工事台帳とは？効率的な作成と管理方法を徹底解説！！
最終更新日：2024/10/15
目次
工事台帳は、建設業者にとって必須の管理ツールです。工事現場ごとの取引や原価を集計し、進捗状況やコストを把握するために使われます。特に公共工事では、競争入札や税務調査において工事台帳の提出が求められることも多く、経理管理上でも非常に重要です。しかし、手動での管理にはミスが生じやすいため、近年では工事台帳作成のために工事管理システムを導入する事業者が増えています。本記事では、工事台帳の作成目的や記載すべき項目、おすすめの工事管理システム、エクセルでの工事台帳のメリットやデメリットにについて詳しく解説します。
工事台帳とは？
まず、工事台帳とは何か紹介しましょう。工事台帳とは各工事の原価を集計する台帳のことを言います。工事台帳に材料費や労務費などといった工事にかかる全費用を詳細に記録することで、会社にとって重要な収支や利益率を正確に把握できます。「工事管理台帳」「工事原価台帳」など様々な呼ばれ方があります。建設業において、各現場の取引内容や原価を一元的に記録し、管理するための重要なツールと言えます。
また、工事台帳は税務調査などの場面においても必要な資料とされ、正確に工事ごとに工事台帳に記録する必要があります。正確な管理と記録が、企業の財務状況を適切に反映させ、正しい経営判断にもつながるでしょう。
工事台帳を作成する目的
工事台帳とは何か理解できましたか？次に工事台帳とはどういった用途で使われるのか、工事台帳を作成する目的とは何かを説明します！
- 収益率や利益率の把握
- 経営事項審査や税務調査での活躍
収益率や利益率の把握
工事台帳を作成する最大の目的は、各工事の収支と利益率を正確に把握することです。工事の進捗に伴い発生する費用をリアルタイムで追跡することで、経営状況の全体像を把握でき、適切な予算活用が可能になるでしょう。もし、工事台帳が正しく管理されなければ、余剰に材料費などに資金を使ってしまい、経営状況を悪化させてしまいます。
経営事項審査や税務調査での活用
経営事項審査とは公共工事を発注者から直接請け負おうとする建設業者が必ず受ける必要がある審査です。その際に工事台帳を提出する必要があります。また税務調査の際にも使用します。税務調査の際に工事台帳に正確に記録されていれば、滞りなく対応することができます。また完成工事原価の計算など幅広く活用することができるため工事台帳には正確な記録が求められます。
工事台帳に記載する費用項目
次に工事台帳に記載する費用項目について紹介します。工事台帳には主に「材料費」「労務費」「外注費」「経費」の4つの項目を記載する必要があります。これらを適切に管理することで、工事の正確なコストを把握し、予算内での工事進行をすることができます。
- 材料費
- 労務費
- 外注費
- 経費
材料費
材料費とは、工事に使用する材料を仕入れるためにかかる費用のことを言います。この材料費には材料のコストだけではなく、その材料の輸送などにかかる費用も含まれるため、注意が必要です。
労務費
労務費とは工事に携わる人材に対しての人件費のことを指します。しかし、労務費に分類されるのは自社で雇用している工事を直接行っている人の給料です。そのため、現場管理者や技術関係者など直接工事を行っていない人は工事台帳に含まれる労務費には該当しません。
外注費
自社が雇っていない外注先の下請け業者に支払う費用です。
経費
経費の項目には、発生した費用で、材料費・労務費・外注費のどれにも該当しない項目は経費として記載されます。例えば工事をする時に発生した現場の光熱費や事務用品の購入など幅広い費用が経費として記載されます。他にも下記の費用が経費として記載されます。
- 事務員の給料
- 通信光熱費
- 建設機械の使用料
エクセルを使った工事台帳作成の方法
工事台帳を作成するには様々な方法があります。その中でもエクセルと工事台帳ソフトを使用するのが一般的でしょう。エクセルを使った工事台帳作成は、低コストかつ柔軟な管理方法として広く利用されています。特に、関数を用いたデータ集計や、ピボットテーブルを使用した分析が便利です。必要な入力項目には、工事番号、工事名、工事場所、契約金額、工事費用が含まれます。しかし、入力ミスが発生しやすく、情報の共有にタイムラグが生じることがエクセル管理の課題となります。
エクセル管理のメリット・デメリット
工事台帳を作成する方法としてエクセルで作成する事業者は多くあります。そんなエクセルによる工事台帳にはメリットとデメリットがあります。ここではエクセルによる工事台帳の管理のメリット・デメリットを紹介します。
エクセル管理のメリット
- 導入コストが安い
- カスタマイズがしやすい
