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最終更新日:2022/09/14

ファイルシェアサービスが注目される理由|基本機能から導入メリットまで

どの企業もインターネットを利用していることから、社内外問わずファイルを共有するシーンが増えてきました。テレワーク・リモートワークに注目が集まるなか、オンラインで業務を進めたいというニーズも急激に増えています。ファイルを共有する方法はさまざまですが、ビジネスシーンにおいてはセキュリティ面と効率化が気になるところです。

本記事では、ファイル共有手段としての利用が急速に増えているファイルシェアサービスについてご紹介します。おすすめのファイルシェアサービスを徹底比較しているため、ぜひ参考にしてください。

ファイルシェアサービス(ファイル共有サービス)とは

社内でのデータのやりとりはもちろん、外部の人ともデータを送受信する機会が増えてきました。ビジネスでインターネットを使うことが当たり前になってきた今、スマホやタブレットといった持ち運びデバイスが増えたことにより、ファイルシェアサービス(ファイル共有サービス)が注目されています。

ファイルシェアサービスとは、インターネット上にデータを保存しておけるサービスのことです。オンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれることもあります。ファイルシェアサービスを使えばパソコンやスマホなどのデバイス本体の容量を使うことなく、ファイルを保存することが可能です。しかし、パソコンやスマホのローカルに保存するときと同じようにフォルダ分けができ、違和感なく利用できます。

ファイルを人と共有するには、ファイルが保存されている場所のURLを知らせるだけです。ただし、URLを伝えてもアクセス権限が付与されていなければ相手は見ることができません。このようにインターネット上にあると言っても誰でもアクセスできるわけではなく、セキュリティ面での配慮もなされています。そのため、ビジネスの現場での利用が増えています。

また、ファイルシェアサービスにアップロードしたファイルは、ログインすれば複数のデバイスから閲覧・ダウンロードできます。たとえば、社内のパソコンから保存したファイルを営業先でタブレットを開いて確認することが可能です。一般的に月額料金を課金するシステムで、保存データの上限や利用ユーザー数によってプランや価格が変わります。

ファイル転送サービスとの違い

古くからビジネスシーンで使われているファイル転送サービスとの違いが気になる人もいるかもしれませんね。ファイルシェアサービスはストレージとして利用しますが、ファイル転送サービスは一時的にファイル共有するために使われるサービスです。

ファイル転送サービスとは、メールに添付できない容量の大きなファイルやデータをインターネット上にアップロードし、ダウンロードURLを発行するサービスです。ダウンロードURLをメールで知らせることで相手にダウンロードしてもらえます。サービスによっては、パスワードを発行することも可能です。一時的な利用のために発行されるURLのため、数日でURLにアクセスできなくなるサービスがほとんどです。

ほかにもファイルを人と共有する方法には、以下のようなものが挙げられます。

 

  • USBメモリやHDDなどの外付け記憶デバイスの利用
  • メールに添付して送信
  • NASなどの社内サーバーにアップロード

 

もちろん、これらのファイル共有方法は今でもビジネスシーンでよく使われています。しかし、ここ数年でオンラインのファイルシェアサービスが急速に普及しています。機能やメリットを知れば、自社でも使いたいと感じるでしょう。

ファイルシェアサービスの7つの基本機能

 

ファイルシェアサービスの機能は、人とファイル共有するだけではありません。以下のような7つの基本機能がついています。順番に確認し、どのように活用できるかイメージを膨らませましょう。

 

  • ファイル共有
  • 複数人での同時作業
  • データのバックアップ
  • 暗号化によるセキュリティ
  • アカウントの一元管理
  • コメント
  • チャット・オンライン会議

ファイル共有

オンライン上のストレージにファイルをアップロードすることで、ファイルを共有できます。権限を許可されたユーザーのみがファイルの閲覧やダウンロードできるため、部署やチームごとに分けてフォルダ管理ができます。

たとえば、「経営資料フォルダ」は経営陣と各部門の部長のみ、「経理フォルダ」は経理部のみ、と権限を与えられます。逆に「サービス資料フォルダ」は取引先にも閲覧・ダウンロードを許可するといったことも可能です。

