ファイル管理ソフトを徹底比較｜導入メリットやその他特徴

最近では、パソコンなどを使用して仕事をする機会が増えています。メールやクラウドでファイルのやりとりをすることも増えており、ファイル量はかなり多くなっているのではないでしょうか。そのため、ビジネスシーンにおいてファイルがどこな格納されているのか分からなくなってしまうことも珍しくありません。そのような事象から、ファイル管理に苦慮されている人も多いのではないでしょうか。

そんな時に役立つのが、ファイル管理ソフトです。ファイル管理ソフトを導入することにより、ファイルの整理が極めて効率的になるでしょう。本記事では、そのような背景を踏まえてファイル管理の概念や導入に伴うメリットなどを解説します。

ファイル管理の重要性

ファイル管理とは、言葉のとおり仕事などにおいて各種作成した電子ファイルで構成されているファイルを確実に保存し、いつでもだれでも簡単に検索できるように整理することです。

昨今では、パソコンを使用してWord・Excel・パワーポイント・CADファイルなど、さまざまなファイルを取扱うことが多くなっています。会社が事業運営を継続している限り、毎日のようにファイルを取扱うこととなりますので、ファイル数は膨大となります。そのため、適切なファイル管理がされていなければ、どこにどんなファイルが保存されているのか分からなくなってしまうのです。

最悪のケースでは、ファイルが見つからないばかりに同様のファイルを作成するため作業をしなければならなくなってしまいます。そうならないためにも、確実にファイルを保存していつでもだれでも簡単に検索できるように適切なファイル管理をすることが重要なのです。

ファイル管理の条件とは

ファイル管理とは、無秩序にファイルを保存しているだけでは適切であるとは言えません。適切なファイル管理をするためには、ファイル管理の条件を理解しなければならないのです。

基本的に、ファイル管理ではフォルダを活用してファイルを分類することから始めます。1つのフォルダに膨大なファイルが格納されていては整理されているとは言えません。それぞれのファイルを適切なフォルダに格納することで、適切なファイル管理が可能となるのです。

ファイル管理の条件として、どのような基準を適用させてフォルダを分類をするのかが重要なポイントとなります。フォルダの分類を検討する際は、ファイルを作成したタイミング・誰に対して発信しているファイルなのか・目的を意識して行うと良いでしょう。注意点として、ファイル形式はさまざまですがテキストファイル・画像ファイル・動画ファイルとファイルの種類によって分類するのは避けた方が良いでしょう。

ファイルの種類で分類してしまうと、逆に検索性が低下してしまうことにつながってしまいます。実用性を考慮してファイル管理するのであれば、例えばクライアントごとにフォルダを整理して、そこへ関連するファイルを整理する方が良いといえます。

ファイル管理を適切に行うためのポイント7つ

適切なファイル管理を行うためには、ポイントを抑えなければなりません。ここからは、ファイル管理に必要な7つのポイントについて解説します。

 

• 名前のルール決め
• フォルダのルール決め
• サブフォルダの活用
• タグ
• 階層
• 不要ファイル
• 一時保存用フォルダの活用

名前のルール決め

ファイル管理において、ファイルの名前にルールを設けることは極めて重要です。ファイルの名前を無秩序につけてしまっては、後々においてファイルを検索するときに見つけられなくなってしまうのです。一定のルールを定めておくことによって、ファイルを活用するときも分類ごとに整理するときも重宝します。

後々ファイルを検索することを前提として、ファイル名についてはいつ・誰に対して・何をするのために作成したファイルであるかが容易に判断が付くファイル名とすることが重要です。会社で運用するルールであるため、全ての担当者が分かりやすいルールを設定することをおすすめします。

例えば、事例としてはつぎのような項目が挙げられます。

【英数字は半角とする】

ファイル名において、英数字を使用することは珍しくありません。そのため、半角と全角が混じっていると非常に混同しやすくなってしまうため、半角で統一すると良いでしょう。

【ファイルのバージョン管理は数字2桁とする】

作成したファイルを修正やブラッシュアップすることで、内容が微妙に変わることも少なくありません。また、状況によっては過去のバージョンを使用することもありますので、ファイルは常に上書きではなく複製して管理することが想定されます。その際、ファイル名を「最終」・「修正済み」と表現してしまうとどれが最新のファイルなのか分からなくなってしまいます。

そのため、ファイルのバージョンを管理する際はファイルの名の先頭に「01」などの数字を付けるようにしましょう。こうすることにより、ベースとなっているファイル名は同一のままで、どれが一番最新なのか一目で判断することができます。

