棚卸を早く終わらせる方法を解説！早く行うコツ、ポイントを紹介！

棚卸に時間がかかってしまい、本来の業務を圧迫したり、必要以上のコストがかかってしまったりしていませんか？棚卸業務は複雑であるため、多くの方が棚卸の速度に関して悩みを抱えていると思います。この記事では、棚卸の時間を短縮するためのポイントを紹介します。棚卸の時間が短くなれば、他の大事な業務に避ける時間が多くなり、生産性が高まります。この記事を参考にして、棚卸の時間短縮を目指してください。

棚卸を効率化する方法を徹底解説！おすすめの在庫管理システムも紹介！

棚卸の目的

この章では、棚卸の目的について解説します。棚卸を行う目的は多くあるため、完璧に理解している方は少ないと思います。まずは棚卸の目的を整理しましょう。

1.実際の在庫と帳簿上の一致を確認する

棚卸の最大の目的は、帳簿に記載されている在庫数と実際の在庫数の差異を確認することです。これにより、在庫情報の信頼性が向上し、適切な意思決定が可能になります。もし差異が見つかった場合、その原因を調査することで、ミスや不正の防止にもつながります。

2.在庫の適正化を図る

棚卸により、過剰在庫や欠品を見つけることができます。これにより、在庫を最適な水準に保つことが可能になり、無駄なコストを削減すると同時に、顧客満足度の向上も期待できます。

3.財務報告の精度を高める

特に決算時には、棚卸によって把握した在庫情報が財務諸表の作成に役立ちます。在庫は資産として計上されるため、正確な棚卸は企業の財務状況を適切に反映するために欠かせません。

4.作業プロセスの改善

棚卸を定期的に行うことで、在庫管理の現場における課題を発見することができます。例えば、ロケーション管理の不足や作業手順の非効率性が浮き彫りになり、業務改善のヒントを得ることができます。これは業務全体の効率化にも寄与します。

棚卸を早く終わらせるポイント

この章では、棚卸時間を減らすためのポイントを実際の事例もふまえて解説します。棚卸を早く終わらせる方法は多く存在します。自社の運営形態や規模に合った適切な方法を取り入れて頂ければ幸いです。また、実際に時間短縮に成功した例も紹介するので、そちらも参考にしてください。

今回紹介する方法は以下の6つです。

1. バーコード、RFIDタグを導入
2. JIT(ジャストインタイム)方式の採用
3. IoTの活用
4. 在庫管理システム、ソフトの利用
5. 簡易ラベリングの実行
6. サイクルカウントの実施

順番に解説します。

1.バーコード、RFIDタグを使用

最も有名な方法として、バーコード、RFIDタグを導入するという方法が挙げられます。ハンディターミナルやスマートデバイスを用いてそれらを読み取ることによって、在庫数をリアルタイムで簡単に記録することができます。在庫データが即時更新されるため、業務のスピードアップにつながります。

1.Amazonのバーコードスキャンの活用

Amazonは物流の効率化を徹底的に追求しており、棚卸業務でもその最先端技術を活用しています。まず、すべての商品にバーコードを付与します。そして棚卸作業時には、それらをハンドスキャナーで高速かつ正確に記録しています。これによって作業時間が大幅に短縮されました。さらに、棚卸作業が常時リアルタイムで行えるようになったため、年次の大規模棚卸が不要になりました。

2.ユニクロのRFID導入

ユニクロでは、大量の商品を効率的に管理するため、RFID（無線ICタグ）を活用しています。商品一つ一つにRFIDタグを貼り付け、専用リーダーで一括して在庫数を読み取る仕組みを導入しました。これにより、棚卸作業が従来の約10分の1の時間で完了するようになりました。

3.地域密着型スーパーマーケットのバーコード活用

このスーパーでは、紙ベースでの棚卸を実施しており、人員確保や作業時間の長さが課題でした。これらを解決するために、商品管理にバーコードを導入しました。ハンディターミナルを活用して棚卸業務をデジタル化できたため、棚卸作業の所要時間が約40%削減しました。さらに、棚卸の精度が向上したことによって、棚卸後のデータ修正作業が激減しました。

2.JIT(ジャストインタイム)方式の採用

JIT方式とは、製品の需要に応じて製造や供給を行う生産方式です。この方法は、製品が必要となるまで製造や在庫を抱えることを避ける方法であるため、在庫数を減らすことが可能です。在庫の最小化は、棚卸時間の短縮につながります。

 トヨタ自動車のJIT方式を活用した在庫削減

トヨタ自動車は、JIT方式を基軸に在庫管理の効率化を進めています。必要最低限の在庫のみを保持することで、棚卸対象となる商品量を削減しています。これによって、棚卸にかかる時間を大幅に短縮しています。棚卸を早く終わらせるためには、棚卸作業そのものを効率化することも重要です。その一方、在庫数を減らすことも時間短縮につながります。