また、アップロードされたファイルは、ほかのデバイスから閲覧やダウンロードできます。営業先や出張先でも社内の資料を確認できます。

複数人での同時作業

複数人で同時に作業できることはファイルシェアサービスならではの機能です。複数人が同時に同じファイルを閲覧したり、編集したりできます。たとえば、Webミーティングをしているときに同時に同じファイルを閲覧したり、決定したことを議事録に残したりすることが可能です。チーム内で同時に作業を進めることができ、共同作業が楽になるでしょう。

データのバックアップ

一度アップロードしたファイルを自動でバックアップする機能です。そのため、誤って削除してしまった場合でも、復旧ができて安心です。サービスによっては、複数の場所に保存する配慮もあります。

ファイルシェアサービスに保存できるデータは、文書や画像、動画に限りません。たとえば、サイト構築に使うWordPressデータや動画編集データなども対象です。必要な際にアップロードして保管しておけば、万が一デバイスが壊れても業務に支障が出ません。

暗号化によるセキュリティ

ファイルシェアサービスにアップロードされたファイルやデータは暗号化によって管理されており、安全に使えます。SSL通信といった高セキュリティの通信経路を使ったり、ファイル自体を暗号化したりしてセキュリティを担保しています。

ただし、いつでもどこでもアクセスできることは事実です。従業員のID・パスワードの管理やセキュリティルールの設定・運用は各企業に任されます。

アカウントの一元管理

部門・チーム・プロジェクトなど、さまざまなカテゴリーでアカウントの一元管理が可能です。なかには「閲覧はできるけど編集はできない」といった制限をかけられるサービスもあります。

コメント

共有したデータの種類によっては、コメントを残せる機能があります。たとえば、企画書を上司に見せて口頭で指示やアドバイスをもらうことがあるでしょう。このようなときファイルシェアサービスなら、コメントによって指示やアドバイスを残すことが可能です。対面で話すことが物理的に難しい場合でも、スムーズに業務を遂行できます。

チャット・オンライン会議

チャットやオンライン会議の機能が標準で付いているファイルシェアサービスは少なくありません。チャット・オンライン会議の機能は、社内のコミュニケーションを促したり、テレワーク・リモートワークの環境を整えたりするために役立ちます。

今までであれば、社内の人であってもデータを共有するためにメールソフトを立ち上げてメールの件名・本文を入れて送信しなければなりませんでした。しかし、ファイルシェアサービスのチャットを使えば、もっと手軽にデータの共有が可能となります。

ファイルシェアサービスを導入する4つのメリット

ファイルシェアサービスでできることは分かっても、導入することで得られる効果がいまいち分からないという人もいるのではないでしょうか。ファイルシェアサービスを導入するメリットは、主に4つあります。ファイルシェアサービスを活用することでビジネスにどのような変化をもたらすのか確認しましょう。

 

  • どこでもファイルを利用できる
  • 複数人で作業が進めやすい
  • デバイスの容量を気にせず使える
  • テレワーク・リモートワークの環境を整えられる

どこでもファイルを利用できる

場所を問わずに、どこでもファイルを利用できることがファイルシェアサービス最大のメリットです。社内のパソコンがなくても、インターネットが利用できてログインできる環境であれば、いつもと違うパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスから利用できます。

移動や出張の多い経営者や営業職にとって、非常に便利です。いままでであれば印刷して営業先に資料を持っていっていた場合でも、ファイルシェアサービスに資料をまとめて入れておけばタブレットやパソコンを使ってプレゼンできます。場所にとらわれずにいつでもファイルを利用・共有できることは大きな魅力です。

複数人で作業が進めやすい

ファイルシェアサービスにアップロードされたファイルは、データ形式によって共同編集できます。複数人で同時に作業が進められるため、効率よく作業をすすめられます。

NASなどの社内サーバーで共有しているファイルは同時に編集することができません。Aさんが編集している間にBさんが古いものに編集を加えてしまい、両者の編集内容が反映されなかったといった経験をした人もいるのではないでしょうか。

