名刺管理ソフトとSFAの違いとは？連携するメリットやおすすめツール5選を解説

名刺管理ソフトの導入を検討する際、おそらく議題に上がるのがSFAについてでしょう。SFAとは、セールス・フォース・オートメーションの略語で、営業活動の支援ツールです。名刺管理ソフトとSFAはカバーする領域が重なっているため、どのツールをどのように導入すべきか慎重に判断が必要です。

今日のマーケットには、SFAやMA（マーケティングオートメーション）などの業務効率化に関するツールが多くリリースされていますが、その違いや自社に最適なツールの選び方などを完全に把握している担当者は少ないかもしれません。

本記事では、SFAとはそもそも何か、名刺管理ソフトとの違い、さらに、おすすめのSFA連携の名刺管理ソフトまでを網羅的に解説します。SFAや名刺管理ソフトの比較検討の際の参考にしてみてください。

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そもそもSFAとは？

SFAとは、 Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略語です。様々な製品やサービスを販売する営業部隊（セールスフォース）の営業支援や業務効率化のためのツールを指します。

営業活動には以下のような情報を管理・記録する必要があります。

• 既存顧客情報
• 見込み顧客情報
• 過去の商談履歴
• 進行中の案件
• 営業活動で得た重要なキーマンの情報
• アポイントや期日などのスケジュール
• 各担当者の営業日報
• 予実（予算と実績）管理

こうした多岐にわたる情報を、一元管理したり、チームメンバーと共有できるだけで、業務はぐっと効率化できるはず。さらに、分析機能により、各営業マンの活動を、時間・成約件数・売上などの数値化できます。これにより、これまで可視化されてこなかった課題を発掘したり、目標達成までの道筋を導き出せたりできるでしょう。

つきつめていくと、売上アップ、利益アップを実現するためには、顧客数を増やすか、顧客単価を上げるか、セールフォースの営業コストを低くするか、という選択肢しかありません。SFAは、これらの選択肢を最適化することをサポートします。

名刺管理ソフトとSFAの違い

名刺管理ソフトとSFAの違いについて見ていきましょう。端的にいえば、それぞれカバーできる範囲が異なります。

• 名刺管理ソフト：紙の名刺をOCR機能で読取り、氏名や会社名をテキスト化し、登録・管理できるツール
• SFA：営業活動全般の情報を効率化するためのツール

名刺管理ソフトとは、受け取った紙の名刺から情報をスキャンし、デジタルデータとして整理・保存するツールです。手作業での入力作業の手間を省き、効率的な情報管理を実現できます。

SFAは営業活動を自動化・最適化するシステムです。顧客データの管理や営業プロセスの追跡など、幅広い機能を持っています。営業チームの生産性向上や戦略的な意思決定をサポートします。

名刺管理ソフトとSFAはそれぞれ異なる焦点を持ちます。名刺管理ソフトは個々の顧客情報を効果的に整理するのに対し、SFAは顧客全体の関係や営業プロセスを管理します。

SFAに比べて名刺管理ソフトはできることが限定されている傾向はありますが、実際にはどちらも連携することで、効率的な顧客対応が可能となります。

さらに、製品によってはカバーできる範囲が広いものがあり、名刺管理ソフトだけれどSFAとしても機能したり、SFAだけど名刺管理できる機能が付随していたり、とさまざまなケースがあります。

そのため、自社としての課題を明確にし、何があれば業務効率化できるのかを精査する必要があります。カバーしたい範囲を明確化し、それに適合するツールを選んでいきましょう。

SFA連携の名刺管理ソフトのメリット

ここからはSFA連携できる名刺管理ソフトのメリットを見ていきましょう。SFAと比べて、できることが少ないように見える名刺管理ソフトですが、SFA連携することのメリットを知ることで、導入する際により精査して検討できるでしょう。

幅広いリードの情報を一元管理できる

名刺管理ソフトのメリットは、幅広いリードの情報を一元管理できることにあります。

展示会や交流会で知り合った人と、名刺交換することは多いはず。大量の名刺を正確に管理することはなかなか難しく、かつ個々人が名刺を管理していると、情報が他者と共有されず、業務効率化につながりません。

