オンライン会議システムとは、自宅や営業先から会議に参加できるシステムのことです。会議室に集まらなくてもリアルタイムでやり取りできます。ここ数年で身近になったリモートワークの導入により、オンライン会議は珍しいものではなくなりつつあります。他社からオンラインによる会議の打診や従業員からの提案によりオンライン会議システムの導入を検討している企業もいるかもしれません。

本記事では、オンライン会議システムの種類や使い方、メリット・デメリットについて紹介します。おすすめのオンライン会議システムの紹介や選ぶときのポイントも紹介しているため、選定時の参考にしてください。

オンライン会議システムとは

オンライン会議システムとは、パソコンやスマホをインターネットに接続してリアルタイムでやり取りできる仕組みのことです。遠方拠点と話し合いや資料共有ができるため、日本国内だけでなく、ロンドンや香港といった海外との会議にも利用できます。

オンライン会議システムで知っておきたい基礎知識は、以下の2つです。

  • オンライン会議システムとテレビ会議システムの違い
  • オンライン会議システムの3つの種類

自社にオンライン会議システムは合いそうか、どの通信方法が最適か確認しながら見ていきましょう。

オンライン会議システムとテレビ会議システムの違い

オンライン会議システムとテレビ会議システムの大きな違いは、接続方式と使用方法です。

テレビ会議システムは1つの画面やスピーカーを複数人で共有するため、会議室で専用機器やカメラの設置をしておかなくてはなりません。一方、オンライン会議システムはインターネット環境と自分のデバイス(パソコンやタブレット、スマホ)があれば会議に参加できます。

オンライン会議システムとテレビ会議システムの違いを以下の表で詳しくまとめました。

オンライン会議システム テレビ会議システム
最適な会議人数 少人数 大人数
参加方法 個人のデバイス画面を使って会議に参加 複数人が各拠点に集まってテレビやスピーカーを共有して会議に参加
使用機材 パソコン・スマホ・タブレット 専用機器であるカメラやマイク、スピーカーが必要
会議できる場所 インターネットに接続できる場所であればどこでも可能 専用機器が備わっている部屋
安定性 繋げたネット環境に左右される 専用回線のため安定
導入コスト 安価 高価

テレビ会議システムは安定した通信ができるものの、拠点ごとの会議室に集まらなくてはなりません。そのため、企業の経営方針を定めるといった、通信環境を気にせずに話を詰める重要な会議に向いています。オンライン会議システムの強みは、個々のパソコンから簡単に参加できることです。定期的に行う会議や突発的な打ち合わせに向いています。

オンライン会議システムの3つの種類

オンライン会議システムには、主に3種類の接続方法があります。

  • クラウド型(アプリ)
  • クラウド型(ブラウザ型)
  • オンプレミス型

それぞれの特徴は以下の通りです。

種類 クラウド型(アプリ) クラウド型(ブラウザ型) オンプレミス型
特徴 ・気軽に使用可能
・保守管理不要
・アプリのインストール不要
・保守管理不要
・自社サーバーを設置
・企業に合わせられるカスタマイズ性
サーバー システム提供会社 システム提供会社 自社
セキュリティ性
コスト
カスタマイズ性

クラウド型とは、サービス提供会社が管理するサーバーを利用することです。最低限の保守管理で済むため、気軽に利用できます。クラウド型を細分化するとアプリ型とブラウザ型に分かれます。

アプリ型はアプリからオンライン会議に参加する仕組みです。ブラウザ型はブラウザの画面のままオンライン会議に参加できます。

オンプレミス型とは、社内にサーバーを設置して社内ネットワークを利用する仕組みのことです。サーバー管理など保守にリソースを割かれますが、カスタマイズ性や高度なセキュリティ対策を行うには最適な通信方法といえます。

