エクセルのワークフロー作成手順と代替おすすめシステム11選
最終更新日：2024/08/05
目次
エクセルでワークフローシステムを作成することは、多くの企業にとって効率的な業務管理の手段です。しかし、「エクセルでワークフローシステムを自作する」と聞いても、具体的な方法やメリット・デメリットについてよく理解されていない方も多いのではないでしょうか？エクセルは多機能で柔軟性が高いツールですが、ワークフローシステムとして活用するには適切な知識と工夫が必要です。
本記事では、エクセルでワークフローシステムを自作するための具体的な手順や、メリット・デメリットについて詳しく解説します。更に、自作する際に注意すべきポイントも紹介します。エクセルを使ったワークフローシステムの作成によるメリットは以下の通りです。
- 導入コストが低い
- 無料テンプレートや既存の機能を活用
- 業務に合わせてカスタマイズが容易
一方で、デメリットも考慮する必要があります。
- 複雑な知識が必要になる場合がある
- 他システムとの連携が難しい
ワークフローシステムの導入を検討している方や、エクセルを使って業務効率化を図りたい方にとって、本記事は有益な情報源となるでしょう。具体的な手順やポイントを押さえることで、エクセルを効果的に活用し、自社の業務プロセスを改善するための道しるべとしていただければ幸いです。それでは、エクセルでワークフローシステムを作成するための詳細な手順と注意点を一つ一つ見ていきましょう。
エクセルでワークフローシステムを自作するメリット6つ
エクセルを活用してワークフローシステムを自作することには、多くのメリットがあります。特にコストを抑えながら、柔軟性を持ったシステムを構築できる点が魅力です。ここでは、エクセルを用いたワークフローシステムの自作による6つの主な利点について詳しく説明します。
専用のワークフローシステムに比べて導入コストが低い
エクセルを使ってワークフローシステムを自作する最大のメリットの一つは、導入コストが非常に低いことです。専用のワークフローシステムは、初期導入費用や月額利用料がかかります。そのため、中小企業や個人事業主にとっては大きな負担となります。しかし、エクセルを使えば、そのような追加費用を抑えることが可能です。
まず、エクセルは多くの企業で既に導入されているため、新たにソフトウェアを購入する必要がありません。また、エクセルの基本的な操作は多くのビジネスパーソンにとって馴染みがあるため、特別なトレーニングを受けることなく、すぐに使用を開始できます。
具体的なコスト削減の例として、以下の点が挙げられます。
- ソフトウェアの購入費用が不要
- トレーニングコストの削減
- 保守・運用コストの低減
このように、エクセルを活用することで、ワークフローシステムを導入する際のコストを最小限に抑えることが可能です。特に初期投資が難しい中小企業にとって、このコスト削減は大きなメリットとなります。
無料テンプレートや既存のExcel機能を活用できる
エクセルでワークフローシステムを自作する際には、無料で提供されているテンプレートや既存のExcel機能を最大限に活用できます。これにより、システム構築の時間と労力を大幅に削減することが可能です。
まず、インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されており、これらを利用することで基本的なワークフローの骨組みを簡単に作成できます。例えば、申請書や承認フローのテンプレートは多種多様であり、自社の業務に適したものを選ぶことが可能です。
また、エクセルには以下のような強力な機能が既に搭載されており、これらを活用することで自作のワークフローシステムの機能を強化できます。
- 関数と数式
- 条件付き書式
- データ検証
- マクロとVBA
これらのテンプレートや機能を組み合わせることで、エクセルでのワークフローシステム自作は、簡単かつ効率的に行えます。特に、テンプレートを活用することで、ゼロから全てを作り上げる手間を省き、短期間でシステムを立ち上げることが可能です。
業務に合わせてカスタマイズがしやすい
エクセルを使ってワークフローシステムを自作するもう一つの大きなメリットは、業務に合わせたカスタマイズが非常にしやすい点です。専用のワークフローシステムでは、標準機能に依存することが多く、細かいカスタマイズが難しい場合があります。しかし、エクセルを使うことで、柔軟に自社の業務プロセスに合わせたシステムを構築できます。
具体的には、以下のようなカスタマイズが可能です。
- 業務フローの変更
- フォームのカスタマイズ
- 条件付き書式やデータ検証の設定
このように、エクセルの自由度の高いカスタマイズ機能を活用することで、業務に最適化されたワークフローシステムを構築することが可能です。また、業務内容が変わった際にも迅速に対応できるため、長期的な運用においても大きなメリットがあります。
エクセルでのワークフローシステム自作は、柔軟性と適応力を持ち合わせたシステムを求める企業にとって、非常に有効な手段と言えるでしょう。
軽微な内容なら簡単に修正ができる
エクセルを使用してワークフローシステムを自作する場合、軽微な内容の修正が簡単に行えるという利点があります。専用のワークフローシステムでは、システム全体の変更やアップデートが必要になることが多く、そのたびにコストや時間がかかることがあります。しかし、エクセルであれば、簡単な修正は短時間で完了させることが可能です。
例えば、以下のような場合にエクセルの利便性が発揮されます。
- 承認フローの変更
- フォームの項目追加
- 計算式や条件付き書式の変更
これらの修正作業は、エクセルの基本的な操作スキルさえあれば、誰でも行うことが可能です。そのため、専用システムのように外部業者に依頼する必要がなく、コストと時間の両方を節約できます。
このように、エクセルでのワークフローシステム自作は、業務の変化に柔軟に対応できる点で非常に優れています。特に、頻繁に変更が必要なプロセスや、試行錯誤が求められる業務には最適な選択肢となるでしょう。
簡単なものなら専門知識がなくても作成できる
エクセルを使ったワークフローシステムの自作は、簡単なものであれば専門知識がなくても作成できる点が大きなメリットです。専用のワークフローシステムを構築するには、プログラミングやシステム開発の知識が必要となることが多いですが、エクセルの場合は基本的な操作さえ理解していれば、誰でも始められます。
エクセルの基本操作は、以下のような内容です。
- セルの入力と編集
- 関数の利用
- 条件付き書式の設定
- テンプレートの利用
これらの基本操作を駆使することで、簡単なワークフローシステムを作成できます。例えば、小規模な承認フローや、簡単な申請書の管理システムなどは、特別な知識がなくても作成可能です。
また、エクセルは多くのオンラインリソースやコミュニティが存在し、困ったときにはすぐに情報を入手できる点も大きな利点です。初心者でも安心して取り組め、スムーズにシステムを構築できます。
既存のエクセルスキルを活用できる
