Web問診システムの比較5選！メリット・デメリットや選び方を解説

Web問診とは、従来の紙に代わって、患者がオンラインで回答する新しい問診方法です。近年、医療機関では業務効率化や患者の負担軽減を目的に、Web問診システムの導入が進んでいます。

Web問診システムの導入を検討している医療機関において、「どのように活用できるかイメージを具体化したい」「自社に合ったシステムを見つけたい」などと考えている担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、Web問診システムの主な機能や導入するメリット・デメリットを解説します。おすすめのWeb問診システムとあわせて、比較ポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

Web問診システムとは

Web問診システムとは、患者がスマートフォンやタブレットなどの端末を使ってオンラインで問診に回答するためのシステムです。

Web問診システムを導入する医療機関が増加した背景には、電子カルテの普及や新型コロナウイルスの感染拡大などがあります。実際に、コロナ禍では感染拡大防止の観点から、医療スタッフと患者の接触を減らすために、電話やオンラインで問診を済ませる医療機関が多くありました。

このように、Web問診システムの利用は、医療機関と患者の双方にとってメリットがあるといえます。

Web問診とAI問診の違い

Web問診とよく似た技術に、AI問診があります。AI問診とは、AI技術を活用して行う問診のことです。どちらもスマートフォンやタブレットなどの端末を使う点で共通しているものの、主に下表のような違いがあります。

	Web問診	AI問診
質問内容	医療機関側があらかじめ設定したテンプレートを使用	患者の属性や症状に合わせて自動で最適化された質問
診断サポートの方法	診察前に患者の基本的な情報を収集できる	患者の回答から疑わしい病気を予測できる

AI問診と比べて、Web問診は患者があらかじめ設定された質問に回答するシンプルな形式です。独自に問診内容をカスタマイズしたい場合や、患者の負担を考えて質問数を調整したい場合は、Web問診が向いているでしょう。

Web問診システムの利用シーン

医療機関では、主に以下の方法でWeb問診システムを活用できます。

利用シーン	活用方法
来院前にオンラインで問診する	医療機関のWebサイトに問診票の入力フォームを設置 予約システムとの連携で、予約と同時に問診が可能
来院時に待合室で患者のスマートフォンを利用して問診する	医療機関内に問診票のQRコードを設置 順番待ちシステムとの連携でより効果的な活用が可能
来院時に備え付けのタブレット端末を利用して問診する	医療機関に入力用のタブレット端末を設置 スマートフォンやWeb環境がない患者にも問診が可能

Web問診システムを導入する際は、自院のニーズや患者の年齢層などを考慮したうえで、活用方法を検討してください。

Web問診システムの主なタイプ

Web問診システムは、主に3つのタイプに大別できます。

• Web問診に特化したタイプ
• 医療事務全般に対応できるタイプ
• 健康診断や人間ドック向けのタイプ

Web問診システムを導入する際は、自院の活用目的に応じて適切なタイプのものを選ぶ必要があります。

Web問診に特化したタイプ

Web問診に特化したタイプは、紙の問診票をWeb化するためのシンプルなシステムです。導入にかかる手間や時間を減らして、すぐに運用を始めたい場合に適しています。

利用できるのは、問診票の作成・入力やデータ収集といった基本的な機能に限られるものの、問診票を手軽にWeb化したい医療機関におすすめです。なお、直感的に操作できるシステムも多いため、導入のハードルが比較的低いことも特徴です。

医療事務全般に対応できるタイプ

Web問診システムには、医療事務全般に対応できるタイプもあります。問診だけではなく、予約受付や診療報酬の請求、検査結果の管理などの医療事務を一元的にシステム化できるため、業務の効率化に役立ちます。