【日付と種類で管理】

ファイル名を作成する際に、日付と種類の形式で表記することにより管理しやすくなります。また、このようにファイル名を記載すると、名前順に置き換えた際に更新をした順番に自動的に並びますので、どのファイルが最新なのか管理しやすくなります。

【記号を統一】

ファイル名に記号を使用するケースがあります。その際は、ハイフンとするのかアンダーバーとするのかを統一するようにしましょう。ファイルのバージョン管理において、数字表記や番号などでファイル種別を変更するときにも活用できます。

フォルダのルール決め

ファイル名のルール設定は、上述した内容を参考として実施してください。ファイル名のルールが決定したら、同様にフォルダ名にも同じルールを適用するようにしましょう。

フォルダ名についても、原則として最初に「01」などからスタートする数字を記載するようにしましょう。そうすることで、いくつものフォルダを作成した際に名前順などで配置場所が勝手に変更されなくなりますので、フォルダ管理がしやすくなります。

なお、「01」の次に作成するフォルダを「02」からスタートするのは避けましょう。これは、作業をしている間にフォルダを追加しなければならなくなった際、「01」の次が「02」であればフォルダを追加する隙間がなくなってしまうからです。そうなってしまうと、全てのフォルダの番号を振り直さなければならなくなってしまいます。このような事態を避けるために、フォルダとフォルダの間には追加フォルダが作成できるゆとりを持たせておくと良いでしょう。

例えば、「10」からスタートして次のフォルダは「20」としておくことで、フォルダを追加した際に適切に管理することができます。番号だけでなく、クライアント・地域・仕事内容などでフォルダを分類することでより一層ファイル管理が適切となるでしょう。

サブフォルダの活用

大きな括りとしてフォルダを作成した際、フォルダ内部にサブフォルダを作成するようにしましょう。なお、サブフォルダも無秩序に作成するのではなくある程度のルール設定をしておくべきたけと言えます。

書類の種類ごとなど、カテゴリ別に分類すると良いでしょう。また、どのフォルダのサブフォルダも同様のものを3つ程度作成しておくと一貫性が確保されます。あまりサブフォルダを分類しすぎると逆に分かりにくくなってしまいますので、注意が必要です。

タグ

タグ機能とは、WindowsのOSであれば標準機能として搭載されています。タグ機能を活用することで、ファイルの属性に合わせてタグを設定することができますので、属性単位でファイルを分類することができます。なお、標準搭載されているタグ機能では、設定できるデータ数に限界がありますのであまり多用することはできません。

階層

先述したように、フォルダ内をさらにサブフォルダなどで管理することを「階層」と表現します。フォルダを「大分類」「中分類」「小分類」というように細かく分類することでファイルがより整理しやすくなります。フォルダを活用してファイルの整理を細分化することが可能ですので、整理が容易となるでしょう。

なお、フォルダ内の階層を深くしすぎるとどこにどんなデータを格納したのか逆に分かりにくくなり、検索性が悪化してしまうので作業の非効率につながってしまいます。また、別の側面ではフォルダの階層を複雑に分類してしまうとルール設定も複雑化してしまいます。あくまで目安ですが、フォルダの階層は深くとも3階層程度にとどめておくと良いでしょう。

不要ファイル

パソコンなどで作成するデータは、日々の仕事をしていくうえで増加します。そのため、全てのファイルを永遠に管理し続けることは現実的ではありません。どのファイルが必要でどのファイルが不必要なのかを定期的に選定することが重要です。ブラッシュアップなどにより複数に跨っているファイルなどは、一定期間使用した形跡がないのであれば最新データだけを残して他のファイルは削除するのも良いでしょう。

ファイル数が膨大になればファイル容量が大きくなり、パソコン内のHDD等を圧迫してしまいます。マシンスペックの低下にもつながりますので、適切に不要なデータは削除するよう心がけてください。

一時保存用フォルダの活用

メール送信時やデータ整理用など、永続的に使用するわけではなく一時的に使用することを目的としたファイルも存在します。それらのファイルは、作成時に一時保存用として管理しているフォルダを活用すると良いでしょう。例えば、このフォルダに格納しているデータは1ヶ月ごとに強制時に全削除するようなルールを設定していれば、パソコン内に余計なファイルを保存することはありません。

