この導入事例のポイント
- 契約書を印刷して製本し、送付して押印してもらうための時間と手間がかかっていた
- 企業目標である『100% 電子契約化』を推進するため、DocuSignを導入
- 紙類の保管場所が不要に、印刷・郵送代や印紙代もかからないので、コスト削減を達成
- 契約締結までの時間が短縮、法務部任せだった契約を営業部にも意識してもらえるように
- 書面と印鑑が中心の法務部門による契約管理のDX化が加速、セキュリティ強化も達成
この導入事例のポイント
- 全社で約600本の印鑑を利用している現状からの脱却と、業務の効率化＆DX化の推進
- 世界的シェアでセキュリティも万全なdocuSignを導入し、社内システムとも連携
- 導入後3ヶ月で200社の取引先が電子署名を利用、1件2,500円のコスト削減
- 電子化により契約にかかる時間を削減、業務をスピーディーかつ効率的に行えるように
この導入事例のポイント
- 法務部での電子署名の流れ＆他部署のDX化推進により、電子契約を推進するため
- 世界的に知名度の高く、社内の承認プロセスに適合させられるDocuSignを導入
- 最長2週間かかっていた社内の雇用契約に締結が、最短即日で完了するようになった
- 契約の手間や時間が軽減されただけではなく、印紙代を負担しなくて済むようになった
製品を導入することになった背景
ヤマハ株式会社は、音楽を通じて人々の心に豊かさをもたらすことを企業理念としています。同社は、中期経営計画「Make Waves 1.0」の一環として、顧客や社会とのつながりを強化し、価値創造力を高めることを目指しています。特に、法務部と情報システム部が連携して、電子署名の導入を検討していました。この動きは、コロナ禍が影響を与える前から始まっており、2020年9月にはグループ会社も含めて全社での展開がスタートしました。導入前に企業が抱えていた課題
ヤマハ株式会社は、多岐にわたるビジネスを展開しており、契約業務が多いため、効率化が求められていました。特に、海外のグループ企業との契約や、日本独自の「ハンコ文化」による契約手続きが課題でした。これに加え、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する部署も、全社規模での電子契約の導入を検討していました。導入前の課題に対する解決策
法務部と情報システム部は、具体的な契約に関する課題を洗い出し、解決策を検討しました。例えば、社内の承認プロセスに適合するかどうか、契約書のテンプレート作成やルール作りなど、多角的に取り組みました。このような取り組みは、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令された際にも、電子契約の全社規模での展開を加速する契機となりました。製品の導入により改善した業務
DocuSignの導入により、ヤマハ株式会社では契約にかかる時間が大幅に短縮されました。例えば、社内の雇用契約で、以前は1週間から2週間かかっていた締結期間が、その日のうちに完了するようになりました。また、取締役会議事録への押印を電子署名に変えたことで、取締役や関係者から高い評価が得られました。これにより、業務効率や利便性が大幅に向上しました。
この導入事例のポイント
- 頻繁に受講生との間で契約書が交わされており、事務手続きや処理が負担となっていた
- 受信者の役割が設定ができるDocuSignを導入、署名を確実にもらえるようにした
- 紙と郵送だった頃と比べるとミスが減り遅延も改善、契約締結までの期間が短縮された
- 直前の申込みでも契約手続きがスムーズに進むので、生徒がすぐ授業に参加できるように
製品を導入することになった背景
株式会社アルプロスは、短期集中の英語プログラムを提供する教育機関で、頻繁に生徒と契約を結ぶ必要がありました。契約プロセスは、書類の郵送や手書きによる申込書のやり取りに多くの時間とコストがかかり、また書き損じや計算ミスによる修正が負担となっていました。これらの課題を解決し、効率化を図るために、社長が中心となり、契約の電子化ソリューションのリサーチを開始しました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社アルプロスでは、生徒との契約が多く、それに伴う手続きやマニュアル作業の煩雑さが課題でした。特に、カーボン式コピーの申込書を使用し、郵送する必要があったため、時間とコストがかかる上、書き損じや計算ミスの修正が困難でした。また、契約の電子化に対する現場からの要望も高まっていました。導入前の課題に対する解決策