なお、医療業務向けの総合的なシステムの一部としてWeb問診の機能が組み込まれているケースが多く、組織全体のDX化を図りたい場合におすすめです。

健康診断や人間ドック向けのタイプ

健康診断や人間ドック向けのWeb問診システムは、大人数の受診者を管理するための機能を搭載しています。問診内容のエラーチェックやCSV出力機能などを使って、数百人規模のデータを効率的に管理できます。

なお、健康診断や人間ドック向けのタイプの多くは、基幹システムや健康診断システムとの連携が可能です。システム連携によって、患者の健康状態やリスク要因の一元管理もしやすくなります。

Web問診システムの主な機能

近年、多くの会社がさまざまな種類のWeb問診システムを開発・提供しています。

システムのタイプや種類によって仕様が異なるものの、以下のような機能が搭載されていることが一般的です。

診察用問診作成機能

診察用問診作成機能によって、診察に必要な問診票を簡単に作成できます。

また、患者の症状や既往歴などにあわせて利用できるよう、複数のテンプレートを設定することも可能です。問診作成機能によって、特定の症状に関する質問を追加したり、過去の疾患について細かく問診したりすることで、患者の属性や既往歴に合わせた柔軟な対応が可能になります。

電子カルテへの転記機能

電子カルテへの転記機能とは、Web問診を通じて入力された内容を電子カルテに自動で転記する機能です。問診結果をリアルタイムで電子カルテに反映できるため、医療スタッフが患者情報を手入力する手間を省けます。

また、問診結果を電子カルテに転記するタイムラグがなくなることで、医師が必要な情報を迅速に把握できるようになり、診察の効率化にもつながります。

検診票・予診票作成機能

Web問診システムには、定期検診や予防接種のために必要な検診票や予診票を作成する機能があります。検診票・予診票作成機能を活用し、定期検診や予防接種の事前準備をスムーズに進められるようになると、医療機関での滞在時間を減らせます。

また、過去の受診歴や検診結果もあわせて管理できるため、患者へのフォローアップにも役立ちます。

問診結果管理機能

問診結果管理機能とは、患者の問診結果や既往歴をWeb上で管理し、各データを診察に役立てるためのものです。問診結果管理機能によって、リアルタイムでデータベースに問診結果を保存できるようになると、医師や医療スタッフは必要に応じて情報を確認・分析することが可能です。

受診歴がある患者に対しては、過去の問診結果と比較し、抱えている症状や新たな疾患の可能性についてより多角的に検討できるメリットもあります。

資料・アンケート配信機能

Web問診システムには、治療に関する重要な資料やアンケートなどを患者に配信する機能も搭載されています。資料・アンケート配信機能によって、患者が必要な情報にアクセスしやすくなると、医療機関は診察後のフォロー体制をより強化することが可能です。

また、アンケートを実施して、患者から診療内容やスタッフ対応に関するヒアリングができると、サービスの改善や満足度の向上につながります。

Web問診システムを導入するメリット

Web問診システムの導入は、医療機関だけではなく、患者にとってもメリットがあります。

以下で、Web問診システムを導入する主なメリットを解説するので、ぜひ参考にしてください。

医療機関側のメリット

医療機関にとって、Web問診システムを導入するメリットは以下の通りです。

• 受付業務の効率化を図れる
• スムーズに診察できる
• 患者の待ち時間を減らせる
• 患者との関係性を強化できる

Web問診システムの必要性を判断するためにも、それぞれのメリットをよく理解しておきましょう。

受付業務の効率化を図れる

Web問診システムを導入するメリットとして、受付業務の効率化が挙げられます。事前にオンラインで問診できるようになると、来院時の受付における手間を削減できるためです。

従来の紙問診の場合、受付時に患者に問診票を渡し、記入してもらってからカルテに情報を転記する必要があります。Web問診システムの導入によって、紙の問診票に記入してもらう一連の作業を省略できると、よりスムーズに患者を案内できるメリットがあります。

