販売管理システム業務フローの全体像解説！

受注から在庫管理、仕入まで幅広い対応が求められる販売管理の業務フローでは、業務が煩雑化しやすく、ヒューマンエラーなどの発生リスクも高い傾向があります。実際、販売管理の業務フローにおける作業効率の低下や、担当者への業務負担の増加などを課題視している企業も多いのではないでしょうか。本記事では、販売管理における業務フローとそのなかで生じる課題について詳しく解説します。

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1.販売管理の手順5ステップ

「販売管理」の業務フローには、大きく「受注管理」「出荷管理」「請求管理」「在庫管理」「仕入管理」の5つの要素が含まれます。それぞれのプロセスについて詳しく解説していきます。

• step1:受注管理
• step2:出荷管理
• step3:請求管理
• step4:在庫管理
• step5:仕入管理

step1:受注管理

まずは顧客からの要望を受け、見積書を作成します。この際、受注金額はもちろん、納品条件や納期なども先方に提示するケースが一般的です。見積の内容を先方が確認し、問題がなければ契約を締結します。契約締結後、商品の出荷に向けて受注に関する情報を記録・管理する業務が受注処理です。先方から受注内容の詳細が記載された注文書を受け取り、管理表へ入力したり、生産計画を策定したりといった処理業務を行います。なお、規模の大きい企業では専門の部署が対応するケースもありますが、基本的には営業部門が受注管理を担当します。

見積作成

顧客の要望をもとに見積書を作成し、価格や納期などの条件を提示します。

契約締結

見積内容に合意が取れた後、正式な契約書を交わします。

受注処理

注文書を受け取り、管理表やシステムに入力。生産計画の立案などもここで行います。

step2:出荷管理

出荷管理では、顧客から受注した納期に間に合うよう、商品の出荷を手配します。主に、出荷指示書などの書類作成や在庫管理の担当者への情報共有に対応します。納品業務は、出荷した商品の納品と確認を行う業務です。具体的には納品伝票や受領書などの書類作成や、先方への提出または運送会社の手配などを行います。その後、納品関連の書類に押された取引先の確認印をチェックすることで、納品業務は完了となります。

出荷

出荷指示書を作成し、倉庫や在庫管理部門へ情報を共有。納期に間に合うよう出荷を手配します。

納品

納品伝票や受領書の作成、配送業者の手配、納品先への確認印取得までを行います。

step3:請求管理

次に、受注情報と納品情報を参照し、請求書を発行します。請求金額はもちろん取引の内容や支払い先である自社の情報、支払期日などを記載し、先方へ提出します。その後、請求書に記載した支払期日までに代金を回収しますが、銀行口座などへの振込によって支払われる場合は、特に対応は必要ありません。入金確認の業務では、請求書に記載されている支払期日までに正確な金額が入金されているか確認します。入金金額が請求内容と異なっていたり、入金自体が確認できなかったりする場合は、窓口になる営業担当に共有したうえで入金の催促を行います。

請求書発行

受注・納品情報を元に、取引内容や金額、支払期日などを記載した請求書を作成。

代金回収

銀行振込などによる支払いを確認します。

入金確認

期日通りに正しい金額が入金されたかチェックし、差異があれば営業担当と連携してフォローします。

step4:在庫管理

在庫管理とは、保有する在庫品の適量を管理する業務です。出荷情報や製造情報を基に商品の在庫数を管理し、適切な在庫状況を維持するための調整を行います。適切な在庫数に対して、必要または過剰な数量を算出し、適宜仕入や追加製造の発注などに対応します。また、在庫管理の担当者は、営業部門や顧客からの在庫数に関する問い合わせにも対応しなければなりません。問い合わせに対して、迅速かつ適切な回答をするためにも、常時変動する在庫数を正確に把握しておく必要があるでしょう。

在庫個数の把握

出荷や製造情報をもとに、残り在庫個数を計算し把握します。

step5:仕入管理

仕入管理とは、商品の製造に必要な資材の調達状況を管理する業務です。在庫管理と連携し、必要な在庫数を補うために製造や発注依頼を行います。具体的には、業者に商材の見積を請求し、価格や納期などの条件が合えば発注するという流れです。発注した資材が届き次第検品と検収処理を行い、受領証や検収書類などの書類を作成した後、仕入先に提出します。その後、仕入先からの請求に対して、代金を支払うまでが仕入管理における一連の業務内容です。

仕入情報の管理

必要な資材の見積取得と発注・納品された資材の検品・検収を行います。

発注

実際に発注し、必要な資材を調達します。

支払処理

仕入先からの請求書に応じて、代金を支払います。

販売管理業務で発生しやすい3つの課題

販売管理の業務フローを運用する中で、多くの企業が以下のような課題に直面しています。

• 管理業務の複雑化
• ヒューマンエラーのリスク
• 情報共有の非効率性

管理業務の複雑化

商品や顧客情報、取引書類の多様化により、各業務が煩雑になりやすい傾向があります。とくに複数の取引先から異なるフォーマットで情報が届く場合、手作業での統合作業に多くの時間がかかることもあります。

ヒューマンエラーのリスク

見積書や請求書、出荷指示書などの書類を手入力で作成する業務では、入力ミスが発生しやすくなります。ミスによって信頼を損なったり、再発行の手間が発生したりするため、二重チェック体制の導入などで負担が増えることも問題です。

情報共有の非効率性

販売管理には営業、経理、在庫管理、購買など複数の部署が関わるため、部門間での情報共有が不可欠です。しかし、使用するシステムやツールがバラバラだと、データ連携がうまくいかず、手入力やメールによる連携に頼ることになりがちです。

2.課題解決の鍵「販売管理システム」の導入

これらの課題に対する有効な手段が「販売管理システム」の導入です。販売業務に関わる情報を一元管理でき、作業効率の向上やミスの削減に貢献します。

販売管理システムに搭載されている機能

販売管理システムは、以下のように、各業務内容で起きがちな問題を解決する機能を持ちます。これらの機能を活用することで、業務の一元化が図れるだけでなく、部署間の連携も円滑になります。

販売管理システムの主な種類

販売管理システムには、以下のように、種類ごと、製品ごとに特徴や向き・不向きが存在します。それぞれの製品の特徴を踏まえ、自社にとって最適なシステムを選出しましょう。

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まとめ

以上のように、販売管理の業務フローは企業活動の根幹を支える重要な役割を担っていますが、属人化やアナログ作業により効率性を損ねやすい分野でもあります。販売管理システムを導入することで、受注から請求・在庫・仕入に至るまでのプロセスを一貫して管理でき、作業効率や精度を大きく向上させることが可能です。結果として、コスト削減や顧客満足度向上にもつながるでしょう。自社の業務内容や体制に合ったシステムの選定を行い、業務改革の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。