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オンプレミス型ワークフローシステムおすすめ8選!導入ステップを分かりやすく解説

目次

オンプレミス型ワークフローシステムの導入を検討している企業は多いかと思います。しかし、その具体的な導入手順や注意点をしっかりと理解している方は少ないのではないでしょうか?オンプレミス型システムは、セキュリティの強化やカスタマイズの自由度が高いです。しかし、その一方で初期導入コストや運用の手間がかかるため、慎重な計画が必要です。

本記事では、オンプレミス型ワークフローシステムの導入を成功させるための7つのステップを詳しく解説します。現状分析から要件定義、製品選定、システム設計、カスタマイズ、システムテスト、利用者トレーニング、本番運用まで、各ステップをしっかりと押さえることで、スムーズな導入が可能になります。

以下のポイントを中心に見ていきましょう。

  • オンプレミス型のメリットとデメリット
  • 製品選定とベンダーの選び方
  • システムを導入するステップ

オンプレミス型ワークフローシステムの導入は決して簡単なものではありませんが、適切な手順を踏むことで、その効果を最大限に引き出すことが可能です。これから導入を検討している方や、導入プロセスに不安を感じている方にとって、本記事が有益なガイドとなることを願っています。それでは、一つ一つのステップを詳しく見ていきましょう。

オンプレミス型ワークフローシステムとは

オンプレミス型ワークフローシステムは、自社内のサーバーにインストールして運用するワークフローシステムのことです。クラウド型と異なり、データの管理やセキュリティを自社で直接コントロールできる点が特徴です。ここでは、オンプレミスの定義やクラウド型との違いについて詳しく解説します。

オンプレミスの定義

オンプレミスとは、企業が自社のサーバーにシステムをインストールし、運用・管理を行う形態のことを指します。これにより、データやシステムの管理を自社で直接行えるため、高いセキュリティとカスタマイズ性が求められる企業にとっては大きな利点となります。具体的には以下の点が特徴です。

  • データの管理とセキュリティ:自社内にデータを保管するため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる。
  • カスタマイズ性:企業のニーズに合わせてシステムを柔軟にカスタマイズすることが可能。
  • インターネット依存の排除:インターネット接続が不安定な場合でも、内部ネットワークでシステムを運用できるため、業務の中断が発生しにくい。

一方で、導入や運用に関するコストや手間がかかる点もありますが、自社の業務プロセスに密接に関連するシステムの運用に適しています。具体的な利用シーンとしては、金融機関や医療機関など、機密性が高く、常時安定したシステム運用が求められる業種でよく見られます。

クラウド型との違い

オンプレミス型とクラウド型の違いは、システムの設置場所と管理方法にあります。クラウド型は、外部のサービスプロバイダーが提供するサーバー上でシステムを運用する形態です。以下に、オンプレミス型とクラウド型の主な違いをまとめます。

  • 設置場所:オンプレミス型は自社のサーバー、クラウド型は外部のサーバーを利用する。
  • 初期コスト:オンプレミス型はハードウェアやソフトウェアの購入・設置が必要ですが、クラウド型は初期コストを抑えやすい。
  • 運用管理:オンプレミス型は自社で運用管理を行い、クラウド型はプロバイダーが運用管理を担当する。
  • スケーラビリティ:クラウド型は必要に応じてリソースを容易に拡張できますが、オンプレミス型はハードウェアの追加が必要。

クラウド型の利点として、迅速な導入とコストの柔軟性が挙げられます。しかし、データセキュリティや特定のカスタマイズ要件が重視される場合、オンプレミス型が適しています。このように、企業のニーズや業務要件によって、オンプレミス型とクラウド型のどちらが適しているかが異なるわけです。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット4つ

オンプレミス型ワークフローシステムには、様々なメリットがあります。具体的なメリットとして、4つに着目して解説していきます。

セキュリティ対策を自社でコントロールしやすい

オンプレミス型の最大のメリットは、セキュリティ対策を自社でコントロールできる点です。企業は、機密情報や個人データを含む重要なデータを自社の管理下に置くことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。具体的なポイントは以下の通りです。

  • 自社のセキュリティポリシーに基づいた運用:企業の独自のセキュリティポリシーに基づき、厳格なアクセス制限やデータ保護対策を講じることが可能。
  • ネットワーク分離の実現:外部ネットワークから隔離することで、サイバー攻撃のリスクを軽減する。
  • リアルタイム監視:内部監査やリアルタイム監視を通じて、セキュリティインシデントに迅速に対応できる。

更に、オンプレミス型システムは、法令遵守やコンプライアンス要件を満たすための監査対応も容易に行えます。例えば、定期的な内部監査や外部監査に対しても、迅速に対応できる体制を整えることが可能です。また、データ保護法や業界標準に準拠した運用が求められる場合も、オンプレミス型ならば柔軟に対応できます。これにより、企業は安心して業務を進められ、高い信頼性を維持することが可能です。

