マイナンバー管理システムのメリット5つ！基本的な機能や効果を最大化する選び方まで解説

マイナンバー管理の負担を減らし、安全に運用するためには、専用の管理システムの導入が重要です。マイナンバーは法律で厳格な管理が求められており、手作業での運用では情報漏洩やヒューマンエラーのリスクが高まります。しかし、システムを活用することで、これらのリスクを軽減し、業務を効率化できます。

マイナンバー管理システムの導入のメリット例を挙げると以下の通りです。

• セキュリティ強化（アクセス制御や暗号化により、情報漏洩のリスクを低減）
• 業務効率化（マイナンバーの収集、保管、廃棄を自動化し、担当者の負担を軽減）
• 法令遵守の徹底（法改正への迅速な対応が可能になり、コンプライアンスを強化）

一方で、システムの導入にはコストがかかるほか、運用に慣れるまでの時間が必要です。更に、適切なセキュリティ対策を講じなければ、不正アクセスやデータ漏洩のリスクも生じます。そのため、企業の規模やニーズに応じたシステム選定が重要になります。中小企業向けには手軽に導入できるクラウド型、大企業向けにはカスタマイズ性の高いオンプレミス型のシステムが適しているのが一例です。

そこで本記事では、マイナンバー管理システムの基本機能や導入のメリット・デメリット、最適なシステムの選び方について詳しく解説します。安全で効率的な運用を実現するために、是非参考にしていただければと思います。

マイナンバー管理システム9選と選び方を徹底解説

マイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システムは、企業がマイナンバーの取得から保管、利用、廃棄までを適切に行うためのツールです。まずは、システムの概要について見ていきましょう。

冒頭でも書いている通り、導入の主な目的は次の通りです。

• 法令遵守の徹底（マイナンバー法に則り、適切な管理を実施する）
• セキュリティ強化（情報漏洩や不正アクセスを防ぐ措置を講じ）
• 業務効率化（マイナンバーの収集・保管・削除をシステムで自動化する）

従業員や取引先から取得したマイナンバーは、厳格な管理が求められます。例えば、利用範囲の限定、保管期間の管理、廃棄ルールの明確化などが必要です。管理を適切に行わなければ、罰則の対象となるため、システムを活用した管理体制の整備が重要になります。

また、マイナンバー管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

企業の規模や管理体制に応じて、最適なタイプを選択することが重要です。クラウド型は手軽に導入できるため、中小企業に適しています。一方で、より厳格な管理を求める場合は、オンプレミス型の方が適しているでしょう。

マイナンバー管理のルール

マイナンバーを適切に管理するためには、取得・利用・保管・廃棄といった各段階で法律に基づいたルールを守る必要があります。これらのルールを遵守しなければ、罰則の対象となるだけでなく、企業の信頼低下にも繋がります。本セクションでは、マイナンバーの管理ルールについて、各ステップごとに詳しく見ていきましょう。

マイナンバーの取得

マイナンバーの取得は、法律で認められた目的に限られています。企業が従業員や取引先のマイナンバーを取得する際には、適切な手続きが求められます。

取得時の主なポイントは以下の通りです。

• 本人確認を実施し、マイナンバーの正確性を確保する
• 取得目的を明確にし、従業員や取引先に伝える
• 不要な取得は避け、税務・社会保険関連の手続きに限定する

例えば、給与計算や社会保険の手続きのためにマイナンバーを取得する場合、従業員に対し取得目的を説明し、マイナンバーカードや通知カードを使って本人確認を行う必要があります。不適切な方法で取得すると、罰則の対象となる可能性があるため、慎重に対応しなければなりません。

企業がマイナンバーを適切に取得することで、法令を遵守し、従業員との信頼関係を築くことが可能です。

マイナンバーの利用

取得したマイナンバーは、特定の業務に限定して利用しなければなりません。税務関連や社会保険の手続き以外での使用は、法律で禁止されています。

利用時のルールは以下の通りです。

• 給与支払報告書や源泉徴収票など、法令で定められた手続きにのみ使用する
• マイナンバーを利用する業務を社内規程で明確化し、従業員に周知する
• 不要なシステムや帳票にマイナンバーを記載しない