名刺管理ソフトでは、名刺1枚1枚をスキャンして情報を取り込み、一元管理します。そのため、社内にどのような人脈があるのかを把握できたり、それぞれの営業活動に活かすことができます。

「交流会で挨拶を交わしただけの人」のような潜在層も取りこぼすことなく管理することができ、幅広くリード情報を管理できます。

顧客情報の入力負担を軽減できる

名刺管理ソフトはOCR機能により画像データをテキスト化します。手で情報を打ち込む必要がないので、業務を簡素化できます。

SFAでは顧客情報や営業日報などを作成しますが、単体で使用する場合は顧客情報を一から打ち込む必要があり、手間も時間もかかります。

名刺管理ソフトを連携し、顧客情報を蓄積しておけば、顧客情報を入力しなくても既存データから引用することが可能です。交流会で挨拶しただけの人の名刺1枚から情報を蓄積できるので、営業日報や情報共有がスムーズになることでしょう。

読取の精度の違いや、オペレーターによる入力補助サービスの有無など、名刺管理ソフトにも特色があるので、自社が必要としている機能をよく分析してツールを選んでいきましょう。

SFA連携の名刺管理ソフトの選び方｜5つのポイント

SFA連携の名刺管理ソフトの選び方を5つ解説します。

1. 使いやすいか
2. 人脈を可視化できるか
3. 名寄せができるか
4. 情報の編集がしやすいか
5. セキュリティは万全か

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.使いやすいか

まずは操作性を考慮しましょう。全社員共通で使用するツールなので、誰もが直感的に操作できる、わかりやすいソフトを選ぶことが必要です。よくある失敗例として「導入してみたはいいけれど、社員やメンバーがうまく使いこなせなかった」というものがあります。搭載している機能は多ければ多いほどいいと思いがちですが、実際には、運用・管理がスムーズにできるかどうかが肝心です。無料のデモを利用してみたり、トライアル期間を利用してみたりと、使い勝手・操作性を実体験しておくことをおすすめします。

2.人脈を可視化できるか

SFAや名刺管理ソフトは、顧客情報を一元管理できることがメリットです。製品によっては、蓄積された情報をわかりやすく閲覧できます。たとえば、相関図を表示できたり、コミュニケーション・接触履歴をチャート表示したり、関係性をマッピングできたり、組織図をツリー上に表示できたりと、一目でわかりやすくビジュアライズできるものがあります。社内の人脈を可視化することで、営業活動につなげることができるでしょう。

3.名寄せができるか

名寄せとは、収集・登録した名刺に同一人物の情報があった場合に、自動的に統合してくれる機能のことをいいます。名刺管理ソフトでは、各営業担当者が交換した名刺を一元管理するため、異動や昇進により情報が古くなっていたり、会社名が変わっていたがじつは同一人物であったということがあり得ます。そうした情報を、常に最新のものに名寄せできれば、管理が非常にスムーズになります。「一人の顧客に複数のメールを送ってしまう」といった失敗も防ぐことができるので、名寄せ機能の有無は事前に確認しておきましょう。

4.情報の編集がしやすいか

登録した名刺の情報を、すぐに編集できるかどうかも確認しておきましょう。商談後、名刺を登録し、さらに当日の商談内容をメモに追記したり、相手の情報を更新・編集したりできるか、またパソコンからだけでなく、スマートフォンからもスムーズに情報を編集できるかもチェックしておきましょう。また、更新された情報を共有メンバーに通知できるかもポイントです。情報の変化にすばやく対応し、ビジネスチャンスをつかんでいきましょう。

5.セキュリティは万全か

名刺管理ソフトを使えば、紙で個人情報を保管するときの紛失リスクを軽減できます。しかし、一方で、ソフトのセキュリティには注意が必要。一般的には、名刺情報はクラウド上で管理しますが、その際にサイバー攻撃を受けるリスクはゼロではありません。そもそも強固なセキュリティがあるのか、もしトラブルが発生した場合にどのようなサポートを受けられるのかを確認しておきましょう。強固なセキュリティ環境を構築できるようなソフト選びが肝要です。