ファイルシェアサービスならリアルタイムで他のユーザーが作業している様子を見ることができ、複数人で編集した内容が反映されます。また、気になったことはチャットで呼びかけたり、指摘箇所にコメントを残したりすることで、他のツールを使ったやりとりを軽減することが可能です。

さらに、ファイルシェアサービスには常に最新の状態のファイルが残るため、誤って古いデータを参考にしたり、編集を加えたりする心配もありません。もちろん、権限設定状態によっては社外の人とも共同編集が可能で、時間の無駄を省いてスピーディーに仕事を進められます。

デバイスの容量を気にせず使える

パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイス本体の容量を気にせずに利用できます。どうしてもデバイスの容量には物理的な上限があり、日々の業務によって容量が圧迫されてしまうことは避けられません。とくに、動画やチラシなどの膨大なデータを扱う業種では顕著でしょう。

デバイスに蓄積されるデータが多くなり容量を圧迫してしまうと、動作の遅延を引き起こす原因にもなります。ストレスなく業務を遂行するためにも、デバイスの容量は気になるところです。ファイルシェアサービスを使えばプランに合わせた容量まで使用でき、もし容量が多くなってきたらプランを変更すれば使い続けられます。

テレワーク・リモートワークの環境を整えられる

ファイルシェアサービスを使えば、テレワークやリモートワークの環境を整えられます。近年、新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークが推奨されるようになりました。また、柔軟性のある働き方の実現のためにリモートワークで働ける環境の需要も増えています。

​​しかし、テレワーク・リモートワークの環境を整えられず導入に至らないという企業は少なくありません。そこで、ファイルシェアサービスです。

ファイルシェアサービスがあれば社内にいなくても資料や書類を確認したり、編集を加えたりできます。電話やメールをしなくても気軽にチャットをしたり、部署ミーティングをオンライン会議で行ったりできるため、コミュニケーションの不安も払拭できるでしょう。どこにいてもインターネットに繋がっていれば共同作業ができるため、仕事をする環境は整えられます。

おすすめのファイルシェアサービスを徹底比較

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Bizストレージ ファイルシェア(ファイル共有サービス)

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Bizストレージ ファイルシェア(ファイル共有サービス)

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

Bizストレージ ファイルシェアは、法人向けファイル転送・ファイル共有サービスで、大きく分けてファイル送受信機能と共有フォルダー機能の2つの機能を利用することが可能。セキュリティ機能が豊富なことが特徴で、多くの利用者からセキュリティ・安全性ともに高い評価を得ています。また、年間稼働率100%の可用性の高さ誇っており、システム障害や運休による利用不能期間などを気にしなくていい点もメリットです。

  • 法人向けサービスは業務における大容量ファイル送信が可能
  • 送受信機能を利用し、ファイルのやり取りをする相手が都度異なる場合に対処
  • 共有機能により、企業間での継続的なファイル共有が楽
  • 転送ファイルのウイルスチェック、アクセスログ管理で万全なセキュリティ対策
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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ファイル共有サービス

SugarSync

Ziff Davis, Inc.

ファイル共有サービス

SugarSync

Ziff Davis, Inc.

Ziff Davis, Inc.のSugarSyncは、これまでで最も簡単なファイル同期サービスです。任意のフォルダの写真、ビデオ、およびファイルに自動的にアクセスして共有できます。クラウドから数秒でファイルを同期してファイルに安全にアクセスし、複数のデバイスのドキュメントを保存、表示、および編集でき、お好みの方法でファイルを管理および共有します。いつでもどこでもファイルをバックアップ、同期、およびアクセスするための便利な方法です。

  • セキュリティと保護対策の実施で安全なファイル共有
  • すべてのデバイス間でファイルを自動的に同期
  • オンラインバックアップとデータのリモートワイプ
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 フォルダ同期機能 自動バックアップ 復元機能 
推奨環境 Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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ファイル共有サービス