これらの課題を解決するため、株式会社アルプロスはドキュサインの電子署名を導入しました。電子署名の導入にあたり、未成年の生徒に対する保護者の同意取得や、電子契約の運用方法など、様々な疑問や課題がありましたが、ドキュサインからの丁寧なサポートにより、これらを一つずつクリアにしていきました。製品の導入により改善した業務
ドキュサインの導入により、契約プロセスの効率化とコスト削減が実現されました。紙と郵送を使用していた頃に比べ、ミスが減少し、契約締結までの期間が短縮されました。また、署名依頼のメール開封状況などがリアルタイムで確認でき、トラブルの早期発見が可能になりました。これにより、ほぼ100%に近い電子契約の利用率を達成し、業務の大幅な改善を果たしました。
この導入事例のポイント
- レンタル手続きが煩雑＆非効率的で、利用者とのやりとりに時間と手間を取られていた
- 他のクラウドサービスと連帯可能・セキュリティ対策も万全なDocuSignを導入
- 年間で処理する契約量を2倍に増やすことに成功、未締結・未請求の案件がなくなった
- 優先度が高い業務に必要な人員を割り当て、かつ無駄な2人分の人件費もカットできた
製品を導入することになった背景
テキサス大学オースティン校（以下、UT Austin）は、オースティン市内に広がる大規模な教育機関であり、51,000人以上の学生と18の学部、大学院、病院を有しています。このような規模の大学を効率よく運営するためには、デジタルトランスフォーメーション（DX）が不可欠でした。そこで、UT Austinはドキュサインとのパートナーシップを結び、各部門でのニーズに応じて製品を導入する方針を採りました。導入前に企業が抱えていた課題
UT Austinは多くの部門と施設を持っており、それぞれに独自の業務フローと課題が存在していました。例えば、イベント会場のレンタルプロセスは煩雑で、必要な書類が未記入や返送されない場合が多く、効率的な運営が難しかったです。また、青少年保護プログラムでは、多数の書類を手作業で管理する必要があり、その作業量は膨大でした。導入前の課題に対する解決策
UT Austinは、各部門の課題に対応するために、ドキュサインの製品群を導入することにしました。具体的には、イベント会場のレンタルプロセスを効率化するためにDocuSign Paymentsを、青少年保護プログラムでの書類管理を効率化するために電子署名を導入するなど、各部門のニーズに合わせた製品を選定しました。製品の導入により改善した業務
製品の導入によって、UT Austinは業務効率と生産性が大幅に向上しました。イベント会場のレンタル契約の量は年間で2倍に増加し、手作業が削減されたことで、他の優先度の高い業務に人員を割り当てることができるようになりました。青少年保護プログラムでは、48,000枚もの紙を削減できたことで、持続可能な運営が可能となりました。全体として、UT Austinは年間10%の収益増を達成しています。
この導入事例のポイント
- 13,000を超える製品の開発と流通のプロセスが業務を遅らせる原因となっていた
- 高セキュリティ・高可用性を備えたドキュサインの電子署名によりフォーム入力を自動化
- 必要なステップを36から6まで減らすことができ、必要な工数を83%削減した
- コストを48％削減することに成功、効果として440万ドルのROIをもたらした
製品を導入することになった背景
ボストン・サイエンティフィックは、医療機器の製造だけでなく、人々の生活に影響を与えるツールを提供しています。しかし、同社は13,000を超える製品の設計、製造、流通をマニュアルで管理していたため、業務が遅延していました。このような状況を改善するために、新たなソリューションが求められていました。導入前に企業が抱えていた課題
ボストン・サイエンティフィックは、多種多様なフォームに多くの関係者の署名が必要であり、そのプロセスが業務を遅らせていました。また、フォームは散在しており、どこに何があるのかを探すのが困難でした。これにより、製品が市場に出るまでの時間が長引いていました。導入前の課題に対する解決策
同社は、FDA 21 CFR Part 11に準拠したソリューションを求めていました。この要件を満たすソリューションとして、ドキュサインの21 CFR Part 11 モジュールが選ばれました。このモジュールは、電子記録の真正性、完全性、機密性を保証する機能を備えています。製品の導入により改善した業務
ドキュサインの導入により、ボストン・サイエンティフィックはフォームの入力を自動化し、流通プロセスを効率化することができました。具体的には、必要なステップを36から6まで減らし、83％の改善率を達成しました。また、流通や製品管理に関わるコストを48％削減することに成功しました。
この導入事例のポイント
- 自社サービスのRPAがカバーしきれない紙業務をデジタル化し、自動化を実現するため