このため、金融機関や医療機関など、高いセキュリティレベルが求められる業種において、オンプレミス型の導入は非常に有効です。

柔軟性高くカスタマイズしやすい

オンプレミス型のもう一つの重要なメリットは、高いカスタマイズ性です。自社の業務プロセスに合わせてシステムを柔軟に調整できるため、特定の業務ニーズに最適化されたワークフローを構築することが可能です。具体的には以下の点が挙げられます。

  • 業務プロセスに特化した設定:標準機能だけでなく、独自の業務プロセスに合わせた設定や機能追加が可能。
  • システム連携の柔軟性:既存のERPシステムやCRMシステムなどとの連携が容易であり、統合されたシステム環境を構築できる。
  • UI/UXの最適化:ユーザーインターフェースやユーザーエクスペリエンスを、自社の利用者に合わせて調整することが可能。

また、オンプレミス型システムでは、特定の業務フローに合わせた高度なカスタマイズが可能です。例えば、製造業における生産管理プロセスや、金融業におけるリスク管理プロセスなど、業界固有のニーズに応じたカスタマイズが求められる場合に非常に有効です。更に、企業の成長に伴い、業務プロセスが変化する際も、オンプレミス型システムならば柔軟に対応できます。これにより、企業は常に最適な業務フローを維持し、効率的な業務運営が可能となります。

このように、カスタマイズの自由度が高いことから、企業の独自性を反映した効率的なワークフローを実現できるのです。

インターネット依存がなく運用が安定しやすい

オンプレミス型システムはインターネットに依存しないため、安定した運用が可能です。特に、インターネット接続が不安定な地域や状況でも、内部ネットワークでの安定したシステム稼働が保証されます。以下の点が具体的なメリットです。

  • 内部ネットワークでの運用:インターネット接続のトラブルに左右されず、社内ネットワークのみでシステムを運用できる。
  • 高い可用性:サーバーダウンやネットワーク障害のリスクを最小限に抑えられる。
  • 迅速なトラブル対応:トラブルが発生した場合も、自社内で迅速に対応することが可能。

更に、オンプレミス型システムでは、ネットワークの混雑や帯域幅の問題から解放されるため、システムのパフォーマンスが向上します。これにより、大量のデータ処理やリアルタイムでのデータ分析が必要な業務でも、安定したパフォーマンスを維持することが可能です。また、災害時や非常時にも、外部ネットワークに依存せずにシステムを運用できるため、業務継続性が確保されます。

これにより、業務の中断を避け、常に安定したワークフロー運用を実現できます。

運用コストを安く抑えられる

オンプレミス型は、長期的な視点で見た場合、運用コストを抑えられる点も大きなメリットです。初期投資は高くても、運用コストが安定することで、総合的なコスト削減に繋がります。具体的なコスト面でのメリットは以下の通りです。

  • ライセンス費用の節約:クラウド型のような月額費用が発生せず、一度の初期投資で長期的な利用が可能。
  • 内部リソースの活用:自社のITリソースを活用することで、外部のサービス費用を削減できる。
  • スケーラブルな運用:必要に応じてハードウェアの追加が可能であり、将来的な拡張性を持ちながらもコストをコントロールできる。

更に、オンプレミス型システムでは、自社のITチームが直接システムを管理・運用します。そのため、外部ベンダーに依存することなく、迅速な対応が可能です。これにより、運用コストを最適化し、予期しない費用の発生を防げます。また、企業の成長や業務の拡大に応じて、段階的にシステムを拡張することで、長期的なコストパフォーマンスを向上させることが可能です。

これらのポイントを考慮することで、オンプレミス型のシステムが長期的なコストパフォーマンスに優れていることが分かります。

オンプレミス型ワークフローシステムのデメリット4つ

メリットがある一方で、オンプレミス型ワークフローシステムには、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットについて、詳細に解説します。

導入コストが高くなる

オンプレミス型システムの導入には初期コストが高くなるというデメリットがあります。具体的には、サーバーやネットワーク機器の購入、インフラの構築、ライセンス料などが必要です。以下のようなコストが考えられます。

  • ハードウェア購入費用:サーバーやストレージ、ネットワーク機器など、必要なハードウェアの購入が必要。
  • ソフトウェアライセンス費用:ワークフローシステムや関連するソフトウェアのライセンス料が発生する。
  • インフラ構築費用:データセンターの構築や冷却設備の設置など、物理的なインフラの整備が必要。

このような初期投資が必要となるため、中小企業や予算の限られたプロジェクトにとっては大きな負担となります。導入コストが高くなることで、初期の投資回収期間も長くなるため、慎重な計画が求められます。