ファイル管理が失敗する理由3選

部屋の掃除などと一緒で、適切なファイル管理を行おうと思ってもできないことがあります。これは、意識的に限らず無意識にしてしまっている行動がファイルの整理に結びつかなくなっている原因である可能性も否定できません。ここからは、ファイル管理が失敗する理由について解説します。

 

• 無秩序
• ファイル名
• ファイルの放置

無秩序

作成したデータやダウンロードファイルなどを、整理されたフォルダに管理せずにデスクトップ上に保管されてはいないでしょうか。デスクトップは、パソコン立ち上げ時に一番最初に現れる画面ですので非常に見やすいと言えます。

しかし、デスクトップにファイルを貼りつけているだけでは整理していることにはなりません。デスクトップ上に無秩序に保存されているファイルは、データ量が増加の一途を辿り整理が困難となります。想定されるのは、あくまで一時保存としてデスクトップを活用したにも関わらず、そのまま長期間に渡って放置されている状態です。そのままの状態が続くことによって、整理されていない環境が構築されてしまうのです。あくまで一時保存とするのであれば、一時保存用のフォルダを設けてそこにファイルを格納するようにしましょう。定期的に削除するようにして、必要なファイルは適切な場所へと移動させるようにします。

また、使用頻度の高いファイルをデスクトップに貼り付けているのであれば、ファイル本体をデスクトップに貼りつけるのではなくショートカットを活用するようにしましょう。ファイルは適切なフォルダへと保存し、デスクトップにショートカットを作成することでファイルが適切に整理されます。

ファイル名

適切なファイル管理ができない要因として、適切なファイル名がつけられていないことが挙げられます。ファイル名に規則性がない場合、ファイル管理は煩雑となってしまいます。事例を挙げると、ファイル名を「報告書（最新）_01」と付けるとします。

しかしこの後、新たに修正を加えて「報告書(最新)_01_〇〇修正」と付けるとします。こうなってしまうと、ファイル名は酷似していてどれが最新版のデータなのか判別がつきづらくなってしまいます。上述したように、ファイル名は日付・種類・バージョンが一目で分かるように管理することをおすすめします。

ファイルの放置

インターネット環境を利用して、ファイルをダウンロードする機会は多いと思います。パソコンの初期設定では、往々にしてダウンロードフォルダに格納されます。問題は、初期設定されているダウンロードフォルダにファイルを放置してしまうことです。ダウンロードフォルダには、無秩序にファイルが散乱してしまってどのデータが必要なのかすら分からなくなってしまいます。ダウンロードファイルを取り扱う時は、必要なデータは適切なフォルダの場所に保存して不必要なデータは適切に削除するようにしましょう。

ファイル管理ソフトを導入するメリット3選

上述したように、適切なファイル管理をするためのポイントはいくつかあります。それらを遵守したうえでファイル管理ソフトを導入すると、より一層効果が高いものとなります。ここからは、ファイル管理ソフトのメリットについて解説します。

 

• 効率化
• ミスの防止
• 共有性

効率化

ファイル管理ソフトを活用してファイルを適切に管理することで、仕事やプライベートでの作業効率が向上するメリットがあります。具体的な作業効率の向上に寄与する項目は、次のとおりです。

 

• アクセスしたいファイルがすぐに見つかる
• ファイルの全体像が一目で把握できる
• 不必要なデータが保存されていないため、パソコンの動作環境が適切に保たれる

 

必要なファイルを探すことに時間を費やしてしまうと、単純に作業時間が確保できなくなってしまいます。そのため、状況に応じてすぐさま必要なファイルへとアクセスできる環境は作業効率を大きく向上させてくれます。

また、ファイル数が多いということはそれだけパソコンに負担をかけているということです。パソコンへの負担が大きければ、パソコンが保持しているマシンスペックを遺憾なく発揮することができず、作業に伴う動作が重くなってしまいます。不必要なファイルがないことによって、パソコンへの負担が軽くなることから動作は軽くなり、作業スピードの向上により作業効率も向上します。このように、ファイル管理ソフトの導入によるメリットは大きいと言えるでしょう。

ミスの防止

ファイル管理が適切に行われている環境とは、ミスが起こりにくい環境であると言い換えることができます。例えば、最新版のファイルがどれだか分からなくなっている状態では、必要なファイルを間違って削除してしまう可能性も否定できません。