エクセルでワークフローシステムを自作することで、既存のエクセルスキルを最大限に活用することが可能です。多くのビジネスパーソンが日常業務でエクセルを使用しているため、そのスキルをワークフローシステムの作成に直接活かせます。
具体的には、以下のようなエクセルスキルが役立ちます。
- データ管理
- 関数と数式
- グラフ作成
- ピボットテーブル
これらのスキルを活用することで、より効果的で使いやすいワークフローシステムを構築できます。特に、既にエクセルを使い慣れている社員が多い場合、トレーニングコストを削減しつつ、すぐに運用を開始することが可能です。
また、エクセルのスキルアップは他の業務にも応用が利くため、社員のスキル向上にも繋がります。エクセルを使ったワークフローシステムの自作は、既存のスキルを有効に活用し、業務全体の効率化を図るための有力な方法となります。
エクセルでワークフローシステムを自作するデメリット8つ
エクセルでのワークフローシステム自作には、いくつかのデメリットも存在します。特に複雑なフローの作成やセキュリティ面での課題が挙げられます。本セクションでは、エクセルを使用したワークフローシステムの自作における8つの主要なデメリットを詳しく見ていきましょう。
VBAや関数など複雑な知識が必要になることがある
エクセルでワークフローシステムを自作する際には、VBAや関数などの複雑な知識が必要になることがあります。システムの機能を高度にカスタマイズしたり、自動化したりする場合、これらの知識が特に重要となります。VBA（Visual Basic for Applications）は、エクセルのマクロ機能を使って業務を自動化するためのプログラミング言語です。関数もまた、データの計算や分析を行う際に必要不可欠です。
VBAを使うことで、以下のようなことが可能となります。
- フォームの入力内容を自動的に検証
- 承認フローを自動化
- 定型業務のバッチ処理
これにより業務効率が大幅に向上しますが、VBAの知識を持つスタッフが必要となり、複雑な関数の理解も求められます。VBAや関数の習得は時間がかかるため、学習コストが高くなり、システムの保守が難しくなることがあります。エラーも発生しやすいです。
特に、小規模な企業やVBAや関数に不慣れなスタッフが多い場合、これらのデメリットが顕著になる可能性があります。エクセルでワークフローシステムを自作する際には、事前に必要な知識とスキルを把握し、適切な準備を行うことが重要です。
作成できるフローには限界がある
エクセルを用いたワークフローシステムには、作成できるフローに限界があります。エクセルの機能や設計上の制約により、複雑な業務プロセスを完全に再現するのは難しい場合があるのです。例えば、以下のような制約があります。
- 複雑な分岐や条件分岐の設定が難しい
- 多くのデータを扱うと動作が重くなる
- ビジュアル的なワークフローデザインが制限される
これにより、エクセルで作成できるフローには限界が生じます。特に、大規模な組織や複雑な業務プロセスを持つ企業では、エクセルだけでは対応しきれない場合があります。業務プロセスが複雑になると管理が難しくなり、データの一貫性を保つのが難しいです。また、システムの拡張性も低いです。
これらのデメリットを考慮すると、エクセルでのワークフローシステム作成は、シンプルな業務プロセスに適した場合に限定されます。複雑な業務プロセスや多くのステークホルダーが関与する場合は、専用のワークフローソフトを検討することが望ましいです。
同時編集やリアルタイムの更新が難しい
エクセルでワークフローシステムを自作する場合、同時編集やリアルタイムの更新が難しいという制約があります。エクセルは単一ユーザーでの使用を前提として設計されているため、複数のユーザーが同時に編集すると競合やデータの不整合が発生する可能性があるのです。
例えば、以下のようなシナリオが考えられます。
- 同じファイルを複数人が同時に開き、データを入力する
- 更新内容がリアルタイムに反映されない
- 変更内容の確認や承認が遅れる
これにより、業務プロセスのスムーズな運営が妨げられることがあります。特に、リアルタイム性が求められる業務では、この制約が大きな問題となるでしょう。同時編集やリアルタイムの更新が難しいことによるデメリットは、データの整合性が保てない、承認プロセスが遅延する、業務効率が低下することが挙げられます。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルファイルの管理方法を工夫する必要があります。例えば、クラウドストレージを活用して共有する、編集権限を明確にするなどの対策が一例です。しかし、これでも完全に問題を解決するのは難しく、特に大規模な組織では専用のワークフローシステムを導入する方が適している場合があります。
他システムとの連携が大変・制約がある
エクセルを使ったワークフローシステムには、他システムとの連携が難しいという制約があります。エクセルは単体での使用には優れていますが、他のシステムやソフトウェアと統合するための機能は限られています。これにより、データの一元管理や業務プロセスの自動化が困難になることがあるのです。
具体的には、以下のような問題が発生する可能性があります。
- データの手動入力や手動更新が必要
- 他システムからのデータインポート・エクスポートが複雑
- API連携や自動化ツールの使用が制限される
これにより、業務全体の効率が低下し、エラーが発生しやすくなります。特に、多くのシステムを使用している企業では、この制約が大きな問題となるのです。他システムとの連携が難しいことによるデメリットは、業務プロセスの非効率化、データの一貫性が保てない、手動作業の増加によるエラーリスクの増大が挙げられます。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルと他のシステムを効率的に連携させるための工夫が必要です。例えば、データの手動更新を減らすために、可能な限りエクセルのインポート・エクスポート機能を活用する、またはカスタムスクリプトを作成するなどの方法があります。しかし、これでも完全に解決するのは難しく、場合によっては専用のワークフローシステムを導入する方が効率的です。
データの一元管理が難しい
エクセルでワークフローシステムを自作する際には、データの一元管理が難しいという課題があります。エクセルはデータ管理に便利なツールですが、多くのデータを一元的に管理するためには限界があるのです。特に、複数のファイルやシートに分散したデータを統合する際に問題が生じることがあります。
具体的には、以下のような問題が発生する可能性があります。
- データの分散管理による検索や集計の手間
- 複数のバージョン管理によるデータの不整合
- データの統合が困難であるため、一貫性が保てない
