販売管理の業務フローとは？システム導入による改善事例とおすすめ製品を徹底比較

受注から在庫管理、仕入まで幅広い対応が求められる販売管理の業務フローでは、業務が煩雑化しやすく、ヒューマンエラーなどの発生リスクも高い傾向があります。

実際、販売管理の業務フローにおける作業効率の低下や、担当者への業務負担の増加などを課題視している企業も多いのではないでしょうか。

そのような課題への対策として効果的なソリューションが「販売管理システム」です。

本記事では、販売管理における業務フローとそのなかで生じる課題について詳しく解説します。同時に課題解決につながる販売管理システムの導入メリットや選び方、おすすめ製品も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

販売管理における5つの業務フロー

販売管理の業務フローは、主に以下の5つのプロセスに分かれます。

• 受注管理
• 出荷管理
• 請求管理
• 在庫管理
• 仕入管理

ここからは、各プロセスの詳細について解説します。

1.受注管理

受注管理とは、クライアントからの注文を受け契約の締結までを管理する業務です。

受注管理の具体的な業務内容は、以下の3つのフェーズに分かれます。

• 見積作成
• 契約締結
• 受注処理

まずは顧客からの要望を受け、見積書を作成します。この際、受注金額はもちろん、納品条件や納期なども先方に提示するケースが一般的です。

見積の内容を先方が確認し、問題がなければ契約を締結します。

契約締結後、商品の出荷に向けて受注に関する情報を記録・管理する業務が受注処理です。先方から受注内容の詳細が記載された注文書を受け取り、管理表へ入力したり、生産計画を策定したりといった処理業務を行います。

なお、規模の大きい企業では専門の部署が対応するケースもありますが、基本的には営業部門が受注管理を担当します。

2.出荷管理

出荷管理とは、受注した商品の出荷と関連情報を管理する業務で、主に以下の2種類の業務に分かれます。

• 出荷業務
• 納品業務

出荷業務では、顧客から受注した納期に間に合うよう、商品の出荷を手配します。主に、出荷指示書などの書類作成や在庫管理の担当者への情報共有に対応します。

納品業務は、出荷した商品の納品と確認を行う業務です。具体的には納品伝票や受領書などの書類作成や、先方への提出または運送会社の手配などを行います。その後、納品関連の書類に押された取引先の確認印をチェックすることで、納品業務は完了となります。

3.請求管理

請求管理は、請求書の発行と入金確認を行う業務です。

請求管理の具体的な業務内容は、主に以下の3つのフェーズに分かれます。

• 請求書発行
• 代金回収
• 支払確認

まずは受注情報と納品情報を参照し、請求書を発行します。請求金額はもちろん取引の内容や支払い先である自社の情報、支払期日などを記載し、先方へ提出します。

その後、請求書に記載した支払期日までに代金を回収しますが、銀行口座などへの振込によって支払われる場合は、特に対応は必要ありません。

支払確認の業務では、請求書に記載されている支払期日までに正確な金額が入金されているか確認します。入金金額が請求内容と異なっていたり、入金自体が確認できなかったりする場合は、窓口になる営業担当に共有したうえで入金の催促を行います。

4.在庫管理

在庫管理とは、保有する在庫品の適量を管理する業務です。

出荷情報や製造情報を基に商品の在庫数を管理し、適切な在庫状況を維持するための調整を行います。適切な在庫数に対して、必要または過剰な数量を算出し、適宜仕入や追加製造の発注などに対応します。