オンライン会議システムの基本機能一覧

オンライン会議システムといっても、ただ通信できるだけではありません。対面での会議と遜色のない情報共有ができるようさまざまな機能が搭載されています。

オンライン会議システムの基本的な機能は、主に以下の6つです。

  • リアルタイムで音声や映像を共有
  • ファイル共有
  • デスクトップ共有
  • ホワイトボード
  • 録音・録画
  • チャット

順番に確認して、自社でオンライン会議を開いたときのイメージを膨らませましょう。

リアルタイムで音声や映像を共有

オンライン会議システムの最も大きな特徴は、リアルタイムで遠方の人たちにも音声や映像を共有できることです。対面での会議だと1か所に集まる必要がありましたが、オンライン会議システムならインターネット環境さえあればどこからでもリアルタイムでやり取りできます。

ファイル共有

オンライン会議システムなら、参加者へ簡単にファイル共有できます。

従来の方法だとメールで宛先を複数追加する手間が発生しますが、オンライン会議システムのファイル共有機能を使えば、参加者全員に一斉送信が可能です。そのため、紙での資料作成や配布をする必要がありません。

会議の進行を止めることなく情報共有できるため、会議時間の短縮につながります。

デスクトップ共有

デスクトップ共有とは、自分のデスクトップ上の画面を会議参加者に見せることです。ファイル共有機能で配布するほどの情報でない場合や複数のExcel、PowerPointをテンポ良く見せたい場合に適しています。

ホワイトボード

ホワイトボード機能を使えば、対面での会議のように要点をまとめたり、その場で詳しい説明を手書きで示したりできます。

オンライン会議上のホワイトボードなら、消さなくても新たな書き込み画面を出せるため、「重要な箇所まで消してしまった」という失敗はしません。会議終了後、ホワイトボードにまとめた内容は参加者に共有できます。

録音・録画

オンライン会議の様子を録音・録画しておけば、議事録代わりや振替受講として利用可能です。

たとえば、少人数の軽い会議であれば議事録を残さないケースが多いですが、録画・録音すれば議事録を作成しなくても情報として残せます。会話のトーンや話の流れ、表情を確認できるため、議事録よりもリアルな情報を得られるはずです。

また、社内研修や技能講習をオンライン会議システムを使って開催・録画すれば、振替受講分は録画再生で済むケースがあります。議事録代わりや会議に参加できなかった従業員への情報共有の他に、研修や技能講習に参加できなかった従業員への振替受講にも有効です。

チャット

オンライン会議の進行を止めずに、リアルタイムで文字でやり取りできる機能です。会議参加者がチャットで質問や意見を投げて司会者が内容を拾う形式なら、音声の被りを気にせずに議論が活発化します。

チャット内容は残せるため、定期的に開催される会議で重要ポイントをチャットに書き込んでおくと前回の内容を一目で把握できます。

オンライン会議システムのメリットと導入効果

オンライン会議システムのメリットや導入効果を見ていきます。導入によって得られるメリットや効果を把握して自社に必要か判断しましょう。

オンライン会議システムを導入することで得られるメリットは、5つあります。

  • インターネットさえあればどこでも会議ができる
  • 移動時間と交通費をカットできる
  • スピーディーな意思決定ができる
  • ​​​​多様な働き方を実現できる
  • 低コストで導入できる

具体的な例を挙げながら解説します。

インターネットさえあればどこでも会議ができる

インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも会議に参加できます。そのため、参加者が同じ場所に滞在している必要はありません。たとえば、海外出張中の従業員はバンコク、リモートワーク中の従業員は福岡から、その他の従業員は埼玉のオフィスからといった会議が可能です。参加者の居場所を気にせずに会議を設定できるため、小まめな報告や連絡相談がしやすい環境を構築できます。

移動時間と交通費をカットできる

会議をオンラインで行えば、移動時間や交通費の削減につながります。なぜなら、所属拠点や自宅から会議に参加できるため、会議のために出向く必要がないからです。対面での会議だと、会議前や終了後に長時間の雑談に発展することは珍しくありません。オンラインなら退出すればすぐに仕事に戻れるため、移動以外の時間の節約にもなるでしょう。

スピーディーな意思決定ができる

オンライン会議ならスピーディーな意思決定が可能です。参加者が出向くためのスケジュール調整や会議室の予約をしなくとも迅速に会議のスケジュールを設定できます。そのため、急遽「この案件について意見が欲しい」というケースでも、それぞれの場所から会議に参加できます。参加者の時間さえ合えば会議に参加できるため、意思決定が格段に早くなるでしょう。