これにより、業務効率が低下し、重要なデータの漏れやミスが発生しやすくなります。特に、大規模なプロジェクトや複数部門にまたがる業務では、この問題が顕著になるのです。データの一元管理が難しいことによるデメリットは、データの可視性が低下する、データ分析が非効率になる、情報共有が遅れることが挙げられます。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルファイルの管理方法を工夫する必要があるのです。例えば、データの統合管理シートを作成する、バージョン管理を徹底するなどの方法があります。しかし、これでも完全に解決するのは難しく、特に大規模なデータ管理が必要な場合は、専用のデータベースシステムを導入する方が適しています。
セキュリティ対策が不十分
エクセルでワークフローシステムを自作する場合、セキュリティ対策が不十分であるという問題があります。エクセルは多機能で便利なツールですが、企業の重要データを取り扱うにはセキュリティ面での課題が多いです。特に、データの漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が不十分であることが多く、企業の情報資産を守る上でのリスクが高まります。
具体的には、以下のようなセキュリティリスクがあります。
- ファイルのパスワード保護が容易に破られる可能性
- ファイルのコピーや転送によるデータ漏洩
- 承認者以外のアクセス制限が難しい
これらのリスクにより、企業の機密情報が漏洩する危険性があります。特に、外部へのデータ共有や持ち出しが多い場合、この問題は顕著になります。セキュリティ対策が不十分であることによるデメリットとして挙げられるのは、企業の信頼性が低下する、法令遵守の面で問題が発生する可能性、データ漏洩による経済的損失などです。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルファイルの管理方法を工夫する必要があります。例えば、ファイルに強力なパスワードを設定する、アクセス権限を厳格に管理するなどの対策があります。しかし、これでも完全に解決するのは難しく、特に高いセキュリティが求められるデータを取り扱う場合は、専用のセキュリティ対策が施されたシステムを導入する方が適しています。
手動更新による運用・管理の手間が増加する
エクセルを使ったワークフローシステムでは、手動更新による運用・管理の手間が増加するという問題があります。エクセルは多機能で使い勝手が良い反面、手動でのデータ入力や更新が必要な場面が多く、これが業務効率の低下を招くことがあるのです。特に、データの更新頻度が高い場合や、複数の担当者が関わる場合、この問題が顕著になります。
具体的には、以下のような手間が増加する可能性があります。
- データの手動入力や修正に時間がかかる
- 更新ミスや入力ミスが発生しやすい
- 最新情報を把握するために多くの時間を費やす
これにより、業務全体の効率が低下し、重要なデータの漏れやミスが発生しやすくなります。特に、大規模なプロジェクトや複数部門にまたがる業務では、この問題が顕著になるのです。手動更新による運用・管理の手間が増加することによるデメリットは、業務効率が低下する、ミスが増加する、情報の鮮度が低下することが挙げられます。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルファイルの管理方法を工夫する必要があります。例を挙げると、データの自動更新をマクロで設定する、データ入力を簡略化するためのテンプレートを使用するなどの方法です。しかし、これでも完全に解決するのは難しく、特に頻繁に更新が必要な業務の場合は、専用のワークフローシステムを導入する方が適しているでしょう。
フォームの設定や変更に時間がかかる
エクセルでワークフローシステムを自作する際、フォームの設定や変更に時間がかかるという問題があります。エクセルは非常に柔軟なツールですが、その分、設定や変更に手間がかかることが多いです。特に、フォームのレイアウトや機能を細かく調整する場合、この問題が顕著になります。
具体的には、以下のような手間が増加する可能性があります。
- フォームのデザインやレイアウト調整に時間がかかる
- フォームの機能追加や修正が複雑
- フォームのテストや検証に多くの時間を費やす
これにより、業務全体の効率が低下し、重要なデータの漏れやミスが発生しやすくなります。特に、大規模なプロジェクトや複数部門にまたがる業務では、この問題が顕著になります。フォームの設定や変更に時間がかかることによるデメリットは、業務効率が低下する、ミスが増加する、情報の鮮度が低下することなどです。
これらのデメリットを回避するためには、エクセルファイルの管理方法を工夫する必要があります。例えば、フォームのテンプレートを事前に用意する、設定変更の手順を標準化するなどの方法があります。しかし、これでも完全に解決するのは難しく、特に頻繁に変更が必要な業務の場合は、専用のワークフローシステムを導入する方が適しているでしょう。
エクセルでワークフローシステムを作成する手順
エクセルを用いたワークフローシステムの作成は、いくつかのステップに分けて行うことが効果的です。具体的なテンプレートの選定からマクロによる自動化まで、各ステップを詳細に解説します。以下では、エクセルでワークフローシステムを作成するための具体的な手順をご紹介します。
ステップ1.活用できるテンプレートを探す
エクセルでワークフローシステムを作成する際の最初のステップは、利用可能なテンプレートを探すことです。インターネット上には多くの無料テンプレートが提供されており、これらを利用することで、システム構築の手間を大幅に削減できます。テンプレートは、基本的なワークフローの骨組みを提供し、カスタマイズを簡単にするための出発点となります。
具体的なテンプレートの探し方としては、以下の方法が有効です。
- インターネット検索を利用して「エクセル ワークフローテンプレート 無料」などのキーワードで検索する
- Microsoft Officeの公式サイトやサードパーティーのテンプレートサイトを訪れる
- 業務内容に合ったテンプレートをダウンロードし、試しに使ってみる
これらのテンプレートは、多種多様な業務に対応しており、申請書や承認フロー、タスク管理など、様々なニーズに応じたものが見つかります。
テンプレートを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 初期設定の手間を省く
- 一定の品質を保つ
- カスタマイズのベースとなるため、短時間でシステムを構築可能
このように、エクセルでワークフローシステムを作成する際には、まずは適切なテンプレートを探すことが非常に重要です。これにより、効率的かつ効果的にシステムを立ち上げられます。
ステップ2.申請書や稟議書などフォームを作成する
次に、エクセルで申請書や稟議書などのフォームを作成します。これらのフォームは、ワークフローシステムの基盤となり、業務プロセスを円滑に進めるために不可欠です。エクセルのシートを利用して、入力項目やレイアウトを設定し、ユーザーが使いやすいフォームを設計します。
フォーム作成のポイントとしては、以下の点が重要です。
- 必要な入力項目を明確にする