また、在庫管理の担当者は、営業部門や顧客からの在庫数に関する問い合わせにも対応しなければなりません。

問い合わせに対して、迅速かつ適切な回答をするためにも、常時変動する在庫数を正確に把握しておく必要があるでしょう。

5.仕入管理

仕入管理とは、商品の製造に必要な資材の調達状況を管理する業務です。

在庫管理と連携し、必要な在庫数を補うために製造や発注依頼を行います。具体的には、業者に商材の見積を請求し、価格や納期などの条件が合えば発注するという流れです。

発注した資材が届き次第検品と検収処理を行い、受領証や検収書類などの書類を作成した後、仕入先に提出します。

その後、仕入先からの請求に対して、代金を支払うまでが仕入管理における一連の業務内容です。

販売管理の業務フローにおける3つの課題

販売管理の業務フローにおいて、課題視されるポイントは以下の通りです。

• 管理業務が複雑になりやすい
• ヒューマンエラーが発生しやすい
• 情報の共有に時間や手間がかかりやすい

ここからは、販売管理の3つの課題について詳しく解説します。

1.管理業務が複雑になりやすい

販売管理における課題の一つが、業務が複雑になりやすい点です。

顧客や市場のニーズも流動的に変化する昨今のビジネス環境において、サービス提供者は新しい商品の提供に対応し続けなければなりません。

しかし、提供される商品やサービスも多様化しているため、幅広い品目を適切に管理する必要があり、販売管理の全行程において業務が複雑化しやすい傾向にあります。

加えて、取引先から異なるフォーマットで書類が送られてくるケースも多く、情報の集計や書類管理にも手間がかかりやすい点も業務が複雑化する原因です。

商品や顧客の情報に加え、各種取引書類の作成など幅広い管理業務に対応しなければならない点は、販売管理の大きな課題といえるでしょう。

2.ヒューマンエラーが発生しやすい

ヒューマンエラーが発生しやすい点も販売管理業務の深刻な課題です。

販売管理業務では、見積書や請求書、納品書など各種書類の作成に対応しなければなりません。その際、手入力では効率が悪いうえに、データの入力ミスや誤発注などのヒューマンエラーが発生しやすくなります。

なお、取引書類の内容に誤りがあると企業としての信頼性を損なう可能性もあるため、提出前にダブルチェックなどの確認作業が必要です。書類の作成に加えて、確認作業にも手間や時間が取られるため、担当者の負担も増加しやすいでしょう。

3.情報の共有に時間や手間がかかりやすい

販売管理業務における課題の一つとして、社内の情報共有に時間や手間がかかりやすい点も考えられます。

販売管理の業務には営業部や経理部、在庫・製造管理部の担当者など、さまざまな部署や人材が関わります。業務をスムーズに進めるためには、部署間で必要な情報をスムーズに共有しあえる連携体制が必要です。

しかし、部署間で異なるシステムやツールを使用している場合、円滑に情報を共有できない可能性があります。システム間でデータの受け渡しができなかったり、受け取ったデータを手入力しなければならなかったりすると、情報共有の効率と正確性が低下しかねません。

情報の伝達ミスが誤った意思決定を招いた結果、自社に大きな損失をもたらす可能性も考えられるでしょう。

販売管理システムの種類と機能

販売管理の業務フローで生じる課題を改善するためには、システム導入が効果的です。

販売管理システムとは、企業の販売業務に関わる情報を一元管理するためのシステムを意味します。各種、販売管理業務の効率化につながる幅広い機能を備えている製品が多く、導入によって自社のコスト削減や利益拡大といったメリットが期待できるでしょう。

ここからは、販売管理システムの種類や用途を解説します。販売管理の業務フロー改善につながる対策をお探しの方はぜひ参考にしてください。

販売管理システムの種類

販売管理システムは、主に以下の4種類に分かれます。

基本的には柔軟性の高い汎用型システムがおすすめですが、特定の要件や商習慣がある業種の場合は、業界特化型や複数業種対応型が適しています。

また、在庫管理が必要ない業種や少人数でのシステム運用を検討している企業の場合は、小規模向け型を選択したほうが費用対効果が高まりやすいでしょう。

販売管理システムの機能

販売管理システムには、以下の機能が搭載されています。

上記のように、販売管理システムには販売管理業務だけでなく、在庫管理や購買管理の効率化に役立つ幅広い機能が搭載されています。

販売管理システムの導入メリット3選

販売管理システムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 業務効率の改善が見込める
• コスト削減効果が期待できる
• 迅速な経営判断につながる

ここからは、各メリットの詳細を解説します。販売管理システムの導入を検討している方は、ぜひご確認ください。

1.業務効率の改善が見込める

販売管理システムは、業務効率の改善に効果を発揮するソリューションです。

幅広い管理機能を備えたシステムを導入することによって、販売管理に関わる各種データの一元管理が可能となります。そのうえ、関係者がリアルタイムで情報を閲覧・共有できるため、情報共有のスピードや正確性の大幅な向上が期待できるでしょう。

また、データの自動共有によって手入力の作業が減るため、ヒューマンエラーの予防策としても効果的です。ヒューマンエラーを減らすことで、生産性の向上や企業としての信頼性の担保など幅広いメリットを得られます。