運用とメンテナンスの手間がかかる

オンプレミス型システムの運用とメンテナンスには、多大な手間と時間がかかることがあります。これには、システムの監視、定期的なアップデート、障害対応などが含まれます。具体的なポイントは以下の通りです。

  • システム監視:24時間体制でシステムを監視し、障害発生時には迅速に対応する必要がある。
  • アップデートとパッチ適用:システムのセキュリティを維持するため、定期的なソフトウェアのアップデートやパッチ適用が必要。
  • 障害対応:ハードウェアやソフトウェアの障害が発生した場合、迅速な対応が求められる。

これらの運用・メンテナンス作業は、専門的な知識と経験を持つスタッフが必要となるため、運用チームの拡充やトレーニングが必要となる場合があります。このため、オンプレミス型システムの維持には継続的なリソースの投入が求められます。

システム拡張の際にハードウェア追加など設定が困難

オンプレミス型システムの拡張には、ハードウェアの追加や設定の見直しが必要となるため、柔軟性に欠ける場合があります。以下の点が挙げられます。

  • ハードウェアの追加:システムの処理能力やストレージ容量を拡張するためには、新たなハードウェアを購入・設置する必要がある。
  • 設定の見直し:既存のインフラやネットワーク設定を再構築する必要があるため、時間と労力がかかる。
  • 互換性の問題:新しいハードウェアやソフトウェアが既存のシステムと互換性を持たない場合、追加の調整が必要。

このように、システム拡張の際には多くの課題が発生するため、事前の計画と準備が不可欠です。また、システムの拡張性が限られるため、長期的な成長を見据えた計画を立てることが重要です。

物理サーバーが自社のみだと、災害時の対策が心もとない

オンプレミス型システムでは、物理サーバーが自社にのみ存在するため、災害時の対策が十分でない場合があります。これにより、以下のリスクが考えられます。

  • 物理的なリスク:地震や火災、水害などの災害によって、物理サーバーが損傷を受ける可能性がある。
  • データの消失:災害時にデータのバックアップが不十分な場合、重要なデータが消失するリスクがある。
  • 業務の中断:災害によってサーバーがダウンすると、業務が中断し、復旧に時間がかかる可能性がある。

これらのリスクに対応するためには、データセンターの冗長化や定期的なバックアップ、災害対策計画の策定が必要です。特に、重要なデータやシステムのバックアップを複数の場所に保存することが推奨されます。このように、災害時の対策が心もとない場合、オンプレミス型システムの導入には慎重な検討が求められます。

失敗しないオンプレミス型ワークフローシステムの選び方

オンプレミス型ワークフローシステムを導入する際には、自社のニーズや業務プロセスをしっかりと把握し、様々なポイントを確認することが重要です。失敗しないための選び方について、具体的なポイントを挙げて解説します。

自社のニーズと業務プロセスをしっかり把握する

オンプレミス型ワークフローシステムを選定する際に、まず重要なのは自社のニーズと業務プロセスを明確にすることです。これにより、システムが実際の業務に適合するかどうかを判断する基準となります。具体的には以下の点を考慮します。

  • 現行の業務プロセスの分析:現在の業務フローを詳細に分析し、どの部分がシステム化の対象になるかを明確にする。
  • 必要な機能のリストアップ:自社の業務に必要な機能をリストアップし、必須機能とあれば便利な機能に分類する。
  • 将来の成長を見据えた計画:将来的な業務拡大やプロセスの変更に対応できる柔軟性を持ったシステムを選ぶ。

このように、自社のニーズと業務プロセスをしっかりと把握することで、最適なシステム選定が可能となり、導入後のギャップを最小限に抑えられます。

カスタマイズ・柔軟性を確認する

オンプレミス型システムは、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズが可能です。そのため、カスタマイズ性や柔軟性を事前に確認することが重要です。以下の点に注目します。

  • システムのカスタマイズ可能範囲:システムがどの程度カスタマイズ可能かを確認し、自社の具体的なニーズに対応できるかをチェックする。
  • プラグインやモジュールの有無:追加機能を提供するプラグインやモジュールが利用できるかどうかを確認する。
  • ベンダーのカスタマイズサポート:ベンダーがどの程度カスタマイズに対応できるか、サポート体制を確認する。

これにより、自社の特有のニーズに応じた最適なシステムを選定することが可能となります。カスタマイズ性が高ければ、高い柔軟性を持ったシステム運用が可能となり、業務効率化が期待できます。

標準のセキュリティ機能・コンプライアンス対応の有無を確認する

オンプレミス型ワークフローシステムの選定において、セキュリティ機能とコンプライアンス対応は極めて重要です。これらの要素が欠けているシステムでは、データの安全性や法令遵守が確保できません。以下の点を確認します。