- フォームのレイアウトを見やすくする
- 入力ミスを防ぐためにデータ検証を設定する
- 条件付き書式を利用して、視覚的に分かりやすくする
具体的な手順としては、まず入力項目をリストアップし、それぞれの項目をシートに配置します。次に、データ検証機能を使用して、入力ミスを防ぐための制限を設定します。更に、条件付き書式を利用して、重要な情報が一目で分かるように強調しましょう。
例えば、以下のような項目を設定します。
- 申請者名、部署名、申請日
- 承認者、承認日、承認ステータス
- 申請内容、理由、添付資料
これらの項目をシンプルかつ分かりやすく配置し、ユーザーが直感的に操作できるようにします。
このように、エクセルで申請書や稟議書などのフォームを作成することで、業務プロセスを効率化し、ワークフローシステムの基盤を整えることが可能です。
ステップ3.承認ルートを作成する
次に、エクセルでワークフローの承認ルートを作成します。承認ルートは、申請がどのように処理されるかを示す重要な要素です。適切に設定された承認ルートは、申請の流れをスムーズにし、承認プロセスの効率を高めます。
承認ルートを作成する際のポイントは以下の通りです。
- 承認者の役割と権限を明確にする
- 各承認ステップの順序を設定する
- 承認の条件や基準を設定する
具体的な手順としては、まず承認者の役割と権限をリストアップします。次に、各承認ステップの順序を設定し、どのタイミングで誰が承認するかを明確にします。更に、承認の条件や基準を設定し、承認の際にチェックすべきポイントを明確にしましょう。
例えば、以下のような承認ステップを設定します。
- 部門長の承認
- 経理部門の確認
- 最終承認者の決裁
これらのステップをシート上にフローチャート形式で表示し、承認の流れを視覚的に把握できるようにします。エクセルの条件付き書式やデータ検証を利用して、承認ステータスを自動的に更新する仕組みを導入することも有効です。
このように、承認ルートを作成することで、申請がどのように処理されるかを明確にし、承認プロセスの効率を高めることが可能です。
ステップ4.データベースを作成する
ワークフローシステムの重要な要素として、データベースの作成があります。データベースは、申請情報や承認状況など、ワークフローの各種データを一元管理するためのものです。エクセルを利用してデータベースを作成することで、情報の整理と検索が容易になります。
データベース作成のポイントは以下の通りです。
- 必要なデータ項目を洗い出す
- データ項目ごとに列を設定する
- データの一貫性と正確性を保つために、データ検証を設定する
具体的な手順としては、まず必要なデータ項目をリストアップし、それぞれの項目をエクセルの列として設定します。次に、データの一貫性を保つために、データ検証機能を利用して入力制限を設定します。また、データの検索や集計がしやすいように、ピボットテーブルやフィルター機能を活用しましょう。
例えば、以下のようなデータ項目を設定します。
- 申請ID、申請者名、申請日
- 承認者、承認日、承認ステータス
- 申請内容、理由、添付資料
これらのデータ項目を一元管理することで、情報の整理と検索が容易になり、効率的なデータ管理が可能です。
このように、エクセルでデータベースを作成することで、ワークフローシステムの各種データを一元管理し、情報の整理と検索を効率化できます。
ステップ5.マクロで自動化する
最後に、エクセルのマクロ機能を活用してワークフローシステムを自動化します。マクロを使うことで、定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。特に、繰り返し行われる作業や複雑な処理を自動化することで、ヒューマンエラーを減らし、業務プロセスをスムーズに進められます。
マクロで自動化する際のポイントは以下の通りです。
- 自動化したい業務プロセスを明確にする
- マクロの記録機能を利用して、基本的な操作を記録する
- VBAを使って、必要なカスタマイズを行う
具体的な手順としては、まず自動化したい業務プロセスをリストアップし、それぞれのプロセスをマクロで自動化します。次に、エクセルのマクロ記録機能を利用して、基本的な操作を記録し、VBAエディタで必要なカスタマイズを行います。更に、マクロを実行するためのボタンをフォームに配置し、ユーザーが簡単にマクロを実行できるようにしましょう。
例えば、以下のような業務プロセスを自動化します。
- 申請書の提出と承認フローの自動処理
- データの集計とレポート作成
- 定型メールの自動送信
これにより、繰り返し行われる作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
このように、エクセルのマクロ機能を活用することで、ワークフローシステムを自動化し、業務効率を大幅に向上できます。
ワークフローシステムをエクセルで自作する際の注意点
エクセルでワークフローシステムを自作する際には、いくつかの注意点があります。業務内容の整理や必要な機能の洗い出し、自作体制の確立などが重要です。本セクションでは、エクセルでワークフローシステムを自作する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。
自社の業務を洗い出す
エクセルでワークフローシステムを自作する際の第一歩は、自社の業務を洗い出すことです。業務プロセスの全体像を把握し、それぞれのステップを明確にすることで、ワークフローシステムの構築がスムーズになります。まず、自社の業務内容を詳細に分析し、どのような業務がどのような順序で行われているかを整理しましょう。
具体的には、以下の手順で業務を洗い出します。
- 主要な業務プロセスをリストアップ
- 各プロセスの詳細な手順を記録
- 各ステップに関与する担当者や部門を特定
- 各ステップの入力・出力データを把握
これにより、業務の流れを可視化し、どの部分がワークフローシステムで自動化可能かを判断します。例えば、以下のような業務プロセスを洗い出します。
- 申請書の作成から提出までのフロー
- 各種承認手続きのステップ
- データの入力・更新作業
これらの業務を具体的に洗い出すことで、エクセルで構築するワークフローシステムの骨組みが明確になります。また、業務プロセスを明確にすることで、システム化に適した部分と手動で行うべき部分を区別できます。
このように、自社の業務を詳細に洗い出すことが、エクセルでワークフローシステムを効果的に自作するための重要なステップです。これにより、システムの構築がスムーズに進み、業務効率が向上します。
必要な機能を洗い出す
次に、エクセルでワークフローシステムを構築する際に必要な機能を洗い出します。業務プロセスが明確になったら、それに応じた具体的な機能要件を定義することが重要です。必要な機能を明確にすることで、システム設計が効率的に進められます。
必要な機能を洗い出す際のポイントは以下の通りです。
- 業務プロセスに基づいて、各ステップで必要な機能をリストアップ