例えば、税務署や市区町村に提出する書類にはマイナンバーの記載が必要ですが、社内の業務記録に無関係に保存することは違反になります。システム内での取り扱いも慎重に行い、不適切な用途での利用を防ぐことが重要です。

適正な利用を徹底することで、法令を順守しつつ、情報漏洩のリスクを低減できます。

マイナンバーの保管・廃棄

マイナンバーを保管する際は、安全性を確保するための対策が必要です。特に、情報漏洩を防ぐために適切な管理体制を整えなければなりません。また、不要になったマイナンバーは、適切な方法で廃棄することが求められます。

保管・廃棄のポイントは以下の通りです。

• アクセス制限を設け、特定の担当者のみが閲覧できるようにする
• データの暗号化やパスワード管理を行い、セキュリティを強化する
• 保管期間を遵守し、不要になったデータは完全に削除する

例えば、社会保険や税務関連の手続きが完了した後、一定期間が経過したマイナンバーは削除しなければなりません。紙の書類で保管している場合は、シュレッダーや専門業者を利用して確実に廃棄することが必要です。

適切な保管と廃棄を徹底することで、マイナンバーの漏洩リスクを最小限に抑えられます。

マイナンバーの委託

マイナンバーを扱う業務を外部に委託する場合、適切な管理体制を確保し、委託先の監督を行うことが重要です。委託先のセキュリティ対策が不十分だと、情報漏洩のリスクが高まるため、慎重に対応する必要があります。

委託時に注意すべき点は以下の通りです。

• 信頼できる委託先を選定し、管理体制を確認する
• 契約書にマイナンバーの取り扱いルールを明記する
• 定期的に監査を実施し、適切な運用が行われているかチェックする

例えば、給与計算を外部の労務管理サービスに委託する場合、マイナンバーの取り扱いについて具体的なルールを契約書に盛り込み、情報の取り扱い状況を定期的に確認することが必要です。

委託先の管理を徹底することで、マイナンバーの適切な運用を維持できます。

マイナンバー管理システムの基本的な機能

マイナンバー管理システムには、マイナンバーの取得・保管・利用・廃棄を適切に管理するための様々な機能が搭載されています。手作業での管理はミスや情報漏洩のリスクが高まるため、システムを活用することで、安全性と業務効率を向上させることが可能です。

以下に、主要な機能とその概要をまとめます。

例えば、クラウド型のシステムを導入すれば、従業員がスマートフォンやPCからマイナンバーを直接登録できるため、紙の書類を使用する必要がなくなります。また、セキュリティ機能が充実しているシステムでは、アクセス制限や暗号化を通じて情報漏洩リスクを最小限に抑えることが可能です。

適切な機能を備えたマイナンバー管理システムを導入することで、安全かつ効率的な運用が可能になります。

マイナンバー管理システムを導入するメリット5つ

マイナンバー管理システムを導入することで、企業の負担を軽減し、業務の効率化やセキュリティの強化に繋がります。手作業による管理はミスが発生しやすく、法令違反や情報漏洩のリスクも伴いますが、システムを活用すれば、適切な管理をスムーズに行えます。ここでは、マイナンバー管理システムの代表的なメリットを5つ見ていきましょう。

セキュリティの強化ができる

マイナンバーは、個人情報の中でも特に厳重な管理が求められる情報です。不適切な管理をすると、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まり、企業の信用を大きく損なう可能性があります。マイナンバー管理システムを導入することで、適切なセキュリティ対策を講じ、安全性を確保できます。

強化できるセキュリティ対策の例は以下の通りです。

• アクセス制限を設け、特定の担当者のみが情報を閲覧・管理できる
• データの暗号化により、万が一の情報漏洩時でもリスクを最小限に抑える
• 操作履歴を記録し、不正アクセスや不適切な利用を防ぐ

例えば、クラウド型のマイナンバー管理システムを利用すれば、遠隔地からの不正アクセスを防ぐための二段階認証やワンタイムパスワードの導入が可能です。更に、管理者は誰がいつ情報にアクセスしたのかを確認できるため、不審な動きがあれば即座に対応できます。