スムーズに診察できる

Web問診システムによって、効率的に診察できる点も医療機関側のメリットです。

Web問診システムを活用し、問診データが自動で電子カルテに転記されるようになると、診察前に患者情報や症状を確認しやすくなります。そのため、診察内容を事前に想定することで、より的確な診断につながる可能性も考えられます。

また、診察時の問診にかかる時間を短縮し、よりスムーズな診察が可能になるため、結果として多くの患者の対応ができるでしょう。

患者の待ち時間を減らせる

Web問診システムを導入するメリットとして、患者の待ち時間を短縮できる点が挙げられます。

紙の問診の場合、受付時に患者や医療スタッフ間のやり取りが多く、診察までの待ち時間が長くなる傾向にあります。そのため、来院前のWeb問診によって、患者が受付時に問診票を記入する時間を省略できるほか、診察までの待ち時間を減らすことが可能です。

Web問診システムの導入は、受付の混雑緩和にも役立つでしょう。

患者との関係性を強化できる

Web問診システムの導入は、患者との関係性を強化できるメリットもあります。なぜなら、来院前のWeb問診によって、医師や医療スタッフは患者の症状を事前に把握しやすくなり、個別のニーズに合わせた対応ができるようになるためです。

また、Web問診は紙の問診と比べて、よりプライバシーが守られた状態で入力できる特徴があります。そのため、Web問診システムの導入は、医療機関に対する信頼や患者の安心感にもつながるでしょう。

患者側のメリット

Web問診システムの導入における患者側のメリットは、以下の通りです。

• 問診票を手書きで記入する必要がなくなる
• 感染リスクの低下につながる
• より正確に症状を伝えられる

それぞれ詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

問診票を手書きで記入する必要がなくなる

Web問診システムの導入によって、患者がスマートフォンやパソコンで問診票を入力できるようになると、来院時に手書きで記入する手間が省けます。

また、手書きでの問診は、手間がかかるだけではなく、記入ミスにもつながります。特に、受付が混み合っている場合には、問診票を早く書かなければならないと焦る方も多いでしょう。高齢の方や身体が不自由な患者にとって、事前に落ち着いて問診票を入力できる点は大きなメリットだといえます。

感染リスクの低下につながる

Web問診システムの利用は、感染リスクの低下にもつながります。Web問診によって来院時に受付で問診票を記入する必要がなくなり、医療スタッフと患者の直接的な接触回数を減らせるためです。

特に、感染症が流行している時期などは、受付窓口に備え付けられた紙とペンの使用を躊躇する患者も珍しくありません。Web問診ができれば、来院時に紙とペンに触れる必要がないため、感染リスクを最小限にできます。

より正確に症状を伝えられる

Web問診システムの導入によって、患者は自らの症状や不調についてより詳しい情報を伝えられるようになります。Web問診は自分のペースで情報を整理しながら入力できる点で、症状の経過や過去の治療歴について詳細を伝えやすくなります。

また、事前に落ち着いて症状について整理しておくと、診察時に必要な情報を口頭で伝え忘れることも防げるでしょう。Web問診を通じて、結果的に医師と適切なコミュニケーションを取りやすくなるメリットもあります。

Web問診システムを導入するデメリット

Web問診システムの導入にはメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。

以下で、Web問診システムを導入するデメリットを解説するので、必要性を判断する際の参考にしてください。

コストがかかる

Web問診システムの導入には、初期費用や運用コストがかかります。Web問診システムの多くは、月額または年額の利用料金が継続して発生するため、長期的な視点で予算を立てる必要があります。

システム導入にかかる主なコストは、以下の通りです。

• 初期費用：システム導入費用・初期設定費用・インフラ整備費用
• 月額・年額費用：サービス利用料・保守費用・サポート費用・ストレージ利用料

ほかにも、利用状況に応じて変動費用がかかったり、人件費などの間接費用が発生したりします。そのため、Web問診システムを導入する際は、サービスの提供元に料金を問い合わせ、事前にコストの全容を把握することが大切です。

