議事録自動作成ツールが秘める可能性　会議データを分析し、「会議を機会に変える」

AIを活用した様々なツールやソリューションが、連日話題になっている。中でも、我々の仕事を確実に効率化してくれそうなのが、AIによる議事録自動作成ツールだ。実際に人が会議室などに集まって行うリアル会議からオンラインで行うリモート会議まで、AIが出席者の発言をテキスト化し、議事録にまとめてくれる。だが、tl;dvのAIミーティングアシスタントが提供するメリットは、それだけにとどまらない。会議中の発言から重要なポイントを抽出したり、会議内容を短い動画クリップに編集してくれるなど、会議の内容を効率的に業務に活用できるよう支援してくれるのだ。さらに面接官や営業パーソンの言動など、動画を分析することもできるので、活用の範囲が大きく拡がっている。同社の日本でのビジネスを統括する溝口宗太郎氏に聞いた。

AIが自動で議事録を作成　会議データの分析も容易にこなす

tl;dvはドイツ発祥のサービスだ。日本でのサービスを本格的に展開するために、最初のカントリーマネージャーに就任したのが溝口宗太郎氏だ。溝口氏は、tl;dvの特徴を次のように紹介する。「ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetといった主要なオンライン会議システムに対応し、これらで行った会議の録画データから文字起こしをして、議事録に要約します。その際、あらかじめ職種別あるいは目的別に様々なテンプレートが用意されているので、より目的に沿った議事録を作成します。さらに、ユーザーがテンプレートをカスタマイズできるので、自社のビジネススタイルに合わせて必要な情報を、よりまとめやすくしてくれます」

現在、日本においても、多くの企業がオンライン会議システムを活用しているが、課題もある。「例えば、社内であれば既定のオンライン会議システムを1つに決めることができます。しかし、社外の人と会議を共有する場合は、相手が使っているシステムに合わせなければならないこともあるでしょう。その際、社内で使っていないシステムで録画されたデータは先方で管理されるため、提供してもらう必要があります。また、同じシステムを使っている場合でも、先方がオンライン会議を主催した場合は、後からデータを提供してもらうことになります」と溝口氏は説明する。こうした場合でも、tl;dvであれば全ての会議の記録を自社で一括管理できるという。

また、他社のAIミーティングアシスタントとの差別化として、溝口氏は複数の会議の記録から、欲しい情報をAIの力を借りて簡単に抽出できるAIジェネレーターを紹介する。「例えば、過去1週間のお客様との商談などを記録した録画データの中から、喫緊に対応しなければならないアクションを選出して欲しいとAIに指示すれば、すぐに文字起こしされたデータから検出してくれます」と例を示した。

また、他社にないtl;dvの独自機能である「AI コーチングハブ」について説明する。AIコーチングハブは、会議を分析し、個人やチームパフォーマンス、コミュニケーションスキル、会議効率性を高めることを目的にした機能だ。「例えば、定例会議のなかで、誰がどれくらい発言しているのかを分析したり、1時間あたりに誰が何回くらい質問をしたのかなどを抽出してくれます。さらに、個々の会話の発言時間や会話のスピードなども計測してくれるので、話が単純明快で分かりやすいかどうかなどの評価にも生かせます。会議そのものの質を分析することもできるので、会議の生産性を上げるのに役立ちます」（溝口氏）

こうした分析機能があることで、tl;dvは通常の議事録自動作成ツールを超えた役割を持つようになると説明する。例えば取引先との商談においても、いつも成果を出している社員もいれば、なかなか成果を出せない社員もいる。それらの社員の商談の進め方はどこが違っているのかを、tl;dvを使って分析できるというのだ。その効果について、溝口氏は説明する。「例えば、ベテランのAさんは、商談を進めていく中で必ず先方に確かめている項目があるのですが、新人のBさんはそれができていなかったという違いも、tl;dvの分析機能を使って導き出せます。また、商談だけでなく、人事担当の面接官のスキルを分析するなど、オンライン会議システムを利用した様々な業務を分析することで、個人や組織のスキル強化にもつなげることができるのです」

