オンプレミス型の名刺管理ソフト4選！クラウドとの違いやメリットを解説

多くの企業にとって、名刺は営業活動するうえでの貴重な情報源。イベントや交流会で知り合った人と交換した名刺を、きちんとデータベース化できているか、必要な時に必要な情報を取り出せるかは、重要な課題です。

近年は、名刺管理ソフトをうまく活用して、厳重なセキュリティ管理のもと、あらゆる紙の名刺情報をデータベース化し、営業効率・能率を向上させる企業が増えてきています。そんな名刺管理ソフトですが、大きく分けて「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。

本記事では、数ある名刺管理ソフトのなかでも、オンプレミス型について解説します。クラウド型との違い、オンプレミス型のメリット、おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフトなど、網羅的に紹介するので、名刺管理ソフトを検討している方はぜひ参考にしてみてください。

ぜひ、自社にとって有益な名刺管理ソフトを導入し、無駄な作業を省き、売り上げ・利益に直結するような情報管理をしていきましょう。

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名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナまたはスマートフォンを使い、OCR（光学文字認識）により紙の画像をテキストデータ化し、一元管理するソフトのことを指します。名刺をデジタル化することによって、紙で管理をする必要が無くなるため紛失の心配をする必要がなく、手入力による打ち間違いも軽減できます。

また、デジタルデータでの管理になるため社内での共有が容易になる、検索機能により必要なデータを簡単に探すことができるようになるといったメリットがあります。また、セキュリティの強固な名刺管理ソフトを導入することで、個人情報保護法にのっとった適切な運用・管理ができるでしょう。

クラウド型・オンプレミス型の違い

名刺管理ソフトは大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの料金体系を把握し自社に合ったものを選ぶようにしましょう。違いを表にすると以下のようになります。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーやネットワーク内に、直接システムを構築する方法です。オンプレミス型の名刺管理ソフトの場合、名刺データは自社サーバー内に保存されます。オンプレミス型には以下のような特長があります。

• 多額の初期投資のほか、毎月の保守費用がかかる
• 企業内サーバでデータ管理を行うためセキュリティ面が堅牢（一方でシステムメンテナンスの手間がかかる）
• 自社の利用用途に合わせて開発やカスタマイズを行える

「独自のカスタマイズを行いたい」「個人情報をクラウドで扱うことに不安を感じる」「自社のセキュリティ要件が厳しい」といった大企業におすすめのサービス形態です。

費用面では、クラウド型は1利用者につき月額費用が発生することが多いのに対して、オンプレミス型の場合は買い切り型であるため、利用者が増えても費用が変動しにくいという強みがあります。なお、初期投資のほかにも、月額の保守費用がかかるのが一般的です。月額保守費用については製品によって違いがあるため、事前に製品情報を確認しましょう。

クラウド型

クラウド型の名刺管理ソフトは、外部のクラウドサービスやインターネットを介して、システムを運用します。多くは、提供会社のサーバー上でシステムが動いており、名刺のデータなども同じ会社のサーバーに保存されます。クラウド型には以下のような特徴があります。

• 自社でサーバーを用意する必要が無いため初期費用が安く抑えられる
•  セキュリティに関しても提供会社が対応するため安心して利用できる
•  システムの運用や保守などは提供する会社が行うため利用者はメンテナンスの必要はない

クラウド型は基本的にサーバーの設置は不要なため初期費用がほとんど発生せず、比較的導入を検討しやすいサービスです。また、名刺は個人情報であるため情報漏洩のリスクが常にありますが、こちらも提供会社が対応するため専門的な知識もさほど必要なく、安心して利用することができます。バックアップ体制やセキュリティ要件は製品ごとに異なります。この点も製品選びの重要なポイントです。