  • 標準のセキュリティ機能:アクセス制限、データ暗号化、ログ管理などの基本的なセキュリティ機能が搭載されているか確認する。
  • コンプライアンス対応:業界ごとの法令や規制に対応しているかどうかを確認する。例えば、金融業界や医療業界では特定の規制に準拠する必要がある。
  • 定期的なセキュリティアップデート:ベンダーが定期的にセキュリティアップデートを提供しているか確認する。

これにより、データの保護や法令遵守を確実に行え、安心してシステムを運用することが可能です。

予算に合ったコストであること

オンプレミス型ワークフローシステムの導入には、初期費用や運用コストが発生します。そのため、予算に合ったコストであるかどうかを慎重に判断することが重要です。以下のポイントを考慮します。

  • 初期導入費用の確認:ハードウェア、ソフトウェア、インフラ構築などの初期費用を確認し、予算内に収まるかをチェックする。
  • 運用コストの見積もり:運用・保守にかかるコストを見積もり、長期的な予算計画を立てる。
  • コストパフォーマンスの評価:価格だけでなく、提供される機能やサポートの質を考慮し、コストパフォーマンスを評価する。

予算に合ったシステムを選ぶことで、長期的な運用においても安定したコスト管理が可能となり、無理のないシステム導入が実現できます。

信頼できるベンダー・サポート体制であること

システム導入後のサポート体制は非常に重要です。信頼できるベンダーを選び、充実したサポートを受けられるかどうかを確認することが必要です。以下の点に注意します。

  • ベンダーの実績と評判:ベンダーの導入実績や顧客からの評判を確認し、信頼性を評価する。
  • サポート体制の確認:導入後のサポート体制やサービスレベルアグリーメント(SLA)を確認し、必要なサポートが受けられるかをチェックする。
  • トレーニングとドキュメントの提供:システムの操作方法やトラブルシューティングに関するトレーニングやドキュメントが提供されるかを確認する。

信頼できるベンダーと充実したサポート体制を選ぶことで、システム運用中の問題発生時にも迅速かつ適切な対応が期待でき、スムーズなシステム運用が可能となります。

おすすめのオンプレミス型ワークフローシステム8選

オンプレミス型ワークフローシステムの中から、おすすめの製品を8選ピックアップしました。
各システムの特徴や利点について詳しく説明し、比較することで、自社に最適なワークフローシステム選びの参考にしてください。

  • ワークフローシステム

    製品のおすすめポイント

    1 直感的にわかりやすく、簡単に導入が可能

    専門知識がなくてもExcelをアップロードするだけで簡単にフォーム作成が可能。だれでも修正や変更ができるため運用も安心。APIなど他サービスとの連携も充実。安心のワークフローシステムです。

    2 業務プロセスの効率化により業務効率が飛躍的に向上

    業務プロセスを効率化することで、無駄の削減、進捗の把握などが可能です。業務本来の効率が飛躍的に向上します。コラボフローはモバイル対応です。外出先からも処理が可能です。外出予定の合間のカフェでも落ち着いて処理を行えます。どこからでも承認できるので、なかなか事務所に来られない承認者でもスムーズに承認可能です。

    3 ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減

    紙での運用を無くすことで単純な紙の費用だけではなく印刷やスキャン、保管や運搬などあらゆるコストを削減できます。コラボフローはペーパーレス化が実現できます。拠点を超えて即座に共有可能で紙を送るためのコストがなくなり、保管スペースも不要になります。書類の全ての項目が検索対象にできるので必要な書類はすぐに見つかります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフローシステム 外部連携 代理申請・承認 印影表示機能 入力制御機能 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1ヵ月
    よく導入している業種 製造 医療・化学 IT・情報通信 公共機関・非営利団体 教育
    運営企業:
    株式会社コラボスタイル
    本社:
    愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋36階
    創立:
    2013年7月
    代表者名:
    松本 洋介
    資本金:
    ¥50,000,000
    URL:
    https://www.collabo-style.co.jp/company/
    導入事例24件をみる
  • ワークフローシステム

    製品のおすすめポイント

    1 いつでもどこでも簡単で迅速な立ち上げが可能、ストレスを軽減

    スマートフォンやタブレットに標準対応しているので、外出先からワークフローシステムにアクセスできます。英語や中国語にも対応しており、タイ語や韓国語なども追加可能。どこでも利用できます。またブラウザのみで簡単に操作でき、プログラム知識も必要なくシステムを短期間で構築できます。

    2 大規模運用・長期での運用など、どのような環境にも対応

    ワークフローが簡単に適宜できるため、複雑な経路や多くの部門であっても、きめ細かなユーザ管理、組織管理が可能です。業務システムに承認機能を組み込み、大規模なワークフローを実現、メンテナンスを各部門で対応できます。コストを削減するだけでなく、意思決定を速め業務の効率化を進められます。

