精算の意味とは？清算との違いや使う場面も解説します

精算と清算はどちらも「せいさん」と同じ読み方をします。しかし、異なる意味を持つので、仕事や日常で使う際には注意が必要です。意味を正しく理解し、適切に使い分けられなければ、意思疎通にずれが生じて、業務に支障をきたす恐れがあります。そこで本稿では、精算と清算の意味から違いを解説していきます。

はじめに「精算」の意味を説明します。

精算の意味は「金額を細かく計算すること」

精算の「精」は「こまやか」「詳しい」などの意味を持ち、「精密」「精巧」「精細」などの熟語にも使われています。「算」は「数える」「計算する」などを意味します。したがって、この2つの漢字を組み合わせた「精算」は「金額を細かく計算する」という意味になります。

「精算」の類義語と対義語

「精算」には金額を細かく計算したあと、支払いが発生することがほとんどです。そのため、類義語には「決済」や「会計」など、金額を計算して支払う際に使われる単語が挙げられます。また対義語は「概算」で「大まかな計算をする」という意味を持ちます。「精算」と「概算」が対義語の関係にあることを理解すれば、「精算」のイメージがつきやすいでしょう。

清算の意味は「貸し借りや関係を解消すること」

続いて「清算」について説明します。清算の「清」は「さっぱりとしてあとに余分なものを残さない」「きれいにする」などの意味を持ちます。「清掃」「粛清」などの熟語で使われています。「算」は精算の章でも説明したように「計算すること」を意味します。したがって、この2つの漢字を組み合わせた「清算」は「貸し借りや関係を解消する（きれいにする）」ことを指します。それでは、精算・清算の使い分け方を解説していきましょう。

精算を使うケースは経費の立て替え時など

「精算」を使うケースは主に経費の立て替え時です。電車代やバス代、駐車場代などの交通費、営業先に持参した手土産、打ち合わせで使用したカフェ代など、会社の事業活動に必要なことに関連して発生した支払いは「経費」として計上されます。これらの経費は社員が一旦自分の財布から立て替え、後日会社へ請求することが一般的です。立て替え時にはレシートもしくは宛名が会社名の領収書を受け取り、経理部門へ提出後、経費として認められる金額を計算のうえ、過不足なく社員へ渡します。ここまで一連の流れを「経費精算」と呼びます。

経理部門では、いつ・誰が・どこで・どのような相手と・どのような目的で・何円のお金を使ったのか、金額を細かく計算するため「精算」の漢字が使われています。

経費精算の一般的な流れは6STEP

企業における一般的な経費精算の流れは以下のとおり6つの段階を踏みます。

1. 従業員が経費を立て替える
2. 立て替えた領収書をもらう
3. 経費精算書に領収書を添付して上長の承認を受ける
4. 経理部門へ提出する
5. 経理部門が内容を確認する
6. 内容に問題なければ精算

経費精算では、金額の証明として領収書を添付します。この領収書の宛名は原則会社名であり、個人名では経費精算が認められない会社もあるので注意が必要です。そのほか、「領収書ではなく内訳が記載されたレシートが必要」など会社によって経費精算のルールはそれぞれです。ルールを理解していなければ、立替払いを認めてもらえない恐れがあるので、事前にルールを確認しておきましょう。

また、あなたが経費精算処理を担当する場合には、ルールと照らし合わせながら、確実に処理することが大切です。

仮払精算なら従業員の負担を抑えられる

経費精算には、直前に流れを説明した、従業員が立て替えた代金を後日精算する「実費精算」以外に、申請に基づく概算で従業員へ先に代金を支払い、その後で差額を調整・精算する「仮払精算」という方法があります。実費精算との違いは、先に申請書で支払いが発生する予定の項目を概算で計算し、従業員へ事前に費用が支給されることです。支払いは事前支給分から行えるので、万が一、概算よりも高額になったとしても、従業員の負担は抑えられます。そして、事前支給分との差額は後日、「仮払精算書」という書類を作成し、領収書を添付して提出することで精算します。差額の支給・返金は小口現金で行われることもあれば、給与とあわせて振込、または控除されます。どのような扱いになるかは、会社の規定を確認したり、経理担当者へ確認するとよいでしょう。