また、データを送信する際に間違ったデータを送信してしまうミスもあるでしょう。会社においては機密性の高い重要なファイルも取り扱うことが想定されるため、誤って人規制の高いデータを外部へと流出させてしまうと報道発表対象となってしまい、大きな問題に発展してしまうこともあるのです。このように、ファイル管理ソフトでミスを防止できることは大きなメリットであると言えるでしょう。

共有性

昨今では、インターネット環境の進歩によりクラウドを活用することが多くなっています。適切なファイル管理ができていることで、クラウドを活用した共有化がしやすくなります。特にビジネスシーンにおいては、共有フォルダおよびクラウドを活用して1つのファイルへ多数の人がアクセスして作業を進めることも珍しくありません。自分だけでなく、別の人も頻繁に共有フォルダなどにアクセスするのであれば、ファイルやフォルダがどのように整理されているのか自分だけが理解できていても意味がないのです。多数の人がアクセスすることを想定して、誰が見ても簡単に分かりやすく整理がされていなければなりません。ファイル管理ソフトを活用することで、自分だけでなく誰が見ても分かりやすいファイル管理ができるようになるでしょう。

ファイル管理ソフトの重要性

ファイル管理とは、一人一人が重要性を理解する必要があります。共有フォルダやクラウドは自分一人だけが活用するのではなく複数人が同時に管理を行います。また、人事異動などで仕事を引継ぐ時にはパソコンなどで作成したファイルも一緒に引き継がなければなりません。このように、ファイル管理とはその重要性を正しく理解して全員で取り組む必要があるのです。ファイル管理とは、管理者だけが限定的に行うのではなく全員が一丸となって取り組まなければならないことを改めて理解するようにしましょう。

そのためには、ファイル管理ソフトを活用してより一層、適切なファイル管理を行うようにしなければならないのです。データなどの各種ファイルは、会社にとって財産であると言っても良いでしょう。それらの蓄積された財産は、理路整然と整理されて正しく使われなければなりません。そのため、導入するファイル管理ソフトは誰でも直感的に利用できるソフトであることが重要です。

ファイル管理ソフトの特徴

ファイル管理ソフトにはさまざまな種類があり、その特徴は広範多岐に渡ります。ここからは、ファイル管理ソフトの特徴を解説します。

ラベル

上述したように、Windowsに初期装備されているタグ機能は非常に限定的なものです。しかし、ファイルを属性ごとでタグ管理することで、ファイルの整理はより一層適切なものとなるでしょう。ファイル管理ソフトでは、タグと同じようにラベル管理ができるものがあります。ファイルをラベルで分類して、自動同期によりファイルを振り分けてくれる機能が搭載されているものもありますので、ファイル整理に要する時間を劇的に短縮してくれるでしょう。

ID付与

ファイルにIDを付与して管理できる機能が搭載されているファイル管理ソフトがあります。ファイルをID管理することで、状況によってフォルダ間を移動させたとしてもトレースしやすくなります。

ファイル名の一括更新

ファイル名を更新する作業は、思った以上に労力が必要な行為です。ファイル管理ソフトによっては、ファイル名を一括更新できるものがあります。この機能を活用することで、上述したルール設定に基づいたファイル名の作成が容易となるでしょう。

ファイル管理ソフトの比較10選

ファイル管理の導入にあたって、さまざまな会社がサービスを提供しているため、どのファイル管理ソフトを採用するのかについて悩まれる方は多いのではないでしょうか。ファイル管理ソフトによって搭載されている機能が異なりますので、自社がどのようなファイル管理を行うのかを明確にしてその目的が達成できるファイル管理ソフトを選定するようにしましょう。ここからは、厳選したファイル管理ソフト10選についてご紹介します。

ファイル管理を効率化するにはファイル管理ソフトの導入が必須

ここまで、ファイル管理の概念や導入に伴うメリットなどについて解説しました。ファイル管理を適切に行うことで、作業効率は劇的に向上するでしょう。適切なファイル管理を行うためには、無造作にパソコン内においてファイルを保存してはいけません。ファイル名やフォルダ名にルールを設定して秩序を持たせることで、適切なファイルの整理ができると言えるでしょう。それらのルールを設定したうえでファイル管理ソフトを導入することで、ファイル管理のさらなる相乗効果が期待できます。

また、誰が見ても分かりやすい整理とすることで、会社の財産であるデータをより一層有効活用することができます。適切なファイル管理を力強くサポートしてくれるのがファイル管理ソフトなのです。ファイル管理ソフトを導入することにより恩恵は非常に大きなものとなっていますので、是非ともファイル管理ソフトの導入を検討されては如何でしょうか。