- ドキュサインと自社製品「BizRobo!」と連携させ、非生産的な業務を削減した
- 作業の自動化により、サービス提供までの期間を5営業日から最短1日まで短縮できた
- 1週間くらいかかっていた検収書発行・送信作業の工程を1/5程度まで削減できた
- 打ち間違いなどのエラーが減り、回収率も上がり、追跡できることで監査対策にもなった
製品を導入することになった背景
RPAテクノロジーズ株式会社は、業務プロセスの自動化を目的としたRPA（ロボテック・プロセス・オートメーション）ソリューション「BizRobo!」を提供しています。同社は、業務効率化と生産性向上を目指し、デジタルレイバーと協業できる環境を構築することをミッションとしています。この背景から、さらなる業務効率化を目指して、ドキュサインの電子署名ソリューションを導入することになりました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前、RPAテクノロジーズ株式会社は申込書や検収書の発行など、紙ベースの業務が多く存在していました。特に申込書は、Excelで作成後、印刷して郵送し、お客様から押印されたものを受け取るという手間がかかる流れでした。このような手続きは、業務効率の低下とエラーの可能性を高めていました。導入前の課題に対する解決策
同社は、紙ベースの業務をデジタル化し、業務プロセスをさらに効率化するために、ドキュサインの電子署名ソリューションを導入することを決定しました。これにより、申込書や検収書など、紙が必要だった業務もデジタル化が可能となり、真の業務自動化が実現しました。製品の導入により改善した業務
ドキュサインの導入により、申込書の発行からアカウントの発行までの流れが大幅に効率化されました。具体的には、申込書のデータが自動でKintoneに保存され、ドキュサインに転送されるようになりました。これにより、手作業でのデータ入力が不要となり、エラーも削減されました。また、検収書の発行・送信にかかる時間も大幅に短縮され、業務効率が向上しました。
この導入事例のポイント
- 手作業・紙ベースのため無駄な業務が発生、人為的なミスにより締結が困難になることも
- リースや人事などさまざまな契約に対応・利用できるDocuSignを導入
- 雇用手続きを合理化し、優秀な人材を集めてフランチャイズ店舗を拡大することに成功
- ビジネスのシームレスな運営により生産性UP、従業員の自信がつき効率的に働けるように
- 90％のペーパーレス化が実現し、契約締結は最短で2時間以内に短縮された
製品を導入することになった背景
グズマン・イー・ゴメズ（Guzman y Gomez / GYG）は、オーストラリア発のカジュアルダイニングチェーンで、シンガポールを含む海外で多数の店舗を展開しています。特にシンガポールでは急速な拡大を遂げており、そのために多くのリース契約や雇用契約の締結が必要とされました。このような状況下で、同社は業務の効率化と契約プロセスのスムーズ化を目指し、ドキュサインの電子署名を導入することとなりました。導入前に企業が抱えていた課題
GYGシンガポールは、急成長に伴い多くの契約を締結する必要がありましたが、紙ベースの契約プロセスでは効率が悪く、人為的なミスや内容の急な変更によって契約が遅れることもありました。また、紙の書類の管理が煩雑で、修正や再確認が必要な場合には多くの手間と時間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
GYGは、業務のデジタル化を進めるために、既存のツールと連携しながら新しいテクノロジーを探していました。その中で、ドキュサインがウェブベースであり、導入トレーニングが最小限で済むという点が評価され、採用されることとなりました。製品の導入により改善した業務
ドキュサインの導入によって、GYGシンガポールは新しいスタッフの雇用手続きを効率化し、必要な書類も簡単に共有できるようになりました。これにより、競合を寄せ付けないスピードで店舗を拡大することが可能となり、優秀な人材も確保できるようになりました。また、紙ベースでの契約に比べて、電子契約は修正や再確認が容易であり、業務効率が大幅に向上しました。
この導入事例のポイント
- 月に何回も発生する検収書の電子化と、ミスによる作業工数の削減を目的として
- セキュリティの高さとSalesforceへのスムーズな連携が決め手となり、DocuSignを導入
- 一ヶ月に発生する検収書の90%以上の電子化に成功し、業務コストが削減された
- 検収書の改ざん防止ができ、コンプライアンスとガバナンスを強化することができた
- 早くても1週間かかっていた契約の締結が数十秒・数分で終わり、ミスの削減も達成した