    3 システム統合型のワークフロー統一基盤として利用可能

    プラットフォームが違うために共通化できないワークフロー業務が生まれることが、多様なソフトを使っている場合生じますが、楽々WorkflowIIはそういったソフトの統一基盤として利用することができます。システムを統一し、現場の混乱を防ぐことでミスの削減や業務の効率化に繋がります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 履歴管理 外国語対応 合議機能 外部連携 代理申請・承認 ワンクリック承認 一括申請・承認 印影表示機能 入力制御機能 入力内容自動チェック 集計機能 過去申請引用 承認放置アラート 申請ステータス表示 申請フロー設定 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 プレビュー機能 フォロー機能 チャット機能
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年間
    よく導入している業種 製造 IT・情報通信 教育
    運営企業:
    住友電工情報システム株式会社
    本社:
    大阪市淀川区宮原3-4-30(ニッセイ新大阪ビル)
    創立:
    1998年10月1日
    代表者名:
    代表取締役社長 奈良橋 三郎
    資本金:
    4.8億円
    URL:
    https://www.sei-info.co.jp/company/company_profile.html
    導入事例18件をみる
  • グループウェア

    製品のおすすめポイント

    1 必要な機能をワンパッケージに集約し、日英中の3か国語に対応

    スケジュールや掲示板、ポータルなど組織の情報共有に必要な機能がワンパッケージに集約されています。予定管理や社内イントラ、ワークフローだけでなく、アドレス帳やタイムカード、kintone連携といったサポートも充実。日英中の3か国語に対応しているため、多様な人材を活用できます。

    2 最高評価のカスタマーサポートが利用者を支援

    サポート満足度は94%が満足と答えており、充実したサポート機能を備えています。電話、メールサポートだけでなくチャットサポートも可能で、事前に申し込めば時間外のサポートも利用できます。業務改善から製品の知識まで、幅広い支援のできるサポートチームが運用を支援します。

    3 検討中や利用中の人に向けてセミナーを開催

    基本的な機能の解説から他製品との比較、機能別の活用方法のレクチャーまで幅広いセミナーを開催しており、セミナーをオンラインで試聴できます。また個別にできる導入相談カフェや、セミナー動画で活用方法を視聴できるため、比較検討する際も便利。個別相談はオンラインでも可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 設備予約 顧客管理 電話メモ 掲示板 アンケート機能 タイムカード ファイル管理 モバイル連携 チャット・メッセージ タスク管理
    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 1か月
    よく導入している業種
    運営企業:
    サイボウズ株式会社
    本社:
    東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
    創立:
    1997年8月8日
    代表者名:
    代表取締役社長 青野 慶久
    資本金:
    613百万円(2022年12月末時点)
    URL:
    https://cybozu.co.jp/
    導入事例40件をみる
  • 製品のおすすめポイント

    1 PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能、自動通知機能で承認漏れなし

    スマートフォンやタブレットからブラウザを使用しインターネット経由でAppRemoにアクセス可能、どこにいても申請・承認作業が行えます。承認処理の進捗状況がリアルタイムで確認できるほか、承認状況に応じて自動通知の機能があるため、承認を忘れたまま放置されることもありません。

    2 テレワークや在宅勤務に対応、ペーパーレス化だけでなくコンプライアンスの強化も

    テレワークや在宅勤務にもクラウドなので対応しており、業務のペーパーレス化を進め印刷代や郵送代がかからないだけでなく、内部統制の強化にもつながります。決済情報はデータとして保管され、紛失リスクがありません。改ざんや情報漏洩も防止できるため、企業のリスクを最小限に抑えられます。

    3 申請フォームはExcelで作成可能、使い慣れたツールでデジタル化を推進

    マニュアルが不必要で直感的に使えるUI画面だけでなく、申請フォームはExcelで作成するため、今までExcelに慣れていた人でもすぐに利用できます。業務を問わず、組織内のさまざまな立場の人が使えるため、全体としての申請・承認のスピードアップと業務の効率化を達成可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 履歴管理 外部連携 過去申請引用 承認放置アラート 申請ステータス表示 マルチデバイス対応 チャット機能
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社システムエグゼ
    本社:
    東京都中央区八重洲2-7-2八重洲三井ビルディング5階
    創立:
    1998年2月
    代表者名:
    佐藤 勝康
    資本金:
    4億7,500万円
    URL:
    https://www.system-exe.co.jp/corporate/outline/
    導入事例5件をみる
  • ワークフローシステム