Slackなどと連携し、社内コミュニケーションを活性化

溝口氏はtl;dvの活用事例として、様々なSaaSとの連携機能について紹介する。tl;dvはAPIを開放しているプランもあるので、tl;dvの録画データや文字起こしデータ、議事録を他のシステムやサービスに渡すことができるのだ。逆に、他のサービスの録画データや音声データを、tl;dv側で分析をさせることもできるという。

ここで溝口氏は、現在ユーザーから特に評価をもらっているという、連携機能のユースケースを紹介した。「これまでのオンライン会議では、例えば営業の方が商談をする際、お客様と会話をしながら自分で内容を書き留め、終了すると清書して、SalesforceやHubSpotなどのCRM（顧客関係管理）ツールまたはSFA（営業支援）ツールの商談メモに手入力していました。このプロセスが、負担になっていると思います。そこで、tl;dvをそれらのツールと連携させることで、会議後に自動生成された議事録が会議終了後に、自動的に商談メモに転載されます。」

もう一つ、溝口氏がtl;dvの有効な活用事例として紹介したのが、AIジェネレーターを活用した定期レポートだ。この機能は、どういうシーンにおいて役立つのだろうか。「通常、定例会議は各部門単位で行われていると思いますが、例えば営業チームの会議の中で、この調査はすぐにマーケティングチームにやってもらった方がいいよね、といった会話も出てくるでしょう。しかし、営業チームの会議の議事録をマーケティングチームが見ることはないと思います。そんな時に、営業チームの会議を対象に、AIジェネレーターでマーケティングチームのアクションアイテムを抽出してもらい、毎週会議後にToDoリストとしてマーケティングチームに送るように設定できます。このように同期コミュニケーションである会議を非同期に活用することで、会議に必ずしも参加しなくても、異なる部門間や全社のコミュニケーションを加速させることになります」（溝口氏）

会議データを分析して「会議を機会に変える」

オンライン会議システムが普及しても、その内容を映像や音声で記録するだけでは意味がない。また、単に遠隔から人が集まるコストや時間の無駄を省いてくれる、業務効率化のメリットだけでオンライン会議を推進するのではなく、DXを活用した売上げ向上にも貢献できるツールにするべきだ。

tl;dvならば、オンラインだけでなくリアル会議に関しても、録音データを読み込めば同じように使える。「例えばハイブリッド会議で、オンラインで参加する人と会議室に集まった人とで会議を行う場合でも、ICレコーダーやスマートフォンなどで会議そのものを録音して、録音データをtl;dvにアップロードするだけで、tl;dvが話者を分離して文字起こしをして議事録を作成してくれます」と、溝口氏はその活用範囲の広さも強調する。

ユーザーから好評なのは、録画データの絞り込み機能である。過去の膨大な会議の記録の中から、自身が招待されていたか否か、社内会議か社外との会議か、特定のドメイン、特定のメールアドレス、会議実施時期、会議のタイトルで細かく絞り込みができるため、過去の事例を瞬時に引っ張り出すことができる。また、サービスを利用し続ける限り、過去の全てのデータが保存されているので、ナレッジとしてもデータが溜まっていく。これまで終わったら捨てられていたWeb会議やWebでの商談データが、会社の財産として活用可能となるのだ。

今後について溝口氏は展望を語った。「日本には、まだ上陸して間もないステージですので、成長する余地がたくさんあると思っています。こう使わなければいけないという決められた型もないので、お客様と一緒に、お客様の課題解決をするための効果的な使い方を見出していきたいと思います。tl;dvは議事録作成ツールにとどまらず、過去の会議から今まで気づかなかったインサイトを導きだしたり、スキルやノウハウの承継による個人力、組織力強化に役立てることができます。会議という、これまで手が付けられてこなかった最後のコミュニケーションのブラックボックスを開放することで、日本のお客様の可能性を引き出すご支援をしてまいる所存です。」

tl;dv

tl;dv.io｜AI Notetaker for Zoom, Microsoft Teams & Google Meet
https://tldv.io/ja/