承認・申請業務をデジタル化、働き方の改善につながるワークフローシステムの構築へ

最終更新日：2023/09/04

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

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コロナ禍によって在宅勤務への対応に迫られ、申請・承認業務のデジタル化を進めた企業は少なくない。しかし、実際にツールを導入して、取り組みを進めた企業からは「紙の帳票を電子化するのに手間取った」「社内の理解がなかなか得られず運用にのらない」などの声を聞くことが多い。そんな中、これらの悩みを解決しながら、一気にワークフローを電子化できる「コラボフロー」が話題になっている。紙とハンコのワークフローを脱するだけでなく、働き方にまで大きな変革を生み出すコラボフローの魅力とは？導入と活用の支援をするカスタマーサクセスチームの古市氏に話を聞いた。

申請・承認業務のデジタル化には落とし穴が存在する？

働き方が変化し、在宅で勤務する機会が増えた。人手不足を解消する手段としても有効なリモートワークだが、そのために必要不可欠なのが、紙とハンコによる申請・承認を脱するためのデジタル化だ。それによって、日報を書くために会社に戻るといった手間がなくなる。また、紙による承認では、上長が社外に出てしまった際に、手元に紙がなく確認できないといった状況が生まれ、承認業務が滞ってしまうが、申請・承認をデジタル化することによって、いつでもどこでも進めることができ、大幅なスピードアップが実現する。

「社内の申請・承認業務のデジタル化は、DX推進の一歩目としておすすめです」と語るのは、コラボスタイル営業部カスタマーサクセスグループで、グループマネージャーを務める古市晋也氏。

古市氏がそのように語るのには理由がある。それは比較的、取り組みやすいことに加え、紙の帳票類がなくなることで、大幅な業務効率化や意思決定のスピード向上、コスト削減などの効果が望めるからだ。

しかし、実際に取り組みはじめたところ、「思ったように事が運ばない」と悩む企業が後を絶たないのだという。「申請・承認業務をデジタル化するためのシステムでは、それまで使っていた紙の帳票類を申請フォームに作り直さなければなりません。しかし、この作業が意外とハードルが高いのです。さらに申請フォームを作れたとしても、かつての紙の帳票と体裁が少しでも変わってしまおうものなら、現場の方々に使ってもらえず、定着しないという問題も生じてしまう。そのようなことが原因となって『思ったように事が運ばない』という企業様が多いです」（古市氏）。

そして「コラボフロー」なら、このような悩みを解消できると続ける。「コラボフローは、稟議や経費申請、休暇申請などあらゆる申請・承認手続きをデジタル化するワークフローツールです。具体的には、申請書を紙に印刷し、社内で回覧して判子を押すといったアナログな業務を効率化することができますが、このようなツールは世の中に数多く存在します。そんな中、コラボフローの特徴としてお伝えできるのは、『紙の帳票をそのままデジタル化できる』こと。それ故、デジタル化への移行がスムーズに実現できるのです」（古市氏）。

これまで企業で使われてきた紙の帳票は、Excelで作成し、それを印刷したものがほとんどだ。コラボフローならExcelで作られた帳票を見た目もそのまま電子化し、申請フォームを作成できるという。つまり、今まで使っていたExcelの帳票から違和感なく移行できる。また、直感的な操作性なので、誰でも簡単に作成できる。

なお、承認フォームを作成した後の承認経路の設定も簡単。承認に携わる「人」と「連携パーツ」を画面上で配置するだけだ。

ワークフロー作成は、Excelファイルをベースにすれば、3ステップで完了（Excelを使わず、直接Webから申請フォームを作成することもできる）。

スマートフォンやタブレットで、いつでもどこでも申請可能に

「『紙の帳票をそのまま申請フォームに再現できる』と謳うワークフローツールはよくありますが、それを実現するには専用の設計ツールが必要になる場合が多いのが実情です。新たに操作を覚える必要がありますし、導入後に仕様を変更する際に手間取ることもあります。その点、コラボフローはExcelが設計ツールなので、そのような問題は生じません。ワークフロー構築には専門知識が不要なため、情報システム部門の手を煩わせることなく、すべて現場で対応できるのもポイントです」と古市氏は説明する。この点は、情報システム担当者の数が限られている中小企業には特にメリットが大きいだろう。

