ファイル共有サービスの導入事例8選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

本記事では、企業がファイル共有サービスを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでファイル共有サービスを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：ハーモネイチャー株式会社（導入製品：NotePM）

【導入事例】日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった – ハーモネイチャー株式会社

※出典：【導入事例】日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった – ハーモネイチャー株式会社 – NotePM

業種	企業規模
IT・情報通信	6名-20名

導入前の課題

リモートワークの導入に伴い、紙のノートやポスト・イットで運用していた「日報」と「申し送り事項」の共有に課題を感じていました。情報の管理や共有をオンライン化する必要がありました。また、スタッフがITツールに慣れていないことから、使いやすさが重要な要素となっていました。

改善の施策

そこで情報共有ツールとしてNotePMを採用することにしました。NotePMはシンプルで分かりやすい操作性があり、初期導入時に複雑な設定も必要ありませんでした。これにより、スタッフ間での情報共有や確認がスムーズに行えるようになりました。

導入後の効果

NotePMの導入により、日報や業務情報が全員で共有され、誰が何をしているかが可視化されるようになりました。これにより、特定の人に依存せずに情報を共有できるようになり、効率的なコミュニケーションが促進されました。また、NotePMでは変更履歴が自動的に記録されるため、業務マニュアルの更新やSNS投稿の確認も容易になりました。

導入した製品：NotePM

NotePMの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/13901/

NotePMの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13901

導入事例2：エイトレント株式会社（導入製品：Fleekdrive）

映像や音声ファイルは大容量海外とのやりとりも多い現場に Fleekdriveは欠かせないサービス

※出典：映像や音声ファイルは大容量海外とのやりとりも多い現場に Fleekdriveは欠かせないサービス

業種	企業規模
製造	1,001名以上

導入前の課題

ネイキッドは、膨大な容量の映像データや簡易共有サービスの制約に直面していました。大容量の映像作品は数百GBにもなり、メールや簡易的なファイル共有サービスでは送受信ができないほどのサイズでした。また、データ保全に関する不安もありました。既存のファイル共有サービスではデータの紛失や流出のリスクがあり、企業の信頼性にも影響を及ぼす可能性がありました。

改善の施策

ネイキッドはよりセキュアで信頼性の高いファイル共有サービスの選定を開始しました。その中で、Fleekdrive社の対応力と安全なサービス基盤が決め手となりました。Fleekdriveは大容量のファイルを安全にやりとりできるだけでなく、国内のデータセンター上に築かれたシステムであり、セキュリティの観点からも優れた選択肢でした。

導入後の効果

Fleekdriveの導入により、ネイキッドは大容量ファイルの送受信にストレスなく取り組めるようになりました。また、フォルダ共有機能を利用することで、作業中の履歴を確認しやすくなり、効率的な相互確認が可能になりました。さらに、海外展開においてもFleekdriveのファイル共有が重要な役割を果たしています。異なる国の通信環境にも対応でき、円滑な業務進行に貢献しています。

導入した製品：Fleekdrive

Fleekdriveの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/17128/

Fleekdriveの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=17128

導入事例3：松代工業株式会社（導入製品：使えるファイル箱）

導入事例｜使えるねっと – 松代工業株式会社

※出典：松代工業株式会社

業種	企業規模
建設	101名-300名

導入前の課題

松代工業株式会社では、ファイルサーバのクラウド化を検討する際に、様々なクラウドサービスを比較検討しました。他のサービスを試してみる中で、中小企業にとっての使いやすさが重要な要素であることが分かりました。大手企業が利用しているサービスでも、規模や使い勝手の面で合わない部分がありました。

また、ファイルサーバの代替として自然に使えることも重要でした。一部門でローカルに保存されていたデータを共有するためには、手間や管理の課題がありました。

改善の施策

松代工業株式会社は、使えるファイル箱を導入することで課題を解決しました。使えるファイル箱は中小企業にとって使いやすさが特徴であり、ファイルサーバの代替として自然に利用できる点が魅力でした。シンプルで使い勝手の良いインターフェースがあり、目標を設定して効果的に利用できるという利点もありました。

導入後の効果

使えるファイル箱の導入により、松代工業株式会社はさまざまな効果を得ました。経理や総務、品質保証などの部門で利用されており、将来的には全社的な導入を検討しています。従来はローカルに保存されていたデータがクラウド化されたことで、管理ややり取りが容易になり、バックアップやコストの削減といった問題も解決しました。

また、端末の入れ替え時にも使えるファイル箱の便利さを実感しました。松代工業株式会社は、使えるねっととの信頼関係も築き、顔を合わせて意思疎通がしやすいと評価しています。