Fujitsu セキュアストレージ

富士通Japan株式会社

ファイル共有サービス

Fujitsu セキュアストレージ

富士通Japan株式会社

富士通Japan株式会社のFujitsu セキュアストレージは、セキュリティ対策のために外部用セグメント・内部用セグメントといったようにネットワークを分離している環境において、簡単かつ安心・安全なファイルの持ち込み・持ち出しを可能にする転送パッケージです。ファイルの受け渡しにUSBメモリ等を利用しており盗難・紛失のリスクが心配、媒体の管理や上長承認などの運用負荷の増大、人手による運用はルール遵守の意識低下や形骸化の懸念を解決します。

  • ファイル自体をAESで自動暗号化して保護
  • ファイル無害化、メール無害化製品との連携
  • 承認ワークフロー、ログ管理、ウイルスチェック
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 ユーザー管理 ログ機能 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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ファイル共有サービス

オフィス宅ふぁいる便

株式会社オージス総研

ファイル共有サービス

オフィス宅ふぁいる便

株式会社オージス総研

株式会社オージス総研のオフィス宅ふぁいる便は、セキュアに、手軽に大容量のファイルを送付できる「ファイル転送・送付サービス」です。主に法人利用向けに開発されており、5ユーザーから利用することができます。国際的なセキュリティ基準「ISMS」と、クラウドサービスに特化した「ISMS-CS」に則った運用体制で安全性を強化しています。その最大の特徴は安全性の強化・改善、社内不正対策の強化、大容量・大人数も対応・直感操作で低コストにあります。

  • 安全性の強化・改善、24時間×365日有人監視
  • 社内不正対策の強化(PPAP対策の強化も可能)
  • 大容量・大人数も対応、直感操作で低コスト
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ユーザー管理 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

Fleekdrive(ファイル共有サービス)

株式会社Fleekdrive

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Fleekdrive(ファイル共有サービス)

株式会社Fleekdrive

株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
製造その他医療・化学
よく導入している企業の規模
1,001名以上不明21名-50名

この製品の導入事例掲載数8

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

どこでもキャビネット(ファイル共有サービス)

株式会社大塚商会

ファイル共有サービスオンラインストレージ

どこでもキャビネット(ファイル共有サービス)

株式会社大塚商会

株式会社大塚商会のどこでもキャビネットは、マルチデバイス対応のファイル共有サービスです。共有サービスが初めての方でも迷わず使えるように、シンプルな機能の搭載と、簡単な操作が可能な設計です。企業内や取引先とのスムーズなファイルの共有をはじめ、サムネイル表示可能な名刺管理などの機能も利用できます。また、パスワード変更時のルールとなるパスワードポリシー設定やパスワード有効期限の設定など、セキュリティ面の充実も特長です。

  • クラウドサービスが初めての方にも使いやすいシンプルな設計
  • 充実したセキュリティ機能で大切な情報を保護
  • 名刺をスキャンして、どこでも情報を参照できる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 復元機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限はありません
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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ファイル共有サービス

使えるファイル箱

使えるねっと株式会社

ファイル共有サービス

使えるファイル箱

使えるねっと株式会社

使えるねっと株式会社の使えるファイル箱は、ユーザー数無制限のクラウドファイル共有サービスです。1TBからの容量課金制でサービスを提供しており、そのシンプルな設定により、多くの中小企業から選ばれています。オフィスファイルは勿論、企業の大切な情報をまとめて保管し、ユーザーごとに閲覧や編集などの権限を付与することができるので、管理もしやすい仕様になっています。電話、メール、チャットで対応可能という充実のサポート体制も魅力です。

  • ユーザー数無制限なので、使用する人が増えても心配なし
  • 普段のパソコンと同じような操作で、業務効率アップ
  • セキュリティを守りながら、取引先とデータを共有化
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 ユーザー管理 ログ機能 復元機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
建設その他
よく導入している企業の規模
101名-300名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数2

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

Smooth File クラウド(ファイル共有サービス)

株式会社プロット

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Smooth File クラウド(ファイル共有サービス)

株式会社プロット

株式会社プロットのSmooth Fileクラウドは、企業間や拠点間におけるセキュアな「大容量ファイル転送」や「ファイル共有」を実現できるファイル共有サービスです。無料のファイル転送サービスを禁止したい、外部媒体を使いたい、海外企業とのデータ共有をスムーズにコスパ良く行いたい人に合致したサービスです。国内1000社の導入実績を持ち、総務省推奨の安全、信頼に関わる情報開示認定制度にて認定を取得しています。

