物品管理システム無料｜導入方法や運用コストを解説【2025年最新版】

「物品管理システム」は、物品の個数や位置をチェックし、デジタル上で一元管理することを目的としたシステムです。「物品管理システム」を導入すれば、備品や在庫の状況を瞬時に把握でき、無駄な購買の削減や管理担当者の負担軽減に繋がります。しかし、購入費用や運用コストを理由に「物品管理システム」の導入を諦めてはいませんか。実は「物品管理システム」には、無料で使える製品や自作する方法が存在します。ここでは、無料で「物品管理システム」を導入する方法について、ステップごとに詳しく説明します。

この記事は、以下の記事と合わせて読むと、深く内容を理解できます。

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ステップ1：物品管理システムの機能や役割を把握

まずは「物品管理システム」の機能や役割を把握しましょう。「物品管理システム」は、備品や在庫の状況を瞬時に把握し、無駄な購買の削減や物品管理の業務軽減を図るためのツールです。それを実現するためには、以下の機能が搭載されている必要があります。

1-1.物品管理システムの主要機能5つ

「物品管理システム」には、主に以下の5つの機能が搭載されています。

無料の「物品管理システム」を導入する際は、これらの機能が搭載されていることを確認しましょう。

1-2.導入目的や意図との一致を確認

「物品管理システム」と同じ機能は「備品管理システム」や「在庫管理システム」など、他の名称の製品にも搭載されていることがあります。これらは、物品管理システムの基本機能に加えて、それぞれの分野や業務に特化した機能やサービスが搭載されています。物品管理システムと同じ機能を搭載するシステムの名称と、それぞれのシステムの特徴は以下の通りです。

製品を選択する際は、自社の導入目的や意図に合わせて、これらの名称の製品も視野にいれておきましょう。

ステップ２：無料版と有料版の違い5つの理解

無料の「物品管理システム」を選定するに当たっては、有料の「物品管理システム」との違いについて事前に理解しておく必要があります。ここでは、無料版と有料版を５つの項目に分けて比較していきます。

• 2-1.コスト面
• 2-2.扱える個数
• 2-3.搭載機能
• 2-4.サポート面
• 2-5.安全性

2-1.コスト面

無料版は、文字通り無料で使うことができるため、導入費用や運用コストを大幅に圧縮することができます。一方で、有料版は、当然ながら、導入や運用に費用がかかります。

2-2.扱える個数

無料版では、扱える物品数が少数に制限が課されているケースが珍しくありません。しかし、有料版では大量の物品を取り扱うことができます。小規模な事業や一部門が導入する程度であれば、無料版でも十分に対応可能ですが、全社規模での導入を検討する場合は、取り扱い可能な物品数に注意が必要です。

2-3.搭載機能

無料版の多くは、機能面についても制約が設定されています。例えば、物品の増減傾向の分析機能や外部システムとの連携機能など、より仕事を効率化できる追加機能は、有料版のみ有効の場合が考えられます。導入する際は、利用予定の機能やツールが無料で使えるか、事前に調べておく必要があります。

2-4サポート面

無料版では、公式的なサポートや操作方法などに関する情報が少ないことが懸念されます。一方、有料版では、トラブル発生時などに手厚いサポートを特徴としたシステムも多数存在します。従って、使うこなすための技術的なハードルは、無料版の方が高いと言えます。無料版を導入する際は、事前にシステム担当者が操作方法やトラブル対応策を習得しておく必要があります。

2-5安全性

無料版の中には、個人が作成したシステムが配布されているものなど、様々なシステムが存在します。そのため、企業が専門に制作した有料版と比べて、ウイルスやサイバー攻撃などへの耐性が不十分な可能性があります。そのため、無料版の導入前には口コミや公式サイトの記載内容を確認し、信用できるシステムか、万全のセキュリティ対策がされてるかを確認し、安全性が担保できないシステムの導入は控えることが必要です。

このように、無料の「物品管理システム」は、有料版と比べて様々な部分で制約を受けます。無料版を導入する場合は、自主的に情報収集を行い、自社の条件に見合ったシステムを選定することが重要です。

ステップ３：物品管理システムの導入方法を選択

無料で「物品管理システム」を導入する方法は、以下の３種類が存在します。自社の要件に見合った方法を選択しましょう。

• 3-1.無料のシステムを導入する入
• 3-2.無料トライアルを試してみる
• 3-3.Excelで自作

3-1.無料のシステムを導入する

無料の完成品を導入することで、コストや手間をかけずに業務の効率化を図ることができます。特に、オープンソースのシステムを導入すれば、自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。ただし、専門知識が必要となるため、ITスキルのある従業員がいる企業に適しています。

また、多くの在庫管理システムには無料プランが提供されており、小規模な企業や簡易的な利用には十分な機能を備えています。無料プランを試すことで、操作性や機能を確認し、自社に適したシステムを選択することが可能です。
さらに、クラウド型の在庫管理システムを導入すれば、社内の在庫データを一元管理でき、リアルタイムで情報を共有できます。これにより、発注ミスを防ぎ、業務の効率を向上させることができます。