​​​​多様な働き方を実現できる

直接集まらずに会議ができれば、多様な働き方を実現できます。たとえば、介護や育児で出社が難しいという従業員にとって、自宅で参加できるオンライン会議はプライベートと仕事の両立の助けとなるはずです。あらかじめ電子化した資料をメールやチャットで共有しておけば、出社時と変わらない状態で会議に参加できます。

多様な働き方が可能な環境ならプライベートと仕事の両立ができるため、従業員の満足度や定着率の向上を期待できるでしょう。

低コストで導入できる

オンライン会議システムは低コストで導入できます。特に、クラウド型だと導入コストが低いため、導入するハードルが低いです。月額1万円以下で利用できる製品が多く、なかには無料の製品もあります。大きなコストをかけずに会議をオンライン化できるため、多くの企業にとって費用対効果は高いでしょう。

オンライン会議システムの4つのデメリット

オンライン会議を導入するメリットだけでなく、デメリットも確認しましょう。デメリットを把握することで、自社に不可欠なシステムか判断できます。

オンライン会議システムのデメリットは以下の4つです。

  • 通信状況に左右されやすい
  • 雰囲気や表情がわかりづらい
  • 相手も同じシステムを持っていなければならない
  • ​​大人数会議には向かない

デメリットをカバーする方法も含めて解説します。

通信状況に左右されやすい

オンライン会議システムはインターネットに接続しなければ利用できないため、通信環境に左右されやすいです。通信速度の良くない環境だと、音飛びや映像の遅延といったトラブルの頻発により、落ち着いて会議に参加できません。

特に、社外からオンライン会議に参加する場合、スマホのテザリングやカフェのWiFiを使って参加することが考えられます。社外からオンライン会議に参加する従業員が多いと予想される場合は、ポケットWiFiの貸与も含めて検討しましょう。

雰囲気や表情がわかりづらい

画面越しだと相手の雰囲気や表情から読み取れる情報は少ないです。特に、初めてやり取りする相手だと、微妙なニュアンスや感情がわかりづらいため、「やりづらい」と感じるかもしれません。また、定例会議だと、通信を安定させるために音声のみで行うケースがあります。音声のみだと映像より相手の感情が読み取りづらいため、ストレスに感じる従業員がいてもおかしくありません。

すべての会議をオンライン会議で済ますのではなく、以下のような運用で十分なコミュニケーションを取り合える工夫をしましょう。

  • 初めてのメンバーでは必ず対面で会議をする
  • 半期に1度は対面で会議をする

もちろん、会議の内容やメンバーによってルールを変え、コミュニケーション不足が起きないよう工夫する必要があります。

相手も同じシステムを持っていなければならない

オンライン会議を行うには、相手にも同じシステムを利用してもらわなくてはなりません。利用する製品によっては、相手方に特定のアプリやソフトをインストールしてもらう必要があります。マイナーなシステムを利用していると外部との打ち合わせに使えず定着しない可能性が高いです。

社外とのオンライン会議を踏まえた上で、利用する製品を選びましょう。

​​大人数会議には向かない

オンライン会議は大人数の会議には向いていません。なぜなら、画面越しだと他の参加者の雰囲気や様子を読み取りづらいため、発言するタイミングを掴みにくいからです。そのため、会議に参加したものの「一言も発言せずに終わった」という状況に陥ることは珍しくありません。オンライン会議は対面での会議以上に当事者意識が必要です。また、司会者が積極的に参加者に意見を求めるといった姿勢が求められます。

おすすめのオンライン会議システムを徹底比較

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製品のおすすめポイント

  • 会議のシーンに合わせて、画面表示モードを選択
  • 画面共有中にも使える便利な協業ツールが充実
  • 会議の満足度も効率もアップする機能が盛りだくさん
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製品のおすすめポイント

