名刺管理とCRMの違いとは？機能やメリット、CRM連携可能なおすすめ名刺管理ソフト5選を徹底解説

名刺管理とCRMの違いとはなんでしょうか？

名刺管理とは、「名刺に記載されている企業名や氏名、連絡先などの情報を整理して活用すること」。紙の名刺をデータ化して、常に最新情報にアップデートする工夫も必要です。

一方、CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、顧客管理のこと。自社製品やサービスを購入した顧客との関係を良好に保つためのツールです。

企業において顧客情報を管理する際に、よく比較検討されるのがCRMと名刺管理ツール（ソフト）です。自社にとってどちらを導入するのが最適なのか、またはどちらも導入すべきなのか、迷っている担当者も多いことでしょう。

本記事では、それぞれの目的や機能、メリットなどの違いを解説します。さらに、CRM連携が可能なおすすめの名刺管理ソフトもご紹介します。自社に適したツールを選び、営業力向上、売り上げ・利益向上につなげましょう。

名刺管理ソフトの徹底比較記事はこちら▽

2024最新｜名刺管理ソフトを徹底比較

CRMと名刺管理の違い

CRMとは顧客情報を一元管理し、顧客との関係性構築をサポートするツールです。

一方で、名刺管理とは1枚1枚の紙の名刺をアナログもしくはデジタルに整理し、活用することです。

一般的には、名刺管理ソフトをもちいて名刺を管理します。イベントや展示会などで交換した大量の名刺をOCR機能によりスキャンして読み取り、テキストデータ化してデータベースを構築します。一元管理することで、社内共有が容易となり、欲しい情報に迅速にアクセスできるようになります。

CRMの目的：顧客との良好な関係構築

CRMとは、「Customer Relationship Management（カスタマーリレーションシップマネジメント）」の略で、直訳すると「顧客関係管理」または「顧客関係性マネジメント」となります。

CRMの目的は、顧客との良好な関係構築を助け、自社サービスや製品を購入してくれた顧客をリピーターやファンにすることです。マーケティング、営業、カスタマーサポートなど、幅広い部門にとってメリットがあります。

顧客情報を整理し分析することで、企業は意思決定を容易にできます。顧客にはアンケートを実施してニーズを探ったり、誕生日祝いのクーポンやイベントの告知メールを配信するなどして、販促活動を活発にすることもできます。セミナー、イベントの実施にも役立てることができます。

名刺管理の目的：見込み客へのアプローチ

名刺管理とは、名刺情報を営業活動に活かすためにデータベース化したり、ファイリングしたりすることを言います。

目的は、人脈の資産化。営業担当者が個人で所有している名刺をスキャンしてテキストデータ化し、社内で共有できるデータベースにすることで、人脈を可視化でき、誰もが必要な情報にアクセスできる状況を構築できます。

主に、名刺管理ソフトを用いることが多く、ソフトの導入により、名刺情報を一元管理でき、営業部門の新規契約数が伸びたという事例も多く聞かれます。

CRMと名刺管理の対象データの違い

CRMと名刺管理では、取り扱うデータが異なります。下記にまとめました。

CRMで管理するデータ

• 顧客情報（氏名、連絡先、住所など）
• 商品・サービスの購買履歴
• 問い合わせ・クレームなど連絡履歴
• 潜在顧客のリストと管理
• 社内のタスクや活動状況

名刺管理で管理するデータ

• 名刺情報（企業名、部署名、氏名、連絡先など）
• 名刺交換日、交換場所
• これまでの接触履歴
• 商談時のメモなど

名刺管理ソフトやSFAツールが、見込み顧客の獲得やアプローチを得意とするのに比べて、CRMはすでに自社サービスや製品に興味を持っている顧客との良好な関係構築をサポートするツールです。

CRMの機能とメリット

まずはCRMの機能とメリットについてみていきましょう。

CRMの機能

1. 顧客情報の一元管理
2. 顧客分析
3. マーケティング支援
4. 営業支援
5. カスタマーサポート

それぞれ詳しく解説します。

1.顧客情報の一元管理

CRMは幅広い顧客情報を管理できます。顧客の氏名、住所、連絡先、流入経路、販売履歴などを収集し、データベース化して一元管理できます。エクセルなどでも管理できますが、入力ミスや重複したデータの管理、人的コストなど課題もあります。CRMツールを使えば、顧客情報だけでなく、過去の営業活動、顧客の家族情報、趣味嗜好など、問い合わせ時にヒアリングしたような情報まで管理できます。

必要な情報をすぐに取り出せ、営業部門、カスタマーサポート部門など、部署間の連携や共有もスムーズになります。属人化も解消できるでしょう。CSVでのインポートやエクスポートに対応しているソフトや、他のソフトやシステムと連携がスムーズなソフトもあります。

2.顧客分析

収集したデータをもとに、さまざまな切り口で数字を分析することが可能です。フィルターをどうかけるのか、どの項目を表示させるのか、グラフや表など、どのようなスタイルで表示させるのかを事前に設定し、分析結果をすばやくチェックできます。

3.マーケティング支援

メール配信機能や広告の自動配信機能を備えた製品もあります。顧客データをもとに、さまざまな条件でセグメントし、ターゲット選定ができるので、メーリングリストよりも効率的な配信ができます。

セミナー参加者へのフォローや、新商品の告知メールなどを送信できるほか、予約配信やステップメールに対応している製品もあります。SNSとの連携機能も一般的になってきています。

4.営業支援

CRMには、見込み顧客を発掘するようなSFA（営業支援システム）のような機能をもつものもあります。顧客とのやりとりをログとして残し、分析・管理できます。自社サービスや製品の購入履歴、購入頻度、資料の送付状況などの行動記録を残すことができ、これらの貴重なデータをもとに、アップセルやクロスセルの営業につなげることができます。

