【2024】棚卸を効率化する方法を解説！システム、ツールも紹介！

棚卸（たなおろし）とは、在庫を適切に把握・管理するために、保管している商品や原材料などの在庫状況を確認し、その数量や価値を記録するプロセスです。企業において棚卸は、正確な在庫状況の把握と効率的な在庫管理を実現するために欠かせない業務であり、商品がどれだけ販売可能かを把握するための基盤となります。棚卸を定期的に行うことで、在庫の過不足を防ぎ、キャッシュフローの改善や無駄なコストの削減が可能になります。この記事では、棚卸の目的や、棚卸の際に発生する課題の解決方法、効率化の方法について紹介します。是非参考にしてください。

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棚卸の目的

棚卸には、在庫管理を進めるための様々な目的があります。ここでは、棚卸の目的について解説します。

1. 正確な在庫情報の把握

棚卸の最も基本的な目的は、在庫数量を正確に把握することです。製品や材料の数量が正確に把握されていないと、必要なときに在庫が不足したり、余剰在庫が発生してしまう恐れがあります。また、正確な在庫情報は、販売予測や発注計画の精度を高めるためにも重要です。

2.財務・会計上の正確な報告

企業の資産である在庫は、財務報告においても重要です。棚卸での確認により、実際の資産価値を反映し、正確な財務データを算出することが求められます。特に年次決算時には、棚卸の結果が利益や損失に影響するため、重要な位置を占めます。

3.不良品や紛失の早期発見

定期的な棚卸により、不良品や破損品、紛失などを早期に発見できます。この管理を徹底することで、製品品質の維持や無駄な損失を防ぎ、資材の適正な管理が行えます。

棚卸の概要をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください

棚卸しについて徹底解説！具体的な手順・評価計算法も紹介！

棚卸の際に発生する問題

棚卸は複雑な作業であり、在庫管理業務の中でもトラブルが発生しやすい作業の1つです。実際にどのような問題が発生することがあるのかを説明します。

1.ヒューマンエラー

人間が棚卸をやる以上、ヒューマンエラーは必ず発生します。在庫数の数えまちがえや、不良在庫の見落としなどは高い確率で起こります。

2. 時間と手間がかかる

棚卸作業は、多くの品目や膨大な在庫を管理している場合、時間と労力がかかります。特に、定期棚卸では在庫全体を数えるため、作業中の業務が止まり、企業の運営に支障が出ることもあります。

3.在庫のずれが発生しやすい

棚卸を行うタイミングによって、在庫の数量が実際の数値とずれることがあります。特に売上や返品、仕入れなどの頻度が高い場合は、記録と実際の在庫数が合わなくなることがあり、在庫データの正確性が低下します。

4.在庫の紛失や盗難

在庫が多くなると、商品が紛失したり、盗難に遭うリスクが高まります。このような場合、実際の在庫数が合わなくなり、棚卸のたびにその差異の原因を調査する必要があります。

5.多くの作業者が必要

棚卸は通常の業務と並行して行われるため、多くの人員を割り当てる必要があり、人件費がかさむという問題があります。繁忙期などでは、通常業務への負担も増え、在庫確認が十分に行えなくなることもあります。

棚卸作業は、企業の在庫管理に不可欠です。しかし、作業の効率化を図らなければ多くの問題が発生する可能性があります。ツールやシステムの導入、従業員のスキルアップ、適切な棚卸方式の選択などの対策を行い、より効率的で正確な棚卸を実現することが求められます。

棚卸を効率化するポイント

棚卸作業を効率化することで、在庫管理の精度が向上し、企業全体の生産性アップにもつながります。さらに、前回の章で述べたような問題点、課題も解決できるようになります。この章を参考にして、棚卸業務を改善し、効率化を進めて頂ければ幸いです。

1.循環棚卸の導入

循環棚卸とは、毎月や毎週など一定期間ごとに特定のアイテムのみを確認する方法です。これにより、在庫の確認作業が分散され、通常業務の負担が軽減されます。循環棚卸を導入することで、一度に全ての在庫を確認する必要がなくなり、倉庫の稼働停止を最小限に抑えることが可能です。また、定期的に在庫のチェックを行うことで、在庫のズレや不良在庫の早期発見がしやすくなります。

循環棚卸についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください

循環棚卸とは？基本的なやり方、効率化のポイントを丁寧に解説！

2.バーコードやRFIDシステムの活用

在庫確認の自動化には、バーコードやRFID（無線自動識別）といったテクノロジーの活用が非常に有効です。バーコードスキャナーを使えば、商品に印刷されたバーコードを読み取るだけで在庫の確認が可能です。RFIDタグはさらに便利で、スキャンする必要なく複数の商品を一度に読み取ることができ、短時間で大量の在庫をチェックできます。これにより、棚卸作業の時間が大幅に短縮されるだけでなく、作業精度も向上します。