- 入力フォームやデータベースの設計を考慮
- 自動化が必要な部分を特定し、マクロやVBAを活用
例えば、以下のような機能をリストアップします。
- 申請書の入力フォーム作成
- 承認フローの設定と管理
- データの自動集計とレポート生成
- データの一元管理と検索機能
これにより、エクセルで実装すべき具体的な機能が明確になります。また、機能要件を洗い出すことで、システムの設計段階で必要なリソースやスキルを把握することが可能です。更に、事前に機能要件を明確にしておくことで、後々の変更や追加の手間を減らせます。
このように、必要な機能を詳細に洗い出すことで、エクセルでのワークフローシステムの構築が効率的に進められ、業務プロセスの自動化と効率化が実現します。
自作する体制を作る
エクセルでワークフローシステムを自作するためには、適切な体制を整えることが重要です。体制作りは、プロジェクトの成功に直結するものです。適切なチーム編成と役割分担を行い、スムーズな進行を確保することが求められます。
まず、プロジェクトチームを編成します。必要なメンバーとして考えられる人材の例は以下の通りです。
- プロジェクトマネージャー：全体の進行管理と調整を担当
- システム設計者：ワークフローシステムの設計と技術的なサポートを担当
- 業務担当者：業務プロセスの専門知識を提供し、要件定義をサポート
- テスター：システムのテストとフィードバックを担当
次に、チーム内で役割分担を明確にします。それぞれのメンバーが責任を持ち、効率的に作業を進められるようにします。また、定期的なミーティングを開催し、進捗状況を共有することで、問題点を早期に発見し解決するようにしましょう。
更に、必要なリソースを確保します。具体的には、以下のようなリソースが必要です。
- エクセルのライセンスと適切なバージョン
- マクロやVBAの開発環境
- チームメンバーのスキルアップのためのトレーニング
これにより、エクセルでワークフローシステムを自作するための準備が整います。適切な体制を作ることで、プロジェクトの進行がスムーズになり、システムの品質が向上します。
このように、自作する体制を整えることが、エクセルでワークフローシステムを効果的に構築するための重要なステップとなるのです。
使いながら改善する
エクセルでワークフローシステムを構築したら、実際に使いながら改善を続けることが重要です。システムは一度作成して終わりではなく、運用中に発見される問題や新たなニーズに対応して改良を加えることで、より使いやすく効果的なものに進化します。
まず、システムを導入した後、ユーザーからのフィードバックを収集します。具体的には、以下の方法が有効です。
- 定期的なユーザーアンケートの実施
- ユーザーミーティングやワークショップの開催
- フィードバック用の専用フォームやメールアドレスを設置
次に、収集したフィードバックをもとに改善点を特定します。具体的には、以下のような点に注目します。
- 使い勝手の向上：ユーザーが直面する操作の困難点や不便さを解消
- 機能追加：新たに必要となった機能や既存機能の拡張
- バグ修正：運用中に発見された不具合やエラーの修正
これにより、システムの改善を計画し、定期的にアップデートを行います。例えば、以下のような改善を実施します。
- 操作手順の簡略化やガイドの追加
- データの集計や分析機能の強化
- システムのパフォーマンス向上
こうした改善を続けることで、システムの信頼性とユーザビリティが向上し、業務効率が更に高まります。
このように、使いながら改善を続けることで、エクセルで構築したワークフローシステムはより効果的なものとなり、企業の業務プロセスを支える強力なツールとなります。
使用者の使いやすさを重視する
エクセルでワークフローシステムを作成する際には、使用者の使いやすさを最優先に考えることが重要です。システムが使いやすくなければ、ユーザーの負担が増え、業務効率が低下する可能性があります。そのため、直感的で分かりやすいデザインを心がけることが必要です。
まず、ユーザーフレンドリーなインターフェースを設計します。具体的には、以下の点に注意します。
- シンプルで分かりやすい画面レイアウト
- 必要な情報を一目で確認できるダッシュボード
- 分かりやすいメニュー構成とナビゲーション
次に、入力フォームや操作手順を簡略化します。具体的な方法としては、以下のような手段があります。
- 自動補完機能を利用して入力の手間を減らす
- 入力チェック機能を導入して、エラーメッセージを分かりやすく表示
- 一連の操作をガイドするチュートリアルやヘルプ機能の追加
また、ユーザーからのフィードバックをもとに、使い勝手を継続的に改善します。例えば、以下のようなアプローチを取ります。
- 定期的なユーザーアンケートの実施
- ユーザビリティテストを行い、問題点を特定
- ユーザーコミュニティを活用して改善アイデアを収集
これにより、システムが使用者にとってより直感的で使いやすいものになります。
このように、使用者の使いやすさを重視することで、エクセルで構築したワークフローシステムの効果が最大限に発揮され、業務効率が向上します。ユーザーが快適にシステムを利用できる環境を整えることが、システムの成功に不可欠です。
【番外編】エクセル型のワークフローシステムを導入する
上述の通りワークフローシステムはエクセルで自作できます。一方で、Excel申請書がそのまま使える・Excelにワークフローのデータを自動で出力できる製品もあります。以下では、Excelが利用できるワークフローシステムを3つご紹介します。
appremo
workflowEX
Gluegent Flow
エクセルで自作が難しい場合のコスパが良いワークフローシステム11選
エクセルでの自作が難しい場合、コストパフォーマンスに優れた他のワークフローシステムを利用するのも一つの手です。
本セクションでは、エクセルでの自作が難しいと感じたときに検討すべき、コスパの良いワークフローシステムについて紹介します。
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 使いやすいUIで初期設定や申請書作成が簡単にできる
ジョブカンシリーズに共通する、使いやすさを重視した設計により、直感的にワークフローシステムを利用できます。ワークフローの経路はクリックのみで簡単に作成可能で、複雑な経路も作成できます。申請時の入力を自動チェックし、設定された経路に切り替える機能があるため、申請のミスを減らします。
2 申請書のテンプレートは50種類以上、カスタマイズも可能
申請書のテンプレートは50種類以上あり、テンプレートを選んでからカスタマイズ可能です。チェックボックスや日付、数字やテキスト、説明文など、自由に設定できます。業務にあわせたカスタマイズにより導入の障壁が減らすことが可能です。また入力制御機能により導入後もミスを削減できるので、紙よりも安心です。
3 スマートフォンでの利用に対応、いつでもどこでも利用できる