エクセルでの工事台帳管理には、コストが低く、システム導入費用がかからない点がメリットです。また、企業の業務内容に応じて自由にカスタマイズが可能な点も大きな利点です。
エクセル管理のデメリット
- 入力ミスをしやすい
- 属人化のリスク
デメリットとしては、情報共有に時間がかかりやすく、入力ミスや属人化のリスクがあります。長期的には効率化を妨げる要因となることもあります。システム導入がしやすく、すぐに使用できる点は魅力的ですが、長期的な視点で見たときに効率化が難しいことや、属人化しやすい傾向があることから工事台帳でのエクセルの使用はあまりおすすめできません。
工事台帳ソフトの導入の４つの具体的なメリット
- 情報のタイムラグの解消
- ヒューマンエラーの防止
- 業務の属人化の解消
- 計算の自動化
エクセルでの工事台帳の作成に不安がある方は工事台帳を作成できる工事管理システムの導入がおすすめです。工事管理システムの導入には、様々場面で、企業に大きな利益をもたらすでしょう。工事管理システムに備わる自動計算機能により、手動でのミスを削減し、作業効率が飛躍的に向上します。例えば、複雑な原価や利益率の計算がシステムにより自動化され、経理部門の負担が軽減されます。また、データが一元管理され、リアルタイムで共有できるため、部署間でのコミュニケーションもスムーズになり、情報のタイムラグが解消されます。エクセルのような属人化する可能性をさげることができます。特にクラウドベースのシステムを利用すれば、リモートワーク環境でも簡単にデータが確認でき、業務を円滑に進められるのが大きな魅力です。長期的に見て効率化が期待できることや、工事台帳の作成だけでなく、様々な分野での効率化が期待できるため、エクセルよりも導入に時間がかかるケースはありますが、導入はおすすめです。
工事台帳の保存義務と法的規定
工事台帳の保存義務は法律で規定されており、企業は厳守する必要があります。通常、保存期間は5年から10年ですが、公共工事や大規模プロジェクトの場合、さらに長期の保存が求められることがあります。また、税務調査や経営事項審査では、正確な工事台帳の提出が求められます。これにより、企業は適正な納税と信用を確保し、入札の際の信頼性を向上させることができます。法的なリスクを避けるためにも、定期的な台帳の見直しと適切な保管が重要です。
工事台帳ソフト選びのポイント3選
- 価格
- 機能
- サポート体制
工事管理システムを選ぶ際には、自社に合ったツールを選ぶことが成功のポイントです。まず、価格を考慮し、予算に見合ったシステムを選ぶことが大切です。また、システムの機能が自社の業務フローに対応しているかを確認し、特に工事台帳作成に必要な機能が揃っているかをチェックしましょう。
サポート体制も重要で、導入後のトラブルに迅速に対応してくれるサポートが提供されているか確認する必要があります。さらに、カスタマイズの柔軟性や操作のしやすさも重要な要素です。全社員が使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率化が長期的に達成されます。
おすすめの工事台帳ソフト4選
工事台帳ソフトの選び方については分かりましたか？次におすすめの工事台帳ソフトを紹介します。
- サクミル
- KANNA
- ANDPAD
- AnyONE
サクミル
株式会社プレックスのサクミルは工事台帳の作成だけでなく、顧客管理や案件進捗管理など建設現場の管理に関わる様々な業務を行うことができる現場管理ソフトです。月額30人当たり4000円で使用することができるため、導入が比較的簡単なソフトです。
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株式会社プレックスのサクミルは、建設業の管理・事務・現場作業を圧倒的にラクにするクラウドシステムです。顧客管理から案件進捗・スケジュール管理・作業日報まで行う事ができ、見積・請求、原価・粗利管理をも行える豊富に機能を掲載しています。初期費用・サポート料金が無料で、30人分を月額4,000円で利用ができるため、導入がしやすく月額料金のみですべての機能が利用できます。
製品のおすすめポイント
1 案件の状態・スケジュールをクラウド上で確認
案件の状態・スケジュールをクラウド上で確認できるため、誰が今どの案件に対応しているかや完了したかがわかります。
2 月・週・日単位で案件ごと・人ごとのスケジュールを管理
月・週・日単位で案件ごと・人ごとのスケジュールを管理できるため、素早く正確な人工管理が可能です。
3 案件ごとのステータスを一覧で管理
案件ごとのステータスを一覧で管理。提案中の案件も、もれなく後追いすることができます。
4 出先からスマホやタブレットで日報作成・写真登録が可能