3. クラウドベースの在庫管理システムを導入する

クラウドベースの在庫管理システムを活用することで、リアルタイムでの在庫情報の把握が可能になります。このようなシステムは、どこからでも在庫状況を確認でき、棚卸作業時の記録も簡単に行えるため、業務のスピードと精度が向上します。また、在庫データがすぐに反映されるため、他部署との連携もスムーズになり、全体的な管理精度が向上します。棚卸の進行状況も一元管理できるため、効率的な作業が実現します。

4. 在庫の分類とABC分析の活用

在庫管理における「ABC分析」は、在庫を重要度や回転率に応じてA、B、Cの3つのランクに分け、管理の優先順位をつける手法です。Aランクは高価値で重要な商品、Bランクは中程度、Cランクは比較的価値が低い商品です。棚卸作業においても、このABC分析を活用すると、重要度の高い在庫を優先的に管理できるため、限られたリソースで効率的に棚卸を進めることができます。

5. 棚卸業務のスケジュール化

棚卸作業を計画的に行うためには、スケジュールの明確化が重要です。棚卸の実施日程をあらかじめ計画し、繁忙期や重要な営業日に重ならないようにします。また、棚卸の準備や完了後の作業まで含めたスケジュールを組むことで、作業効率が向上します。さらに、スタッフがどのような役割を果たすかを事前に明確にすることで、スムーズな進行が可能になります。

6. 棚卸ツールの導入で業務負担を軽減

棚卸ツールは、在庫情報の確認や記録をサポートする便利な機能が備わっており、棚卸業務の効率化に役立ちます。例えば、手持ちのスマートデバイスと連携するアプリを活用すれば、作業を簡単に行うことができ、正確なデータ記録が実現します。また、棚卸の進行状況や不備の管理も一元化できるため、ミスの発見も早まります。ツールの導入は、作業スピードを上げ、データの信頼性を高めるという大きなメリットをもたらします。

このような対策を取ることで、ヒューマンエラー、在庫のズレの発生、不良在庫の見落としといった問題を解決することができます。在庫管理を効率化することによって、様々な問題を解決することも可能です。

棚卸効率化の注意点

棚卸を効率化することで、作業負担を減らしつつ在庫管理の精度を向上させることができます。しかし、効率化を進める際には、いくつかの注意点を意識しないと、思わぬトラブルが発生することもあります。ここでは、棚卸効率化の際に気を付けるべきポイントを詳しく解説します。

1.データ精度の維持を最優先にする

効率化を進めるあまり、データの精度が疎かになることがあります。棚卸作業では、在庫数が実際の数量と一致しているかが最も重要です。データ精度が低下すると、在庫不足や過剰在庫の原因となり、ビジネスに大きな影響を与える可能性があります。効率化の際も、正確なデータの取得を最優先とし、作業工程のチェック体制や誤入力防止策を必ず実施しましょう。

2. システム導入時のトレーニングを行う

棚卸の効率化を図るためにシステムやツールを導入した場合、担当者がその機能を正しく理解し、スムーズに活用できるようにする必要があります。新しいシステムやツールは便利ですが、正しく使いこなせなければ効果が半減してしまいます。バーコードリーダーやRFIDシステム、クラウド在庫管理ツールなどを導入する際は、使用方法やトラブル発生時の対応方法についてしっかりとした研修を実施し、担当者のスキルを向上させましょう。

3.適切な棚卸タイミングの設定

棚卸を効率化するためには、適切なタイミングで棚卸作業を行うことが重要です。特に繁忙期や営業日中に棚卸を実施すると、業務全体の効率が落ち、ミスも増えやすくなります。繁忙期を避けて、業務に支障をきたさないタイミングで棚卸を計画しましょう。また、定期棚卸と循環棚卸を組み合わせることで、忙しい期間でも負担が少なく在庫を正確に把握できます。

4. セキュリティ管理の徹底

棚卸を効率化する際には、セキュリティの確保も重要なポイントです。バーコードやRFIDタグなどのデジタル管理システムを使用する場合、在庫データへのアクセスが管理できないと、不正なアクセスやデータ漏洩のリスクが生じます。特にクラウドシステムを利用する場合、データセキュリティを強化し、システムへのアクセス権限を管理することが大切です。また、アクセスログを定期的に確認することで、異常が発生した場合の早期発見が可能になります。

5.コストと導入効果のバランス

棚卸を効率化するために新しいツールやシステムを導入する際には、そのコストと効果のバランスを見極めることが大切です。例えば、最新のRFIDシステムや高性能な在庫管理ツールは便利ですが、導入や維持にかかる費用が高いため、自社の棚卸頻度や在庫量に見合う効果が得られるかを慎重に判断しましょう。効率化を目指すあまりコストがかさむと、かえって経営に悪影響を及ぼしかねません。導入前にシミュレーションや試験運用を行い、適切なツール選びを行いましょう。

6.棚卸プロセスの見直しと継続的な改善

一度効率化を図った棚卸のプロセスであっても、定期的に見直しを行い、常に最適化を意識することが重要です。市場や在庫の状況、製品ラインナップは常に変化していくため、棚卸のプロセスも柔軟に見直しを行いましょう。定期的にプロセスの改善点を検討し、スタッフからのフィードバックを取り入れることで、さらに効率的で柔軟な棚卸体制が構築できます。