オンプレミス型名刺管理ソフトの2つのメリット

では、名刺管理ソフトの中でも、オンプレミス型を選ぶことのメリットを見ていきましょう。ポイントは以下2点です。

1. 高いカスタマイズ性
2. 強固なセキュリティ環境

1.高いカスタマイズ性

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、企業の特定のニーズに合わせて高度にカスタマイズできます。外部環境の制約を受けないためです。例えば、独自のワークフローやデータベース構造を持つ企業でも、オンプレミス環境ならば柔軟に対応可能です。

CRM、ERPなど、他システムのAPIの統合や、メタデータや業界特有のデータ項目を管理するためのカスタムフィールドの追加、特定の業務プロセスに合わせたユーザーインターフェースの調整など、細部にわたるカスタマイズが可能です。自社で取り扱いやすいように、柔軟に操作性・視認性をカスタムできます。

2.強固なセキュリティ環境

オンプレミス型の最大のメリットの一つは、セキュリティ管理が自社内で完結する点です。データが外部のクラウドサーバーに保存されることがないため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。さらに、企業独自のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件に完全に準拠したセキュリティ対策を講じることが可能です。

例えば、ファイアウォールの設定やアクセス制御、データ暗号化など、自社のIT部門が直接管理・監視することで、最高レベルのセキュリティを維持できます。これに伴い、オンプレミス型名刺管理ソフトは、特にセキュリティやカスタマイズ性を重視する企業にとって非常に有効な選択肢となります。業界の専門知識を活かし、最適な解決策を導き出せるでしょう。

おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフト

オンプレミス型の名刺管理ソフトには様々な機能や特長をもった製品があります。今回は特におすすめしたい製品を紹介していきます。オンプレミス型は構築環境により費用が変動しますが、目安となる初期費用と保守費用も掲載しています。ぜひ参考にしてみてください。

1. THE 名刺管理 On-premise
2. タントカードガリバー
3. 名刺えびす
4. SKYPCE

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.THE 名刺管理 On-premise

（出典：メディアドライブ　THE名刺管理On-remise）

メディアドライブ　THE名刺管理On-remiseは、オンプレミス型の名刺管理ソフトです。特徴は以下の通り。

1. 高精度認識によるスピーディなデータベース構築
2. 名刺情報を企業資産として一元管理・活用できる
3. 名刺データをセキュリティで守られた環境で安全に運用できる

1.高精度認識によるスピーディなデータベース構築

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」からボタン一つでサーバへのデータ転送が可能です。またオフィス内にある複合機またはスマホアプリからカメラ撮影して登録することも可能です。高性能なOCR機能で文字データ化されてデータベースに自動登録されます。また訂正サービス機能も提供されています。

2.名刺情報を企業資産として一元管理・活用できる

個人単位で管理していた名刺データを 「全社」「部」「課」レベルでの情報共有を実現し、顧客情報の有効活用が可能です。 さまざまな角度からのスピーディな検索に加え、指定した社名の名刺を持っているユーザーの一覧表示、メールリスト作成やDM発送など営業活動やマーケティング活動にも活用できます。

3.名刺データをセキュリティで守られた環境で安全に運用できる

Webサーバ（IIS）とDBサーバ（SQL）に分けて運用が可能なため、外部からの不正アクセスに対するセキュリティ強化が図れます。またクライアント端末には名刺データを一切残らないため、社外からスマートフォンでアクセスしたい時など、セキュリティを考慮した環境で安全に運用することができます。

2.タントカードガリバー

（出典：名刺管理システム　TantCard）

たんとカードガリバーは、オンプレミス型の名刺管理ソフトです。特徴は以下の通り。

1. 大量の名刺データを、安全に一元管理可能に
2. スキャナーでまとめてスキャン可能、簡単に名刺情報を登録
3. 専用のサーバーに名刺情報をアップロード、保守サポートも

1.大量の名刺データを、安全に一元管理可能に

タントカードガリバーは企業内の名刺情報を、セキュリティが保証されたサーバーで共有し一元管理可能するソフトです。閲覧自体は社内PCだけでなく、スマートフォンでどこでも確認可能なため業務の幅が広がります。文字認識技術によりスキャンするだけで簡単に名刺情報が登録できるため、日々の業務が楽になります。