経費精算でよく使われる勘定科目

従業員が立て替える費用はだいたい決まっているため、経費精算で使われる勘定科目も決まってきます。

主な勘定科目は下表のとおりです。

勘定科目を間違えて仕訳をすると、税務署から指摘されて納税額に影響するリスクがあります。従業員から提出される経費精算書をしっかりと確認し、適切な勘定科目へ仕訳しましょう。特に交際費や飲食接待費、会議費は税務調査で指摘されやすいので注意してください。

経費精算の対象とならない支払について

経費の項目に該当する支払であれば、すべてが経費精算の対象となるわけではありません。そもそも「経費」は「事業で収益を上げるために支払った費用」です。そのため、社長もしくは従業員が支払いしたモノであっても、それが事業運営に必要ない場合には精算対象となりません。

具体的には、下記のような支払です。

• プライベートで行った旅行費用
• 家庭で使用する文房具の費用
• 友人との飲食代

これらの支払いは、従業員個人の生活のためにかかる支払で、事業とは無関係ですので、経費として計上できません。従業員によっては、この点を勘違いしている人もいます。たとえ領収書の宛名が会社名であったとしても、内容を確認し、提出されるがまま経費精算処理を進めないように注意が必要です。続いて、経費の立て替え時以外で「精算」を使う方が正しい場面を紹介します。

「経費精算」以外で「精算」が正しいケース

「精算」が正しいケースは主にお金を細かく計算する場面です。

飲み会の支払い

飲み会での支払い額を計算する場面では「精算」を使います。「誰が何円払っていて、誰が払っていないのか」「合計額を人数で割って、一人当たりの支払額はいくらか」を細かく計算して、それぞれが支払う、または受け取る金額を確定させることだからです。

レジの売上計算

レジに記録された金額とレジに残った現金やクレジットカードの売上金額を突き合わせ、差額がないことを確認する売上計算は「レジ締め」や「レジのせいさん処理」とよばれます。この作業は1日の売上の計算、レジ内の釣り銭の計算、前日の釣り銭からの差し引きなど細かく計算していく必要があります。細かく計算することからもわかるとおり、この「せいさん」は「精算」が正しいケースです。

清算を使うケースは借金の返済など

「清算」を使うケースは主に借金の返済時です。「年末までに借金を清算する」というような使われ方が一般的です。借りていたお金を完済し、関係を解消することになるので、この「清算」が使われます。とはいえ、一般の会社員が仕事で「清算」の漢字を使うことはほとんどないでしょう。社内の一般的な手続きで「せいさん」という言葉を使う場合は「精算」にしておけば問題ありません。

「精算」と同じく、借金の返済以外で「清算」を使う方が正しい場面を紹介します。

「清算」が正しいケース

「清算」が正しいケースはお金に限らず、物事や関係性を整理したり、決着させたりする場面です。

人間関係の解消

人間関係を解消する場合に「人間関係をせいさんする」ということもあり、このときの「せいさん」は「清算」です。関係にけじめをつけ、きれいにすることから「清算」の漢字が使われます。例えば、職場での人間関係に悩んでいた場合などで「転職で人間関係を清算する」という使い方をします。

会社の廃業時の手続き

会社の廃業時には、廃業後すぐに会社がなくなるわけではありません。会社に残った資産や負債を処理する必要があります。このときの手続きが「清算手続き」です。

「清算人」と呼ばれる立場の人が以下のような対応を進めます。

• 取引先や従業員との契約解除・契約解消
• 売掛金など債権の回収
• 現金に換えられる財産の処分
• 借入金・買掛金など債務の返済
• 残った財産を株主へ分配

清算人は「会社をきれいにする人」ですので、「清算」の漢字が適しています。また、会社の清算手続きには「通常清算」と「特別清算」の2種類あります。債務を会社の資産で全額返済できる場合の清算手続きが「通常清算」で、完済できない債務超過の場合に、裁判所の監督のもとおこなわれる清算手続きが「特別清算」です。「特別清算」は一般的に「倒産」といわれます。この清算手続きによって周囲との関係がきれいに解消され、会社がなくなります。

会社における清算の意味

清算とは、会社が廃業する際に行われる手続きの一つで、その目的は会社の資産を現金化し、その資金で債権者への債務を支払い、残った資金を株主に分配することです。この手続きは、会社の存続を困難と判断した場合や、経営の目的を達成したと判断した場合に行われます。清算は、法律や規約に基づいて行われ、その手続きや方法は、清算の種類によって異なります。

通常清算

通常清算は、会社が破産していない状態で、会社の経営を終了する場合に行われる清算です。この手続きは、会社の存続が困難と判断された場合や、経営の目的を達成したと判断された場合に選択されます。具体的な手順は以下の通りです。

