調達管理とは｜課題解決に役立つポイントも解説

「調達管理とは何をするのか」「効果的に調達管理を行うためにはどのようにすればよいか」と悩む企業の担当者も多いでしょう。

調達管理はプロジェクトにまつわる物資や人材、費用を調達し、管理する仕事です。関係部署との調整や仕入れ先との交渉など、業務内容は多岐にわたります。調達管理を効果的に実施すれば、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう。

本記事では、調達管理の概要や仕事内容をはじめ、業務遂行に必要なスキルや発生しやすい課題について解説します。おすすめの調達管理システムも紹介するので、調達管理の業務を整備して生産効率を向上させたい方は、ぜひ参考にしてください。

調達管理とは

調達管理とは、生産や開発などに用いる資材・人材の確保のほか、仕入れにかかる費用や納期を管理する仕事です。自社のプロジェクトを成功させるために、適切なタイミングで資源を投入したり、コストを予算内に収めたりすることが欠かせません。

たとえば、同じ材料でも仕入れ先によって価格や品質、納期が異なるでしょう。調達管理を最適化すれば、プロジェクトの納期にあわせて仕入れ先の選定や個数を管理し、コストの削減や安定的な資源の投入が可能となります。

調達管理は、プロジェクトがスムーズに進めるために最適な仕入れ先や各関係者との調整を行う重要な存在なのです。

調達管理の仕事は、事前の調達計画の策定や仕入れ先の選定など、手順を踏んで行います。調達管理の仕事内容は、以下の５つステップがあります。

・調達計画の策定
・仕入れ先の選定と交渉
・関係部署との調整
・調達状況の管理
・契約履行の検収

順番に説明していきます。

1.調達計画の策定

まず、プロジェクトの進行において「どの工程でどの材料が必要か」「どのように資源を管理するか」などを検討し、調達品目を洗い出します。調達計画の策定には、関係部署からの意見や要望を聞くことも欠かせません。

また、自社で人材や材料などの資源を内製・外注するかの検討も必要です。外注で確保する場合は、事前にサプライヤーのリソース状況やコストなどの情報を収集し、仕入れ方法・利用期間などを計画しましょう。

1つのサプライヤーのみに発注すると、必要なタイミングで資源の調達が困難になる恐れがあります。プロジェクトの失敗を回避するためにも、複数のサプライヤーを比較・検討し、安定的な調達ができるよう仕入れ先を確保することが重要です。

2.仕入れ先の選定と交渉

策定した調達計画に沿って、複数のサプライヤーに対して相見積やコンペ形式で仕入れ先を選定します。納期や価格が妥当かどうかを判断し、交渉のうえ合意契約を結びましょう。

サプライヤーからの価格提案に対して適切な値段で仕入れるために、調達管理の担当者が市場価格や原価などを把握することが重要です。サプライヤーの提示が妥当でない場合は調整します。

ただし、あまりにも低価格や短納期など、サプライヤーに無理な要求をしないよう注意しましょう。安さを追求したあまり品質が条件に満たなければ、生産や開発に投入できず無駄になりかねません。

サプライヤーのパフォーマンスを加味しつつ、双方にとって不利益のないよう調達先を選定し契約しましょう。

3.関係部署との調整

製造や開発部門と連携し、必要な資源の数量や納期を擦り合わせたり、計画通り資材が利用されるよう調整したりすることも調達管理の仕事です。

調達管理が各部署の要望をヒアリングし、サプライヤーのリソースを確認します。なかには複雑な要望を受ける場合もあるため、正確に内容を把握したうえでサプライヤーと調整し発注しましょう。

納品された資源は関係部署に引き渡すほか、定位置に設置します。また、資源が不足しプロジェクトのスケジュールに影響しないよう、定期的に在庫状況をチェックしましょう。

4.調達状況の管理

調達管理は仕入れが滞っていないか、資材を必要とする現場のスケジュールに変更はないかなど、調達状況を管理します。納品の遅延や、現場のスケジュールが前倒しになり納品時期が間に合わないなどの不足の事態が発生すると、プロジェクトの失敗を招きかねません。

また、「納品されないと思ったら発注が漏れていた」といったミスを防ぐことも大切です。長期や不定期での発注に限らず、短納期や定期的に発注する資源も、発注状況の可視化やサプライヤーにこまめに連絡するなど、状況を把握しましょう。

5.契約履行の検収

納品物の数量や品質を検収するのも調達管理の仕事です。物質の納品でない場合は、仕様や条件を満たしているかどうかを確認します。

特殊な成果物を検収する場合は専門的な視点や知識が必要です。調達管理が必要な知識を備えていれば検収できますが、より正確に検品するために担当部署に確認を依頼するとよいでしょう。