    製品のおすすめポイント

    1 直感的に入力できるフォームで、複雑な組織構造を簡単に処理

    紙帳票をイメージした入力フォームを作成・設定可能なため、デジタル化による導入後の混乱を最小限に抑えることが可能です。ユーザーが迷わず入力できます。また履歴構造で組織・所属データを考慮しており、人事システムとの連携も緊密に行えるため、組織改編や人事異動でのメンテナンスが楽になります。

    2 管理ルールを統一し、社内の業務フローを強化

    AgileWorksは全社統一で利用可能、各種申請に応じ、保管方法を事前に設定可能です。閲覧制限の設定、書類オーナーの設定も可能。事業ごとに別々のポリシーを設定でき、内部統制を強化できます。申請の自動起票もできるため、社内の業務フローを強化。他システムとの連携も可能です。

    3 検証環境によるリスク回避と、強力なシステム連携で変化に強い

    設定漏れや組織データの不備を防ぐために、検証環境「ステージング」を用意。事前に検証したうえで運用環境に移行できるため、実際の運用での障害リスクを減らすことができます。AgileWorksは基幹系システムとの連携を前提としているため、変化に強いことも特徴。連携によるバグや障害を防ぎます。

    ソフト種別 パッケージ型ソフト
    基本的な機能 外国語対応 外部連携 申請フロー設定 マルチデバイス対応
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社エイトレッド
    本社:
    東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
    創立:
    2007年4月
    代表者名:
    代表取締役社長 岡本 康広
    資本金:
    6億21百万円
    URL:
    https://www.atled.jp/company/profile/
    導入事例20件をみる
  • 製品のおすすめポイント

    1 いつでもどこでも申請・承認可能、承認の必要な申請はメールなどで通知

    オンラインで申請書の作成ができ、承認作業も簡単です。送られてきた申請書類はオンラインで確認可能なのはもちろんのこと、そのまま承認を送信することもできます。また、承認が必要な申請が届いた際にはメールでPCやスマートフォンに通知されます。メールのリンクから直接申請を確認できるだけでなく、その場で承認も可能です。

    2 FormDesignerでシンプルなフォーム作成、100種類のサンプルも用意

    申請書作成ツールFormDesigner搭載で、使いたいアイテムを選択して配置するだけの操作で申請書フォームを作成できます。フォーマットはテンプレート化されるため、承認が容易になるだけでなく、過去に利用したテンプレートを別の申請に活用することも可能です。すぐ使える100種類のサンプル申請書も用意されています。

    3 すぐに使えてリーズナブルな価格設定、外部サービスとの連携も対応

    リーズナブルな価格設定で、多くの予算を確保できないという企業にもおすすめです。また、申し込みから稼働までは5営業日以内とすぐに導入できる点も特徴で、タイトなスケジュールで早く稼働させたいというニーズにも応えてくれます。クラウドサインやinvoiceAgentとの連携にも対応しています。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフローシステム 履歴管理 外部連携 代理申請・承認 一括申請・承認 印影表示機能 合議機能 入力制御機能 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応
    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    パナソニック ネットソリューションズ株式会社
    本社:
    東京都中央区築地5丁目3番3号 築地浜離宮ビル12F
    創立:
    2008年1月30日
    代表者名:
    代表取締役社長 南部和彦
    資本金:
    7,000万円
    URL:
    https://netsol.jpn.panasonic.com/
  • ワークフローシステム

    製品のおすすめポイント

    1 利用中のExcelの稟議文書をそのまま使えます

    慣れ親しんだ処理はそのままに、さらに使いやすいワークフローシステムを構築できます。今お使いの稟議文書の元となる、Excelファイルをそのまま使って電子捺印によって申請・承認でき、これまでの「紙」での決裁フローを簡単にペーパーレス化(電子化)することができます。

    2 申請シートへのデータ引用、任意のデータを任意のセルに設定

    新規ドキュメント作成時などに任意のデータを任意のセルに設定することができます。Excelシートについては、新規ドキュメント作成時などにCSVファイルやDBのデータを指定のシートに引用、あるいは任意のデータを任意のセルに設定することができます。ドキュメントのテンプレート別に適合するスタイルを選択できます。

    3 ドキュメント(申請書、稟議書)の オフライン編集

    申請あるいは承認ドキュメントはオフラインで編集することもできます。たとえば申請あるいは承認ドキュメントを「チェックアウト」し、オフラインで編集後「チェックイン」して復帰、回付処理すること等ができます。チェックアウト中のドキュメントはチェックインされるまで編集や、状態の変更は不可となります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 代理申請・承認 過去申請引用 申請ステータス表示
    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種
    運営企業:
    株式会社Knowlbo(ナルボ)
    本社:
    東京都渋谷区広尾1-10-4 越山LKビル2F
    創立:
    1985年1月
    代表者名:
    斎藤友男
    資本金:
    1,600万円
    URL:
    https://www.workflow-ex.jp/company
    導入事例1件をみる
  • 製品のおすすめポイント