1. 清算人の選任：会社の株主総会や取締役会で清算人を選任します。
2. 債権者への通知：清算開始の旨を債権者に通知します。
3. 資産の現金化：会社の資産を売却して現金化します。
4. 債務の支払い：現金化した資産で債権者への債務を支払います。
5. 残余資産の分配：債務の支払い後、残った資産を株主に分配します。

通常清算は、会社が破産していないため、債権者や株主に対して比較的スムーズに手続きが進行します。

特別清算

特別清算は、会社が破産の危機に瀕している場合や、経営が困難と判断された場合に行われる清算です。この手続きは、通常清算よりも厳格な手続きが求められ、債権者の権利を守るための手続きが多く含まれます。具体的な手順は以下の通りです。

1. 清算人の選任：裁判所が清算人を選任します。
2. 債権者への通知：清算開始の旨を債権者に通知します。
3. 資産の現金化：会社の資産を売却して現金化します。
4. 債務の支払い：現金化した資産で債権者への債務を支払います。
5. 残余資産の分配：債務の支払い後、残った資産を株主に分配します。

特別清算は、会社の経営が困難と判断されるため、債権者や株主に対して十分な配慮が必要です。

任意清算

任意清算は、会社が破産していない状態で、会社の経営を終了する場合に行われる清算です。この手続きは、会社の存続が困難と判断された場合や、経営の目的を達成したと判断された場合に選択されます。具体的な手順は以下の通りです。

1. 清算人の選任：会社の株主総会や取締役会で清算人を選任します。
2. 債権者への通知：清算開始の旨を債権者に通知します。
3. 資産の現金化：会社の資産を売却して現金化します。
4. 債務の支払い：現金化した資産で債権者への債務を支払います。
5. 残余資産の分配：債務の支払い後、残った資産を株主に分配します。

任意清算は、会社が破産していないため、債権者や株主に対して比較的スムーズに手続きが進行します。

精算と清算の違い

精算と清算、それぞれの漢字を使うケースを説明しました。ここではもう少し詳しく、その違いについて説明します。「精算」は主にビジネスの場面においては「経費精算」に使用されます。英語に訳すと「adjustment」や「calculate」です。動詞の「adjust」には「調整する」「合わせる」ような意味があり、社員が支払った経費を「調整する」という意味合いを持ちます。また「calculate」の意味は「計算する」ですので、金額を細かく計算する「精算」に使われるのも理解しやすいでしょう。

一方で「清算」は借金や人間関係、会社自体を処分する際にも使われ、主に法律に基づく手続きが関わるような場面で使用されます。「清算」は英語で「liquidation」と訳され、元の動詞は「liquidate」です。「債務を支払うために事業や会社を閉鎖し、会社に属する財産を売却する」という意味も持ちます。そのため、会社が解散したあと、会社の持つ不動産や機械、有価証券などを現金化する一連の手続きで「会社清算」と呼びます。「財産をすべて売却して、余分なものはあとに残さない」ことから「清算」の漢字が使われています。

「精算書」と「清算書」の違い

「精算書」と「清算書」の意味は下記のとおりです。

• 精算書：金額を細かく計算した書類
• 清算書：金額の受渡を証明する書類

取引先の事務所まで行った交通費や駐車場代、ガソリン代、手土産代、書類の郵送費用など、社員が会社の経費を立て替えて支払った場合に、その費用を請求する際に使用する書類が「精算書」です。内訳を細かく記載して計算するため「精算」書となります。過去の借入金を完済した場合に使う漢字は「清算」書です。これは、借金の完済により金銭消費貸借契約が消滅することになるので、関係をきれいにするという意味をもつ「清算」が適切です。事務所の引越し時に支払った原状回復費用やクリニーング費用が記載された書類は、支払いによって賃貸借契約が終了することになるので「清算書」と示されている場合もあります。「精算書」と「清算書」のどちらの漢字を使えばよいか迷った場合には、金額を細かく「計算」するのか、金額の受渡を「証明」するのか、という観点で考えてみてください。