検収の結果、不備を発見した際は、サプライヤーと調整し調達をやり直します。調達のやり直しはプロジェクトの進行に多大な影響を及ぼすため、事前にサプライヤーや関係部署との綿密な打ち合わせが重要です。

調達管理・購買管理・生産管理の違い

調達管理に似た言葉に「購買管理」と「生産管理」があります。調達管理との違いはそれぞれ以下の通りです。

購買管理

・調達行為の一部であり、主に物品の購入を行う
・必要な資材を外注で入手する
・購買計画に沿って適切な品質や納期などを設定し、必要なタイミングにあわせて購入する

調達管理

・生産に関わる「人・物・金」の効率的な調達を行う
・外注だけでなく内製での調達も含む
・製品の生産工程やスケジュール、現場が求める品質などを把握し、資源の調達や管理を通じてプロジェクト全体をスムーズに進行させる

生産管理

・需要予測を基に生産計画を立案し、生産する品種や時期、数量などを決定する
・製品の生産工程やスケジュール、品質管理など、製造全体に関わる管理を行う

購買管理は狭義の調達管理と言えますが、企業によっては同じ意味として捉え、部署を設置している場合があります。また、調達管理は生産管理が設定した計画に基づき資源の調達を行うため、生産ステップの一部である点を押さえておきましょう。

調達管理に必要なスキル

調達管理を行ううえで、関係部署や仕入れ先とのコミュニケーション力・交渉力といったスキルが欠かせません。ここでは、調達管理に求められるスキルを解説します。

1.コミュニケーション力

調達管理は幅広い年代や立場の人と調整を行うため、コミュニケーション力が必要です。

調達管理は関係部門の必要な資材をヒアリングしたり、調達するタイミングの連携を図ったりとコミュニケーションを取る機会が多いでしょう。適切なやり取りができない場合、連絡の行き違いや必要事項の確認漏れなどが起こりかねません。

また、仕入れ先との信頼関係の構築にもコミュニケーション力が求められます。コミュニケーションの質はプロジェクトの成否にも関わることを把握し、必要に応じて対人スキルを身につけましょう。

2.交渉力

調達管理に交渉力は欠かせません。仕入れ先を選定する際、調達計画に基づき納期や価格の交渉を行います。資源の品質を確保したうえでコスト削減を目指すためには、仕入れ先との関係を構築しつつ自社の意向を主張することが重要です。

また、材料の値上げや上層部からのコスト見直し要請など、イレギュラーが発生することもあるでしょう。その際、市場価格や今後の関係などを考慮しつつ、サプライヤーとの価格交渉が必要です。

交渉力が身についていないまま交渉すれば、相手の要求を鵜呑みにし、自社の利益を侵害しかねません。相手をよく観察しニーズを捉え、双方にとって有益な取り引きとなるよう交渉力を上げましょう。

3.情報収集・分析力

調達管理は正確な情報を収集する能力や、的確に分析する能力も求められます。資材の種類が膨大な場合、自社に最も合った仕入れ先を選ぶことが欠かせません。入念に情報収集を行ったうえで仕入れ先を選べば、納期や品質、価格のミスマッチを防ぎやすいでしょう。

また、調達計画の立案には市場動向の分析も重要です。市場の動きを先読みした結果、仕入れ価格の高騰や供給量の減少といったリスクを回避できるでしょう。

プロジェクトを成功させるためにも、情報収集とデータ分析を適切に行い、戦略を立てて調達を行いましょう。

調達管理の課題とポイント

調達管理を行うなかで「業務が煩雑化し担当者の負担が増えやすい」「ノウハウが共有されず属人化しやすい」などの課題が起こり得ます。ここでは、調達管理で考えられる課題を解説します。自社でも課題が発生する可能性を加味し、解決に向けて早期に取り組むことが重要です。

・業務が煩雑化しやすい
・属人化しやすい
・各部門の動向を把握しにくい

1.業務が煩雑化しやすい

調達管理の課題として、見積書の発行や調達状況の管理といった定型業務が煩雑化・複雑化しやすい点が挙げられます。調達管理の業務は、定型的な書類作成から関係部署との調整、サプライヤーとの交渉まで多岐にわたります。

特に、大きなプロジェクトに取り組む場合、品種や交渉・情報収集の範囲が広がり担当者の手間や負担が増えるでしょう。

業務の煩雑化を防ぐために、定型的な業務フローを見直し、効率化できる部分を洗い出すのがおすすめです。また、システムを導入し業務の無駄を省けば、調整や交渉などのより重要な業務にリソースを投入できるでしょう。