適切なセキュリティ対策を備えたシステムを導入することで、情報漏洩のリスクを低減し、安全な管理を実現できます。

業務を効率化できる

マイナンバーの管理を手作業で行うと、取得・保管・利用・廃棄の各プロセスで多くの時間と手間がかかります。特に、年末調整や社会保険の手続きの際には、マイナンバーを活用する機会が増えるため、管理業務の負担が大きくなります。マイナンバー管理システムを導入すれば、これらの業務を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、作業効率を向上させることが可能です。

効率化できる主な業務は以下の通りです。

• マイナンバーの収集・登録をオンラインで完結し、書類作成の手間を削減できる
• 社会保険や税務関連のシステムと連携し、データの転記作業を自動化できる
• 期限が近い業務を通知し、手続きの遅延を防げる

例えば、マイナンバーを紙の書類で管理している場合、提出された書類を確認し、情報をシステムに手入力しなければなりません。一方、クラウド型の管理システムを導入すれば、従業員がスマートフォンやPCから直接マイナンバーを入力できるため、担当者の入力作業を大幅に削減できます。また、法定調書や社会保険関連の書類作成を自動化できるため、年末調整の業務負担も軽減されるのです。

このように、マイナンバー管理システムを活用することで、担当者の作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。

法改正へ迅速な対応ができる

マイナンバーに関連する法律やガイドラインは、社会情勢の変化に応じて改正されることがあります。企業はこれらの変更に迅速に対応しなければならず、手作業での管理では対応が遅れるリスクが高まります。マイナンバー管理システムを導入すれば、法改正に合わせたシステムの更新が可能になり、企業のコンプライアンスを維持できるのです。

法改正対応でシステムが果たす役割は以下の通りです。

• 最新の法令に基づいた運用が可能になり、法的リスクを回避できる
• システムの自動更新により、担当者が逐一対応する手間を削減できる
• 法改正に関する通知機能があり、変更点を把握しやすくなる

例えば、マイナンバーの取り扱いに関するガイドラインが変更された場合、企業はすぐに対応を求められます。クラウド型のマイナンバー管理システムを利用していれば、サービス提供会社が最新の法令に基づいてシステムを更新するため、企業側の対応負担を軽減できます。また、通知機能により、管理担当者が変更点を見落とすことなく、スムーズに運用ルールを更新できるのです。

このように適切なシステムを活用することで、法改正にも迅速に対応でき、企業のコンプライアンスを確保できます。

コスト削減に繋がる

マイナンバーを適切に管理するには、人件費やセキュリティ対策費など、様々なコストが発生します。手作業で管理すると、情報の収集や入力、書類の保管・廃棄に多くの時間とコストがかかるため、非効率になりがちです。しかし、マイナンバー管理システムを導入することで、業務の自動化が進み、コスト削減に繋がります。

削減できる主なコストは以下の通りです。

• 紙の書類管理が不要になり、印刷や保管スペースのコストを削減できる
• 手作業の負担が減り、人件費を抑えられる
• セキュリティ対策をシステムで強化し、不正アクセス対策のコストを最適化できる

例えば、紙の書類でマイナンバーを管理している企業では、提出された書類をファイリングし、施錠できるキャビネットで厳重に保管する必要があります。しかし、クラウド型の管理システムを活用すれば、書類をデジタル化して保管できるため、物理的な保管スペースが不要になります。また、手入力や書類の確認作業も削減されるため、担当者の作業負担が軽減され、人的コストを抑えることが可能です。

このように、マイナンバー管理システムを導入することで、業務効率を向上させながら、管理コストを削減することが可能です。

ヒューマンエラーを防止できる

マイナンバーを手作業で管理すると、入力ミスや書類の紛失、不適切な利用などのヒューマンエラーが発生しやすくなります。これらのミスは、企業の信用を損なうだけでなく、罰則の対象となる可能性もあるため、厳格な管理が求められます。マイナンバー管理システムを導入することで、こうした人為的なミスを防ぎ、適切な運用を維持することが可能です。

防止できる主なヒューマンエラーは以下の通りです。

• 入力ミスを防ぐため、システムが自動でフォーマットをチェックする
• 書類の紛失リスクを排除し、クラウド上で安全に保管できる
• アクセス権限を細かく設定し、不適切な情報閲覧や誤操作を防ぐ