「経費精算書」は主に3種類

会社でよく使われる「経費精算書」は主に以下の3種類です。

• 仮払経費精算書
• 出張旅費精算書
• 立替経費精算書

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払いされた経費を精算するために使う書類です。例えば、遠方へ出張する場合、飛行機やホテルの代金、出張先での交通費などを合わせると高額になります。書類を取引先へ郵送するときのように、従業員が立て替えて支払い、後日精算でもよいのですが、それでは負担が大きいです。そこで事前に出張でかかる経費を計算して、概算金額を申請するこで、仮払金を従業員は受け取れます。仮払経費精算書は、この仮払金をどのように使ったかを記載し、仮払金で過不足が発生していないかを確認する書類です。レシートや領収書を証拠資料として添付し、経理担当者に提出します。

出張旅費精算書

出張旅費精算書は、名前のとおり出張費用や社員旅行でかかった費用を精算するための書類です。出張で従業員が立て替えた交通費や接待交際費は、レシートや領収書などの資料を証拠として精算します。ただし、宿泊費用には上限が設定されていたり、認められない費用があったりする場合があります。想定外に自己負担とならないよう立替払いの社内ルールについて認知・理解することが大切です。

立替経費精算書

立替経費精算書は一般的な立替払の精算で使う書類です。日頃のちょっとした事務用品や打ち合わせ時のお茶代など、本来会社が支払うべき経費を従業員が立て替えた場合に、その金額を精算します。「領収書は摘要に購入した商品の記載がなければ証拠として認めない。」など、会社ごとにルールが決められているはずですので、事前に立替払いのルールをしっかりと確認しておきましょう。

精算書の作成方法

精算書の作成ルールは会社によって異なりますので、この記事では一般的な作成方法を説明します。そもそも経費精算書の目的は「何に」「いくら」使ったのかをはっきりさせることです。そのため、従業員は経理部門にレシートや領収書などの証拠を添付して、精算書を提出します。物品の購入であればレシートや領収書をもらえますが、バス代や電車代は領収書が発行されないケースも多いです。一定金額以内の交通費であれば、領収書不要と定められている会社も多いので、自社の経費精算規定がどのようになっているか確認してください。

精算書に記載する一般的な項目

会社や精算書の種類によって、必要な記載項目は異なりますが、一般的には下記項目が必要です。

• 申請日
• 支払日
• 金額
• 支払先
• 支払理由
• 申請する社員情報

複数の費用を支払って精算する場合には、合計額ではなく、それぞれの支払の金額・理由を記載する必要があります。都度精算ではなく、毎月1回もしくは2回のように決まったタイミングで精算書を作成するルールになっている場合、もらった領収書は日付順でまとめておくとスムーズに手続きを進められます。

不正防止のため精算書に領収書添付は必須

領収書が発行されないバス代や電車代を除き、経費精算する際に領収書は必須です。経費精算すると、その金額は会社にとっての損金（会社の費用）となりますので、益金（会社の収益）から除くことができます。法人にかかる税金は基本的に売上ではなく利益です。経費精算によって利益が下がるため、税金は抑えられます。このように会社が納める税金に関わってくるので、監査時や税務署から確認があった際に、会社は経費精算によって支払った金額が適正であることを示せる状態にしておくことが必要です。領収書が不要であれば、従業員が無断で経費を捏造し、不正請求できてしまいます。そのような不正を防ぐためにも原則、領収書添付する必要があるのです。

領収書を紛失しても経費精算は可能

経費精算と領収書は原則セットです。しかし、従業員が領収書を受け取り忘れたり、紛失してしまったりする可能性があります。その場合に経費精算できないか、というと、そういうことはありません。

• クレジットカードの利用明細を提出する
• 電子マネーの決済履歴を提出する
• 上司の承認を受けた支払証明書を提出する

上記のような対応で、経費精算するケースが多いです。

支払証明書には、「日付」「金額」「購入物品の内容」「支払先」「領収書やレシートを紛失した旨」を記載します。この支払証明書で、税務上は支払の証憑書類とできます。ただし、あまりに紛失している領収書が多く、支払証明書ばかりでは、税務調査の際に不信感を持たれます。不正支出を疑われることもありますので、領収書・レシートは適切に管理し、従業員にも定期的に通知を出すとよいでしょう。

経費精算書を作成する際の注意点

従業員が経費精算書を作成するうえで、注意すべき点を3つ紹介します。

• 提出期限を守る
• 添付書類を忘れない
• 交通費は詳細を記録する

経費精算書は立替払が発生して、一定期間内に作成して提出するように期限が定められている会社が多いです。この期限を過ぎて提出すると、精算処理できなかったり、返金処理が遅くなったりするなどの影響があります。また、添付書類も忘れずに提出しましょう。会社によって「宛名がある領収書のみ受付」「レシートのみ受付」「領収書には品目の記載が必須」など添付書類として認められるルールがあります。期待通りに処理してもらえるよう事前にルールを確認し、不明点があれば経理担当者に確認しましょう。そして、経理担当者としては従業員が提出期限を守ったり、添付書類を忘れたりしないように、定期的に呼びかけると、自分自身の作業が楽になるのでおすすめです。