加えて、誰でも扱いやすいシステム上で販売管理ができれば、属人性の排除と業務の標準化にもつながります。業務負担が均一化されることで、より従業員が働きやすい環境と、社内全体における大幅な業務効率改善を実現できるでしょう。

2.コスト削減効果が期待できる

販売管理システムを導入するメリットの一つが、コスト削減効果です。

システムの導入によって人力の作業が少なくなり、販売管理の業務効率が向上すれば、担当者にかかる負担も大幅に減少します。結果的に管理業務に必要な人員を減らせるため、人件費の削減につながるでしょう。

また、担当者が今まで販売管理に割いていた時間や、リソースを他の業務に回せるようになるため、社内全体の業務効率アップにも役立ちます。売上アップに直結するコア業務の人員数を増やすことで、さらなる利益拡大が見込めるでしょう。

3.迅速な経営判断につながる

迅速な経営判断につながる点も、販売管理システムの導入メリットといえるでしょう。

システム上で販売データを一元管理・共有できるようになれば、顧客のプロフィールや商品の売れ行きなど、売上アップに必要なデータを分かりやすく可視化できます。

必要なデータを即座に抽出できる管理体制を実現することで、経営分析も効率的に進むため、利益向上につながる経営判断を迅速に下せるようになるでしょう。

また、販売管理システムのなかには、過去データと比較したうえで経営課題を分析できる製品もあります。蓄積されたデータを有効活用することで、短期的な方針決定だけでなく、中長期の経営戦略策定にも役立ちます。

販売管理システムの選び方

業務フロー改善につながる販売管理システムを導入したい方は、以下のポイントを意識して製品を選びましょう。

• 自社の業務に適した機能を備えているか
• 自社の業種・規模にマッチしているか
• クラウド型かオンプレミス型か
• 誰でも簡単に操作できるか
• サポート体制は充実しているか

ここからは、販売管理システムの選び方について詳しく解説します。自社にとって最適な販売管理システムを導入するために、ぜひ参考にしてください。

自社の業務に適した機能を備えているか

販売管理システムを選ぶ際のポイントとして、自社の業務に適した機能を備えているか見極める必要があります。

自社にとって必要性の薄い機能を搭載するシステムを導入すると、無駄な導入コストが発生し、費用対効果が低下してしまいます。

また機能が多い分、操作も複雑になりやすいため、かえって業務効率の低下を招く恐れもあるでしょう。

システムの導入効果を最大化するためには、自社の業務フローや課題を見直し、目的と必要な機能を明確化することが大切です。そのうえで、自社にとって必要な機能のみを備えた無駄のないシステムを選定することで、費用対効果の最大化を図れるでしょう。

自社の業種・規模にマッチしているか

販売管理システムの選び方として、自社の業種や規模と照らし合わせることも重要です。

特有の商習慣や要件が存在する業種の場合、汎用型のシステムでは十分に対応できない可能性があります。特殊な対応が必要な業種の場合は、特定の業界に特化した機能を備える「業界特化型システム」を選んだほうが、高い費用対効果を見込めるでしょう。

たとえば、製造業では在庫管理や生産スケジュールの調整が重要となる一方、小売業では販売データのリアルタイム分析や店舗間の在庫共有が求められる場合があります。

また、企業規模によっても必要な機能は異なり、中小企業ではシンプルで導入しやすいシステムが適している一方、大企業では多部門間でのデータ連携やカスタマイズ性が重視されることがあります。

自社の規模や利用頻度に対してミスマッチな製品を導入すると、無駄な業務やコストが発生しかねません。

会社の規模によって、販売管理システムを使用する部門数や人員数は大きく異なるため、自社の規模感に見合った製品選びを意識しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

業務フロー改善につながる販売管理システムの選び方として、製品の種類も重視するべきポイントです。

販売管理システムは、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれ、それぞれ以下のような特徴があります。

両タイプともにメリット・デメリットがあるため、自社の用途や環境を考慮したうえで、適切な製品選びを意識しましょう。

誰でも簡単に操作できるか

販売管理の業務フロー改善を考えるうえで、導入するシステムの操作性は非常に重要なポイントです。

操作が複雑で使いづらいシステムを導入してしまうと、社内への浸透に時間がかかるケースも少なくありません。場合によっては、システム導入以前よりも業務効率が下がる可能性も考えられるでしょう。