3.IoTの活用

IoTとは、「Internet of Things」の略です。日本語では「モノのインターネット」と呼ばれています。この技術を活用することで、データの収集、交換、分析がより簡単に行えるようになりました。棚卸にもこの技術を応用することができます。

中規模建材メーカーのIoT活用

倉庫内の在庫品目数が多いため、棚卸業務に1週間以上を要していました。特に建材は重量物が多いため、移動作業の負担も大きかったです。負担を軽減するために、IoTセンサーを設置しました。これにより重量や位置情報をリアルタイムで記録できるようになりました。さらに、センサーのデータをクラウドシステムで管理し、棚卸作業を自動化することに成功しました。これによって、棚卸作業時間が1週間から2日に短縮されました。

4.在庫管理システムの利用

在庫管理システムの導入もおすすめです。在庫管理システムは様々な機能を備えており、在庫管理業務の効率化に非常に役立ちます。導入の際は機能を比較し、適切なシステムを選択することが大切です。

小規模飲料メーカーの、在庫管理ソフト導入

このメーカーは複数の倉庫を持っていましたが、在庫情報の統一、一元管理ができていなかったため、棚卸時に何度もデータを確認しなければなりませんでした。そこで、在庫を一括管理するために中小企業向けの在庫管理ソフトを導入しました。このソフトを活用したことによって、スマホやタブレットを使ってリアルタイムで在庫情報を確認・更新可能になりました。そのため、棚卸時のデータ確認作業がなくなり、約30%の効率化を達成しました。

棚卸の時間短縮には、倉庫管理システムや物流管理システムの導入も有効です。詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください

5.簡易ラベリングの実行

商品、保管する棚をラベリングすることで、在庫管理を正確に行えるようになります。この方法のメリットは、コストがかからないことです。コストをかけずに、簡単に棚卸時間を短縮できます。

簡易ラベリングを実施したECサイト運営者

この方はECサイトを運営しており、在庫を自宅で管理していました。最初は効率的に在庫管理ができていたのですが、商品数が増えるごとに在庫管理が煩雑になってしまいました。在庫管理が疎かになったことで、棚卸の時間が大きく増加してしまいました。そこで、在庫管理を正確に行うためにラベリングを行うようになりました。商品を保管する棚に番号を付け、商品の収納場所とリンクさせました。その結果、保管場所と在庫数を紐づけて記録できるようになり、正確な在庫管理が実現しました。さらに、棚卸時間も短くなりました。

6.サイクルカウントの実施

棚卸の方法はいくつかありますが、その1つにサイクルカウント(循環棚卸)というものがあります。これは、業務を止めて一気に棚卸を終わらせる一斉棚卸と違い、範囲を分けてこまめに棚卸をする方法です。そのため、業務を停止させずに済みます。

物流業界でのサイクルカウントの導入

ヤマト運輸は、物流拠点での在庫管理を効率化するために、サイクルカウントを採用しました。全商品を対象にする大規模棚卸ではなく、特定エリアや品目を定期的に小分けにした棚卸を行いました。これにより、作業時間の短縮と誤差の低減に成功しました。また、業務が滞ることなく、継続的な棚卸が可能になりました。

アパレル製品を中心に扱うECサイトの例

商品数が多く、すべての在庫を一度にチェックするのが困難でした。そのため 年1回の棚卸では、不良在庫や在庫切れ商品が見逃されていました。棚卸の正確さを向上させ時間を短縮するために、サイクルカウント方式を採用しました。毎週末に特定の商品カテゴリのみを棚卸し、回転率の低い商品は棚卸の頻度を減らしました。その結果、一回にかかる棚卸時間が減り、棚卸の正確性も上がりました。

棚卸を早く終わらせることによって得られるメリット

この章では、棚卸時間の短縮によって、得られる効果について紹介します。棚卸はそれ自体が利益をもたらす行為ではありません。そのため、棚卸が効率化したとしても直接的な利益にはつながりません。しかし、他の業務にとって良い効果をもたらします。棚卸の時間が短くなることで、業務の生産性は確実に上がります。この章を参考にして、棚卸時間短縮のメリットを学んでください。主なメリットは以下の5つです。

1. 労働時間の短縮
2. 業務停止時間の削減
3. 棚卸頻度の向上
4. 経営判断の迅速化
5. 本来の業務にリソースを割ける

順番に解説します。

1.労働時間の短縮

棚卸作業にかかる時間が減少することで、労働時間が短縮され、人件費を削減できます。特に人力に依存する中小企業では効果が大きいです。また、従業員の負担が軽減されることで、モチベーション向上や業務全体のパフォーマンス向上も期待できます。