経費精算で提出される領収書などは原則7年間保存が義務

領収書の保管期間は税法で定められており、その期間は7年です。経費として計上した費用が実際に支払われていることを示す重要な証憑となるので、精算処理後も紛失しないように保管しましょう。もしも紛失した場合には、その費用が経費として認められず、追徴課税となる恐れがあるので注意してください。また、会社が欠損金の繰越控除を利用している場合、領収書の保管期間は10年必要になります。そのため、会社によっては常に領収書は10年保管と定めているところも多いです。

領収書の保管は電子データでも可

領収書などの書類は原則、紙での保管でした。しかし、2022年に電子帳簿保存法が改正され、一定の要件を満たすことで、PDFなど電子データによる保存が認められるようになりました。また、2024年1月1日以降は、電子データで受け取った領収書は、紙ではなく電子データのまま保存しておく必要があります。紙に出力したとしても、証憑書類とは認められなくなるので、電子データの保存方法について、早めにルールを作成しておきましょう。業務フローが変わる可能性もあるので、2024年になって問題なく電子帳簿保存法に対応できるよう、早めに社内システムの改修やクラウドサービスの導入検討を進めていくことをおすすめします。

「成算」と「概算」との違いとは？

「成算」と「概算」は、似ているようで異なる概念を指します。これらの言葉は、ビジネスシーンや日常生活において頻繁に使用されますが、その正確な意味を理解し、適切に使い分けることが重要です。以下では、それぞれの言葉の意味と使用例を詳細に解説します。

「成算」とは、成功する見込みのこと

「成算」とは、ある計画や行動が成功する見込みや確率を指す言葉です。この言葉は、特にビジネスの計画や戦略を立てる際によく使われます。例えば、新しいプロジェクトを開始する前に、その成功の可能性を慎重に評価し、高い成算があると判断された場合にのみ進行するという状況が考えられます。
成算を評価する際には、市場調査、リスク分析、資源の可用性、競合他社の動向など、多くの要素を考慮に入れる必要があります。また、成算が高いと判断されるためには、ただ計画が実現可能であるだけでなく、それが期待される成果をもたらす可能性が高いことが求められます。

成算の高い計画は、以下のような特徴を持ちます：

明確で実現可能な目標が設定されている。
資源と能力が目標達成に適している。
市場や顧客のニーズに合致している。
リスクが適切に管理されている。
これらの要素を総合的に評価し、計画の成算を判断することが、成功に向けた重要なステップとなります。

「概算」は、だいたいの金額を示すこと

「概算」は、特定のプロジェクトや活動に関連する費用の大まかな見積もりを指す言葉です。この見積もりは、正確な計算に基づくものではなく、一般的には初期段階での予算計画や財務計画の策定に使用されます。概算は、プロジェクトの全体的な費用枠を理解するために重要であり、資金調達、予算配分、コスト管理の基礎となります。
概算を作成する際には、以下のようなステップが含まれます：

プロジェクトの範囲と要件を定義する。
関連する各種コスト要素を特定する。
各コスト要素に対する大まかな金額を割り当てる。
すべてのコスト要素を合計して、総概算を作成する。
概算は、プロジェクトの初期段階で使用されるため、通常は精密な計算よりも速やかに作成されます。しかし、概算があまりにも不正確であると、後の段階での予算超過や計画の見直しを招く可能性があるため、適切なバランスが求められます。

経費精算システムについての詳しい記事はこちらをご覧ください。

https://digi-mado.jp/category/back-office/cost-accounting-system/

精算と清算の意味を理解して、使い分けよう

精算と清算の意味と使用例は以下のとおりです。

• 「精算」は「金額を細かく計算すること」を意味して、「経費精算」などに使用する
• 「清算」は「貸し借りや関係を解消すること」を意味して、「借金の返済」などに使用する

このように読み方は同じでも、意味は大きく異なります。漢字が異なりますので、メールや書類で「せいさん」という言葉を使う場合には、意味を理解して使い分けるようにしましょう。