2.スキャナーでまとめてスキャン可能、簡単に名刺情報を登録

複合機の場合はランダムに名刺を並べるだけで、自動的に文字認識し、名刺情報を正確かつ素早くデータ化します。名寄せ機能も搭載されているため、会社や名前の重複で現場を混乱することを防げます。ScanSnapを使用すれば更に効率よく名刺のスキャンが可能です。

3.専用のサーバーに名刺情報をアップロード、保守サポートも

取り込まれた名刺データは安全性の高い自社サーバーに保存され、流出の心配がありません。ブラウザを利用することでいつでも名刺情報の確認が可能です。導入のサポートだけでなく、有料で保守サポートを行うことも可能で、万一のトラブルにも迅速に対応できます。

3.名刺えびす（オンプレミス型）

（出典：名刺えびす　オンプレミス版）

名刺えびすは、クラウド版とオンプレミス版が用意されています。特徴は以下の通り。

1. スキャナやスマートフォンを使って簡単に登録可能
2. 全文検索機能で、必要なデータを簡単に見つけられる
3. 名刺以外の情報やドキュメントも併せて管理可能

1.スキャナやスマートフォンを使って簡単に登録可能

推奨スキャナやスマートフォンアプリを利用して、大量の名刺を表裏一括で登録することができます。名刺えびすに登録された名刺画像はOCR処理され、名刺情報として自動登録されるため、面倒な項目の入力は不要です。読取った結果の編集やメモ書き等の追記も、名刺画像を参照しながら簡単に行えます。

2.全文検索機能で、必要なデータを簡単に見つけられる

全文検索機能を使用すれば、登録されている名刺情報から、指定したキーワードを含む名刺を素早く見つけることが可能です。またカレンダーでの登録日検索や、社名や氏名などの登録情報で絞込み、画像一覧や情報一覧での表示や並び替えなどの検索も可能で、名刺検索に費やしていた時間を大幅に削減できます。

3.名刺以外の情報やドキュメントも併せて管理可能

詳細画面では名刺画像と共に登録された名刺情報や人物情報も併せて閲覧できます。また、名刺情報に画像やPDF、ワード文書などのドキュメントファイルを添付し管理することもできるため、簡易的な顧客管理システムやドキュメント管理システムとしても利用可能であるという特長があります。

4.SKYPCE（オンプレミス版）

（出典：名刺管理のSKYPCE）

名刺管理ソフト　SKYPCEはクラウド版とオンプレミス版が用意されています。特徴は以下の通り。

1. 高度なセキュリティ機能
2. 業務効率化を促進する多機能性
3. 柔軟なカスタマイズ性

1. 高度なセキュリティ機能

SKYPCEは、企業が保有するデータを安全に管理するための強固なセキュリティ機能を備えています。データの取り扱いにおいて、ファイルの持ち出しや不正な情報漏洩を防ぐために、システム全体でセキュリティ対策が強化されています。例えば、重要なデータの保存場所を限定し、アクセス権限を厳格に管理することで、権限外の利用を防止します。また、操作ログの記録や管理者向けの監査機能により、セキュリティポリシーの適用状況を容易に確認可能です。これにより、内部統制を強化しながら、外部からのリスクにも対応できる仕組みを提供します。

2. 業務効率化を促進する多機能性

SKYPCEは、日常業務の効率を大幅に向上させるための多機能なツール群を提供します。データ共有、ファイル管理、ドキュメントの作成・編集機能が統合されており、煩雑な業務フローを一元化することが可能です。特に、リアルタイムでのデータ共有機能は、従業員間のコミュニケーションを促進し、チーム間の連携をスムーズにします。また、複雑な作業手順を簡素化するためのテンプレートや自動化機能も充実しており、日常業務の生産性を向上させる設計が施されています。