出先からスマホやタブレットで日報作成・写真登録が可能。事務作業のための時間が大幅に削減できます。
KANNA
株式会社アルタグラムのKANNAは2023年の7月にApp Storeでアプリ評価一位を獲得した施工管理アプリです。現場情報をミスなく共有できる点やリアルタイムで工事状況を確認できるため移動コストを大幅に削減できることが導入によって期待できます。導入実績として40000社以上に導入されているため、安心安全の商品です。
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株式会社アルダグラムのKANNAは、建設・土木業界における工事現場の施工管理、製造業、物流業の工場や物品管理、プロジェクトの進捗状況など、ありとあらゆる現場の情報を見える化し、クラウドでまとめて管理することができるシステムです。貴社の課題に応じて、0円から利用できる基本機能と、オプション機能を組み合わせて活用いただけます。導入実績は30,000社以上、様々な業種で幅広く活用されています。
製品のおすすめポイント
1 複数現場の統合管理でよりスピーディーな判断・意思決定を
現場を案件として登録し進捗を更新すると、案件一覧、案件ボード、案件カレンダーで表示することができるので、複数現場の統合管理ができます。複数の現場管理を横断して進捗状況を一元管理できるため、情報収集のストレスから開放され、より正確でスピーディーな判断・意思決定ができるようになります。
2 手厚いサポート体制と万全のセキュリティ
各社専任の担当者がオンラインでの操作説明会を開催。KANNAの活用法のご提案や、カスタマイズの代行作業など、手厚いサポートを期待できます。安全面においても、各社のセキュリティレベルに合わせたオプション強化で、大手企業水準を担保。２段階認証、監査ログ、IP制限なども万全です。
3 現場の図面資料に書き込みして共有
KANNAを使えば、いつでも最新の図面・仕様書・工事現場の写真などにアクセスできるようになります。現場ごとに図面や仕様書、見積書などの資料を追加し、リアルタイムで共有することができます。また、追加した資料に、メモや共有したい情報を書き込むことができます。
ANDPAD
株式会社アンドパッドのANDPADは現場の効率化から解すあ全体の経営改善まで一元で管理することができるクラウド型の施工管理アプリです。国交省の運営するNETIS（新技術情報提供システム）に登録されていて、スマートフォンでも利用することができます。またANDPADは導入企業数6年連続1位を獲得しており、施工管理アプリのシャア率1位を誇っています。
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株式会社アンドパッドのANDPADは、現場の効率化から経営改善まで一元管理できるシェアNo.1施工管理アプリです。工程表・写真・図面などの最新情報をクラウドで一元管理できる施工管理や、作業員と多数の現場をらくらく管理できるボードなど複数の製品をオプションで選択できるようになっています。現在、利用社数20万社、ユーザー数51万人を超える建設業界の人々にご利用されています。
製品のおすすめポイント
1 建設業界の施工管理業務を一元化！クラウドで楽々管理
ANDPADの最大の特徴は、DX化が難しい建設現場の施工管理を一元化しクラウド上で一貫して管理できる点です。進捗管理だけではなく、最新図面の共有や工程表もアプリですぐに確認できるため、忙しい現場にぴったりなシステムです。案件ごとに図面や工程表、写真や報告などまとめて管理できるため、無駄な作業や手間を省くことが可能です。
2 現場関係者全員に素早く連絡できる、チャット機能付き
現場で欠かせない業務連絡ですが、当システムでは営業から現場監督、職人さんまで必要なメンバーにリアルタイムで連絡と取り合うことが可能です。案件ごとにチャットルームを立ち上げられ、チャット確認機能もあるため、認識のずれや確認漏れを防ぐことができます。写真や資料も共有でき齟齬を発生させません。
3 電子黒板と写真添付機能で、写真撮影から台帳作成を一元管理
現場に持っていっていた黒板とデジタルカメラが、ANDPADを利用すれば不要になります。写真管理業務のコスト削減が可能です。また、J-COMSIAが提供する写真の改ざん検知機能もあるため、信憑性を担保しています。アプリ上だけではなくCSVへの出力もできます。そのため、公共工事の対応もでき幅広い現場に活用いただけます。
4 現場カレンダーで手配と情報共有を一気に効率化
「ANDPADボード」は、カレンダーで直感的に現場手配し、限られた作業員と多数の現場を楽に管理することができます。作業者の稼働管理・手配に関わる確認業務を削減するとともに、案件情報を関係者全員へリアルタイムに共有できることで、スムーズな現場管理を実現します。