導入した製品：使えるファイル箱

使えるファイル箱の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/16975/

使えるファイル箱の事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=16975

導入事例4：日本ビジネスシステムズ株式会社
（導入製品：Smooth File クラウド）

大容量データの取り扱いが増える中で早く、安全に、簡単に共有できる仕組みが必要でした。誰もがいつでも使いたいときに使えるサービスがSmooth Fileでした！

※出典：大容量データの取り扱いが増える中で早く、安全に、簡単に共有できる仕組みが必要でした。誰もがいつでも使いたいときに使えるサービスがSmooth Fileでした！

業種	企業規模
その他	301名-1,000名

導入前の課題

以前は、他のサービスでファイルの受け渡しを行っていましたが、機能面やファイル共有機能の不足があり、取引先や従業員の要望に応えることができませんでした。サービス管理の一貫性がなく、セキュリティ上の不安もあり、対応スピードにも遅れが生じていました。

現在はFTPサーバーを利用していますが、取引先ごとの状況が異なり、サポートも必要となっています。新しいプロジェクトに取り組む際には、迅速に取引先とプロジェクトを作成し、セキュリティ的にもアクセス権を制御できるファイル共有ツールを探していました。

改善の施策

大容量データを扱う会社としては、ファイル転送の容量制限やスケーラビリティの重要性を考慮しました。また、利用ユーザー数の制限がなく、ユーザー指定の必要がないシステムを求めました。重要な点は、セキュリティ機能の権限設定やアクセス制御によって必要な機能を必要な人に付与し、必要な場所からのみアクセスできるサービスであることです。

Smooth Fileは、グローバルIPでの制限や権限設定など、セキュリティリスクを低減する豊富な機能を備えており、ファイル共有の範囲も柔軟に設定できるため、選定理由の一つとなりました。

導入後の効果

以前は個別に対応していた外部ストレージを必要とするメンバーに対して、広く展開することができました。Smooth Fileの導入により、利用者の要望に広く応えられる状況が整い、ビジネスの展開や外部とのデータ共有が迅速に行われるようになり、大きな効果を実感しています。管理業務の向上や効率化、利用ログの把握なども実現しました。

導入した製品：Smooth File クラウド

Smooth File クラウドの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/10035/

Smooth File クラウドの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=10035

導入事例5：株式会社アルファーサービス
（導入製品：セキュアSAMBA）

外出先でのデータ確認で業務効率化！操作性が決め手に

※出典：外出先でのデータ確認で業務効率化！操作性が決め手に

業種	企業規模
建設	51名-100名

導入前の課題

株式会社アルファーサービスは不動産管理事業を行っており、ファイル共有や業務効率化に課題がありました。社内のファイルサーバではデータ消失やファイルの確認が制限され、3社間のデータ共有も難しかったです。新型コロナウイルスの影響もあり、感染リスクを減らし業務をスムーズに行う必要がありました。

改善の施策

2020年4月、オンラインストレージの検討を開始し、セキュアSAMBAを選択しました。セキュアSAMBAは導入実績やコスト、操作性が魅力であり、パソコンに詳しくなくても使いやすかったです。導入時にはパソコンや社用携帯の入れ替え作業やデータ移行を行いました。セキュアSAMBAの設定や操作方法について社員に説明し、VPN接続後にファイルの使用を開始しました。

導入後の効果

セキュアSAMBAの導入により、業務効率化とファイルの利便性が向上しました。操作感が良く、ファイルの開く速度も向上しました。外出先からのファイル閲覧も可能になり、営業部門の社員はスマートデバイスを活用しました。セキュアSAMBAの導入をきっかけに、業務効率化が実現しました。また、写真データの仕分けや保存方法の検討も進めています。

導入した製品：セキュアSAMBA

セキュアSAMBAの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/10033/

セキュアSAMBAの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=10033

導入事例6：株式会社埼玉新聞社（導入製品：クリプト便）

約5,300アカウントのファイル転送サービスをクリプト便に移行　セキュリティ強化＆社内情報基盤とのシングルサインオンを実現

※出典：約5,300アカウントのファイル転送サービスをクリプト便に移行　セキュリティ強化＆社内情報基盤とのシングルサインオンを実現

業種	企業規模
IT・情報通信	301名-1,000名

導入前の課題

株式会社NEXCOシステムズは、既存のファイル転送サービスのセキュリティと利便性の問題に直面していました。自社開発のサービスは古く、IE11に対応しておらず、ファイル容量の制約もあったため、セキュアかつ使いやすいサービスへの刷新を求める要望が上がっていました。