パソコンだけでなく、スマートフォンにも対応しておりスマートフォンから申請・承認が行えます。また外出先からの申請・承認作業も効率よく行えるため、業務を円滑化・効率化。スマートフォンで書類を作成し、添付、そのまま申請する機能も備わっているなど、リモートワークを助ける機能があり便利です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外部連携 外国語対応 ワンクリック承認 入力制御機能 代理申請・承認 一括申請・承認 合議機能 過去申請引用 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール チャット トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
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製品のおすすめポイント
1 直感的にわかりやすく、簡単に導入が可能
専門知識がなくてもExcelをアップロードするだけで簡単にフォーム作成が可能。だれでも修正や変更ができるため運用も安心。APIなど他サービスとの連携も充実。安心のワークフローシステムです。
2 業務プロセスの効率化により業務効率が飛躍的に向上
業務プロセスを効率化することで、無駄の削減、進捗の把握などが可能です。業務本来の効率が飛躍的に向上します。コラボフローはモバイル対応です。外出先からも処理が可能です。外出予定の合間のカフェでも落ち着いて処理を行えます。どこからでも承認できるので、なかなか事務所に来られない承認者でもスムーズに承認可能です。
3 ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減
紙での運用を無くすことで単純な紙の費用だけではなく印刷やスキャン、保管や運搬などあらゆるコストを削減できます。コラボフローはペーパーレス化が実現できます。拠点を超えて即座に共有可能で紙を送るためのコストがなくなり、保管スペースも不要になります。書類の全ての項目が検索対象にできるので必要な書類はすぐに見つかります。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 ワークフローシステム 外部連携 代理申請・承認 印影表示機能 入力制御機能 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 1ヵ月 よく導入している業種 製造 医療・化学 IT・情報通信 公共機関・非営利団体 教育
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 モバイル利用ができ、クラウド型なのでいつでもどこでも利用可能
パソコンだけでなく、スマートフォンでも申請・承認が可能なため、出先にいることで業務が滞ることもありません。申請・承認のために社内待機といったことも必要なくなります。意思決定が高速化し、業務が円滑化・効率化。納期等が重要な業務では、クラウド型でモバイル利用が可能なことは大きなメリットです。
2 申請や稟議書など基本機能以外にも、申請書をカスタマイズして幅広い業務に利用可能
テンプレートは初めから用意されており、自社に合わせてカスタマイズ利用可能です。経路設定も柔軟に変更できるため、人事異動や組織再編の際負担が少なくなります。申請や稟議書などあらゆる業務に適用可能で、カスタマイズ性が高いので業務効率を向上させることが可能になります。
3 システムをペーパーレス化し、検索・追跡も楽、作業の自動化機能も
紙で行っていた申請業務をデジタル化・クラウド化することで、情報を検索・追跡できるようになります。印刷代や郵送費が削減できるだけでなく、過去の申請データを探す手間も削減。作業の自動化機能により業務を効率化させ、コンプライアンスに対応したデータ保管が簡単に実現できます。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外国語対応 履歴管理 外部連携 印影表示機能 合議機能 入力制御機能 入力内容自動チェック 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート フォロー機能 マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 1年 よく導入している業種
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 シンプルなUIとメール・Slack通知により決裁をスピーディーに
シンプルで使いやすいUIデザインで、直感的に操作可能です。進捗情報を一目で確認できるため、承認漏れなどのミスを無くせます。またメールやSlackで通知を併用できるため、業務プロセスの進行が促進。対応の優先度も設定できるなど、便利な機能により業務をサポートします。
2 スマートフォンやタブレットに最適化され、どこでも業務を進行可能
スマートフォンやタブレットにも最適化された画面で、いつでもどこでも承認・申請ができるようになります。自分が承認した申請書を追跡可能なので、内部統制を強化。電子契約サービス「クラウドサイン」対応で、ハンコも必要ありません。テレワークでのハンコ出社のような無駄をなくせます。
3 Google Workspaceと連携し、楽に運用できる
Google Workspaceと連携しているため、運用を楽に行えます。申請書はノンプログラミングで作成可能で、経路設定も柔軟にできます。複雑なワークフローにも対応しており、人事異動や組織再編の対応も簡単に。企業の形態に柔軟に合わせて変化できるワークフローシステムで、企業の進歩を助けます。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外部連携 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 フォロー機能 マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種 - 運営企業：
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rakumo 株式会社
- 本社：
- 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
- 創立：
- 2004年12月17日
- 代表者名：
- 御手洗 大祐
- 資本金：
- 392,469千円（2023年12月末現在）
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製品のおすすめポイント
1 初期費用無料、直感的な操作ができる誰でも使いやすいデザイン
初期費用は無料で、最低ユーザー数の縛りもなく、1ユーザー300円から利用できます。プログラム知識不要で、マウスによる直感的な操作ができるシンプルなデザインです。多彩な申請承認ルートを設定でき、決裁金額の範囲など書類ごとのルート振り分けや、個人を指定しての申請など、業務に合わせた複雑なルートも簡単に作成できます。
