安心してオフィスを利用できるようになり、コミュニケーションの活性化にも貢献しました。

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まとめ

座席管理システムの導入は、オフィスや公共施設の効率的な運用に大きく貢献しています。本記事では、7つの導入事例を紹介し、それぞれの企業や団体がどのような課題を解決し、どのような効果を得たのかを詳しく解説しました。

座席管理システムを導入することで、多くの企業や施設では以下のようなメリットが得られています。

• スムーズな予約が可能になり、混雑や行列が解消できた
• 社員や利用者の居場所が把握しやすくなり、業務の円滑化に貢献
• オフィススペースの稼働データを活用し、必要な座席数やエリアを適切に配置
• フリーアドレスの導入で部門を越えた交流が促進
• ハイブリッドワークに対応し、出社とリモートワークのバランスを最適化

座席管理システムの活用は、働き方の多様化が進む現代において、より快適で生産性の高い環境を整えるために欠かせません。自社の課題に合わせて最適なシステムを導入し、業務の効率化や働きやすい環境づくりを目指してみてはいかがでしょうか。