    1 申請業務の効率化に必要な要素がすべて詰まったシステム

    UXの観点からワークフロー業務のあり方を再考したことで、ユーザはこれまでのエンタープライズアプリケーションでは体験できなかった「使いやすさ」を感じられます。初めてのユーザーでも操作マニュアルなしで迷わず申請できます。Ci*X Workflowは日々の申請業務の効率化に必要な要素がすべて詰まったシステムです。

    2 管理者の苦労を「作りやすさ」で解決します

    ワークフローアプリケーションは煩雑な作業がつきものでした。申請書をデザインする、承認ルートを設定する。Ci*X Workflowではシステム管理者の苦労を「作りやすさ」で解決します。直感的な操作で、申請書作成、承認ルート設定が可能です。複雑な承認ルートもルートデザイナーをつ開けば簡単に設定可能です。

    3 変更に強いワークフロープラットフォームです

    長期の運用ライフサイクルには組織変更、承認ルートの見直し、申請書の改定など様々なイベントが発生します。「変更に強いワークフロープラットフォーム」が変化への柔軟性を提供します。人事システムとの自動連携や各種マスタの先行メンテナンスが可能です。組織構造以外のユーザグループで承認ルートを設定も可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフローシステム 合議機能 外部連携 履歴管理 外国語対応 代理申請・承認 一括申請・承認 ワンクリック承認 印影表示機能 入力制御機能 入力内容自動チェック 承認放置アラート 集計機能 過去申請引用 申請ステータス表示 申請フロー設定 インポート・エクスポート プレビュー機能 マルチデバイス対応 チャット機能
    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
    よく導入している業種 製造 IT・情報通信
    運営企業:
    株式会社電通国際情報サービス(略称 ISID)
    本社:
    東京都港区港南2-17-1
    創立:
    1975年(昭和50年)12月11日
    代表者名:
    名和 亮一
    資本金:
    81億8,050万円
    URL:
    https://www.isid.co.jp/isid/company/

オンプレミス型ワークフローシステムを導入する流れ7ステップ

オンプレミス型ワークフローシステムを導入するための具体的な手順を7ステップで説明します。現状分析から要件定義、製品選定、システム設計、カスタマイズ、システムテスト、トレーニング、そして本番運用までの各ステップを詳しく解説します。

ステップ1.現状を分析し、要件定義する

オンプレミス型ワークフローシステムの導入は、まず現状の業務プロセスを詳細に分析することから始まります。現状分析により、業務の改善点や自動化が可能な部分を特定します。次に、要件定義を行い、システムに求める具体的な機能や性能を明確にしましょう。

  • 現状の業務フローを可視化:現在の業務プロセスを図や表にまとめて可視化し、無駄や改善点を洗い出す。
  • 要件の優先順位付け:必要な機能や性能に優先順位を付け、必須要件と望ましい要件を明確にする。
  • 具体的な目標設定:システム導入後に達成したい目標を設定し、それに基づいて要件を確定する。

更に、関係部門との協議を通じて、現場のニーズを反映した要件定義を行うことも重要です。これにより、システム導入後の期待値を明確にし、プロジェクトの方向性を統一できます。

ステップ2.製品を選定し、ベンダーを決める

要件定義が完了したら、それに基づいて最適なワークフローシステムの製品選定を行います。複数のベンダーから提供される製品を比較し、自社の要件に最も適した製品を選びます。

  • 製品の機能比較:各製品の機能をリストアップし、自社の要件にどれだけ適合しているかを評価します。
  • コストの確認:初期導入費用やランニングコストを比較し、予算内に収まるかを確認します。
  • ベンダーの信頼性評価:ベンダーの実績やサポート体制を確認し、信頼できるベンダーを選定します。

また、製品デモやトライアルを活用して実際の使用感を確認することも重要です。導入後のサポート体制や、将来的な機能拡張の対応なども考慮に入れると良いでしょう。これにより、システム選定の失敗リスクを低減できます。

ステップ3.システム設計し、環境を構築する

製品が決定したら、具体的なシステム設計を行い、必要なハードウェアやネットワーク環境を構築します。システム設計では、業務プロセスに合わせたカスタマイズも検討します。

  • システムアーキテクチャの設計:システムの構成やデータフローを設計し、最適なアーキテクチャを決定する。
  • ハードウェアの選定と購入:必要なサーバーやストレージ、ネットワーク機器を選定し、購入する。
  • 環境構築:データセンターやオフィス内にハードウェアを設置し、ネットワーク設定やインフラ構築を行う。

更に、バックアップシステムの構築や、災害対策のための冗長化も重要です。このステップでの準備が、システムの安定稼働に大きく影響します。システム設計と環境構築が確実に行われることで、後のカスタマイズやテストがスムーズに進みます。