操作に慣れるまでに時間がかかる

Web問診システムのような比較的新しいツールは、医療スタッフ全員がスムーズに使えるようになるまでに時間がかかる可能性があります。場合によっては、運用体制が整うまでの間、作業が滞ってしまうリスクも少なくありません。

システム導入後、スムーズに運用を開始するためには、研修を実施したりマニュアルを作成したりしてサポート体制を整えることが大切です。作業中の戸惑いやミスを減らせるよう、事前にスタッフの理解度を高めるための取り組みをしましょう。

患者が利用しない可能性がある

Web問診システムの導入は患者にとってもメリットがあるものの、すべての方に利用してもらえるとは限りません。特に、ITツールに不慣れな人やインターネット環境が整っていない患者にとって、オンラインでの入力はハードルが高いといえます。

コストをかけてWeb問診システムを導入しても、患者の利用を促進できなければ、効果は限定的になるでしょう。Web問診システムを導入する際は、患者の年齢層や属性などをよく把握したうえで、自院にとっての必要性を検討することが大切です。

なお、必要に応じて、紙の問診とWeb問診を併用しながら運用を開始することも方法の一つです。

Web関連の各種対応が必要になる

Web問診システムを導入するデメリットとして、Web関連の各種対応が必要になる点が挙げられます。Web問診システムを安全かつ効率的に運用するためには、主に以下のような対応が必要です。

• Webサイトの整備
• 既存システムの設定
• セキュリティ対策の実施
• データのバックアップ方法の検討

スムーズにWeb問診を開始できるよう、導入前に医療機関内のインフラ環境を確認し、必要な対応を洗い出しておく必要があります。

Web問診システムの比較ポイント6選

Web問診システムの導入効果を高めるためには、コスト面や既存システムとの連携などを考慮し、自社に最適なシステムを選ぶことが大切です。

以下で、Web問診システムの比較ポイントを6つ解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.操作性はよいか

Web問診システムは、直感的に使いやすく、使用者が操作しやすいと感じられるものを選びましょう。操作が複雑で作業に時間がかかると、業務効率が低下するだけではなく、医療スタッフのストレスや不満につながる恐れがあります。

誰でも簡単に使えるシステムを選ぶことで、導入後の教育コストや運用における負担を軽減できるメリットもあります。なお、操作性のよさは、問診票を入力する患者にとっても重要なポイントです。患者が使いやすいと感じるWeb問診システムであれば、自然に利用率が高まり、より効果的な運用につながるでしょう。

2.コストが負担にならないか

導入・運用にかかるコストは、システムによってさまざまです。そのため、医療機関の規模や予算に応じて、最適なWeb問診システムや料金プランを選ぶ必要があります。また、サービスの利用料金は、月額制や年額制、従量課金制など、システムによって料金形態が異なるため、事前に確認が必要です。

Web問診システムを導入する際は、コストに対して業務負担をどれほど軽減できるか、どのくらいのマーケティング効果が期待できるかそれぞれ比較・検討することが大切です。

受付業務の簡略化や医療スタッフの負担軽減など、期待できる費用対効果を予測し、継続的なコストが負担にならないようなシステムを選びましょう。

3.電子カルテとの連携が可能か

Web問診システムの導入にあたって、既存の電子カルテとの連携はとても重要です。なぜなら、Web問診システムは電子カルテと連携してこそ、導入効果をより実感しやすくなるためです。

Web問診システムの導入を検討している医療機関の多くは、すでに電子カルテを利用しているケースが多いでしょう。既存の電子カルテと連携できるシステムを選ぶことで、問診結果を手入力する手間が省けるほか、患者情報を一元化できるメリットがあります。

システム連携がスムーズであるほど、業務効率の向上が期待できるため、Web問診システムを導入する際は、電子カルテとの互換性や連携機能などを比較・検討するようにしてください。