2 外部サービスとの連携機能も充実、Excel・Word文書をそのまま利用可能
これまで使用してきたExcelやWordの文書を取り込み、そのまま申請入力フォームに変換することが可能です。慣れた書類フォーマットだから、紙から移行しても操作に迷うことなく、導入後すぐに使うことができます。AzureADやGoogle Workspaceと組織、社員情報を連携することも可能です。
3 幅広い規模の組織に対応、マルチデバイス対応でどこでも申請・承認
数人程度の部門から数万人規模の大企業まで、組織のスケールに合わせて導入できます。また、スマホやタブレットでの利用にも対応しています。そのため、自宅や出張先からでも、いつでも申請・承認、状況確認が行えます。承認待ちアラートの設定ができ、メールの他にChatworkやSlackでもお知らせ設定が可能です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外国語対応 外部連携 代理申請・承認 集計機能 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 チャット機能 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 3ヶ月 よく導入している業種 - 運営企業：
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TDCソフト株式会社
- 本社：
- 東京都千代田区九段南1-6-5 九段会館テラス4階、5階
- 創立：
- 1962年10月16日
- 代表者名：
- 橋本 文雄
- 資本金：
- 970,400,000円（2024年4月現在）
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 スマートフォン・タブレット対応でどこからでもワンクリック承認が可能
ワークフロー上で承認がワンクリックで可能、決裁スピードが大幅に早くなります。承認状況が可視化されるため、リアルタイムでの状況把握が可能。ワークフロー上での業務がスムーズに行えます。スマートフォン・タブレットにも対応しているため、出先やリモートワークでもいつでも承認できます。
2 設備投資不要のクラウドサービスで圧倒的な費用対効果
X-point Cloudはクラウドサービスなので、オンプレミスのように自社サーバーを用意する必要がありません。初期投資もほとんど必要が無く、すぐに利用を開始できます。また人事申請や交通費精算などさまざまな用途で利用可能なので、圧倒的な費用対効果がX-point Cloudにはあります。
3 クラウドでありながら抜群のセキュリティ
X-point Cloudのクラウドデータセンターは厳重なシステム管理の元、高い堅牢性と信頼性が保証されています。SSL証明書、IP制限と言った基本的なセキュリティ対策だけでなく、事故発生時にはログ解析をして原因を発見可能。クラウドサービスでありながら高いセキュリティ性で利用者のデータを守ります。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外部連携 ワンクリック承認 入力内容自動チェック 代理申請・承認 印影表示機能 一括申請・承認 承認放置アラート 申請フロー設定 マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 業務プロセスを可視化し、ルートの自動判定により承認作業を円滑に
申請や承認など、決済業務に関わる人物が可視化され、リアルタイムで申請の承認状況を確認できます。業務の停滞やミスを防ぎ、業務を円滑に行うことが可能に。またパソコン上で簡単に申請・承認を行い、一度行ったルートは自動判定され承認者、決裁者に回付されます。外出先でも利用可能です。
2 内部統制ができるだけでなく、ペーパーレス化のメリットも
申請フォームと承認ルートが一元管理されることで、情報が何度も伝えられるうちに正確でなくなってしまう恐れを排除できます。文章の改ざん防止やコンプライアンスの境界に繋がり、強固な内部統制が可能に。またペーパーレス化によって申請書の紙代、印刷代、輸送費を削減。管理も楽になります。
3 業務効率を継続的に改善し、働き方改革に貢献
過去データの利用や他システムとのデータ連携が可能なため、入力が楽になるだけでなくデータの手入力によるミスもなくなります。システムの導入後はPDCAのサイクルを回す事で、継続的に業務を改善。データを有効活用可能です。また時間や場所に囚われないため、働き方改革に貢献します。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外国語対応 履歴管理 外部連携 一括申請・承認 印影表示機能 集計機能 過去申請引用 申請フロー設定 マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
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製品のおすすめポイント
1 ペーパーレスで いつでもどこでも申請・承認、フォーム作成はマウス操作で完了
スマートフォン・マルチOSに対応しているので、場所を選ばす申請・承認が可能です。文書フォーム作成は、テキストエリアやリスト選択、表組、四則演算といった豊富な入力項目を組み合わせるだけで完了します。文書フォームは無制限に登録できるため、社内のあらゆる文書を承認TIMEで電子化できます。
2 WOVN.io、経費BANKとの連携でさらに便利に
WOVN.ioと連携させることで、文書を自動で翻訳することが可能です。英語以外の言語にも対応しており、ユーザー単位で言語を選択できます。また、経費精算システム経費BANKとも連携可能です。精算金額が承認TIMEで決裁された金額を超えていないかを自動でチェックができます。
3 最短1週間で導入可能、中小企業が導入しやすい価格設定
従業員情報・承認フロー・文書フォームの設定が完了すればすぐに利用できます。月額3,000円～という低価格で、中小企業でも導入しやすいシステムです。バージョンアップや保守メンテナンスは不要で、サーバーやソフトウェアの購入も必要ありません。そのため、最短1週間で本稼働が可能です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外国語対応 外部連携 過去申請引用 承認放置アラート 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 不明 よく導入している業種 - 運営企業：
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SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
- 本社：
- 東京都港区六本木一丁目6番1号 泉ガーデンタワー