商品・案件管理、スケジュール・日報・タスク・予実管理機能があったり、ルート営業のための地図機能などを備えていたりします。組織内で情報共有できるので、緊急時のサポートや引継ぎなどもしやすくなります。

5.カスタマーサポート

カスタマーサポートとしての機能もあります。CRMは、顧客からの問い合わせ内容やクレーム内容をデータ化し、蓄積できます。

特に通信販売やコールセンターなどでは、顧客からの問い合わせ内容や、過去のやりとりを履歴として残すことができ、共有もできるので、属人化を防ぐとともに、ひとりひとりに合わせた細かな対応が可能となります。

CRMのメリット

顧客情報を一元管理することで、営業活動・マーケティング活動・カスタマーサポート活動を効率化することが可能。顧客満足度の向上や、既存顧客へのサポートが可能となり、結果的に自社の利益向上へとつながります。

名刺管理ソフトの機能とメリット

次に、名刺管理ソフトの機能とメリットを見ていきましょう。

名刺管理ソフトの機能

1. 名刺のスキャン機能（OCR機能）
2. 検索機能
3. 名寄せ（同一人物の情報更新）
4. マルチデバイス対応

それぞれ詳しく解説します。

1.名刺のスキャン機能（OCR機能）

名刺管理ソフトの最大の特徴はスキャン機能です。OCRという機能により、紙の名刺を読み取りテキストデータ化します。それらを自動でデータベース化するため、手入力の手間が省け、ミスも軽減できます。

2.検索機能

名刺をデータベース化することによるメリットは、検索機能が使えること。ファイリングやカードケース保管など、アナログで名刺を管理しているときには使えない方法です。大量の名刺から、欲しい名刺を探し出すときに、企業名や氏名の一部、役職、名刺交換日などの一部のキーワードを入力するだけで検索できるので、探す時間を大幅に削減できます。

3.名寄せ（同一人物の情報更新）

名刺管理ソフトを利用すると、同一人物の情報を統合することができます。この機能を「名寄せ」と言います。同一人物だけど、手元に異なる名刺が2枚あるという場合に、最新情報に統一してくれます。人脈を常に最新の状態で管理できるとともに、古い情報で相手に接してしまうといったミスも防げます。

4.マルチデバイス対応

名刺管理ソフトの多くは、データをクラウド上で保管するのでマルチデバイスに対応しています。スマホでもパソコンでも、タブレットでも、手持ちの端末からデータベースにアクセスできるので、外出先でも名刺情報を確認できます。

名刺管理ソフトのメリット

個人が所有している名刺情報を組織的にデータベース化することで、情報を共有し、営業活動を促進します。新規開拓のダブりを減らしたり、相手との商談前に、過去に接触した人にヒアリングして、詳細情報を取り入れておくといったことができます。得た情報は外出先でもメモとして記入することができ、リアルタイムに組織内で共有できます。

名刺管理ソフトを導入することで、営業活動の効率化と契約数アップの可能性を見込めます。

CRM機能を備えている名刺管理ソフトおすすめ5選

ここからはCRM機能を備えている名刺管理ソフトをご紹介します。

Sansan

<特徴>

• スキャンするだけで99％の精度でテキストデータ化（高性能OCR）
• 顧客管理を自動でデータベース化できる
• 一斉メール配信機能で見込み客にリーチできる

名刺de商売繁盛

<特徴>

• オペレータによる入力補助あり（有料）
• スマホ、パソコン、タブレットなどマルチデバイスに対応
• 複数の同一人物情報を名寄せ機能で統一できる

メイシー

<特徴>

• SalesforceやほかのCRMソフトとの連携
• スタッフによるデータ入力補助あり
• メルマガ配信、年賀状、DM発想も簡単にできる

アルテマブルー

<特徴>

• 1ID3,300円で利用可能
• 高性能OCRに加えて1枚50円で手入力補助あり
• CRMツール（Microsoft Dynamics 365）と連携可能

mソナー

<特徴>

• スマホカメラ、スキャナーどちらでも読み取り可能
• 企業データベースより最新情報に自動更新
• SFA/CRMツール「ユーソナー」と連携してリスト作成

Microsoft Dynamics 365など、顧客管理システムについてはこちらで詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

最新！おすすめの顧客管理システムを徹底解説

まとめ：CRM連携できる名刺管理ソフトを導入して業務効率化を図ろう

名刺管理とCRM（顧客関係管理）は、どちらもビジネスにおいて顧客情報を管理する重要なツールですが、それぞれ異なる役割を果たします。名刺管理ソフトは、手軽に名刺情報をデジタル化し、整理・検索が容易になる点がメリットです。一方、CRMは、より深い顧客関係の管理を目的とし、営業活動の進捗や顧客とのコミュニケーション履歴を一元化できるため、顧客との長期的な信頼関係を築くのに役立ちます。

最近では、CRM機能を備えた名刺管理ソフトが増えており、これらを活用することで、名刺情報を単なる連絡先として扱うのではなく、顧客管理の基盤として統合的に活用できます。営業活動やマーケティングの効率が向上し、業務全体の生産性を大幅に高めることが可能です。

CRMと連携できる名刺管理ソフトを導入すれば、名刺のデジタル化と顧客管理を一体化させ、ビジネスプロセスを効率化するだけでなく、顧客との関係を強化するための有力なツールとなります。適切なツールを選び、競争力を高めましょう。

名刺管理ソフトの徹底比較記事はこちら▽

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