また、「サイボウズ Office」や「LINE WORKS」「Microsoft Teams」などのコラボレーションツールの他、「GMOサイン」や「クラウドサイン」などの電子契約ツールなどと簡単に連携する機能が用意されている点も見逃せない。

「最近では、連携機能を活用して、チャットツールから直接申請ができるようにする企業が増えています。そうすることで、スマートフォンやタブレットを使って、どこからでも申請することが可能になります。現場作業者の方などが事業所に戻らずに、日報や残業申請などを現場から送信できるのです。従業員の方が働きやすい環境を整えることによって、定着率アップを図りたいという企業の希望をかなえることができます」（古市氏）

コラボフローが導入企業に与えるインパクトは大きい。例えば、工事に関連する決裁申請書や注文書、工事完了報告書、社内の回覧資料などを、コラボフローでデジタル化した「湘南モノレール株式会社」では、決裁までのスピードを以前の3分の1に短縮することに成功した。

また「エーザイ株式会社」では、各種申請プロセスの時間短縮はもちろん、紙の申請書を管理する手間などがなくなったことで、バックオフィス業務の効率化も実現。コラボフローの導入が、申請者、バックオフィス、承認する役員すべてに恩恵をもたらす結果になっている。

手厚いサポートでコラボフローの効果を最大化

古市氏がグループマネージャーを務めるカスタマーサクセスグループだが、この組織の存在も、コラボフローを導入する企業が成功する秘訣のようだ。

「当社では、お客様に対するサポート体制として、カスタマーサポートとカスタマーサクセスという2つの組織が存在します。カスタマーサポートはいわゆるお問い合わせ窓口。そして、カスタマーサクセスは、コラボフローの活用を広げていただくための支援を行います。具体的には、ツールの活用ガイドなどを掲載する支援サイトの運営や活用セミナーの開催などにより、積極的に情報を発信している他、オンラインの運用相談などにも対応しています。不安を解消し、より有効に使っていただけるように、導入後のサポートにも力を入れています」

オンラインの運用相談は、コラボフローを利用していれば誰でも追加料金なしで受けられるというが、このような手厚い支援があるからこそ、継続利用率「99.65％」という驚異的な実績を残すことができているのだろう。

またコラボフローユーザーの中には熱心なファンが多いのも特徴的だ。この事実を端的に表しているのが、ユーザー会の発足にまつわるエピソードである。現在、コラボフローを導入するユーザー同士で情報交換を行う「ユーザー会」という場が設けられているが、これを立ち上げたのは、ツールを提供するコラボスタイルではない。あるユーザー企業の担当者が企画し、会を発足させたというのだ。

では、これまでに数多くの企業のワークフローのデジタル化をサポートしてきた古市氏が考える成功のポイントとはどのようなものなのだろうか？　「ポイントは『いきなりすべてを解決しようとしない。小さく始めて、運用しながら育てていくこと』です。例えば、申請・承認手続きをデジタル化すべく、社内の紙帳票を洗い出したら50あったとします。もし、これを一気に電子化しようとすると、様々なトラブルが発生する可能性が高くなります。そこで、まずは関係者が少なくて単純な業務から始めます。そこで何か課題が発生したら、それを改善していく。その取り組みがうまくいったら対象部門を広げていけばよいと思います」

古市氏のもとには、顧客からの喜びの声が届く。「『決裁のスピードが速くなった』『在宅勤務にも対応できるので、育休後も復帰することができた』『社内でうまくいったので取引先にも紹介して喜ばれた』といった言葉をいただきました。コラボフローによって、皆様の働き方を改善できているという手応えを感じています」（古市氏）。

古市氏は「やらないともったいない。それがデジタル化です」と語る。取り組めば、それだけ生産性が上がり、従業員のエンゲージメントやワークワイフバランスも改善するからだ。それを確実かつ効率的に実現させてくれるコラボフローに、数多くの企業が信頼を寄せている。

コラボフロー