例えば、紙の書類を使用している場合、担当者が誤って異なるファイルにマイナンバーを記載したり、書類を紛失したりするリスクがあります。しかし、管理システムを導入すれば、マイナンバーの入力時に自動チェック機能が働き、誤った形式のデータが登録されるのを防げます。また、アクセス権限を設定することで、関係者以外の従業員が誤ってマイナンバーを閲覧する事態も避けられるのです。

このように、マイナンバー管理システムを活用することで、ヒューマンエラーを最小限に抑え、より安全で正確な運用が可能になります。

マイナンバー管理システム導入によるデメリット3つ

マイナンバー管理システムは、セキュリティ強化や業務効率化といった多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。導入にはコストがかかるほか、運用に慣れるまでの時間やセキュリティリスクへの対応も求められます。ここでは、システム導入における代表的なデメリットを3つ見ていきましょう。

導入コストがかかる

マイナンバー管理システムを導入する際には、初期費用や月額料金などのコストが発生します。特にオンプレミス型の場合、自社サーバーの設置やセキュリティ対策にも費用がかかるため、一定の予算が必要になります。

主なコスト要因は以下の通りです。

例えば、中小企業向けのクラウド型マイナンバー管理システムでは、月額数千円～数万円の料金がかかります。一方で、大企業向けのオンプレミス型は、数百万円規模の導入費用が必要になることもあります。導入コストと運用コストのバランスを考慮し、自社に最適なプランを選ぶことが重要です。

コスト面の課題をクリアするためには、複数のシステムを比較し、必要な機能を絞り込むことが大切です。

システムの運用に慣れるまで時間がかかる

マイナンバー管理システムを導入すると、従来の手作業からデジタル管理へ移行するため、運用に慣れるまで一定の時間が必要になります。特に、システムの操作方法やマイナンバーの取り扱いルールを社内で周知し、適切に運用するための体制を整えなければなりません。

運用に慣れるまでに発生する課題は以下の通りです。

• システムの操作方法や管理ルールを学ぶための担当者の教育が必要
• 従来の管理方法と異なるため、新たなワークフローを確立する必要がある
• 導入直後は、データ移行や設定作業が発生し、一時的な業務負担が増加する

例えば、これまで紙の書類でマイナンバーを管理していた企業がクラウド型システムへ移行する場合、従業員のマイナンバーを一括登録し、新しい管理ルールに沿った運用を確立する必要があります。そのため、導入初期は担当者の業務負担が増える可能性があります。

スムーズに運用するためには、システム提供会社のサポートを活用しながら、段階的に導入を進めることが重要です。

セキュリティリスクへの対策が必要

マイナンバー管理システムを導入することでセキュリティは強化されますが、100%安全というわけではありません。システムの設定や運用方法によっては、情報漏洩や不正アクセスのリスクが残るため、適切な対策を講じる必要があります。

考えられるセキュリティリスクとその対策は以下の通りです。

例えば、クラウド型のマイナンバー管理システムを導入する場合、アクセス権限の設定を誤ると、不要な従業員がマイナンバーにアクセスできる状態になってしまうことがあります。そのため、管理者のみが重要なデータにアクセスできるようにし、操作ログを定期的に確認することが重要です。

セキュリティ対策を徹底すれば、システム導入によるリスクを最小限に抑え、安全に運用することが可能です。

導入効果を最大化するためのマイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムを導入する際は、自社の規模や業務フローに適した製品を選ぶことが重要です。適切なシステムを選択しなければ、導入後に運用がスムーズに進まず、コストや業務負担が増える可能性があります。ここでは、導入効果を最大化するために押さえておきたい4つの選定ポイントを解説します。

企業規模や用途に適したシステムを選ぶ

マイナンバー管理システムは、企業の規模や用途に応じて最適なタイプを選ぶ必要があります。従業員数が多い企業では、一括管理が可能な機能が必要になる一方、中小企業ではコストを抑えつつ簡単に運用できるシステムが求められます。

企業規模ごとの適したシステムの特徴は以下の通りです。

例えば、従業員数が50名以下の企業では、月額料金が低く、シンプルな操作性を備えたクラウド型のシステムが向いています。一方、大規模な企業では、複数の拠点や部門ごとに異なるアクセス権限を設定できるシステムが求められます。

