スムーズなオンライン会議がコミュニケーションの質を向上する　ワンストップでWeb会議システムの導入を支援

コロナ禍で注目されることになったWeb会議システム。離れた場所にいる相手との会議や商談を手軽に行うことができるため、今では広く普及している。Web会議では、離れているからこそ、コミュニケーションの質が大切になってくる。それを左右するのが、Web会議システム自体の質だ。プリンストンは、世界中の優れたシステムや機材をオーダーメイドのように組み合わせて提案し、ワンストップで導入を支援している。同社の松下和弘氏に聞いた。

システムをオンにするだけで会議開始　パソコン不要のWeb会議システムとは？

現在プリンストンが提供しているWeb会議システムは、広く普及しているZoomやTeamsなどが組み込まれているため、複雑なネットワーク環境を構築する必要がない。パソコンを使ったWeb会議と比較して、プリンストンのシステムを使うメリットはどこにあるのか。プリンストン 執行役員 ICTビジネス事業本部 営業2部 部長の松下和弘氏は、こう説明する。「一見すると、カメラとマイク、スピーカーが一体化した機器とディスプレイが接続されただけのように見えますが、本体にWeb会議システムが組み込まれているので、これだけでオンライン会議が可能になります」

通常、Web会議システムの場合は会議室に集まった複数のメンバーがそれぞれパソコンを用意し、その中の1台がホストとなってバーチャルの会議室を立ち上げる必要がある。すなわち、会議に参加するメンバーは、必ず自分のパソコンを通して会議に参加することになる。一方、プリンストンが提供するシステムは複数のメンバーが集まる会議室に置かれ、大きなディスププレイを見ながら他の拠点の会議室に集まったメンバーとオンライン会議を行う。その際、カメラやマイク、スピーカーはシステムのものを共有するため、会議に参加するメンバーは自分のパソコンをWeb会議システムに接続する必要がないのだ。

「普段自分が使っているパソコンは、資料を見ることだけに使えるようになります。全員で共有する資料は別途用意したパソコンに入れておけるので、Web会議でありがちな資料を切り替えるたびに個人のパソコンの画面が共有されるようなこともなくなります」と利便性を強調する。特に、他社と行うオンライン会議であれば、そこで起こる情報漏洩も防げるので「セキュリティ面からも大きなメリットがあります」と松下氏は語る。

また、パソコンの小さな画面ではなく大型ディスプレイに複数の画面を表示するので、資料と先方の発言者を同時に見ながら会議ができ、より臨場感が増す。その際も、「カメラが自動的に発言者にフォーカスしてくれるので、人手を掛けずに効率的に進行できます」と、松下氏は使い勝手の良さを紹介する。

宿泊施設や自治体窓口にも導入　思いもよらなかった活用方法も

松下氏によると、社内に設置するWeb会議システムの需要は、コロナ禍では下がっていたという。なぜなら、企業が社員の出社を控えさせたことで、オフィスの縮小が始まったからだ。それに伴い、Web会議システムを設置するための会議室も減ってしまった。ところが、ここ2年の間に出社比率が戻ってきて、今度は縮小したオフィスでは手狭になってしまい、移転が目立つようになった。その際には、大きな会議室を減らして小さな会議室を増やし、コロナ禍によって当たり前に利用されるようになった、オンラインでの会議や打ち合わせができる環境を積極的に作るようになる。これによって、「社内に設置するためのWeb会議システムの引き合いが増えてきた」と松下氏は説明する。

導入の相談を受ける企業としては中小・中堅企業が多いが、業種については特に偏りはないという。その一方で、「それぞれの企業の業務や形態に合わせて、Web会議システムの活用の仕方や運用方法なども異なっています。それに合わせて、こちらもいろいろと提案していくスタイルに変わってきました」と、ビジネスが変化してきたことを説明した。例えば、スーパーなど小売店舗のバックヤードに設置して、当日の特売情報などを朝礼として伝達するような使い方や、自治体の窓口に設置して手続き業務を案内するような事例もある。

最近では民泊施設に設置し、インバウンド対応の接客で活用したいという相談もあったという。さまざまな国の言語に対応できように複数の翻訳者とつなぎ、外国人旅行者が施設を利用する際に宿主の代わりにコミュニケーションを取ってもらう。その際も、パソコンを施設に設置したままだとセキュリティが心配だ。そうした理由からも、「専用機の利用が求められている」と松下氏は説明する。

こうしたさまざまな相談に対して、松下氏は「我々も想像していないような相談があった場合、どうすればその要望に応えられるのかを色々と検討して提案させていただきます。その際には、どういう課題があるのか、どのような場所に設置したいのかなどについてしっかりとヒアリングした上で、現場に合わせた機種を選定し、運用方法まで提案させていただきます」と説明する。さらに、必要に応じて外部のAV機器メーカーなどの製品とも組み合わせてソリューションを提案することもあり、導入が決まった場合は設置作業も請け負う。そして、アフターサポートの保守も用意し、ワンストップで全ての課題が解決できるソリューション提供を可能にすることが、同社の一番の強みであると松下氏は語る。

コミュニケーションの質を進化させる最新のWeb会議システム

プリンストンが会議システムの取り扱いを始めたのは､1990年代後半からだ。その後、こうしたシステムを必要とする企業に一通り製品を行き渡った際には、それらの企業が新たなシステムを必要とすることはないかもしれないと松下氏は感じたという。ところが、テクノロジーの進化によって、Web会議システムの使い方もいろいろと変化してきた。例えば、ディスプレイがブラウン管から液晶に変わったことで映り方も変わったし、長時間電源を入れておいても消費電力が少なく、画面の焼き付きもなくなったことから設置できる場所が広がった。

また、AIの活用も、オンライン会議をより効率化してくれる。例えば、最近はガラス張りの会議室も増えているが、そうした場所でオンライン会議を行う際、従来の製品ではガラスの外にいる人も会議の参加者としてカメラが認識することがあった。それが、最新のAIを活用することによって、会議室の中にいる人だけを対象にカメラが追いかけるようになった。音声についても、窓の外を通る電車や車、工事の音からエアコンの音まで、余計な騒音をAIが検知してカットし、人の声だけをはっきり伝えてくれる。「最新の技術によって提供される上質なコミュニケーションは、遠隔地であることを感じさせません。常に進化する技術を我々が紹介することによって、お客様のコミュニケーションの質も進化させていただきたいと考えています」（松下氏）

今後のコミュニケーションソリューションの展開として、音声を扱う電話機に力を入れ始めたと松下氏は説明する。Web会議システムを利用して、電話機能をクラウド上からつなげるというのだ。「数年前からサービスが提供されているZoom PhoneやTeams Phoneが、最近になってようやく注目を浴び始めています。これらのシステムはパソコンやスマートフォンなどからも使えるなど、その使い勝手やコストパフォーマンスの良さが気づかれてきたので、今後はそれに合わせた電話機の提供にも力を入れいてきたいと考えています」と、松下氏は説明する。まさに、プリンストンはオンライン会議にとどまらず、トータルでの企業コミュニケーションをワンストップで支援する企業であると言えそうだ。

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