  • 高い信頼性を持つファイル共有サービスなので安心して使用できる
  • 徹底した対策により高い安心と安全性を獲得
  • ユーザーの視点に立ったサービス展開と高い機能性
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 フォルダ同期機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造その他
よく導入している企業の規模
101名-300名301名-1,000名1,001名以上

この製品の導入事例掲載数5

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

Everidays(ファイル共有サービス)

株式会社 yett

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Everidays(ファイル共有サービス)

株式会社 yett

株式会社yettのEveridaysは、端末と同期せず、ファイルや通信が暗号化されているセキュリティ性の高いファイル共有サービスです。クラウドでありながらローカル操作のような使い方で使用でき、学習コストもかかりません。ゲスト招待や共有機能があり、Chatworkやslackなどのビジネスチャットとも連携可能。導入しやすい価格な上、初期費用不要で1ユーザーから利用可能の充実したサービスと設計です。

  • 慣れ親しんだデザインでローカルのような使い心地
  • 端末上のアプリで直接ファイルやフォルダを開ける
  • 従来のストレージサービスには無い操作感の実現
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

セキュアSAMBA(ファイル共有サービス)

Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社

ファイル共有サービスオンラインストレージ

セキュアSAMBA(ファイル共有サービス)

Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社

Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社のセキュアSAMBAは、従業員100人以下の中小企業におけるシェア率がNO.1のファイル共有サービスです。操作が簡単で使いやすく、ドラッグアンドドロップの簡単操作でデータ送付が可能。安心の徹底したサポートで利用者の不安なく利用できます。また非同期型のオンラインストレージのため、ネットワーク不調により更新漏れが起きません。AI-OCR「DX Suite 」と連携でき利便性も高い事が特徴です。

  • きめ細やかなアクセス権限を設定し運用可能
  • ユーザーとデータを一元管理し、インシデントの原因究明が可能
  • 信頼のおけるアマゾンウェブサービスのデータセンターを利用
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ファイル検索 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信広告・放送・出版建設
よく導入している企業の規模
51名-100名6名-20名101名-300名

この製品の導入事例掲載数5

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ファイル共有サービス

クリプト便

NRIセキュアテクノロジーズ株式会社

ファイル共有サービス

クリプト便

NRIセキュアテクノロジーズ株式会社

NRIセキュアテクノロジーズ株式会社のクリプト便は、国内シェアNo.1のファイル転送ソフトです。契約企業の約半数が金融業界で、誤送信や不正、監査対策などのセキュリティを重視し設計されています。国内最高クラスの運用、設備セキュリティを持ち、利用者を悪意から守れます。クリプト便は個人情報保護法やFISCなど数多くの厳格な安全管理措置に適合しており、安心して使用できるでしょう。海外のクラウドサービスでは難しいデータセンターの訪問も可能です。

  • メール添付、メディア輸送から脱却し利便性と安心感を両立
  • 共有ミスが起こりにくいシステムを実現、ミスを少なく
  • 法令上の「委託」に該当することなく個人情報をアップロード可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 アクセス制限 ユーザー管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他IT・情報通信建設
よく導入している企業の規模
1,001名以上6名-20名51名-100名

この製品の導入事例掲載数6

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

Fileforce(ファイル共有サービス)

ファイルフォース株式会社

ファイル共有サービスオンラインストレージ

Fileforce(ファイル共有サービス)

ファイルフォース株式会社

ファイルフォース株式会社の Fileforce は、スモールビジネスから中堅・エンタープライズまで、あらゆる業界・業種・企業にフィットする、企業向けかつ高品質な国産ファイル共有サービスです。2種類のUI(ユーザーインターフェイス)を構築しているため、従来のファイルサーバやNASと変わらぬ運用をクラウドで実現し、ストレスのない、快適な操作性が特徴です。また、導入実績は2,500社以上と豊富で、多くの企業に利用されております。