AnyONE
エニワン株式会社のAnyONEはお客様継続率99.5%を誇る工務店・リフォーム店に特化した管理システムです。ITが苦手な方でも使えるエクセルのような使用感で、とても操作しやすくスマートフォンでも使えるため、どんな方でも扱いやすいアプリです。
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エニワン株式会社のAnyONEは10年以上のノウハウがあり、導入実績3,400社超で、業界No.1を誇る工務店向け業務効率化ソフトです。工務店・リフォーム会社の業務に特化した管理システムとなっており、大手・中堅企業様から一人親方様まで、規模感を問わず活用いただけます。電気工事・設備工事などのまざまな工程で使用できるのも特長の一つ。お客様の声を反映し、アップデートした数は6,300件以上、今も絶えず改善し続けています。
製品のおすすめポイント
1 工期を適正に。 収支や利益がいつでも見える
最新の情報を常に共有できるため、工期の進捗確認にタイムラグが発生しません。事務所のPCからでも、出先のスマホからでも、工事に関するデータを一元管理できるので、現場へ出向く機会を減らせ、業務効率化に繋がります。情報共有のためだけの会議自体をなくすことにもつながります。
2 導入して終わりではない。 運用まで徹底サポート
システムは継続的に使用しないと改善につながりません。AnyONEはシステムが定着し、活用できるまでサポートします。専任スタッフが、導入前にしっかりと課題をヒアリングし、業務状況やオペレーションに合わせた解決策をご提案。導入から運用までサポートを徹底しています。
3 ITが苦手でも使える、 Excelのような操作感
「アプリを導入したいけれど、難しそうでためらっている」そんな不安はもう不要。Excelからのコピー&ペーストや一括貼り付けも可能です。レイアウトなどもマウスでカンタンに変更でき、従来使うアプリケーションと似た操作なので、ITが苦手な方でも簡単にご活用いただけます。
業務を効率化させる施工管理アプリについてはこちら ※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています 価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!
「施工管理アプリ」の製品比較表
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ベーシックプラン：480,000円
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ユーザー追加料金：1ユーザーにつき2,000円
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すべての基本機能が利用可能ですが、直近60日間の更新内容のみが閲覧可能です。
すべての基本機能が利用可能で、閲覧期間は無制限です。
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ライトプランの内容に加え、案件検索機能、案件ステータス機能が利用できます。
工事台帳ソフトを導入して業務効率化を実現しましょう！
工事台帳は、各工事現場での費用管理や収支把握に欠かせない重要なツールです。エクセルを使った手作業の管理には、コスト面でのメリットがある一方、情報の属人化や入力ミスのリスクがつきまといます。これらのリスクを軽減し、業務効率を大幅に向上させるためには、工事管理システムの導入が推奨されます。
工事台帳を正確に運用することは、経営事項審査や税務調査にも対応でき、企業の信頼性向上につながります。システムの活用によって、効率的かつ正確な工事台帳管理を実現し、経営の安定性を確保することが今後の課題解決の鍵となるでしょう。
よくある質問
Q1: 工事台帳の作成には何が必要ですか？
A1: 工事台帳には、材料費、労務費、外注費、経費などの各項目を正確に記載する必要があります。適切な費用管理が工事の利益率を把握する鍵となります。
Q2: エクセルで工事台帳を作成するメリットは何ですか？
A2: エクセルはコストが安く、カスタマイズがしやすい点がメリットです。しかし、入力ミスや情報の属人化などのデメリットもあります。
Q3: 工事管理システムを導入するメリットは何ですか？
A3: 工事管理システムはタイムラグの解消やヒューマンエラーの防止に役立ちます。また、自動計算機能があるため作業効率が向上し、リアルタイムでの情報共有が可能です。
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