4.施設規模や診療内容に合った設問ができるか

Web問診システムの比較ポイントとして、施設規模や診療内容に合った設問を自由にカスタマイズできるかどうかも確認しましょう。

小規模のクリニックと総合病院では、患者層や診療内容が異なるため、必要な問診項目にも違いがあります。一般的に、小規模のクリニックでは簡易的な問診項目や幅広い年齢層を想定した設問が適している一方、総合病院では特定の診療科に特化した問診フォームの設置が必要になります。

また、Web問診システムの導入後に問診項目を追加・変更するケースも珍しくありません。自院のニーズに合った設問ができるシステムを選ぶことで、より柔軟な対応が可能になります。

5.トリアージや検診にも対応しているか

Web問診システムを選ぶ際は、トリアージや検診といったさまざまな医療プロセスに対応しているかも確認しましょう。問診結果をもとに患者を自動でトリアージできる機能があれば、感染症や急性疾患など、緊急度の高い患者が来院した際の優先的な対応が可能です。

また、検診や予防接種のための問診機能があれば、大人数の患者を対象としたケースでも効率よく問診できるでしょう。さまざまな医療プロセスで役立つWeb問診システムを導入することで、幅広い対応が可能になるほか、医療スタッフの負荷軽減にもつながります。

6.サポート体制が充実しているか

Web問診システムの比較ポイントとして、サポート体制の充実度が挙げられます。

システム運用の開始にあたって、業務中に疑問が生じたり、トラブルが起こったりするケースも少なくありません。Web問診システムの安定した運用を実現するためには、トラブル発生時の迅速かつ効果的なサポートが不可欠です。

例えば、操作方法に関するヘルプデスクやさまざまなチャネルでの問い合わせ対応など、サポート体制はできるだけ充実しているほうが安心です。また、システムのメンテナンスやアップデートが定期的に実施されるかも事前に確認しておくとよいでしょう。

Web問診システムのおすすめ5選

無料で使えるおすすめのWeb問診システム

医療機関やクリニックの運営効率化に欠かせないWeb問診システム。しかし、コストがネックで導入をためらう方も多いのではないでしょうか。そこで本章では、無料で利用できるおすすめのWeb問診システムをご紹介します。

やくばとweb問診

「やくばとWeb問診」は、医療機関向けに提供されている無料のWeb問診システムです。このシステムでは、医療機関が独自の問診票を簡単に作成・公開でき、患者さんは自宅や外出先からスマートフォンやパソコンを使って事前に問診票に回答することが可能です。これにより、来院時の待ち時間を短縮し、診療の効率化ができます。また、患者さんの回答内容は一覧や詳細画面で確認でき、電子カルテへの転記もスムーズに行えます。さらに、患者さんはWebサイトや専用アプリ、QRコードを通じて問診票にアクセスでき、使いやすいデザインが特徴です。

完全無料で導入可能

「やくばとWeb問診」は、医療機関に費用負担が一切なく利用できるWeb問診システムです。初期費用や月額料金がかからないため、コストを抑えながら、業務効率化や患者サービス向上を実現できます。初めてWeb問診システムを試してみたい医療機関にも最適です。

簡単にカスタマイズ可能な問診票

医療機関のニーズに合わせて、独自の問診票を簡単に作成・編集できます。さまざまな診療科や患者に対応できる柔軟な設計で、必要な情報を事前に効率よく集められるため、診療の準備がスムーズに進みます。

患者に優しい操作性

スマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるシンプルなデザインが特徴です。患者さんは来院前に自宅や外出先から問診票を記入でき、診療時の待ち時間短縮につながります。QRコードやリンクを活用して、問診票へのアクセスも非常に簡単です。

出典・参考サイト:無料なのに “ちょうど良い” Web問診システム

Web問診システムを導入する際の注意点

Web問診システムを導入する際は、スムーズに運用を開始できるよう、従来の業務フローを見直し、社内体制を整えることが大切です。Web問診システムを導入する際の注意点として、主に以下の対応が必要になることが挙げられます。