  • 新バージョンと旧バージョンが選べる、使い勝手に優れたストレージシステム
  • EFFICIENCY MANAGEMENT 極めて高い水準の安全性と運用性
  • 社内組織、チーム内でのスムーズなファイル共有
  • 通信経路および保管データの全てを強力に暗号化
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
広告・放送・出版ビジネスサービスその他
よく導入している企業の規模
6名-20名21名-50名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数3

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ファイル共有サービス

GigaCC

日本ワムネット株式会社

ファイル共有サービス

GigaCC

日本ワムネット株式会社

日本ワムネット株式会社のGigaCCは実績トップクラスの純国産、高品位な企業間ファイル転送・ファイル共有サービスです。日本企業のビジネスに最適なセキュリティ・管理機能を持ち、各社の社内システムにも柔軟に対応可能です。GigaCCを利用することで、テレワークをより便利に効率良く行うことができます。また、官公庁として埼玉県での導入されており、上場企業では株式会社みずほ銀行や、鹿島建設株式会社など多くの大企業も導入しており実績も豊富です。

  • 純国産だから信頼できる国内データセンターと暗号通信
  • ファイル共有を自動化して業務効率を改善
  • ファイル共有・転送の安全性を高めるセキュリティの管理機能
  • あらゆる業種、あらゆる規模、さまざまなビジネスシーンでの確かな実績
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信その他人材サービス
よく導入している企業の規模
1,001名以上101名-300名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数5

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

box(ファイル共有サービス)

株式会社Box Japan

ファイル共有サービスオンラインストレージ

box(ファイル共有サービス)

株式会社Box Japan

株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
建設製造広告・放送・出版
よく導入している企業の規模
301名-1,000名101名-300名

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ファイルシェアサービスを選ぶときの5つのポイント

世の中には多種多様なファイルシェアサービスが存在します。それぞれ特徴や費用が異なるため、いざ導入しようと思ってもどのように選定すべきか悩む人もいるでしょう。

ファイルシェアサービスを選ぶときにチェックしたいポイントは、以下の5つです。具体的にどのような部分を確認すべきか理解し、導入してよかったと思えるファイルシェアサービスを選びましょう。

 

  • 費用
  • 容量
  • 利用可能ユーザー数
  • セキュリティ
  • 操作性

費用

ファイルシェアサービスには一定の費用がかかります。導入時に発生する初期費用と毎月発生する月額料金を支払うことが一般的です。企業にとってかけられる費用は限られるため、社内の予算と比較しながら検討を進めましょう。

ファイルシェアサービスの料金の課金方法は、以下の2つに分られます。

 

  • ユーザー課金タイプ
  • データ容量課金タイプ

 

それぞれ詳しく確認しましょう。

ユーザー課金タイプ

ユーザー課金タイプとは、利用するユーザー数に応じて課金額が変動するタイプです。1人〜10人までならいくら、100人以上はいくら、とプランが用意されているものや、1ユーザーいくらときなっているものがあります。

ユーザー課金タイプは、社内の一部で利用する場合におすすめです。たとえば、特定の部署や事業部、プロジェクトメンバーに限られているなら、ユーザー数はそこまで多くなりません。また、従業員数の少ない小規模企業も利用するユーザー数が限られており、費用が負担になりにくいでしょう。

データ容量課金タイプ

データ容量課金タイプとは、データの上限容量に応じて課金額が変動するタイプです。100GBまでならいくら、1TBまでならいくら、とプランが用意されています。

データ容量課金タイプは全社でファイル共有の手段としてファイルシェアサービスを使いたい場合におすすめです。いままで使っていた社内ファイルサーバーを置き換えたいときに該当します。利用するユーザー数が多いほど、データ容量課金タイプはコストパフォーマンスが良いと感じるでしょう。中堅・大手企業におすすめです。

自社に合った課金タイプを選択できるファイルシェアサービスを選びましょう。

容量

利用できるデータ容量がどれくらいあるかは、ファイルシェアサービスの選定で重要なポイントです。容量に関して確認すべきことは2つあります。

 

  • 最上位プランの容量
  • プランの豊富さ

 