3-2.無料トライアルを試してみる

在庫管理ソフトの多くは、無料トライアル期間を設けています。特にクラウド型の在庫管理ソフトは、簡単に導入でき、一定期間無料で試せるものが多くあります。無料トライアルを利用することで、実際の業務に適しているかを確認し、自社に最適なソフトを選択することができます。特に、リアルタイムでの在庫データ管理や、バーコード・QRコードを活用した機能などを試すことで、導入後のイメージが明確になります。永続に無料使用できるわけではありませんが、「お試し」「導入効果を測定したい」などの理由で無料の物品管理システムをお探しの場合は、無料トライアル付き製品を活用し、在庫管理の効率化や業務改善に役立つシステムを選びましょう。

3-3.Excelで自作

Excelを活用して在庫管理を自作する方法もあります。Excelは多くの企業で利用されており、手軽に在庫管理表を作成できます。無料で提供されているExcelのテンプレートを活用することで、簡単に在庫管理を始められます。ただし、業務に合わせたカスタマイズが必要になる場合もあります。さらに、Excelの関数（SUMIF、VLOOKUP、IFなど）を活用すれば、より精度の高い在庫管理が可能です。また、Excelマクロを使用すれば、自動化による業務の効率化も図れますが、プログラミングの知識が必要となるため、上級者向けの方法といえます。Excelは手軽に始められる一方で、データの同時編集ができない、管理できるデータ量に限界があるなどのデメリットもあります。そのため、在庫数が少ない企業や、小規模な業務には適しています。

ステップ4：製品の選択・導入

実際に製品を選択します。

4-1.基本機能が無料の物品管理システム【おすすめ4選】

以下の製品は、基本的な機能が無料で使えます。

4-2.無料トライアルのある物品管理システムの一覧【おすすめ10選】

以下は無料トライアルのある物品管理システムです。無料トライアル終了後、有料版に移行するか、継続を停止するか選択することになります。無料トライアルは、導入効果の測定や、複数のシステムの比較検討に役立ちます。

備品管理クラウド

操作性に優れたクラウド型備品管理システム。スマホでバーコードを読み取るだけで棚卸が可能で、進捗状況はグラフや一覧で可視化されます。初期登録や他システムからの移行に対するサポートも充実しており、導入しやすい設計です。

MONISTOR

バーコードスキャンで棚卸・利用状況管理を簡単に実施。リース品や備品の有効期限切れ、在庫切れも自動で警告通知され、情報共有がスピーディーです。既存台帳との連携もスムーズに行えます。

SmartMatCloud（スマートマットクラウド）

IoT重量マットで在庫や生産ラインをリアルタイム計測。欠品アラートや自動発注、工程のボトルネック可視化などによって、在庫管理業務と生産効率の大幅な改善が見込めます。

Convi.BASE

柔軟な管理台帳設計で、自社運用に合わせた情報項目を自由に設定可能。QR／バーコードやICタグで現物と台帳を紐づけ、棚卸・貸出・返却・入出庫・移動の履歴も一括管理。スマホ対応もされておりモバイル棚卸も快適です。

Colorkrew Biz（旧 Mamoru Biz）

座席予約や会議室管理などのスケジュール機能を持ち、備品管理もQRコードで簡単に読み取り可能。資産利用状況や返却期限をユーザーポータルで確認でき、スキマ時間の業務効率化に強みがあります。

OPTIM Asset

「モノの管理を空気に変える」をコンセプトに、クラウド＋スマホでQRコード読み取りによる棚卸・利用状況把握をサポート。既存台帳の取り込みはCSVインポートで簡単にスタートでき、直感的なUIで利用しやすいです。

WelThings

備品の所在・数量・シリアル管理などが複数PCで確認可能。棚卸、ロット管理、シリアル単位のトラッキング機能を備え、30日間の無償トライアルで導入前の試用が可能です。

fine asset（ファインアセット）

シンプルで直感的な画面設計により、専門知識不要で誰でもすぐに運用可能。既存台帳（CSV）からの取り込みも簡単で、初期費用・サポート費用が無料という価格面でも導入しやすい構成です。

JoyPla

中小規模病院に特化したSPD（医療消耗品管理）クラウド。系列病院や介護施設と在庫情報を一元管理でき、承認権限の個別設定や使用頻度・在庫推移の可視化機能付きです。

MONISTOR for メディカル

医療現場特化版のMONISTOR。各病棟・フロアの備品（ベッドやキャビネットなど）をRFID・バーコードで一括管理し、棚卸作業時間の削減と資産移動のトラッキングによる紛失予防に効果があります。

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4-3.Excelならテンプレート利用がおすすめ【テンプレート8選】

一から物品管理システムを自作することもできますが、多くの手間と時間がかかります。また、複雑なシステムの開発には、Excelに関する知識も必要となります。そんなときは、配布されている物品管理テンプレートの利用がおすすめです。ある程度完成されたテンプレートを、自社の製品数に応じて列を増やすだけで、簡単に利用開始できます。

番外編：物足りなくなってきたら有料版への移行検討を！

ここまで無料で使える物品管理システムについて説明してきましたが、いかんせん有料版と比べると、取り扱い製品数や期間に限りがあったり、タブレット端末やスマートフォンではExcelの表が見づらいなど、完璧とはいきません。無料で物品管理システムを導入した後、制約への不満やキャパシティ不足を感じてきたら、有料版への移行を検討すべきタイミングかもしれません。

まとめ：無料システムを導入で手軽に効率経営！

ここまで無料で使える物品管理システムを紹介してきました。無料であれば、初期費用も継続コストも無しで導入でき、自社に合わないと感じればすぐに辞められるため、気軽に業務をデジタル化できます。これを機に物品管理システムを無料で導入して、効率経営を始めましょう！