  • 無料で十分利用できますが、有料プランもご用意
  • Web会議・ビデオ通話・音声通話・画面共有
  • オンプレミス・クラウドのハイブリッド使用とテレワーク
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サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • リコーのテレビ会議・WEB会議システムの全体像
  • コンタクトID接続タイプ:場所や用途に合わせて、もっと自由に
  • 仮マルチ&グローバルに広がる、想会議室接続タイプ
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製品のおすすめポイント

  • 会議のハイライトを自動で追う機能により、メモ不要に
  • モバイル参加が可能なので、チーム員の作業場所を問わない
  • あらゆる漏洩リスクを排除する、安心の情報管理機能
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製品のおすすめポイント

  • 業界を超えて、多くの方々にご愛用いただいております
  • カンペで漏れなく要点を説明、社内共有できます
  • 電話しながらササッと画面を見せちゃいましょう
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製品のおすすめポイント

  • 独自の映像伝達システムで高水準の高画質・高音質・低遅延を実現
  • 多彩な通信モードを多様な情報端末で利用可能
  • 業界最高水準のデスクトップ共有機能
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製品のおすすめポイント

  • 誰もが感覚的に操作できる
  • 高性能ネットワークと安心のセキュリティ
  • 現在利用しているデバイスもツールも
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製品のおすすめポイント

  • クリアな音声でスムーズなWeb会議を
  • 高レベルのセキュリティで経営会議でも安心
  • 高い費用対効果
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製品のおすすめポイント

  • いつでも、誰とでもWebで会議可能
  • 世界最高水準のセキュリティと稼働率
  • Web会議で必要とされる快適機能を標準装備
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製品のおすすめポイント

  • URLを教えるだけですぐに会議の開始が可能
  • 少人数の利用に絞ったシステムなので音質がクリア
  • シンプルな機能ながら、画面共有とホワイトボードが利用可能
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製品のおすすめポイント

  • 複数拠点での同時発言があっても音が途切れない
  • Web会議の録音、録画、画面共有も可能で豊富な機能
  • オンプレミスの導入実績と手厚いサポート、セキュリティ
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製品のおすすめポイント

  • ボタン一押しだけで簡単に接続可能、運用しやすい
  • 豊富な画面レイアウトと、フルHDにも対応
  • 無線LAN採用かつ、高度なセキュリティを両立
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製品のおすすめポイント

  • 独自技術により高画質・高音質を達成している
  • 高いセキュリティ性なので機密性の高い会議でも利用可能
  • 完全自社開発の日本製なので安心・高品質を実現
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製品のおすすめポイント

  • 安心・安全・高品質を達成、シンプルなインターフェイスで操作可能
  • マルチデバイス対応でブラウザ上も利用できる
  • クラウド型サービスによりメンテナンスが不要
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製品のおすすめポイント

  • 様々なデバイスとブラウザ機能で社外や取引先にも
  • 対面での会議と遜色なくコミュニケーションがとれるようにあらゆる機能を備えている
  • jinjerミーティングは会議の記録も可能
  • 会議のパスワード設定やIPアドレス制限などよりセキュアな設定が可能
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製品のおすすめポイント

  • HD画質やファイル共有、ホワイトボード機能でスムーズなオンライン会議が可能
  • 完全な業務用の電話サービスをクラウドで提供
  • ミーティング後も作業を進められるメッセージ機能
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製品のおすすめポイント

  • Google基準の強固なセキュリティ機能
  • 最大100,000人の参加者でセミナーや大型イベントにも
  • 各自のパソコンからウェブブラウザを使ってオンラインのビデオ会議に参加
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製品のおすすめポイント

  • 柔軟なハイブリッドワークをオンライン会議で実現
  • 挙手機能、レコード機能など日常の会議にあると便利な機能が搭載
  • データをオンライン会議の参加者に見せながら説明ができる

オンライン会議システムを比較する6つのポイント

オンライン会議システムを導入するときに、どの製品が自社に合うか判断するためのポイントを確認しましょう。オンライン会議システムで押さえておきたいポイントは、主に6つあります。