まず、最上位プランの容量は、できるだけデータ容量の大きいものを選びましょう。そのサービスの上限に達してしまった場合、ほかのファイルシェアサービスに乗り換えなければなりません。膨大なデータを移行させる手間を極力抑えるために、最上位プランの容量がなるべく大きいものを選びましょう。なかには容量無制限のサービスも存在します。

次に、データ容量課金タイプのサービスを契約する場合、多くのプラン(容量)が選べるサービスを選びましょう。なぜなら、利用している容量に合わせて柔軟にプラン変更をしていけば、コストを抑えられるからです。仮に、1TBのプランの次が5TBだとしましょう。このとき1TBを超えてしまうと5TBのプランの料金を払わなければなりません。もし、2TB、3TBとプランが用意されていれば、コストを抑えられます。

また、普段はデータ整理をしている企業であっても、繁忙期になれば追いつかないことも十分にあり得ます。もちろん現在どれほどのデータ容量が必要であるかを把握することは重要ですが、ぎりぎりのデータ容量のプランを選ぶとすぐに制限されてしまいかねません。社内のデータは常に増えていくものと考え、余裕のあるデータ容量プランで契約しましょう。

利用可能ユーザー数

なかには利用可能ユーザー数が限られているサービスもあるため、十分に注意しましょう。必要な従業員にIDを割り振れなければ、その従業員だけ業務遂行できなくなってしまいます。

ユーザー課金タイプのサービスを使うとき、見るべきポイントはプランの豊富さです。たとえば、現在10人の従業員だからといって10人プランを選んだと仮定します。もし、新しく従業員を採用すると11人になるため、上位のプランを選択しなければなりません。このとき50人プランのあるサービスといきなり100人プランを選ばなければならないサービスだと、必要コストが異なります。

とくに、今後事業拡大で従業員を増やしていくつもりなのであれば、初めからユーザー課金タイプでなくデータ容量課金タイプのほうが使いやすいかもしれません。

セキュリティ

社内で取り扱うファイルやデータは機密事項も多く、セキュリティ面は気を遣いたいポイントです。不正アクセスから守るための対策についてサービス内容を十分に確認しましょう。セキュリティ対策の内容が自社のポリシーに反していないかもチェックすべきです。

操作性

直感的に操作できるレイアウトであることは従業員に浸透させるために重要なポイントです。具体的には、以下のような操作性を確認しましょう。

 

  • アップロードのしやすさや
  • 格納したファイルへのアクセスのしやすさ
  • 他のユーザーへの共有のしやすさ

 

加えて、パソコン(Windows/Mac)、スマホ(iOS/Android)など、使用を想定しているデバイスやOSからの操作性も確認しておくべきです。できるだけ無料のトライアル期間が用意されているサービスを選び、実際に利用する従業員たちが操作して使いやすさを確認しておくことをおすすめします。

導入前に知っておきたいファイルシェアサービスのデメリット

ファイルシェアサービスにはメリットだけでなくデメリットもあることを理解しておきましょう。ファイルシェアサービスのデメリットは、主に4つあります。事前にデメリットを知っておくことで、「思った通りの使い心地じゃない」「できると思ったことができない」とギャップに悩まないようにしましょう。

 

  • インターネットに依存する
  • カスタマイズがしづらい
  • ランニングコストがかかる
  • 運用に工夫が必要

インターネットに依存する

ファイルシェアサービスはインターネットに依存することを忘れないでおきましょう。なぜなら、インターネットで外部のサーバーへアクセスし、ファイルを閲覧・編集するためです。そのため、インターネットのない環境ではまったく利用できません。この点、パソコンやスマートフォンなどの端末に直接保存する方法と異なります。

カスタマイズがしづらい

ファイルシェアサービスでは一般化された機能を使用するため、社内のオンプレミス型のファイルサーバーと比べると自社環境に合わせたカスタマイズがしづらいです。

もちろん、見え方やユーザー管理方法をカスタマイズしたり、オプションを付けたりできるサービスも存在します。しかし、完全に自社仕様に環境を調整することは難しいです。必要な機能や見え方を比較検討し、納得のいくサービスを導入しましょう。