2.属人化しやすい

業務のノウハウが個人に蓄積され、属人化しやすい点も調達管理の課題です。資源の管理やデータ分析の方法などを統一しておらず、個人の経験に依存してしまうケースがあります。また、書類や資源の管理方法が一人ひとり異なり、業務が円滑に進まない場合もあるでしょう。

知見や経験を共有していない場合、担当者の部署異動や退職により、調達業務が滞る可能性があります。情報を一元管理するほか、マニュアルの作成や定期的な研修などを行い、チームでノウハウを共有することが大切です。

3.各部門の動向を把握しにくい

調達フローが整理されていないケースや複数の部署が関わる場合、各部門の動きが把握できない可能性があります。調達フローが視覚化されていないと、どの時点でどのような部署との連携が必要なのかがわからないでしょう。

また、各部門のスケジュール管理方法が統一されておらず、動向が不明瞭な場合、資源の投入時期や必要な数量などの調整がしづらくなります。結果的に、プロジェクトの遅延や失敗につながりかねません。

スムーズにプロジェクトを進行させるために、調達フローを洗い出し一覧化するのがおすすめです。社内で統一した様式でのスケジュール管理や一元管理も検討し、動向の把握が容易になるよう工夫しましょう。

調達管理の効果を最大化する方法

調達管理はフローの可視化や定型業務の見直し・改善により、プロジェクトのスムーズな進行や担当者の負担を軽減させることが可能です。ここでは、調達管理を効果的に遂行するための方法を解説します。

・調達業務フローを可視化する
・定型業務の実行方法を統一する
・調達管理システムを導入する

1.調達業務のフローを可視化する

調達業務のフローを可視化すれば、プロジェクトが現在どの段階なのか、次に何をすればよいかが明確になります。

大きなプロジェクトの場合は関係部署や取引先が多くなったり、資源の品種が多岐にわたったりする場合、調達の流れが分かりにくくなりがちです。調達管理を効果的に運用するには、どの場面でどの部署との連携が必要なのか、資源投入のタイミングを明確にしたうえで調達を行うことが欠かせません。

また、調達フローを視覚化しておけば、業務がスムーズに進まない際の責任の所在が明確になります。改善箇所も把握しやすいため、調達フローを事前に設定したうえで業務を行うことが大切です。

2.定型業務の実行方法を統一する

調達管理で行う取引先への発注方法や提出書類など、定型的な業務はできる限り統一化を図りましょう。取引先によってメール・FAXなどの発注方法や、書面の様式が異なる場合、手間が発生し対応に時間がかかります。

まずは、定型的な業務を洗い出し、チーム全体だけでなく担当者ごとに抱える問題や課題を把握しましょう。そのうえで、統一的に運用できるよう改善します。属人化しているノウハウを共有し、手法の擦り合わせを行うことも有効です。

定型業務の取り扱いを統一すれば、手間を省け業務の効率化につながるほか、誤発注や発注漏れを低減できるでしょう。

3.調達管理システムを導入する

調達管理システムを導入すれば、調達業務の効率化につながります。

たとえば、Excelを用いて調達物品を管理している場合、過去のデータが消えているといったアクシデントが発生しやすいでしょう。手作業で在庫や発注管理をしていると、発注ミスや漏れが発生しやすい点も注意すべきです。

また、調達業務は煩雑化しやすいため、担当者の負担をいかに低減させるかを検討する必要があります。

調達管理システムを利用すれば、過去の調達データが蓄積され、どのタイミングでどの資源を投入したかが一目瞭然になります。さらに、クラウド上で相見積の一括依頼ができる機能を搭載したシステムもあり、調達管理の工数削減に役立つでしょう。

システムの導入により、担当者の負担が減るため、より戦略的な調達業務に注力できます。

【おすすめ】調達管理を簡便化！購買管理システム18選はこちら

まとめ

本記事では、調達管理の仕事内容や課題のほか、求められるスキルやおすすめのシステムなどを解説しました。

調達管理で業務フローを明確にすれば、関係部署との適切な連携や発注ミスの低減といったメリットにつながり、プロジェクトのスムーズな進行に寄与するでしょう。

一方で、調達管理を行ううえで業務の煩雑化や属人化といった課題が発生する可能性があります。調達管理システムを活用すれば、状況の把握やノウハウの共有がしやすくなり、担当者の負担を軽減させることが可能です。

必要に応じてシステムを導入し、調達管理の業務をより効率的に行いましょう。