  • 映像と音声の品質
  • 同時接続できるアカウント数
  • 操作性
  • ​​セキュリティ
  • ​​費用
  • ​​サポート体制

自社がオンライン会議システムに求めているポイントを明確にしながら見ていきましょう。

映像と音声の品質

映像と音声が安定している製品を選びましょう。会議中に映像や音声が途切れると従業員のストレスになり、オンライン会議システムが定着しない要因になりかねません。オンライン会議システムの通信品質はインターネット環境に左右されがちです。しかし、通信負荷(容量)の少ない製品なら、通信状況が多少悪くても映像や音声が途切れる頻度を減らせます。

通信負荷が低く、接続が安定している製品を選ぶことで、映像と音声の品質を保てます。

同時接続できるアカウント数

同時接続可能なアカウント数を確認しましょう。各拠点合同のセミナーや研修を行う場合、参加者が数十人〜数百人になることは珍しくありません。自社の規模感に合った同時接続可能なアカウント数を把握しておくことが大切です。

操作性

直観的に操作できるオンライン会議システムを選びましょう。機能が多くても直観的に操作できなければ「使いづらい」と判断されて社内に定着しません。ITに詳しくない人でも使いやすい製品を選ぶことで、オンライン会議の定着率の向上につながります。

​​セキュリティ

情報漏えいや不正アクセス防止といったセキュリティ対策が施されている製品を選びましょう。オンライン会議システムのセキュリティ対策として、以下の機能があります。

機能名 内容
暗号化機能 接続を暗号化
接続ID機能 会議に参加するための入室 ID付与
IPアドレス機能 端末ごとのIPアドレス登録で参加制限
端末認証機能 端末自体を登録して参加制限

どこまでのセキュリティを求めるのか企業によって異なります。自社に最適なセキュリティ対策はどの機能であるか検討しておきましょう。

​​費用

オンライン会議システムにかかる費用を確認して、どのくらい費用対効果があるか検証しましょう。なぜなら、導入・運営費用に見合ったメリットを得られない可能性があるからです。オンライン会議システムを導入するにあたり、備品の購入や通信環境の整備を行わなくてはなりません。導入までの費用の他に、製品によって毎月の利用料(固定費)が発生することもあります。そのため、会議による出張費と比較したときに、オンライン会議システム関連費の方が高額になる企業も出てくるでしょう。

それぞれの拠点が近く、ほぼ全ての従業員が常に社内にいる企業だと、オンライン会議システムを利用する機会やメリットは限定的です。企業規模や使い方によってオンライン会議システムのメリットを感じられないケースがあるため、導入前に費用対効果の検証をしましょう。

​​サポート体制

トラブルが発生したときにベンダーによるサポート体制があると安心して利用できます。トラブル対応だけでなく、オンライン会議に苦手意識を持つ従業員へのフォローも期待できるため定着率向上につながるでしょう。

特に、外部への営業や講演でオンライン会議システムを使う機会の多い企業は、ベンダーによる遠隔サポートや現地訪問サービスがあると便利です。

企業がオンライン会議システムを活用する3つのシーン

どのようなシーンでオンライン会議システムを活かせるのか確認しましょう。活用するシチュエーションが発生しない企業だと、費用対効果は薄いかもしれません。その場合は導入を見送ることも含めて検討しましょう。

代表的なオンライン会議システムの活用シーンは、主に3つです。

  • 拠点を超えた定例会議
  • リモートワークをする従業員とのコミュニケーション
  • 対象者を集めた社内研修

オンライン会議システムを活用できるシーンを具体的に解説します。導入時に活用できるかイメージしながら確認しましょう。

拠点を超えた定例会議

複数拠点を持つ企業の定例会議にオンライン会議システムを利用しましょう。定例会議の場合、参加者や議題がある程度固定されているケースが多く、オンライン会議を日常的に使い始める足掛かりとして最適です。

定例会議をオンラインで行えば拠点に居ながら参加できるため、出張にかかる交通費や宿泊費を削減できます。所属拠点から参加できれば従業員の負担軽減につながり、会議の出席率向上にも寄与するでしょう。

リモートワークをする従業員とのコミュニケーション

リモートワーク中の従業員とのコミュニケーションにオンライン会議システムは有効です。定期的にお互いの顔を見せてコミュニケーションを図ることで、業務量の調整や成果物に対するフィードバックをスムーズに行えます。