棚卸を効率化することで作業の負担が軽減され、在庫管理の精度が向上しますが、注意点を意識しないとトラブルを招く可能性もあります。データ精度やスタッフ教育、セキュリティ管理、導入コストのバランスに注意を払い、プロセスを継続的に見直すことで、安定した効率的な棚卸管理を実現しましょう。

棚卸効率化のためのシステム、ツール、アプリ

棚卸の効率化には、在庫確認の自動化やデータの管理・分析をサポートするシステムやアプリ、ツールの導入が効果的です。ここでは、棚卸作業をスムーズに進めるために役立つツールやアプリをいくつかご紹介します。それぞれの特徴を把握し、自社の業務に合ったものを選びましょう。

1.バーコードおよびRFIDシステム

バーコードやRFIDタグを活用した在庫管理システムは、棚卸のスピードと正確性を向上させます。バーコードシステムでは、商品に貼付されたバーコードをスキャナーで読み取ることで、瞬時に在庫データを記録できます。バーコードリーダーは手軽で導入コストも低いため、比較的簡単に運用を開始できます。RFIDシステムでは、複数の商品を同時に読み取ることができるため、大規模な在庫を扱う企業にとって特に有効です。RFIDタグを付けておけば、タグをかざすだけで商品情報が自動で読み取られ、手作業による確認を減らせます。ただし、RFIDはバーコードに比べて初期導入コストが高いため、規模や目的に合わせて導入を検討することが大切です。

2.クラウドベースの在庫管理システム

クラウド型の在庫管理システムは、リアルタイムでの在庫確認やデータの一元管理を可能にするため、棚卸作業の効率化に大いに役立ちます。例えば、棚卸作業を行うチーム全員が同時に在庫データにアクセスできるため、情報の共有がスムーズに進みます。クラウドシステムには、複数のデバイスからアクセスできるため、オフィスや倉庫外からでも在庫状況を把握できます。また、在庫の入出庫履歴や棚卸の進捗をリアルタイムで確認できる機能が備わっているシステムも多く、効率的な在庫管理が実現します。

3.在庫管理アプリ

近年、スマートフォンやタブレットを活用した在庫管理アプリも注目を集めています。アプリは手軽に導入でき、棚卸業務を現場でサポートするため、移動が多い倉庫や複数の店舗を持つ企業にとって特に有用です。在庫管理アプリの機能としては、バーコードのスキャン、在庫数の即時更新、売上情報や発注情報との連携などが挙げられます。これにより、在庫データの更新がリアルタイムで反映され、常に最新の在庫情報を確認できます。多くのアプリが、クラウド型の在庫管理システムと連携することができるため、情報の一元管理を行えます。また、スマホアプリの直感的なインターフェースは、特別な訓練が不要で、誰でも簡単に操作できるため、スタッフのスムーズな作業をサポートします。

4.AI搭載の自動棚卸システム

AI技術を搭載した自動棚卸システムは、先進的な棚卸効率化ツールとして注目されています。AIが在庫のパターンを学習し、棚卸に必要なデータを予測して自動で記録することで、作業の負担をさらに軽減します。AI搭載のシステムでは、異常な在庫の動きや棚卸時のエラーを自動で検出し、通知する機能もあります。これにより、在庫データの精度を保ちながら、迅速に在庫管理の問題を把握できるため、効率的な棚卸作業を実現します。

5.IoT機器との連携ツール

IoT（モノのインターネット）技術を活用することで、在庫の自動監視やリアルタイム追跡が可能になります。倉庫内の在庫状況をセンサーで常時監視し、異常が発生した場合にはアラートが送られる仕組みです。IoT機器を活用すれば、棚卸の負担が軽減され、効率的かつ正確な在庫管理が可能になります。

棚卸効率化のためのシステムやツール、アプリは、それぞれに特長があり、目的や予算に応じて最適なものを選択することが重要です。バーコードやRFID、クラウド型システム、スマホアプリ、AI・IoT技術の導入により、棚卸作業の効率と精度を大幅に向上させることができます。自社の業務に合わせたツールを活用し、棚卸の効率化を実現しましょう。

まとめ

棚卸の効率化は、業務の負担を軽減し、在庫管理の精度を高めるために重要な取り組みです。この記事では、棚卸を効率化するための具体的な手法や、役立つシステム・ツールについてご紹介しました。循環棚卸やABC分析を用いることで在庫を優先的に管理し、バーコードやRFID、クラウドシステム、AI・IoT技術の活用により、作業のスピードと正確さを大幅に向上させることが可能です。

効率化を進める際は、導入コストやスタッフへのトレーニングといった現実的な要素も考慮し、自社の業務に最適な方法を選択することが大切です。適切な効率化によって、在庫データの精度向上、コスト削減、業務の生産性アップが実現し、企業全体の競争力も高まります。ぜひ、この記事を参考に、自社に合った棚卸効率化の方法を取り入れて、在庫管理の改善に役立ててください。