改善の施策

NEXCOシステムズは、クリプト便というクラウドベースのファイル転送サービスを導入することを決定しました。この選択は、安全性と利便性、保守性の要件を満たしており、誤送信や盗聴の防止、ウイルス対策、承認機能などの安全性面での要求に応えると同時に、Web画面での簡単かつ高速なファイルの受送信やクライアント環境への迅速な対応などの利便性と保守性の要件も満たしていました。また、社内認証基盤とのシングルサインオンを実現し、IDとパスワードの管理負担を軽減しました。

導入後の効果

新しいファイル転送サービスの導入により、約5,300人のユーザーの利便性が向上し、セキュアで効率的な運用管理が実現しました。社内認証基盤とのシングルサインオン機能により、ユーザーは一度のサインオンでシームレスにファイル転送サービスを利用できるようになりました。これにより、ユーザーは以前のように複数のパスワードを管理する必要がなくなり、利便性が向上しました。

また、導入前の手作業によるIDとパスワードの発行作業もなくなり、運用の負荷も軽減されました。さらに、クラウドサービスの採用により、コスト削減が実現し、セキュリティ機能の更新などの作業負荷もNRIセキュアに委託することで効率的に運用できるようになりました。

導入した製品：クリプト便

クリプト便の製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/10032/

クリプト便の事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=10032

導入事例7：株式会社リロクラブ（導入製品：Fileforce）

膨大なコンテンツの安全な共有・管理と業務効率化を実現

※出典：膨大なコンテンツの安全な共有・管理と業務効率化を実現

業種	企業規模
その他	301名-1,000名

導入前の課題

会社内外のファイル共有やデータ管理において、膨大なデータから必要なファイルを見つける作業や再送依頼の手間が多くかかっており、効率性や時間の浪費が問題となっていました。また、組織の成長に伴い、ファイル管理方法やアクセス権限の整理が必要とされていました。

改善の施策

複数のシステムやサービスを比較し、大容量ファイルの扱いや共有機能、ログ管理機能を持つFileforceの導入が決定されました。ユーザー部門と管理部門が協力し、全体最適化や使いやすいファイルシステムの構築に取り組みました。また、フォルダ構成やアクセス権限の制御、誤操作防止のためのアラート機能を導入しました。

導入後の効果

Fileforceの導入により、必要なファイルの検索や再送依頼の手間が大幅に減少し、時間の節約やメールの件数の削減に繋がりました。特に共有リンクの有効期限の変更機能により、再送や再発行が不要になり、効率的な業務が実現されました。コンテンツ制作現場では、関係者が共有するファイルサーバを活用し、必要な情報へのアクセスがスムーズになりました。

さらに、Fileforceの利用により、システムや容量の確認にかかる人的リソースを削減できるなど、運用面でもメリットがありました。将来的には検索機能のアップデートにより、業務効率化がさらに進むことが期待されています。

導入した製品：Fileforce

Fileforceの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/10030/

Fileforceの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=10030

導入事例8：株式会社ティーガイア（導入製品：GigaCC）

「約900社の代理店様との請求書や販促ツールの受渡しにかかっていた膨大な作業とコスト、そしてリスクを軽減することができました」

※出典：「約900社の代理店様との請求書や販促ツールの受渡しにかかっていた膨大な作業とコスト、そしてリスクを軽減することができました」

業種	企業規模
IT・情報通信	1,001名以上

導入前の課題

請求書や販促ツールの配布業務が手作業で行われ、時間や人手の負担が大きく、ヒューマンエラーや未達・遅延の問題が発生していました。また、代理店様とのデータ共有も煩雑であり、管理や差し替え作業にも手間がかかっていました。

改善の施策

GigaCCを導入しました。これにより、請求書データの作成から通知、不要データの削除までを自動化し、効率化とエラー回避を実現しました。さらに、フォルダの同期とメール通知機能を利用して、手軽に連携できるシステムを導入しました。また、代理店様からのデータ受け取りもブラウザ上でのドラック＆ドロップで簡単に行えるようにしました。

導入後の効果

請求書の作業効率が大幅に向上し、ヒューマンエラーを回避できるだけでなく、紙の使用量や郵送費用の削減、未達や遅延の問題の解消にもつながりました。代理店様からの請求書の到着がほぼリアルタイムになり、迅速な対応が可能になりました。これにより、代理店様からの評価も高まりました。GigaCCの使いやすさと親しみやすい画面デザインも好評であり、運用や管理にも手間がかからないことが利点となっています。