オンライン会議を利用すれば、家庭の事情でリモートワークしている従業員に負担をかけずコミュニケーションを図れるため、働きやすい環境を整えられます。

対象者を集めた社内研修

特定の従業員を対象とした社内研修にオンライン会議システムを活用できます。従業員を特定の場所へ集めることなく社内研修を開催できるため、参加人数の正確な把握や大きな会場の予約、準備をする必要がありません。また、移動時間を確保せずに受講できる体制は従業員にとって大きなメリットです。

参加できなかった従業員へのフォローは、内容を録音・録画しておくことで解決できます。

オンライン会議システムの導入・運営に必要な3つのこと

入念な事前準備をすれば、オンライン会議システムのスムーズな導入・運営が実現します。導入前に準備すべきことを確認しましょう。

オンライン会議システムの導入・運営する前に準備しておきたいことは、3つあります。

  • 通信環境と備品を準備する
  • 機材の動作確認・接続テストを実施する
  • 会議のルールを決める

順番に確認してスムーズな導入・運営を目指しましょう。

通信環境と備品を準備する

オンライン会議システムを導入する前に、以下の通信環境と備品を準備しましょう。

  • 安定した通信環境
  • オンライン会議システムを導入したデバイス

職場からオンライン会議に参加するためのインターネット環境を整えましょう。

オンライン会議で必要な回線速度の目安は以下の通りです。

  • 上り:1Mbps
  • 下り:10~30Mbps

一度に複数のアクセスがあっても余裕のある通信環境を構築することが大切です。オンライン会議を行っても支障のないスペックのパソコンにシステムを導入しましょう。古いパソコンを使用している場合は、買い替えが必要になるかもしれません。

また、場合によっては以下の備品も揃えましょう。

  • Webカメラ
  • マイク
  • カメラやマイクをデバイスに接続するためのケーブル

研修やセミナーをオンラインで行うなら、専用のカメラやマイクがあると便利です。ただし、4Kや8Kなどの高性能カメラだと情報量が多くなり、遅延を起こす可能性があります。適度な解像度で書類やホワイトボードなどの細かい文字を映すならフルHD(1080p)を選びましょう。

機材の動作確認・接続テストを実施する

本格的に運用する前に機材の動作確認や接続テストを行い、問題点のあぶり出しやトラブル対処のマニュアルを作成しましょう。動作確認や接続テストをオンライン会議を利用する従業員全員で行うことが大切です。事前にオンライン会議システムに触れて慣れてもらえれば、運用開始時に大きな混乱を招かずに済みます。

会議のルールを決める

オンライン会議のルールを事前に策定しておきましょう。オンライン会議は対面の会議と異なって、雰囲気を掴みにくく活発な議論に発展しないことも考えられます。

そのため、以下のように運用ルールを作成し、従業員に意識してもらいましょう。

  • 会議の議題・目的を明確にする
  • 必要な資料は事前に配布しておく
  • 最小限の人数で会議を行う
  • 司会進行・参加者に発言を促すファシリテーターを決める
  • 会議終了時間を明確にする

参加者全員が同じ空間にいないオンライン会議では、短時間で密度の濃いコミュニケーションを図ることが重要です。

オンライン会議システムを活用して生産性を高めよう

オンライン会議システムを導入すれば、参加者が1か所に集まらなくても簡単に情報交換できます。会議にかかる労力を最小限に抑えられるだけでなく、リモートワークの環境づくりにも役立ちます。

一方で、映像や音声の乱れや不慣れによるトラブルでスムーズに会議が進まないケースが出てきます。オンライン会議システムの定着には、自社に最適な製品の選定と事前準備が重要です。

企業によって必要な機能やサービスは異なるため、自社の使い方を明確にしたうえで製品を選定しましょう。ただし、オンライン会議を開くには、基本的に同じシステムを搭載していることが前提です。他社との会議が多い企業の場合、製品のシェア率も考慮してください。

今回ご紹介したオンライン会議システムを参考にして、会議に関する従業員の負担を削減と業務効率化を目指しましょう。