上記のような事態を防ぐためにも、多くの従業員がシステムに触れることを踏まえたうえで、誰でも簡単に操作できる製品の選定が必要です。

無料トライアルも積極的に活用し、実際の操作感を確かめたうえで社内に浸透しやすいシステムを選定しましょう。

サポート体制は充実しているか

販売管理システムの選び方として、サポート体制の充実度も確認するべきです。

幅広い機能を搭載し、販売情報を一元管理できるシステムが停電や故障で使えなくなってしまうと、社内全体の業務が滞ってしまう恐れがあります。その点、トラブル発生時に迅速な復旧をサポートしてくれるシステムであれば、万が一の備えになるでしょう。

具体的には、サポート内容や対応可能な時間、対応の満足度などを事前に調べておくことが大切です。また、システム導入に慣れていない企業やシステム関連に強い専門人材が不足している場合は、導入サポートの充実度も確認したほうがよいでしょう。

販売管理システム導入による業務フロー改善事例

ここからは、販売管理システム導入による業務フロー改善事例を紹介します。

具体的な導入効果を確認したうえで、システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

サヌキ畜産フーズ株式会社（小売・流通）の事例

香川県の高級黒毛和牛・讃岐牛を中心にお惣菜も提供する精肉専門店「ミートピアサヌキ」の運営企業「サヌキ畜産フーズ株式会社」では、自社の販売管理体制に課題を抱えていました。

販売管理ソフトが使えるパソコンが1台しかなく、特に締め処理や請求書の発行が必要になる月末には順番待ちが発生し、業務効率が著しく低下していました。

このような課題を解決するために、クラウド型販売管理システム「FLAM」を導入した結果、業務効率の改善につなげています。複数の端末からシステムにアクセスできることで、パソコンの順番待ちが解消され、従業員がコア業務に集中できるようになったそうです。

関連記事：flamの導入事例

株式会社クレディセゾン（金融業）の事例

金融業に携わる「株式会社クレディセゾン」では、紙ベースの請求管理による業務効率の低下に課題を感じていました。

紙の書類への押印作業やファイリングに時間がかかりやすく、特に締日近くには大量の請求書が溜まってしまう事態に陥ることもあったそうです。また、リモートワーク時には承認者が不在でフローが滞るケースもあり、管理フローの改善が急務となっていました。

このような課題を解決するために、販売管理システム「楽楽販売」の導入に踏み切った結果、請求書の管理フローがシステム上で完結できるようになり、大幅な業務効率化を達成しています。

請求書控えのファイリングが不要になったことで、時間外作業や締め日間際の業務負担が軽減されました。加えて、承認プロセスがリモート対応になった影響もあり、月に271.9時間もの請求管理業務の作業時間を削減できたそうです。

関連記事：楽楽販売（販売管理システム）の導入事例

株式会社ミフジ（製造業）の事例

製造業に従事する中小企業「株式会社ミフジ」は、経理業務の体制再編、効率化に悩みを抱えていました。規模縮小によって経理専任の担当者を置くことが難しくなったため、会計・給与・販売の業務効率化が急務となっていました。

このような課題を解決するために、会計ソフト「弥生会計」と給与管理システム「弥生給与」、販売管理システム「弥生販売」を同時に導入した結果、会計作業の効率化を実現しました。

販売管理業務では経費入力と入金管理の担当者を分担し、システム上に取り込んだ入手金情報等のデータを有効活用することで、経理作業が効率的に進むようになったそうです。

また、連携可能な同社製品で統一した結果データ共有も容易になり、給与計算の処理や社会保険の算定基礎届作成業務の効率化も達成しています。

その結果、会社の規模縮小による経理専任担当者の不在をカバーしつつ、コア業務であるオリジナルブランドの展開に注力できるようになったそうです。

関連記事：弥生販売23の導入事例

販売管理システムのおすすめ一覧

DeskAssist 販売管理システム

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販売管理システム

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製品のおすすめポイント

• 自社の業務に合わせてソフトが組めるフレキシブルなシステム
• 在庫状況を把握し、今後の体制の見通しをつける
• 業務形態に応じて項目名などのカスタマイズも可能