• システムの運用に合わせた業務フローの構築
• Webサイトの更新が必要かどうかの確認
• 操作に不慣れな人向けにサポート体制の強化

Web問診システムを導入したからといって、必ずしも効果的に運用できるとは限りません。場合によっては、Web問診を設置するために、Webサイトや既存のシステムを更新する必要があります。

操作に不慣れな人が困らないよう、システムの利用に関するマニュアルを作成したり、問い合わせ対応の手順を明確にしたりしておくとよいでしょう。

Web問診票の作り方｜押さえるべき5つのポイント

Web問診システムを利用する場合、基本的に問診票は自院で作成する必要があります。

以下で、Web問診票を作成する際に押さえておくべき5つのポイントを解説します。

1.専門用語を多用しない

Web問診票を作成する際は、できるだけ専門用語の使用を避けましょう。患者にとって、医療分野で使われる専門用語は馴染みがないケースがほとんどです。症状に関する正確な情報を得るためにも、Web問診票は患者にとって分かりやすい内容にすることが大切です。

Web問診票を作成する際は、専門用語を多用しないよう心がけ、患者が普段から使う言葉を用いるようにしましょう。なお、やむを得ず専門用語を使用する場合は、具体的な説明文で補足し患者が迷わず入力できるような工夫が必要です。

2.よくある症状を提示する

Web問診票では、よくある症状を選択肢として提示することも大切です。

患者にとって、曖昧な症状や初めて経験する痛みや不調を適切な言葉で説明するのは簡単ではありません。そのため、症状の把握を患者の自己申告に頼ってしまうと、正確な情報が得られない可能性もあるでしょう。

選択肢としてよくある症状を提示し、患者が実際の痛みや不調に最も近い回答を選べるようにしておくと、より効果的な問診が可能になります。

3.痛みに関する項目を増やす

Web問診票を作成する際は、よくある症状の提示に加えて、痛みの部位や程度を尋ねる項目を増やすようにしてください。具体的には、以下のような項目を設けると、患者の症状をより正確に把握できるでしょう。

• どのくらいの痛みを感じるか
• いつから痛みが始まったか
• 痛みがどのくらい続いているか
• どのようなときに最も痛みを感じるか

なお、痛みの部位や程度を尋ねる場合は、人体図のイラストや10段階の評価スケールなどの使用もおすすめです。

4.アレルギーに関する項目を設ける

Web問診票には、アレルギーに関する項目も不可欠です。例えば、薬物アレルギーや食物アレルギー、環境アレルギーの内容をチェックボックス形式で選べるようにするとよいでしょう。

アレルギー歴は、患者の健康状態を把握するために欠かせない情報の一つです。また、過去に起こした重大なアレルギー反応に関する項目も設けると、リスク管理の強化につながります。

5.妊娠の可能性に関する項目を設ける

Web問診票には、妊娠の可能性に関する項目を設けることも大切です。女性患者に対する診療では、妊娠の有無や可能性が診断や治療に大きく影響します。

特に、薬剤の投与や検査内容、治療方針の決定において、妊娠状態は考慮すべき重要な要素です。Web問診票に妊娠の可能性に関する項目を設け、患者が確実に情報を提供できるようにすることで、安全かつ適切な医療提供が可能になります。

まとめ

Web問診システムの導入は、業務の効率化や待ち時間の短縮など、医療機関側と患者の双方にメリットがあります。ただし、Web問診システムにはさまざまな種類があるため、導入効果を高めるためには自院に合ったシステム選びが不可欠です。

本記事では、Web問診システムを利用するメリット・デメリットや選び方のポイント、導入時の注意点を解説しました。自院の問診方法やサービスにおける課題を洗い出し、費用対効果をよく検討したうえで、Web問診システムの導入を進めましょう。