おすすめのSFA連携の名刺管理ソフト5選

SFA連携の名刺管理ソフトを5つご紹介します。1枚ごとの名刺管理から、営業活動全般にかかわる顧客情報の管理・共有まで、1つのツールでまかなうことができます。それぞれの特色を見ていきましょう。

Knowledge Suite（ナレッジスイート）

ホットプロファイル

SKYPCE

Sansan

クラウドサービス サスケ

名刺管理ソフトとSFAの連携方法

名刺管理ソフトとSFAはどのように連携するのでしょうか？項目ごとに見ていきましょう。

データの自動同期による効果的な連携

名刺管理ソフトとSFAを連携させる際には、顧客情報の自動同期を設定しましょう。これにより、新たな名刺情報が自動的にSFAに反映され、データの整合性を保つことができます。

カスタマイズされた連携の設定方法

各企業のニーズに合わせて、名刺管理ソフトとSFAの連携方法をカスタマイズすることが大切です。連携するデータの種類やタイミング、フィールドの設定を検討し、効果的な連携プロセスを構築しましょう。

連携における注意点と解決策

連携にはデータ整合性やセキュリティの懸念があります。情報の漏洩を防ぐため、適切な暗号化とアクセス制御を導入しましょう。また、データの不整合が発生した場合のためのバックアップと復元策も検討しておく必要があります。

SFA連携におけるポイントと注意事項

SFAと名刺管理ソフトを連携する際のポイントを解説します。

データの整合性を保つための工夫

名刺管理ソフトとSFAの連携においては、データの整合性を確保することが重要です。重複データや不正確な情報が発生しないよう、データの重複チェックや自動更新機能を活用しましょう。

プライバシーとセキュリティの確保

顧客情報の連携はプライバシーやセキュリティの観点からも慎重に行う必要があります。厳格なアクセス制御や暗号化を導入し、顧客情報の保護を徹底しましょう。また、適切な法的規制や規約に従うことも大切です。

ユーザー教育とトレーニングの重要性

連携を実現するためには、従業員に対する十分な教育とトレーニングが不可欠です。名刺管理ソフトとSFAの使い方や連携手順を明確に説明し、全ての関係者がシステムを適切に活用できるようにサポートしましょう。

連携戦略の柔軟性と将来への対応

ビジネス環境は変化するものです。連携戦略を構築する際には、将来の変化に対応できる柔軟性を持つことが重要です。新たなソフトウェアやプラットフォームの導入に際しても、円滑な連携を維持する計画を立てましょう。

名刺管理とSFAの連携ビジネス戦略

最後に、名刺管理ソフトとSFAを連携するうえでのビジネス戦略を見ていきましょう。

ビジョンと目標の設定

連携戦略の成功には、明確なビジョンと目標が欠かせません。どのような成果を得たいのか、どのような課題を解決したいのかを定義し、それに基づいて戦略を展開しましょう。

チーム間のコラボレーションを促進する方法

名刺管理とSFAの連携はチーム全体での協力が必要です。情報の共有とコミュニケーションを活発に行い、営業チームやマーケティングチームとの連携を強化しましょう。

データ分析と洞察の活用

連携により得られる膨大なデータを分析し、顧客行動の洞察を得ることが重要です。どの製品やサービスが好まれているか、どの顧客が最も価値があるかなどの情報を活用して、戦略の最適化を図りましょう。

顧客エンゲージメントの向上と顧客満足度の向上

名刺管理とSFAの連携により、顧客へのタイムリーな対応が可能となります。顧客のニーズに迅速に応え、質の高いサービスを提供することで、顧客エンゲージメントと満足度を向上させましょう。

まとめ

この記事では、SFAと名刺管理の連携の重要性について詳しく探求しました。名刺管理ソフトとSFAの基本的な違いから、連携のメリット、具体的な連携方法までを解説しました。顧客情報の一元管理や効率的な営業プロセスの最適化が、ビジネス成功の鍵となります。プライバシーとセキュリティの確保、ユーザー教育の重要性なども考慮し、連携戦略の構築をアドバイスしました。成功事例や失敗からの教訓を通じて、連携の実践的な側面にも触れました。SFAと名刺管理の連携により、ビジネスはより効率的かつ洞察力に基づいた運営が可能となり、競争力を向上させる一助となるでしょう。

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