ステップ4.自社に合わせてカスタマイズする

システム設計が完了したら、自社の業務プロセスに合わせてワークフローシステムをカスタマイズします。カスタマイズによって、業務に最適化されたシステムを構築します。

  • 業務プロセスのマッピング:自社の業務フローをシステム上にマッピングし、必要なカスタマイズを特定する。
  • 機能追加や調整:必要な機能を追加したり、既存の機能を調整して、業務に最適化されたシステムを構築する。
  • ユーザーインターフェースの調整:利用者が使いやすいインターフェースに調整し、操作性を向上させる。

また、カスタマイズの過程では、実際の業務担当者からのフィードバックを反映させることが重要です。これにより、システムが実際の業務にしっかりと適合し、効率的に機能するようになります。このステップでは、現場の声を反映させることが重要です。

ステップ5.システムテストを行い、不具合を修正する

カスタマイズが完了したら、システムテストを行い、不具合やバグを修正します。テストは、実際の業務フローをシミュレーションして行うと効果的です。

  • 機能テスト:各機能が正常に動作するかを確認し、仕様通りに動作するかをチェックする。
  • パフォーマンステスト:システムの処理能力や応答速度を確認し、業務に耐えうる性能を持っているかを確認する。
  • ユーザビリティテスト:実際の利用者にシステムを使用してもらい、操作性や利便性を確認する。

更に、セキュリティテストも重要です。システムが外部からの攻撃に対してどの程度の耐性を持っているかを検証し、必要に応じてセキュリティ強化を図ります。これにより、システムの信頼性と安定性を確保します。

ステップ6.システム利用者へトレーニングする

システムが正常に動作することを確認したら、システム利用者に対してトレーニングを実施します。トレーニングは、システムの効果的な活用を促進します。

  • 操作マニュアルの作成:利用者が参照できる操作マニュアルを作成し、システムの使用方法を明示する。
  • トレーニングセッションの実施:実際にシステムを操作するトレーニングセッションを開催し、利用者がスムーズに操作できるようにする。
  • フォローアップサポート:トレーニング後もサポート体制を整え、利用者からの質問や不明点に対応する。

更に、定期的なトレーニングセッションや勉強会を開催し、システム利用者のスキルアップを図ります。これにより、システムの利用率が向上し、業務効率化が促進されます。適切なトレーニングにより、利用者のスムーズな移行とシステムの効果的な活用が期待できるのです。

ステップ7.本番運用を開始する

最後に、本番運用を開始します。本番運用に向けて、全ての準備が整っていることを確認し、移行計画に従ってシステムを稼働させます。

  • 移行計画の実行:移行計画に基づいて、段階的にシステムを本番環境へ移行する。
  • 運用監視の開始:システム稼働後も24時間体制で運用監視を行い、トラブル発生時には迅速に対応する。
  • ユーザーサポートの継続:運用開始後も利用者からのフィードバックを収集し、必要に応じてシステムの調整や改善を行う。

更に、本番運用開始後も定期的にシステムのパフォーマンスや利用状況をモニタリングし、必要に応じて調整を行います。継続的な改善を通じて、システムのパフォーマンスを最適化し、業務効率を最大化します。本番運用の開始により、オンプレミス型ワークフローシステムが正式に稼働し、業務効率化と生産性向上が実現するのです。

まとめ

オンプレミス型ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率化とセキュリティ強化に大いに役立ちます。しかし、成功するためには、以下の重要なポイントを押さえておく必要があります。

  • 現状分析と要件定義:現状の業務プロセスを詳細に分析し、システムに必要な機能を明確にする。
  • 製品選定とベンダー決定:自社のニーズに最も適した製品を選び、信頼できるベンダーを選定する。
  • システム設計と環境構築:業務プロセスに合わせたシステム設計を行い、必要なハードウェアやネットワーク環境を整える。
  • カスタマイズ:自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズし、最適な業務フローを構築する。
  • システムテスト:各種テストを実施し、不具合を修正してシステムの信頼性を確保する。
  • 利用者トレーニング:システム利用者に対して適切なトレーニングを実施し、効果的なシステム運用を促進する。
  • 本番運用:全ての準備が整ったら本番運用を開始し、継続的な運用監視とユーザーサポートを行う。

以上のステップをしっかりと踏むことで、オンプレミス型ワークフローシステムの導入が成功し、企業の業務効率化と生産性向上が実現できます。導入には初期コストや運用の手間がかかるものの、長期的には高いセキュリティとカスタマイズ性を活かした運用が可能となります。しっかりと計画を立て、適切なシステムを選び、万全の体制で導入を進めることが重要です。

これにより、企業は業務の効率化だけでなく、セキュリティの強化やコスト管理の最適化も図れ、長期的な成長を支える基盤を構築できます。

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