3. 柔軟なカスタマイズ性

SKYPCEは、企業ごとの多様なニーズに応えるために、柔軟なカスタマイズ機能を備えています。企業の業務フローやポリシーに応じて、システムの設定やレイアウトを自由に調整可能です。例えば、利用者ごとに異なるアクセス権限を割り当てたり、業務に合わせた機能の追加・削除が可能です。さらに、既存のITシステムとの連携も容易に実現できるため、企業のIT環境に適応したシームレスな運用が可能です。このように、高いカスタマイズ性を持つSKYPCEは、企業の成長や変化に合わせて柔軟に対応できるシステムです。

オンプレミス型名刺管理ソフトの選び方ポイント

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、社内サーバーに設置するタイプのため、セキュリティやカスタマイズ性に優れています。しかし、選定時には動作環境や費用、操作性などを総合的に考慮する必要があります。以下では、選ぶ際の具体的なポイントを解説します。

• 動作環境
• 操作性
• セキュリティ
• 導入費用

それぞれ解説します。

動作環境

オンプレミス型のソフトは、導入する企業の既存システムとの互換性が重要です。まず、社内サーバーやネットワーク環境が名刺管理ソフトの動作要件を満たしているか確認する必要があります。対応するOSやデータベースの種類、推奨スペックなどを事前に確認し、既存環境でスムーズに動作するか検討しましょう。

また、社員が複数拠点やリモートで利用する場合には、VPNや社内クラウドとの連携が可能かどうかも確認することが重要です。動作環境を適切に整備することで、導入後のトラブルを防ぎ、安定した運用が可能になります。

操作性

名刺管理ソフトは、社員全員が日常的に利用するため、直感的で分かりやすい操作性が求められます。例えば、名刺のスキャンや登録が簡単に行える機能や、検索結果が迅速に表示されるインターフェースがあると、業務効率が向上します。

さらに、導入前にトライアル版やデモを試し、実際の操作感や使いやすさを確認することが推奨されます。特に、ITスキルにばらつきがある社員にも使いやすい設計かどうかを確認することが重要です。操作マニュアルの充実度やサポート体制も併せて検討すると良いでしょう。

セキュリティ

セキュリティの高さはオンプレミス型の名刺管理ソフトのメリットです。自社のサーバーにデータを保管するため、外部アクセスによるリスクを最小にできますが、製品によってセキュリティの要件は異なるため確認が必要です。セキュリティの基準や暗号化の仕組みについて、また最新のセキュリティを備えているかなどを見極めることが重要です。

導入費用

オンプレミス型は、クラウド型と比較して初期費用が高額になるケースが多いため、費用対効果を十分に検討することが重要です。初期費用には、ソフトウェアのライセンス費用やサーバーの導入コスト、初期設定費用などが含まれます。また、運用コストとして、サーバーメンテナンスや更新費用も発生するため、総合的なコストを見積もりましょう。

一方で、社内データの完全管理が可能である点はオンプレミス型の大きなメリットです。セキュリティの強化や機能カスタマイズが必要な場合には費用が妥当かを判断し、長期的な視点で選定することが大切です。

名刺管理ソフトを活用して営業活動を効率化しよう

本記事では買い切り型の名刺管理ソフトに注目してご紹介しました。名刺情報の一元管理が可能になることで、他の社員との連携強化や業務の効率化を図ることができます。商談の効率化や商談記録を残すこともできるため、更なるビジネスチャンスをつかめる場合もあるでしょう。

ただし、名刺管理ソフトの料金体系やサービス内容は各社それぞれ違いがあるため、様々な視点から名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。本記事でご紹介した名刺管理ソフトはユーザーから利便性や料金の妥当性、信頼性において定評があるものばかりです。導入の際にはぜひ参考にしていただき、ご検討ください。

その他の名刺管理ソフトについてもより詳しく知りたい方はこちらの比較記事をご参照ください。

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