このように、企業の規模や運用体制に応じたシステムを選ぶことで、管理業務を効率化し、無駄なコストを削減できるでしょう。

セキュリティ対策が万全なことを確認する

マイナンバーは機密性の高い個人情報であるため、システムのセキュリティ対策が万全であることを確認する必要があります。不適切なシステムを選ぶと、情報漏洩のリスクが高まり、企業の信用を損なう可能性があります。

セキュリティ対策として求められる機能は以下の通りです。

• データの暗号化により、外部からの不正アクセスを防ぐ
• アクセス制御機能を備え、担当者ごとに閲覧・編集権限を設定できる
• 操作ログを記録し、不正利用やミスを追跡可能にする

例えば、クラウド型システムを導入する場合、データが外部サーバーに保存されるため、通信の暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能が備わっているかを確認することが重要です。オンプレミス型の場合は、社内ネットワーク内で完結するため、社内のセキュリティ体制の強化が求められます。

強固なセキュリティ対策が施されたシステムを選択することで、情報漏洩リスクを最小限に抑え、安全な運用が可能になります。

他のシステムとの連携性を確認する

マイナンバー管理システムは、給与計算ソフトや労務管理システムと連携することで、業務の効率化が可能になります。手作業によるデータ入力を減らし、業務フローをスムーズにするためにも、導入前に他のシステムとの連携性を確認することが重要です。

連携が求められる主なシステムは以下の通りです。

例えば、給与計算システムと連携していない場合、マイナンバーを手作業で転記する必要があり、ミスが発生するリスクが高まります。一方、連携機能を持つシステムなら、マイナンバーの入力作業を自動化し、担当者の負担を軽減できるのです。

このように他の業務システムとスムーズに連携できるシステムを選択することで、手間を減らし、業務全体の生産性を向上させることが可能になります。

コストと機能のバランスを考慮する

マイナンバー管理システムを選ぶ際は、コストと機能のバランスを考慮することが重要です。高機能なシステムほどコストがかかりますが、自社の業務に不要な機能まで搭載されていると、無駄な支出に繋がります。

コストと機能のバランスを考えるポイントは以下の通りです。

• 業務に必要な機能を洗い出し、不要な機能が含まれていないかを確認する
• 初期費用だけでなく、月額料金や追加費用を含めた長期的な総コストを算出する
• 無料トライアルで実際に使用し、操作性や機能を確認した上で選択する

例えば、小規模な企業が大企業向けの高機能システムを導入すると、不要な機能が多く、費用対効果が低くなる可能性があります。一方で、コストを抑えるために最低限の機能しかないシステムを選ぶと、後から業務の効率化が難しくなる場合もあるでしょう。

自社の業務に最適な機能を備えたシステムを適正なコストで導入することで、長期的に安定した運用が可能になります。

まとめ

マイナンバー管理システムを導入することで、企業は業務の効率を向上させ、安全な管理体制を構築できます。手作業による管理では、情報漏洩やヒューマンエラーのリスクが高まりますが、システムを活用することで、これらのリスクを大幅に軽減できます。更に、法改正への迅速な対応や業務負担の削減にも役立つのです。

導入の主なメリットは以下の通りです。

• セキュリティ強化
  アクセス制御や暗号化により、情報漏洩リスクを低減できる
• 業務の効率化
  マイナンバーの取得・管理・廃棄をシステム化し、手作業の負担を軽減できる
• コンプライアンス対応
  法改正に迅速に適応し、企業の法令遵守を強化できる
• コスト削減
  紙の書類管理や人的コストを削減し、業務全体の最適化を図れる
• ヒューマンエラー防止
  入力ミスや不適切な利用をシステムで抑止できる

一方で、導入にはコストがかかり、運用に慣れるまで時間を要することが課題となります。そのため、適切なシステムを選び、社内の運用体制を整えることが重要です。例えば、クラウド型とオンプレミス型のどちらが適しているかを判断し、必要な機能を備えた製品を選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策が万全であるか、他のシステムと連携できるかも検討すべきポイントです。

マイナンバー管理システムを導入する際は、自社の業務フローや規模に合った製品を選ぶことが成功の鍵となります。最適なシステムを選定し、適切に運用することで、安全かつ効率的なマイナンバー管理を実現できるでしょう。

マイナンバー管理システム9選と選び方を徹底解説