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ApaRevo

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販売管理システム

トライアル	有り
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製品のおすすめポイント

• 業界の商習慣にマッチした機能を数多く搭載
• 歴史に裏付けられた豊富な機能と、継続的なバージョンアップ
• アパレル業に特化した分析ツールが使用できる

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懐刀

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販売管理システム

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製品のおすすめポイント

• 食品業界に必要な機能がオールインワンの特化型ソフトウェア
• 外部の既存システムとも連携を取りやすい柔軟性
• クラウド、オンプレミスどちらでも運用が可能

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WorkVision 販売管理

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販売管理システム

トライアル	無し
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製品のおすすめポイント

• あらゆる業種・業態に最適化できるカスタム性能
• コンプライアンス経営を実現する内部体制の対応強化
• 部門を跨ぎ、リアルタイムで取引状態の把握が可能

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クラウドERP ZAC

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予算管理システム販売管理システム

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製品のおすすめポイント

• プロジェクト型ビジネスの収支を可視化する
• 未来の売上利益を正確に予測し経営戦略をサポート
• 処理の重複やモレを防ぐアラート機能でミス回避

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販売管理クラウドGEN

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販売管理システム

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製品のおすすめポイント

• テンプレートありの帳票を自由自在に編集できる
• 高度な売上分析に、ソフトやデータとの連携も可能なフレキシブルなシステム
• ノンプログラミングでカスタマイズできる柔軟性

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SKit FLEXi

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販売管理システム

トライアル	無し
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製品のおすすめポイント

• 卸売業を中心に様々な複合業態に対応し、内部統制も強化
• IT投資の抑制し、サポート面も万全の体制
• 利益を確保するための販売計画登録と、アテンション付きのワークフロー

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TEMPOSTAR（販売管理システム）

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販売管理システム

トライアル	有り
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製品のおすすめポイント

• ヤフオク!・FBA連携に標準対応、受注業務を自動化し業務を効率化
• 個別のカスタマイズにより多様な運営にフィット、最適化する
• 新機能を常にリリースし、充実のサポートで売り上げアップの相談も可能

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楽商（販売管理システム）

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販売管理システム

トライアル	無し
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製品のおすすめポイント

• 販売管理システムとして充実した標準機能の搭載、豊富なオプション機能やカスタマイズにも対応
• FAXソフトや会計ソフトとの連携が可能、RPAも活用できる
• クラウド環境で運用、サポートも日本システムテクノロジーで一貫して行うので安心

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アラジンオフィス（販売管理システム）

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販売管理システム

トライアル	無し
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製品のおすすめポイント

• 5,000社以上の導入実績を反映し、カスタマイズ無しでも便利に利用できる
• カスタマイズ性も高く卸売りや製造業、食品や医療にも対応、外部システムとの連携も充実
• 導入前から導入後まで万全のフォロー体制、Webだけでなく現実での支援も

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スマートディール

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販売管理システム

トライアル	有り
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製品のおすすめポイント

• 書類提出をURLの共有だけですまし、Webがあれば内容をどこでも確認
• 相手側はスマートディールの登録が不必要、電子署名ができ発注・申し込みをWebで完結
• 受注後の請求、追加発注や取引更新を一気貫通で実行可能

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楽楽販売（販売管理システム）

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販売管理システム

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製品のおすすめポイント

• リアルタイムに情報共有可能、オフィスだけでなく外出先、テレワークでも
• ルーチンワークを自動化し、業務を効率化・人的ミスをなくす
• 自社仕様にノンプログラミングでカスタマイズ可能、定着しやすい

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弥生販売24

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販売管理システム

トライアル	有り
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製品のおすすめポイント

• わかりやすい入力画面と分かりやすい導入支援サービス
• 伝票や帳票の明細行ごとに課税区分を指定、税率別に集計もできる
• 適格請求書（インボイス）に対応、簡単に証憑の作成・印刷が可能

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ERP/基幹業務 SMILEⅤ

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販売管理システム

トライアル	有り
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製品のおすすめポイント

• 優れた拡張性で独自の帳票でも柔軟に対応可能
• データを引き継ぎ伝票登録の負荷を軽減できる
• 売上データを生成、実績から視覚的に経営を分析可能

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まとめ

販売管理の業務フローでは、受注や出荷はもちろん在庫管理や仕入など、商品販売における一連の工程をフェーズごとに細かく管理します。

対応範囲が幅広いことに加え、社内の利益に直結する重要な情報や工程を管理しなければならないため、担当者に大きな負担がかかってしまうケースも少なくありません。

そのため、システム導入による販売情報の一元管理を実現することで、大幅な業務効率の改善が見込めます。

販売管理システムは製品によって種類や機能が大きく異なるため、自社の目的や用途を考慮したうえで、導入効果を最大化できるシステムを選定しましょう。

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