2.業務停止時間の削減

棚卸のやり方によっては、業務を停止しなければなりません。この時間が短縮されることで、営業時間や販売機会が増えます。それに伴って顧客満足度も上昇し、リピート率、売り上げの向上につながります。

3.棚卸頻度の向上

時間が短縮されることで、棚卸をより頻繁に実施可能になります。これにより、リアルタイムに近い在庫状況の把握が可能となります。在庫管理の精度が向上することによって、必要な商品だけを効率的に発注し、過剰在庫や欠品を防ぐことができます。また、ECサイトや店舗で、顧客に正確な在庫情報を提供できるようになります。さらに、財務管理にも良い影響を及ぼします。在庫回転率、在庫評価額といった財務データがより正確になるため、コスト管理や資金繰りが改善されます。

4.経営判断の迅速化

リアルタイムに近い在庫データが得られるようになるため、仕入れ計画や販促キャンペーンの実施判断が迅速になります。これによって不要な在庫や過剰在庫が減少し、在庫保管費用や廃棄コストの削減が期待できます。

5.その他の業務にリソースを割けるようになる

棚卸時間の短縮によって得られる最も大きな効果が、他の業務にリソースを割けるようになることです。これにより、売上拡大や新規市場開拓が期待できるようになります。棚卸時間の短縮が、他業務に好影響をもたらしたケースを紹介します。

1.小規模アパレル事業者A

棚卸時間が1回8時間から2時間に短縮されました。削減された6時間を利用して、SNSで商品のプロモーションを実施するようになりました。その結果、月間売り上げが15％も増加しました。販売機会の損失も少なくなり、顧客満足度も向上しました。

2.ECサイト運営者B

自動在庫管理システムを導入したことで、棚卸時間を50%削減することに成功しました。空いた時間を使って、売れ筋商品を分析し、その結果を基に新商品をラインナップに追加しました。その商品がヒットし、全体売り上げが10％増加しました。

棚卸時間の短縮は、単なる時間の節約以上に、多くの業務に波及効果をもたらします。特に個人事業主や中小企業は、棚卸の時間短縮によって他の業務の生産性を上げることが重要です。

棚卸を早く終わらせるための作業手順

この章では、棚卸の作業手順について解説します。棚卸時間の短縮のためには、適切な作業手順で進める必要があります。作業手順は以下の3つです。

1. 事前準備
2. 実施日、スケジュールの計画
3. 棚卸結果の評価、報告

順番に解説していきます。

1.事前準備

棚卸時間の短縮のためには、事前に適切な準備を行うことが重要です。事前準備の際に考慮すべきことを解説します。

1.作業範囲を明確に決める

まず、作業範囲を決めましょう。作業範囲が明確でないと不要な部分も棚卸してしまい、作業時間が長引いてしまいます。また、範囲を決める際は在庫の特性を考えることがポイントです。回転率の低い在庫は、頻繁に棚卸をする必要がありません。一方回転率が高い場合、こまめに棚卸を行い在庫データに反映する必要があります。このような性質を踏まえ、どの商品を棚卸するか考えましょう。

2.マニュアルを作成する

作業を円滑に進めるために、マニュアルを作成することもおすすめです。従業員ごとに作業方法が異なっていると、作業効率の低下、トラブルの発生につながってしまいます。このような事態を防ぐためにも、マニュアルを作成しルールを統一することが必要になります。また、バーコードリーダ等の機会を使用する場合は、それらの使用方法も記載しておくことも忘れてはいけません。

2.実施日、スケジュールの計画

次に実施日やスケジュールを計画しましょう。計画の際は、繁忙期を避けることが重要です。棚卸に人員を割くことで、他の業務の人員が減ってしまいます。これにより販売機会の損失につながってしまえば本末転倒です。そのため、比較的余裕のある時期に棚卸を行うようにするのがおすすめです。また、スケジュールに余裕を持たせることも大切です。従業員の疲労によって作業効率が下がらないように注意する必要があります。

3.棚卸結果の評価、報告

棚卸後は、その結果を評価し報告する必要があります。この時、在庫情報についての評価だけでなく、棚卸業務についても評価することが大切です。棚卸業務に関しても振り返りを行い反省を行うことで、改善点を見つけることができます。改善を繰り返すことで棚卸作業にかかる時間は確実に短くなります。

棚卸を早く正確に終わらせましょう！

棚卸時間の短縮は単なる時間短縮にとどまらず、企業や事業全体の成長に直結する重要な取り組みです。バーコードやQRコード、RFIDの活用、サイクルカウント方式の導入、自動化技術や在庫管理システムの導入など、規模や予算に応じた改善方法を取り入れることで、作業の負担を減らし、精度を向上させることができます。さらに、棚卸にかけていた時間を他の業務に振り分けることで、生産性向上や売上拡大も期待できます。

この記事を参考にして棚卸時間を短縮し、事業の成長につなげてください。

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