- 創立：
- 1989年9月
- 代表者名：
- 代表取締役社長 夏川 雅貴
- 資本金：
- 3億5000万円（資本準備金等含む）
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 フレキシブルな対応が可能で使いやすい！
申請書は導入企業のフォーマットに合わせて自由に作成ができます。申請書の承認フローを自由に選択可能で、また、自動的に選択することもできます。申請書ごと、かつ、条件ごとに承認フローの設定や、不在設定が可能です。フレキシブルな機能でどんな企業や組織に柔軟な対応ができます。
2 スマートフォンにも対応ですぐに確認・申請・承認ができる
J-MOTTOワークフローはスマートフォンに対応！処理待ち一覧や申請書の作成から承認、申請書の検索ができます。スマートフォン画面でも見やすい画面操作でストレスがありません。外出先でも承認ができるので稟議がスムーズに進みます。また、稟議の作成や検索もできるので急な対応にもご利用いただけます。
3 無料お試し期間あり！料金プランも良心的
3ヶ月の無料お試し期間があり、手軽に導入することが可能です。また、各プランの入会金はかかりません。基本料金にユーザー数やディスク容量が組み込まれており初期費用を抑えることが可能です。オプションサービスで機能や容量を追加できるので、規模に合わせて無駄なくご利用ができます。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 代理申請・承認 印影表示機能 承認放置アラート 申請フロー設定 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
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製品のおすすめポイント
1 簡単操作と豊富なテンプレートで現場中心のスタートが可能
ノーコード・ローコードで簡単に業務アプリケーションの作成が可能で、ドラッグ＆ドロップなどのマウス操作でSE以外の現場部門でも業務デジタル化を実現できます。業務テンプレートはユーザーであればだれでも利用できるので、新規作成不要です。 大企業特有の他システム連携などの高度な要件にも対応可能です。
2 全体プラットフォームに展開可能、外部システム・SaaS連携も
特定部門で使い始めたとしても、全社プラットフォームに展開できる柔軟性を備えています。全社横断の業務をデジタル化でき、部門個別で作成したアプリ同士を連動させることも可能です。また、シングルサインオンや、Microsoft 365、GMOサインなどの外部システムとのマスタ連携やデータ連携などにも対応しています。
3 大企業向けの万全なセキュリティ対策、内部不正防止機能も充実
大企業ならではの高いセキュリティ要件を満たしています。アプリごと、文書ごと、ブロックごと、など緻密なアクセスコントロールを備えています。また、バックアップ体制でのデータ消失対策や、災害時の復旧対策など、厳格な管理体制を敷いているほか、ヒューマンエラーや内部不正防止機能も充実しています。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 外国語対応 外部連携 入力制御機能 入力内容自動チェック 申請フロー設定 申請ステータス表示 インポート・エクスポート マルチデバイス対応 チャット機能 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 不明 よく導入している業種
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ワークフローシステム製品のおすすめポイント
1 PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能、自動通知機能で承認漏れなし
スマートフォンやタブレットからブラウザを使用しインターネット経由でAppRemoにアクセス可能、どこにいても申請・承認作業が行えます。承認処理の進捗状況がリアルタイムで確認できるほか、承認状況に応じて自動通知の機能があるため、承認を忘れたまま放置されることもありません。
2 テレワークや在宅勤務に対応、ペーパーレス化だけでなくコンプライアンスの強化も
テレワークや在宅勤務にもクラウドなので対応しており、業務のペーパーレス化を進め印刷代や郵送代がかからないだけでなく、内部統制の強化にもつながります。決済情報はデータとして保管され、紛失リスクがありません。改ざんや情報漏洩も防止できるため、企業のリスクを最小限に抑えられます。
3 申請フォームはExcelで作成可能、使い慣れたツールでデジタル化を推進
マニュアルが不必要で直感的に使えるUI画面だけでなく、申請フォームはExcelで作成するため、今までExcelに慣れていた人でもすぐに利用できます。業務を問わず、組織内のさまざまな立場の人が使えるため、全体としての申請・承認のスピードアップと業務の効率化を達成可能です。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 履歴管理 外部連携 過去申請引用 承認放置アラート 申請ステータス表示 マルチデバイス対応 チャット機能 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
まとめ
エクセルでワークフローシステムを自作することには、多くのメリットとデメリットがあります。本記事では、自作のメリット、デメリット、具体的な手順、注意点について詳しく説明しました。以下に、特に重要なポイントをまとめます。
| エクセルでワークフローシステムを自作するメリット |
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|---|---|
| エクセルでワークフローシステムを自作するデメリット |
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エクセルでワークフローシステムを作成する手順は以下の通りです。
1. テンプレートを探す：無料で利用できるテンプレートを活用する
2. フォームを作成する：申請書や稟議書など、業務に必要なフォームを設計する
3. 承認ルートを作成する：業務フローに沿った承認ルートを設定する
4. データベースを作成する：申請情報や承認状況を一元管理するデータベースを構築する
5. マクロで自動化する：定型業務をマクロで自動化し、業務効率を向上させる
エクセルでワークフローシステムを自作することは、多くの企業にとって魅力的な選択肢です。しかし、導入前にメリットとデメリットをしっかりと理解し、適切な体制と計画を持って取り組むことが重要です。本記事で紹介した手順と注意点を参考に、自社の業務プロセスに最適なワークフローシステムを構築してください。
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