ランニングコストがかかる

ファイルシェアサービスは利用状況に合わせてランニングコストが発生します。導入したあとも費用を払い続けなければならず、利用するデータ量や利用ユーザー数が増えていくとその分費用も高くなっていきます。基本的に企業のデータはストックしていくもののため、データ量が減っていくことはないでしょう。使い続けるほどコストは上昇してしまいます。

運用に工夫が必要

ファイルシェアサービスの運用には工夫が必要です。いつでもどこからでもアクセスできる利点は、社内の重要資料が入ったフォルダに外部からもアクセスできてしまうというデメリットでもあります。

情報漏洩を防ぐためには、セキュリティルールを策定し従業員に浸透させなければなりません。たとえば従業員のID/パスワードは1ヶ月ごとに変える、経営に関する機密資料は経営陣だけに閲覧権限を与えるなどが挙げられます。

ファイルシェアサービスの利用がおすすめの企業の特徴

ファイルシェアサービスの機能やメリット・デメリットについて解説してきました。なかには、ファイルシェアサービスを導入すべきか悩んでいる人もいるかもしれません。

もし、以下の特徴に当てはまる企業なのであれば、ファイルシェアサービスを導入するメリットは大きいです。それぞれの特徴について詳しく解説します。

 

  • サーバー管理やバックアップに不安がある
  • ファイル管理が上手にできていない
  • 大きなデータのやりとりをする機会が多い
  • テレワーク・リモートワークを推進したい

サーバー管理やバックアップに不安がある

社内でサーバーを管理したりデータのバックアップをしたりすることに不安を感じるのであれば、ファイルシェアサービスの利用をおすすめします。震災や落雷などによってファイルサーバーが故障する可能性も否定できません。とくにIT部門のない中小企業や小規模企業だと、いざというときに対処できずに業務に支障をきたす恐れがあります。

ファイル管理が上手にできていない

ファイル管理が上手にできている自信がない企業にファイルシェアサービスはおすすめです。書類に修正を加えたり更新したりするたびに新しいファイルを作成してしまっていませんか。ちゃんと日付を入れるなど整理できていれば良いですが、なかにはどれが最新のファイルかわからなくなっているケースもあるでしょう。

ファイルシェアサービスは同時に複数人でアクセスして共同作業ができるため、1つのファイルをどんどん更新していけます。不要なファイルを作成せずに済むため、必要なデータに即座にアクセスできるようになります。

大きなデータのやりとりをする機会が多い

動画やCADなど、大きなデータのやり取りをする機会が多いのであればファイルシェアサービスを利用することで業務の効率化が図れます。大きなデータを共有するには、都度ファイル転送サービスを利用したり、USBやHDDなどに移行したりする手間が発生します。

ファイルシェアサービスに一度アップロードしてしまえば、URLを伝えるだけでデータを渡すことが可能です。もちろん、外部の人にも権限付与することでダウンロードしてもらえます。

テレワーク・リモートワークを推進したい

テレワーク・リモートワークを推進したいのであれば、ファイルシェアサービスの導入が役に立ちます。書類の共有が手軽になるほか、共同作業がしやすく効率的に業務を遂行できます。

ほかにもオンライン会議機能やチャットワーク機能、コメント機能を使うことでコミュニケーションが取りやすく、物理的に距離があってもチームとして連携しながらプロジェクトを進めたり、相談・アドバイスを求めたりできます。

ファイルシェアサービスでどこからでも必要なデータを共有しよう

ファイルシェアサービスを導入すればどこからでも必要なデータを共有できるため、どこにいても仕事を円滑に進められます。単純にファイルを共有するだけでなく社内外とのやりとりをスムーズにしてくれ、社内全体の生産性向上に役立つでしょう。

ただし、ファイルシェアサービスにはさまざまな特徴を持ったサービスが存在します。費用はもちろん、容量や利用可能ユーザー数、使いやすさなどを考慮し、自社に合うサービスを選定しましょう。ファイルシェアサービスを導入し、新しい働き方を実現してくださいね。

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